Опросный лист для анализа работы

После сбора всей необходимой информации, можно приступать к официальному изложению результатов. Какого-либо стандарта на описание работы не существует. Документы такого рода могут различаться по структуре, объему, степени детализации и оформлению. Предлагаемая методика подготовлена с учетом рекомендаций российских и зарубежных специалистов по управлению персоналом. (Если в ходе группового опроса получены взаимоисключающие ответы, сбор информации для анализа работы необходимо повторить).

Документальное оформление результатов опроса

Подготовка к описанию должности включает:

· исследование информации, полученной в ходе анализа работы;

· ее уточнение с помощью сотрудника и его руководителя;

· изучение мнений экспертов по поводу полученных данных и, при необходимости, подготовка нормативов;

· уточнение структуры и формы описания работы.

Примерная структура описания работы

1. Определение работы.

Раздел содержит следующие сведения:

· название работы;

· код должности (если имеется);

· статус (руководитель, специалист, рабочий);

· подразделение;

· название должности непосредственного начальника;

· ставки зарплаты (и/или их диапазон) для данной работы, льготы;

· категория (например, в фирме могут быть технологи I или II категории и т.д.);

· цель деятельности;

· дата составления данного описания;

· его составитель.

2. Краткое описание работы.

В данной части излагаются только основные функции и действия. (Например, для менеджера по закупкам может содержаться следующая информация: «осуществляет закупку, регулирует поставки, запасы, распределяет материалы, необходимые для производства»).

3. Обязанности и ответственность.

Детальный список фактических обязанностей, соответствующих рабочему месту, а также ответственность. Особое внимание нужно уделять четким формулировкам, чтобы сотруднику было понятно, за что он отвечает. Этот раздел является основным при определении требований к кандидатам, организации их оценки и отбора.

4. Отношения.

Описание взаимоотношений работника с другими людьми внутри и вне компании. Необходимо зафиксировать наименования соответствующих должностей и организаций. Информация данного раздела, как правило, группируется следующим образом:

· от кого получает сведения, указания, полуфабрикаты, сырье;

· кому адресует (то же самое);

· с кем сотрудничает с целью выполнения заданий.

5. Полномочия.

Целесообразно указывать для управленческих кадров: кем, чем и в каких пределах имеет право распоряжаться.

6. Стандарты исполнения (требуемые результаты).

Данный раздел включается в описание тех работ, для которых имеются показатели результативности. Стандартом или требуемым итогом может быть, например, объем продаж в указанные сроки.

7. Условия труда и окружающая среда.

Изложение таких факторов, как: уровень шума, опасные условия, высокая температура.

Описание работы оформите в табличной структурированной форме с четким выделением разделов и подразделов. Объем не лимитируется, он зависит от специализации работы. Здесь приведена примерная форма оформления результатов описания работ. После описания работы (должности) можно приступать к составлению должностной инструкции.

Должностная инструкция

Должностная инструкция - это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации.

Несмотря на то что трудовым законодательством прямо не предусмотрено обязательное наличие у работодателя такого документа, а должностные обязанности работника могут быть перечислены в заключаемом трудовом договоре, на практике в наличии должностных инструкций и их практическом применении заинтересованы как работодатель, так и работники.

Заинтересованность работодателя связана с его обязанностью определить трудовую функцию работника.

Содержанием должностной инструкции является не только трудовая функция, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на должность. Кроме объективной оценки деловых качеств претендента на работу, должностная инструкция позволяет определять соответствие работника занимаемой должности в период его испытания, при проведении аттестации. С помощью норм, закрепленных в должностных инструкциях, работодатель осуществляет разделение труда в организации, решает вопросы о переводах работников на другую работу и другие вопросы.

Кроме того, должностные инструкции используются работодателем для оценки поведения работника в случаях привлечения к дисциплинарной ответственности.

Для руководителей структурных подразделений, непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяют решать организационные и координирующие задачи.

Работник, в свою очередь, также заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установления взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция является организационным документом, предназначенным для:

· закрепления видов работы, специализации работника;

· установления квалификационных требований по отдельной должности;

· устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;

· установления взаимосвязей отдельных должностей;

· разграничения обязанностей и прав работников;

· установления меры ответственности работников;

· оценки деятельности каждого отдельного работника.

Грамотное использование разработанного и утвержденного комплекса должностных инструкций помогает работодателю правильно организовать труд работников; осуществлять контроль за исполнением работниками трудовых обязанностей; избегать конфликтных ситуаций из-за несогласованности действий руководства и подчиненных; определять квалификационные характеристики для подбора и отбора персонала; иметь возможность точно определять потребности в обучении сотрудников.

Должностная инструкция имеет определенную структуру и унифицированную форму.

Подробнее о форме и содержании должностной инструкции см. Часть "Трудовое право", параграф 16.1.2.

Должностная инструкция. Структура текста.

Возможные ошибки при разработке должностных инструкций

1. Попытка добиться достаточно глубокого уровня детализации описания функциональных обязанностей в должностной инструкции.

Чрезмерно подробное изложение функций повлечет за собой большие временные затраты как на описание, так и на согласование. Кроме того, появляется риск излишней формализации работы.

2. Составление должностных инструкций до проведения анализа процессов и функций на предприятии.

Без предварительной диагностики и оптимизации процессов и функций, существует риск потерять время на составление ненужных или устаревших должностных инструкций. Не исключена и вероятность дублирования функций либо возможно лишение необходимых функций.

3. Применение сложных и дорогостоящих способов анализа и описания должностей (работ) без особой на то необходимости.

Эффективно ли вложены ресурсы: временные, человеческие, финансовые? Прежде чем приступить к внедрению какой-либо системы, необходимо взвесить рациональность ее применения в данное время в конкретной организации.

 

Внешние источники

Поиск кадров на имеющиеся в организации вакансии может осуществляться по двум направлениям: вне организации или внутри нее (внешний и внут­ренний рекрутинг).

Ниже приводится перечень внешних и внутренних источников привлечения персонала, их сильные и слабые стороны, перечень методов работы с ними. Прежде чем остановить свой выбор на том или ином источнике, подумайте, какой вариант в вашей ситуации будет наиболее приемлемым и эффективным.

К внешним источникам привлечения кадров для работы в компании можно отнести:

· государственные и частные службы занятости / агентства по трудоустройству;

· агентства по подбору персонала;

· учебные заведения;

· другие компании;

· молодежные общественные организации;

· профессиональные клубы.

Чтобы привлечь кандидатов из внешних источников, рекомендуются следующие методы:

· проведение выставок / конференций, ярмарок вакансий, семинаров;

· работа со средствами массовой информации (пресса, радио, телевидение, Интернет и другие);

· проведение «дней карьеры» и факультативных профориентационных мероприятий в учебных заведениях;

· членство менеджеров по персоналу в различных профессиональных клубах и общественных организациях;

· активный PR компании;

· конкурсы профессионального мастерства.