Использование информационных технологий в деятельности отделов по связям с общественностью.

Сегодня наше общество по праву называется информационным, одним из главных условий успешного функционирования которого является эффективное управление информацией любого формата. Для того, чтобы информационный пласт был целенаправленно доставлен до адресата, необходимо эффективно управлять коммуникационными потоками, функционирующими между субъектами информационного обмена. Этот вопрос и призвана решать служба по связям с общественностью, созданная на предприятии. В данном случае субъектами информационного обмена является компания и ее целевая аудитория. Деятельность по связям с общественностью - это, прежде всего, управление массовыми коммуникациями, информационными процессами и информационными потоками. Управление деятельностью рыночных субъектов немыслимо без профессионального и конструктивного информационного взаимодействия с аудиторией, тем более в сложных и неоднородных условиях социальных трансформаций общественности.

Таким образом, актуальность нашей работы состоит в том, что необходимость существования PR-службы в том или ином виде сегодня становится все более очевидной для многих российских организаций. В первую очередь, это обусловлено пониманием того, что любая компания функционирует не в вакууме, а в рамках сложной и многосоставной окружающей среды, в которую могут быть включены рынок определенных товаров и услуг, конкуренты, партнеры, инвесторы, все общество и определенные целевые аудитории, СМИ, государственные и общественные органы в масштабах конкретной местности, всей страны и даже мира.

Кроме названных внешних субъектов, на деятельность организации большое влияние оказывают и внутренние - а именно, ее сотрудники. Таким образом, для того, чтобы извлекать пользу и минимизировать ущерб от всевозможных связей и зависимостей, в условиях которых существует и функционирует компания, необходимо эффективное управление ими. Поскольку управление представляет собой сложный комплекс мер, то им должна заниматься команда специалистов, будь то отдельное подразделение компании, внешнее агентство или комбинация этих вариантов.

Признаки "информационного общества":

• распространение информация приобретает глобальный характер, государственные границы перестают оказывать влияние на движение информационных потоков;

• попытки ограничить свободное распространение информации оборачиваются серьезными технологическими проблемами прежде всего для той страны, которая пытается ввести эти ограничения;

• существенно возрастают технические возможности сбора, обработки, хранения, передачи и доступа к информации, в том числе политической;

• усиливается воздействие информационных технологий на все сферы человеческой деятельности, углубляются процессы децентрализации общества;

• происходит переход к новым формам занятости - идет процесс формирования новых трудовых ресурсов за счет увеличения количества занятых в информационной сфере, телеработа

 

Современные тенденции в маркетинге и PR

Переход от 4P к 4С (Consumer, Cost, Communication, Convienience)

Интегрированные маркетинговые коммуникации

Разборчивость потребителя.

Общие сведения о применении компьютерных и информационных технологий в связях с общественностью.

Оборудование

Программное обеспечение

Сетевые технологии передачи данных

Базы данных

Персонал

Безопасность

Операции с информацией:

Сбор и регистрация информации

Передача информации

Обработка информации

Хранение и поиск информации

Анализ, принятие решений

разработка информационных продуктов

Компьютерные технологии в исследованиях, планировании и оценке эффективности деятельности в области связей с общественностью

Сегментация ЦА

Позиционирование

Маркетинговые и социологические исследования

Создание информационных продуктов

Программное обеспечение PR

Программы обработки текстов и таблиц

Создание компьютерной графики

Программы для макетирования и верстки при составлении рабочих документов, презентационных буклетов, корпоративных многотиражных газет.

Автоматизированные системы хранения и базы данных, базы знаний

Программы для проведения исследований.

Компьютерная обработка аудио (звук, речь, музыка) и видеоданных.

Мультимедийное оборудование

трехлучевые проекторы

плазменные панели

проекционные панели (LCD)

видеостены

домашние кинотеатры

проекционные экраны

оверхед проекторы

копирующие доски

слайд проекторы

эпископы

аудиосистемы

Электронная презентация - информационный продукт PR

Правила создания и принципы презентации

PowerPoint

Демонстрация презентации

 

Планирование в деятельности отдела по связям с общественностью.

 

Планирование работы PR-отдела является непременным условием эффективности всей деятельности по связям с общественностью. В наиболее общем виде процесс планирования может охватывать три направления. К первому относится подготовка концепции работы PR-отдела; ко второму - разработка его бюджета; третье направление отвечает за эффективность коммуникации PR-отдела с топ-менеджментом и определяет локализацию отдела по связям с общественностью в структуре компании. Каждое из направлений имеет сложную, многоуровневую структуру, отличается специфической ролью в коммуникативных практиках, по-своему влияет на развитие системы эффективной PR-деятельности. Рассмотрим подробнее каждое из них.

 

Концепция

 

Грамотно разработанная концепция может предопределить успех не только департамента по связям с общественностью, но и всей организации в целом.

 

Как правило, концепция содержит следующие положения.

 

Анализ стратегических и тактических целей.

PR-деятельность всегда должна быть ориентирована на достижение определенных стратегических целей. Условием их успешной идентификации является правильное видение перспективы, умение выделять способствующие или препятствующие продвижению силы и факторы и избирать наиболее эффективные стратегии приближения к поставленной цели. Дополнением к стратегическим выступают тактические цели, которые относятся к оперативному уровню, текущим событиям, использующимся для реализации стратегии методам. При определении как тех, так и других целей важно учитывать условия той области, в которой работает конкретная компания.

Анализ текущей ситуации.

Этот раздел содержит сведения о собственной компании, собранные сотрудниками PR-отдела как внутри, так и вне организации. К внутренней информации относятся биографические данные и фотографии ключевых лиц фирмы, описание ее услуг и товаров. Сюда же вносят основные подходы топ-менеджеров к решению конкретных проблем. К внефирменной информации можно отнести подборку материалов из газет, журналов об организации или сфере деятельности компании, программы на радио и телевидении, контент-анализ СМИ, описание лидеров и организаций, поддерживающих или, напротив, не поддерживающих политику компании.

Отбор целевых аудиторий.

Необходимо выбрать адресные группы планируемой PR-кампании. Выделяют три вида целевых аудиторий. Первичная. Это та аудитория, на которую вам нужно повлиять, изменив ее мнение о компании. Вторичная. Это лидеры мнений, оказывающие влияние на первичную аудиторию. Третичная. Она включает в себя группы (ассоциации и др.), влияющие как на первичную, так и на вторичную группы. Для каждой из названных групп необходимо разработать отдельные сообщения.

Цели по аудиториям.

Здесь ставятся цели для выявленных аудиторий. Всю совокупность целей можно разделить на три группы - цели поведения (что им следует делать); цели по формированию мнения об организации (что им следует думать); информационные цели (что им следует знать).

Коммуникационная тактика.

Она включает в себя специальные события и PR-акции: презентации, акции, праздники, выставки, аукционы, лотереи, конкурсы и т.д.; стандартные PR-средства: пресс-релизы, пресс-киты, пресс-конференции, брифинги для прессы и пр.; публикацию тематических материалов в СМИ; разработку брошюр, буклетов, информационных бюллетеней, аудио-, видео- и кинопродукции и т.д.

График работ.

В данном разделе содержится детальный план действий по времени проведения мероприятий.

Предварительная оценка.

Предварительная оценка - это интервью с ведущими специалистами, фокус-группы, испытания на экспериментальных группах общественности. Такая предварительная оценка стратегии, тактики и других элементов концепции позволяет прогнозировать их будущую работу, сравнивать варианты, предвидеть возможную неблагоприятную реакцию и пр. По завершении PR-кампании сотрудники PR-отдела, используя качественные и количественные методы, проводят итоговую оценку ее эффективности.