Изменение ориентации текста в ячейке.

Для изменения ориентации текста в ячейке необходимо:

1) выделить ту ячейку, в которой находится ваш текст;

2) в пункте меню Формат выбрать Ячейки, затем выбрать вкладку Выравнивание;

3) в группе Ориентация установить угол (в градусах) относительно горизонта, по которым должен быть наклонен ваш текст, и нажать OK.

В отличие от редактора Word, электронные таблицы Excel позволяют расположить текст в ячейке под любым углом относительно горизонта в интервале от –90° до 90°.

 

Установка текущей даты.

Часто бывает необходимо устанавливать на каком-либо документе дату его выпуска. Электронные таблицы Excel предусматривают очень удобный способ автоматической установки текущей даты. Для этого существует специальная категория функций, которая называется Дата и время.

Среди этой категории функция СЕГОДНЯ() автоматически устанавливает текущую дату. Аргументов эта функция не имеет. Если к ячейке применить команду СЕГОДНЯ(), то в ней появится дата в формате число.месяц.год, например, 10.02.00. Дата обновляется при каждом последующем открытии файла.

Если вам необходимо установить и дату и время создания таблицы, то следует воспользоваться функцией ТДАТА(). Аргументы этой функции также остаются пустыми. Время в этой команде не изменяется непрерывно, а лишь при выполнении каких-либо операций с электронными таблицами. Если к пустой ячейке применить команду ТДАТА(), то в ней появится дата в формате число.месяц.год и время в формате часы:минуты, например, 09.03.00 17:25.

 

Возможности базы данных в Excel. Формы данных

Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков – списков номеров телефонов, списков клиентов предприятия, списков торговых и финансовых операций и т.д. Такого рода большие списки, содержащие однотипную информацию, называют базой данных. Основные правила оформления баз данных:

1) каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

2) несколько верхних строк (как минимум - одна) должны содержать заголовки, описывающие содержимое расположенного ниже столбца;

3) не включать в список пустые строки и столбцы.

Заполнение таблицы с помощью формы данных.

Новую информацию в список можно внести, если перейти к первой пустой строке внизу списка и вводить данные с клавиатуры. Однако более удобным способом добавления информации в базу данных является использование Формы данных.

Для ввода данных с помощью Формы необходимо выделить любую ячейку списка и в пункте меню Данные выбрать команду Форма. В результате появится диалоговое окно, представляющее собой одну строку списка с подписанными названиями столбцов. Рядом с каждым заголовком столбца расположено поле для вводы информации, если этот столбец не содержит значений, вычисленных по формуле. В правой части Формы находятся кнопки для работы со списком.

Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок Предыдущая, Следующая, либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных. Перемещаться между окнами редактирования (в которые вносятся данные) удобно клавишей Tab.

Чтобы вставить в список новую строку, следует нажать кнопку Добавить. Чтобы вернуться в лист таблицы, достаточно нажать кнопку Закрыть.

Редактирование ячеек при помощи контектсного меню.

При редактировании таблиц во многих случаях удобнее пользоваться контекстным меню, вызываемым нажатием правой клавиши мыши. Так, для форматирования ячеек их достаточно выделить, щелкнуть правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения и выбрать команду Формат®Ячеек, вы перейдете к тому же диалоговому окну. Редактировать содержимое ячейки (исправлять, изменять данные) совсем не обязательно в Строке формул. Если дважды щелкнуть мышью по ячейке, в ней появится текстовый курсор, и можно произвести все необходимые исправления.

Задание 5.

Создайте таблицу ежедневного учета прихода и расхода товаров согласно образцу. Установите в ячейках, в которых хранятся значение денежных сумм числовой формат «Денежный» с соответствующими единицами измерения. В ячейки Е4:Е13; Н4:Н13; J4:J13; Н14 и J14 введите соответствующие формулы. В ячейку I1 введите текущую дату (установите числовой формат «Дата»). Выполните вычисление Суммы продаж (I4:I13) учитывая, что некоторые товары были проданы со скидкой. Установить скидку: Acer – 3%, LG – 4 %, остальные 0.

 

Образец таблицы:

 

Для выполнения этого задания следует выполнить следующие действия.

1. Создайте новый лист. Для этого выполните команду Лист из меню Вставка.

2. Переименуйте созданный лист. Для этого выполните двойной щелчок мышью на названии Лист4 и введите новое название База_данных.

3. Для оформления заголовка таблицы следует выделить диапазон ячеек А1:G1. Выполните команду Формат/Ячеек. На вкладке Выравнивание выберите Объединить ячейки. Затем введите в полученную ячейку «Список товаров» и установите нужные параметры шрифта. Аналогичным образом объедините ячейки для Даты и Курса доллара. Введите в ячейки нужные данные;

4. В ячейку I1 введите текущую дату, используя функцию СЕГОДНЯ(). Для этого воспользуйтесь Мастером функций (категория функций Дата и время).

5. Измените формат ячейки С1 на Денежный. Для этого выделите ячейку и выберите команду Формат/Ячеек. На вкладке Число выберите Денежный. Число десятичных знаков – 2, Обозначение – $ Английский (США). Затем введите текущий курс доллара;

6. Далее введите в ячейки третьей строки нужный текст. Для изменения ориентации текста в ячейке нужно выполнить Формат/Ячеек. На вкладке Выравнивание установите Ориентацию 90⁰.

7. Для заполнения ячеек поля № целесообразно использовать Маркер заполнения. Введите в А4 – 1, в А5 – 2. Затем выделите эти ячейки, установите курсор в правый нижний угол выделенного диапазона и протащите мышь.

8. Прежде чем заполнять ячейки в оставшихся столбцах таблицы, предусмотрите формулы для вычисления Цены товаров в рублях, Суммы продаж, Количества остатка и Суммы остатка.

9. Для вычисления Цены товаров в рублях (ячейки Е4:Е13) сначала введите в ячейку Е4 формулу =D4*$С$2. Зафиксируйте ввод (Enter). Затем с помощью маркера заполнения скопируйте это формулу в ячейки Е5:Е13. Обратите внимание, что в формуле ссылка на ячейку, где хранится значение курса доллара – абсолютная (при копировании формулы она не должна меняться).

10. Для вычисления Суммы продаж введите в ячейку Н4 формулу: =G4*Е4*(1–F4) и скопируйте её (с помощью маркера заполнения) в другие ячейки поля Сумма продаж.

11. Самостоятельно укажите формулы для вычисления Количества остатка и Суммы остатка (вычисляя Сумму остатка, скидку не учитывать).

12. Для вычисления общей суммы продаж нужно в ячейку Н14 ввести формулу с функцией суммирования =СУММ(H4:H13). Для ввода функции суммирования можно использовать мастер функций или кнопку . Аналогично подсчитайте Сумму остатка всех товаров.

13. Измените числовой формат диапазона ячеек D4:D13 (Денежный. Число десятичных знаков ­– 0, Обозначение – $ Английский (США).

14. Заполните ячейки полей Наименование товара, Цена в долларах, Кол-во прихода, Кол-во продаж и Скидка с помощью формы данных согласно образцу. Для этого установите курсор мыши в любую ячейку вашего списка и выполните команду Данные®Форма. Вы получите в диалоговом окне форму данных, содержащую статический текст (имена полей базы данных) и окон редактирования, в которых можно вводить и редактировать текст. Вычисляемые поля (в которых размещены формулы) выводятся на экран без окон редактирования (например, «Кол-во остатка» и «Сумма остатка»). Теперь вы имеете свою таблицу как бы в форме отдельных карточек – записей (каждая из которых представляет строку таблицы). После окончания ввода данных нажмите кнопку Закрыть. В последних столбцах автоматически появятся результаты вычислений.

15. Самостоятельно задайте обрамление таблицы базы данных границами.

16. Добавьте несколько новых записей в базу данных на ваше усмотрение с помощью формы данных. Вводите данные так, чтобы обязательно присутствовал товар с нулевым остатком (т.е. Кол-во продаж=Кол-во прихода). После окончания добавления записей нажмите кнопку Закрыть.

 

Оперирование данными

Фильтрация данных.

Отфильтровать список – это значит скрыть все строки, кроме тех, которые удовлетворяют условиям отбора. Фильтрация данных по определенному признаку позволяет видеть не всю таблицу, а только ту ее часть, которая сейчас нужна. Это особенно удобно при большом количестве данных в таблице.

Автофильтр.

Для простых условий отбора данных используется команда Автофильтр. Сначала следует выделить любую ячейку в списке, затем в пункте меню Данные в подменю Фильтры выбрать команду Автофильтр. В результате появятся кнопки со стрелочками радом с каждым заголовком столбца. Это кнопки автофильтра. Нажав на эту кнопку, можно раскрыть список значений, которые можно использовать для условий отбора. После фильтрации списка в Строке состояния будут содержаться количество отобранных строк и общее число записей.

Для того, чтобы восстановить все данные (воспроизвести таблицу в полном виде с перечнем всех товаров), достаточно убрать отметку команды Автофильтр (команда Данные® Фильтр).

Примеры использования Автофильтра:

1) Автофильтр можно использовать, чтобы найти заданное число наибольших или наименьших элементов в списке. Для этого следует нажать на кнопку автофильтра и выбрать условие отбора: Первые 10.

2) Для того, чтобы найти пустые ячейки в данном столбце нужно нажать кнопку автофильтра и внизу условий фильтрации выбрать условие отбора Пустые. Если пустые строки с пустыми ячейками данного столбца нужно скрыть, то следует выбрать условие отбора Непустые.

3) Если требуется оставить в таблице только те строки, в которых в ячейках данного столбца содержится определенное число, то в списке условий отбора в Автофильтре следует выбрать именно это число.

Скрытые столбцы.

Электронные таблицы позволяют временно скрыть некоторые столбцы, которые не участвую в данный момент в обработке данных. Для этого нужно выделить столбец, который хотите скрыть, затем вызвать контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выбрать команду Скрыть. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат®Столбец®Скрыть. Скрытые столбцы можно вернуть, если выделить таблицу целиком (кнопка без опознавательных знаков выше названия первой строки) и воспользоваться командой меню Формат®Столбец®Показать.

Задание 6

Теперь осталось научиться оперировать с введенными данными.

1. Вы имеете список товаров в алфавитном порядке, а хотелось бы иметь список товаров, упорядоченный по возрастанию цены. Для этого примените сортировку строк:

1) выделите таблицу без заголовка и выберите команду Данные®Сортировка;

2) выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке Сортировать выберите «Цена в долларах» и установите переключатель в положение по возрастанию (все цены в таблице расположатся в порядке возрастания;

2. Продолжим знакомство с возможностями баз данных Excel. Часто ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих ненулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. отфильтровать данные. Фильтрацию можно осуществить следующим образом. Сначала нужно подготовить Пользовательский автофильтр. Для этого:

1) выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных);

2) выберите команду меню Данные®Фильтр®Автофильт;

3) снимите выделение с таблицы.

3. У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка, (она не выводится на печать) позволяющая задать критерий фильтра. Следует оставить все записи с ненулевым остатком. Раскройте список ячейки «Кол-во остатка», нажав на созданную вами кнопку Автофильтра в этом столбцу, и выберите 0. Вместо полного списка товаров, вы получили список непроданных на сегодняшний день товаров. Можно известным нам способом вставить формулу подсчета общей суммы остатка (в режиме фильтра будет подсчитана сумма выведенных на экран данных).

4. Но и это еще не все возможности баз данных Excel. ежедневно нет необходимости распечатывать все сведения о непроданных товарах, нас интересует только «Наименование товара» и «Кол-во остатка». Можно временно скрыть остальные столбцы. Для этого выделите столбец №, вызовите контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выберите команду Скрыть. Таким же образом можно скрыть и остальные столбцы, связанные с приходом, количеством продаж и суммой остатка. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат®Столбец®Скрыть.

5. Восстановите все данные в полном виде с перечнем всех товаров: в пункте меню Данные® Фильтр уберите отметку команды Автофильтр.

 

Контрольные вопросы

1. Какое расширение имеют файлы электронных таблиц Excel?

2. Перечислите основные элементы окна Excel. В чем основные отличия окна Excel от редактора Word?

3. Какая информация отображается в Поле имени? Для чего нужна Строка формул?

4. Как произвести ввод данных в ячейку и зафиксировать их? Как дополнить содержание ячейки?

5. Что такое интервал ячеек? Какими способами можно выделить столбец, строку, всю таблицу?

6. Какими способами изменить ширину столбца, строки?

7. Какими способами можно скопировать, переместить, удалить содержание ячейки?

8. Что такое Маркер заполнения и какие операции с помощью него можно произвести?

9. С какого знака начинается задание формулы в Excel? Как можно просмотреть формулу, которая содержится в ячейке? Какой формулой задается суммирование интервала ячеек?

10. Как произвести обрамление таблицы? Каким образом можно изменить шрифт текста в ячейке?

11. Опишите способ изменения ориентации текста в ячейке. Какие дополнительные возможности ориентации текста в ячейке предоставляют электронные таблицы Excel по сравнению с редактором Word?

12. Какими способами можно заполнять данными таблицу в Excel?

13. В каких случаях удобно использовать Фильтры? Как с помощью команды Автофильтра произвести фильтрацию списка при заданном условии отбора?

14. Какими способами можно скрыть некоторые столбцы таблицы? Как вернуть скрытые столбцы?