Запуск и выход из программы.

Лабораторная работа №3

Электронная таблица Excel:

основные понятия, работа с данными и формулами.

С помощью электронных таблиц Excel для Windows можно вести разнообразные списки, каталоги и таблицы, составлять финансовые и статистические отчеты. Excel позволяет автоматически вычислять суммы по столбцам и строкам таблиц, взять проценты, среднее арифметическое, дисперсию, можно использовать множество стандартных функций: математических, финансовых, логических, статистических. Введенные и обработанные данные в Excel можно представить в виде не только разнообразно оформленных таблиц, но и виде различных графиков и диаграмм.

Способы запуска программы и выхода из электронных таблиц Excel для Windows полностью аналогичен порядку запуска редактора Word, и поэтому не вызовет затруднений.

Запуск и выход из программы.

Запуск программы.

Запустить электронные таблицы Excel можно двумя способами:

Способ 1. Выбрать Главное меню\ Программы\ МS Оffice\ Microsoft Оffice Excel 2003.

Способ 2. Вы можете запустить Excel вместе с одновременной загрузкой в него определенного документа. Для этого надо на Рабочем столе выбрать Мой компьютер и найдя нужный Вам файл с расширением.XLS, дважды щелкнуть на названии файла.

Выход из программы.

Существуют несколько способов для выхода из программы Excel для Windows:

Способ 1. Выберите команду меню Файл-ВЫХОД и щелкните по нему.

Способ 2. Щелкните мышью (левой клавишей) по кнопке Закрыть системного меню в правом верхнем углу окна Excel для Windows. Этот значок дублирует команду Закрыть в Системном меню документа, расположенного в левом верхнем углу окна.

 

Когда Excel заканчивает свою работу, он проверяет все ли измененные файлы были сохранены. Если Excel находит не сохраненный файл, то на экран выводится диалоговое окно, в котором необходимо решить, сохранять или нет указанный файл. Выбирайте:

- ДА, если вы хотите сохранить файл и выйти из программы.

- НЕТ, если вы не хотите сохранять файл, но хотите выйти из программы.

- ОТМЕНИТЬ, если вы не хотите сохранять и не хотите выходить из программы.

Элементы окна Excel

После того, как программа Excel для Windows, запущена на экране появляется окно программы. Некоторые элементы этого окна такие же, как и у всех других программ Windows, а некоторые присущи только программе Excel.

Окно-приложение (окно, в котором представлена отдельная программа в среде Windows) содержит так называемую строку заголовка, которая находится наверху и обычно содержит название программы, в нашем случае это Мicrosoft Excel, и название файла который в данный момент о6рабоатывается.

Когда вы первый раз запустили Excel для Windows, вы увидите в заголовке название КНИГА 1. Число «1» говорит, что Excel может обрабатывать одновременно несколько файлов, переключаясь с одного на другой. А название «Книга» присваивается автоматически каждому новому файлу, пока вы не сохранили его под другим именем.

Основные пункты горизонтального меню Excel и многие кнопки панелей инструментов совпадают с пунктами меню и кнопками окна редактора Word. Отличие горизонтального меню Excel от Word состоит в том, что в Excel имеется пункт меню ДАННЫЕ. В этом пункте менюможно осуществить различные операции с данными колонок или строк таблицы, например, отсортировать данные по какому-либо признаку.

Под панелями инструментов Стандартная и Форматирование располагается Строка формул, которой не было в Word. В этой строке дублируется содержание текущей ячейки.

Рабочая область Excel представляет из себя размеченную таблицу, состоящую из ячеек одинакового размера. В одном файле находится несколько таблиц, образующих рабочую книгу. Внизу рабочего поля расположена строка закладок ЛИСТ 1, ЛИСТ 2 и ЛИСТ 3.

Основные понятия: ячейка, строка, столбец.
Ввод данных в ячейку. Строка формул.

Ячейка. Адрес ячейки.

Рабочее поле Excel представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов, с заголовками A, B, C, D и так далее, и пронумерованных строк. У каждой ячейки на листе есть свою имя (адрес), например самая верхняя левая ячейка имеет адрес А1. Эта ячейка выделена рамочкой. Любая ячейка, выделенная рамочкой, является активной, то есть именно в эту ячейку можно ввести данные с клавиатуры.

Адрес выделенной ячейки появляется в Поле имени, расположенном выше заголовка столбца А на одном уровне со Строкой формул.

В Excel существует понятие интервала ячеек. Интервал ячеек представляет собой прямоугольный участок таблицы из нескольких ячеек. Интервал задается посредством указания адреса верхней левой и нижней правой ячейки прямоугольного блока ячеек. Адреса этих двух ячеек при задании интервала разделяются двоеточием, например – В7:Е11.

Таким же образом можно задавать интервалы, состоящие из определенного количества столбцов, указывая через двоеточие имена первого и последнего столбцов, например – С:F. В адресе интервала строк указывается номера первой и последней стоки интервала, например – 11:112.

Выделение ячейки.

Для того, чтобы выделить ячейку, достаточно щелкнуть по ней мышью, причем указатель мыши в это время должен иметь вид светлого крестика.

Ввод данных в ячейку.

Для того, чтобы ввести данные в одну из ячеек таблицы, необходимо ее выделить и, не дожидаясь появления текстового курсора, начать вводить данные с клавиатуры.

Основным отличием работы электронных таблиц от текстового редактора является то, что после ввода данных в ячейку их необходимо зафиксировать, то есть дать понять программе, что вы закончили вводить информацию в эту конкретную ячейку. Зафиксировать данные можно одним из способов:

1. Нажать клавишу Enter.

2. Щелкнуть мышью по другой ячейке.

3. Воспользовавшись кнопками управления курсором на клавиатуре, перейти к другой ячейке.

 

Итак, недостаточно ввести данные в ячейку, необходимо их еще и зафиксировать.

Строка формул.

После ввода данных в ячейку в Строке формул появятся три функциональные кнопки:

–служит для выполнения команды «Отменить».

– выполняет команду «Ввод».

fx

– позволяет ввести формулу.

Редактирование содержания ячейки.
Выделение строк, столбцов и интервала ячеек

Выделение строк и столбцов.

Для того, чтобы выделить столбец целиком, достаточно щелкнуть мышью по его заголовку. Для того, чтобы выделить строку целиком, нужно щелкнуть мышью по ее заголовку. Для выделения нескольких последовательных строк или столбцов необходимо протянуть мышкой по нужным заголовкам или использовать клавишу Shift для последовательного выделения. Выделение нескольких отдельных строк или столбцов проводится с использованием клавиши Ctrl.

Для выделения всей таблицы можно воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+A или щелкнуть мышью по серой ячейке без имени, находящейся в верхнем левом углу таблицы.

Выделение интервала ячеек.

Интервал ячеек можно выделить тремя способами:

1. С помощью мыши: прижав левую кнопку мыши, провести указателем по верхним горизонтальным и по правым вертикальным граничным ячейкам интервала, то есть необходимо очертить контур интервала ячеек с двух соседних сторон.

2. С клавиатуры: прижимая клавише Shift, передвигать стрелочками по такому же принципу, как если бы вы действовали указателем мыши.

3. В Поле имени указать диапазон выделяемых ячеек, например, D10: S150.

Маркер заполнения.

Обратите внимание на вид указателя мыши, который представляет собой белый толстый крестик. В нижнем правом углу выделенной ячейки имеется маленький черный квадратик, который называется Маркером заполнения. Если навести на него указателем мыши то последний примет вид черного тонкого крестика. Теперь, потянув мышью за Маркер заполнения, например, вниз, можно скопировать содержание в свободную ячейку или во все ячейки столбца, на которые протяните рамочку.

Маркер заполнения позволяет заполнять ячейки таблицы по определенной закономерности. Например, можно заполнить ряд чисел в порядке возрастания или убывания. Элементом заполнения может быть не только число, но и текст. Для этого достаточно выделить две соседние ячейки, указывающие закономерность заполнения, и потянуть Маркер заполнения в нужном вам направлении. Возможности Маркера заполнения вы поймете лучше, если выполните следующее задание.

Задание 1

1. Наберите в ячейках столбца А числа 24, 15, 55, 34, 98.

2. Выделите столбец и нажмите мышью на пиктограмму суммирования на Панели инструментов.

3. Сумма чисел эти ячеек, равная 226, должна появится в ячейке А6.

4. Наберите в столбце В числа 22, 15, 115, 45, 66.

5. Выделите ячейку С6 и нажмите мышью на пиктограмму суммирования на Панели инструментов.

6. Выделите блок ячеек с А1 по В5. Какая формула появилась в ячейке С6? Нажмите Enter. Теперь ячейка С6 должна содержать сумму всех выделенных ранее ячеек: 489.

7. Удалите формулу в ячейке С6, для чего выделите эту ячейку и нажмите клавишу Delete.

8. Теперь наберите в столбце С числа 40, 45, 65, 43, 55.

9. Просуммируйте числа, содержащиеся в ячейках столбцов А и С, пропуская столбец В. Для этого в ячейке D6 наберите формулу: =СУММ(А1:А5;С1:С5). Нажмите клавишу Enter. В результате у вас должна получиться следующая таблица:

 

	A	B	C	D

11. Просуммируйте числа в каждой строке вашего блока ячеек, а результаты запишите в пустые ячейки справа от блока. Также просуммируйте числа в каждом столбце, а результаты запишите в пустых ячейках под каждым столбцом. Для этого выделите прямоугольный блок ячеек А1:D6 и щелкните мышью по кнопке Автосумма на Панели инструментов. Если вы все сделали правильно, то в результате у вас должна получиться следующая таблица:

 

	A	B	C	D

 

В угловой нижней ячейке появилась сумма всех чисел блока. А1: С5.

Задание 2. Оформление расчетной таблицы.

Составьте таблицу, вычисляющую сумму n -ого члена арифметической прогрессии. Напомним, что n -ый член арифметической прогрессии вычисляется по формуле , где а ₁ – первый член прогрессии, d - разность арифметической прогрессии. Сумма первых n членов арифметической прогрессии вычисляется по формуле . Перед выполнением задания следует выбрать первый член прогрессии. Возьмите, например число –2.

Для выполнения этого задания следует выполнить следующие действия.

1. Перейдите на новый лист.

2. Выделите вторую строку. Установите требуемый вид шрифта: для того чтобы буквы сделать курсивов, на Панели инструментов Форматирование нажать мышью пиктограмму с буквой К, затме установите шрифт Times New Roman и увеличьте его размера 12 пт.

3. Выделите ячейку А1 и введите в нее заголовок нашей таблицы «Вычисление n -ого члена и суммы n членов арифметической прогрессии» Заголовок будет размещен в одну сточку и займет несколько ячеек правее А1.

4. Сформируйте строку заголовков колонок таблицы. Для этого в ячейку А2 введите букву «d», в ячейку В2 – «n», в ячейку С2 - «a_n» в D2 - «S_n». Для набора нижних индексов нужно сначалы выделить эти индексы (буквы n в ячейках С2 и D2 у вас сначала набираются обычным образом в строчку). Затем выполнить команду в меню Формат®Ячейки, выбрать вкладку Шрифты и в группе переключателей Эффекты активизировать нажатием мыши переключатель нижний индекс.

5. В ячейку А3 введите разность арифметической прогрессии, например число 0,725. Далее нужно заполнить ряд нижних ячеек таким же числом. Для этого следует выделить ячейку А3 и потянуть за Маркер заполнения на девять ячеек ниже А3.

6. В следующем столбце разместите последовательность чисел от 1 до 10. Введите в ячейку В3 число 1, в ячейку В4 - число 2. Выделите обе эти ячейки и потяните Маркер заполнения на восемь ячеек вниз до А12. Тогда столбец В должен автоматически заполнится числами от 1 до 10.

7. В столбце С разместите члены арифметической прогрессии. Введите в ячейку С3 значение первого члена арифметической прогрессии, например, -2. Теперь в ячейку С4 следует поместить формулу для вычисления n -ого члена прогрессии. Для этого выделите ячейку С4, обязательно перейдите на латиницу, и наберите в ней формулу: =С3+А3. Зафиксируйте ввод формулы нажатием клавиши Enter. Выделите ячейку С4 и потащите Маркер заполнения до ячейки С12. Тога все эти ячейки окажутся заполненными формулой вычисления n -ого члена арифметической прогрессии.

8. Введите в ячейку D3 формулу: =(-2+С3)*B3/2 для подсчета суммы первых n членов арифметической прогрессии. Выделите ячейку D3 и заполните формулами нижние ячейки, протащив Маркер заполнения до ячейки D12. Теперь данными заполнена вся таблица. Остается их только оформить.

9. Следует автоматически подогнать ширины столбцов. Для этого выделите интервал ячеек А2:D12. В меню Формат выполните команду Столбец®Автоподбор ширины.

10. Теперь оформите заголовок всей таблицы, то есть ячейку с текстом: «Вычисление n -ого члена и суммы n членов арифметической прогрессии». Выделите ячейки от А1 до D1 и выполните команду Формат®Ячейки, выберите закладку Выравнивание и в группе Выравнивание по горизонтали установите переключатели по центру выделению,а в группе Отображение – п ереносить по словам. Нажмите ОК. Это позволит расположить заголовок таблицы в несколько строк и по центру выделенного блока ячеек.

11. Произведите обрамление таблицы. Для этого выделите интервал ячеек А2:D12 (таблицу без заголовка), выполните команду Формат®Ячейки, выберите закладку Граница, определите тип линии и активизируйте переключатели внешние (кнопка в виде квадратной черной рамки) и внутренние (кнопки в виде черного прекрестия в серой квадратной рамке). Нажмите ОК. Затем выделите блок ячеек, относящихся к заголовку: от А1 до D1, и проделав те же операции, установите переключатель внешние. В этом случае появляется рамка вокруг выделенных ячеек, а не каждой.

12. Окончательный вид таблицы (такой, какой она будет выглядеть при печати) можно просмотреть, выполнив команду Файл®Предварительный просмотр.

Если вы все сделали правильно, то в результате у вас должна получиться следующая таблица:

 

	A	B	C	D
	Вычисление n -ого члена и суммы арифметической прогрессии
	d	n	An	Sn
	0,725		-2	-2
	0,725		-1.275	-3.275
	0,725		-0.55	-3.825
	0,725		0.175	-3.65
	0,725			-2.75
	0,725		1.625	-1.125
	0,725		2.35	1.225
	0,725		3.075	4.3
	0,725		3.8	8.1
	0,725		4.525	12.625

Мастер функций.

В Excel существует специальная подпрограмма, упрощающая написание формул. Она называется Мастер функций. Вызов Мастера функций можно осуществить двумя способами.

Способ 1: В меню Вставка выбрать пункт Функция.

Способ 2: Нажать на кнопку Вставка функции на Панели инструментов.

После этого в появившемся диалоговом окне следует выбрать нужную вам Категорию функций, а затем в группе Функция выбрать название нужной вам функции. В качестве аргумента функции можно вводить числа или ссылки на ячейки, интервалы ячеек.

Если вы не знаете правильного названия функции, какие у нее должны быть аргументы, или какая функция для чего используется, то при составлении формул с помощью Мастера функций следует воспользоваться Справкой. Для этого нужно выделить имя функции, о которой вы хоти получить информацию, и нажать пиктограмму с вопросительным знаком на желтом фоне. Затем в появившемся диалоговом окне Помощника выбрать Справка по этой теме, а затем в новом окне Помощника нажать на Справка по выделенной функции.

Абсолютный адрес ячейки.

Относительным адресом или просто адресом называется обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки (А5, В7 и т.д.). При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах. Иногда это служит источником ошибок. Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, вы можете назначить ей абсолютный адрес. Ссылки на ячейки с абсолютным адресом называются абсолютными ссылками.

Если необходимо чтобы не менялся адрес ячеек какого-либо столбца (или строки), то для этого следует проставить перед номером столбца (или строки) знак доллара $. Например, в адресе $А5 не будет меняться номер столбца, в адресе В$7 - номер строки.

Если необходимо, чтобы не менялся адрес ячейки, то следует проставить знаки $ перед именем столбца и перед номером строки в адресе ячейки. Например, абсолютный адрес ячейки F3 будет иметь вид: $F$3.

При вводе абсолютного адреса с клавиатуры нет необходимости набирать знак $ вручную. Нажмите клавишу F4, и Excel сделает это сам. Например, при первом нажатии F4 адрес А2 превратится в $А$2, при втором – в А$2, при третьем – в $А2, и при четвертом – снова в А2.

 

Задание 3.

Составьте таблицу квадратов двузначных чисел. Верхняя строка этой таблицы должна представлять собой ряд цифр от 0 до 9 – это цифры единичного разряда числа. Первый столбец таблицы квадратов содержит цифры от 1 до 9 – это десятки. Ячейка таблицы квадратов содержит результат возведения в квадрат двузначного числа, первая цифра (десятки) которого содержится в первом столбце, а вторая (единицы) – в верхней строке.

Выполнение:

1. Перейдите на новый лист.

2. В ячейку А3 введите число 1, в ячейку А4 – число 2, выделите обе ячейки и протащите Маркер заполнения вниз, чтобы заполнить столбец числами от 1 до 9. Аналогично заполните ячейки В2 – К2 числами от 0 до 9.

3. После того как вы заполнили 2 строчку числами от 0 до 9, то все необходимые вам для работы ячейки одновременно не видны на экране. Сделайте их более узкими, но так, чтобы все столбцы имели одинаковую ширину (чего нельзя добиться, изменяя ширину столбцов мышкой). Для этого выделите столбцы от А до К и выполните команду Формат ® Столбец ® Ширина, в поле ввода Ширина столбца введите какое-либо значение, меньшее установленного, например, 5.

4. В ячейку В3 следует поместить формулу, которая возводит в квадрат число, составленное из десятков, указанных в столбце А и единиц, соответствующих значению, размещенному в строке 2. Таким образом, само число, которое должно возводиться в квадрат в ячейке В3 можно задать формулой =А3*10+В2 (число десятков, умноженное на десять плюс число единиц). Остается возвести это число в квадрат.

5. Воспользуйтесь Мастером функций. Для этого выделите ячейку, в которой должен разместиться результат вычислений (В3), и выполните команду Вставка®Функция или нажмите на кнопку Вставка функции на Панели инструментов.

6. В появившемся диалоговом окне Мастера функций среди предложенных категорий функций выберите «Математические», затем выберите нужную вам функцию: «СТЕПЕНЬ» и нажмите кнопку Шаг. В следующем диалоговом окне введите в окне Число ваше основание степени: А3*10+В2, и в окне Показатель – нужный показатель степени: 2. Так же, как и при непосредственном наборе формулы в ячейке электронной таблицы, нет необходимости вводить адрес каждой ячейки, на которую ссылается формула, с клавиатуры. Нажмите кнопку OK. Тогда в ячейке В3 появится результат вычислений. Однако полученную формулу нельзя скопировать на остальные ячейки таблицы, так как при этом будут изменены адреса ячеек А3 и В2.

7. В этом случае следует применить абсолютные ссылки на ячейки первого столбца и второй строки. Поэтому исправьте имеющуюся формулу =СТЕПЕНЬ(А3*10+В2;2) на правильную =СТЕПЕНЬ($А3*10+В$2;2). Для этого выделите ячейку В3 и, установив текстовый курсор в Строку формул, вставьте знак $ в указанные места.

8. Теперь с помощью Маркера заполнения заполните этой формулой все свободные ячейки таблицы: сначала протяните Маркер заполнения вправо, затем, не снимая выделения с полученного блока ячеек, вниз. Теперь таблица квадратов готова. Осталось ее только красиво оформить.

Оформление таблицы

Обрамление таблицы.

Для того, чтобы произвести обрамление таблицы следует:

· выделить интервал ячеек, контур коротых должен быть выделен линией

· выполнить команду Формат®Ячейки;

· выбрать закладку Граница;

· в группе линии ввыбрать тип линии;

· если вы хотите, чтобы каждая ячейка имела границу, то в групее все активизировать кнопки внешние и внутренние;

· если границы необходимы только с некоторых сторон, то то в группе отдельные активизируйте нужные вам переключатели Сверху, Снизу, Слева, Справа (кнопки в виде квадратиков, у которых одна из сторон жирная):

Цветовое оформление таблицы.

Для того чтобы изменить фон выделенного интервала ячеек в меню Формат®Ячейки следует выбрать вкладку Вид. Затем выберите в группе Цвет заливки любой из имеющихся цветов.

Оформление текста в ячейке.

Часто для оформления электронного варианта документа или цветной печати требуется произвести цветовое оформление текста. Если в ячейке набран какой-либо текст, то оформление текста в Excelпроизводится точно также как и в редакторе Wоrd. Текст сначала нужно выделить, а затем можно изменить стиль шрифта, его цвет, размер, тип в меню Формат®Ячейки®Шрифт, или на панели инструментов Форматирование. Расположение текста в ячейке регулируется в меню Формат® Ячейки®Выравнивание, или на панели инструментов Форматирование.

 

 

Задание 4.

Оформите сделанную вами таблицу квадратов различными цветами и дополните ее заголовком.

1. Оформите заголовок таблицы. В ячейке А1 установите размер шрифта 14пт и наберите «Таблица квадратов двузначных чисел».

2. Теперь следует установить заголовок по центру всей таблицы. Для этого выделите интервал ячеек с А1 по К1, в меню Формат®Ячеек выберите вкладку Выравнивание. Затем в группе Выравнивание по горизонтали выберите по центру выделения и нажмите OK.

3. Для украшения электронного варианта документа выделите участки вашей таблицы разными цветами. Для изменения фона выделенного интервала ячеек в меню Формат®Ячеек выберите вкладку Вид. Затем выберите в группе Цвет заливки любой цвет на ваш вкус. В образце таблице на рис.1. выбрано: бирюзовый для фона квадратов чисел; лиловый для фона цифр, составляющих единицы и десятки двузначного числа; коричнево-зеленый для фона заголовка таблицы. Цвет шрифта можно изменить, выбрав в меню Формат®Ячейки вкладку Шрифт, затем в группе Цвет установить любой из имеющихся там цветов.

Если вы все сделали правильно, то у вас должна быть такая таблица (образец):

 

Таблица квадратов двузначных чисел

Формат числа

Числа, имеющие разное количество знаков после запятой, принято оформлять в колонке единым образом. Для этого применяют различные форматы чисел. Выбор формата числа осуществляется следующим образом:

1) нужно выделить те ячейки, в которых вы хотите задать формат числа;

2) выбрать в меню Формат®Ячейки вкладку Число;

1. в группе Числовые форматы выбрать нужный вам формат, и если это необходимо, в группе Тип выбрать, в каком виде вы хотите представить числа.

В Excel имеются следующие форматы чисел:

1) Общий – используется для отображения как текста, так и чисел;

2) Числовой – в этом формате число записывается в обычном виде;

3) Денежный и финансовый – в этих форматах число округлятся до целого количества рублей (или можно выбрать любую другую денежную единицу) с наименованием или без него;

4) Дата – в этом формате можно выбрать в группе Тип несколько различных вариантов отображения даты, например 12.02.00. или 2 Май, 1999.

5) Время – в этом формате можно выбрать в группе Тип несколько различных вариантов отображения времени, например 12:15.

6) Процентный – задает число в виде процентов, то есть умножает число на 100 и дописывает знак %, например, если в ячейке было число 0,26, то после применения процентного формата будет число 26%.

7) Текстовый – в этом формате данные отображаются также, как они были введены;

8) другие форматы

Электронные таблицы позволяют автоматически расположить в определенном порядке записи, находящиеся в ячейках, то есть произвести сортировку данных по некоторому признаку. Числовые данные можно отсортировать по возрастанию или по убыванию, а текстовые записи можно отсортировать в прямом алфавитном (по возрастанию) порядке или в обратном (по убыванию).

Сортировка данных в таблице сверху вниз осуществляется следующим образом:

1) выделить ячейку в сортируемом списке;

2) в меню Данные выбрать команду Сортировка;

3) в группе сортировать по выбрать название того столбца, данные в котором следует упорядочить;

4) выбрать тип сортировки по возрастанию или по убыванию и нажать кнопку OK. При этом в таблице будут отсортированы и все остальные столбцы.

Установка текущей даты.

Часто бывает необходимо устанавливать на каком-либо документе дату его выпуска. Электронные таблицы Excel предусматривают очень удобный способ автоматической установки текущей даты. Для этого существует специальная категория функций, которая называется Дата и время.

Среди этой категории функция СЕГОДНЯ() автоматически устанавливает текущую дату. Аргументов эта функция не имеет. Если к ячейке применить команду СЕГОДНЯ(), то в ней появится дата в формате число.месяц.год, например, 10.02.00. Дата обновляется при каждом последующем открытии файла.

Если вам необходимо установить и дату и время создания таблицы, то следует воспользоваться функцией ТДАТА(). Аргументы этой функции также остаются пустыми. Время в этой команде не изменяется непрерывно, а лишь при выполнении каких-либо операций с электронными таблицами. Если к пустой ячейке применить команду ТДАТА(), то в ней появится дата в формате число.месяц.год и время в формате часы:минуты, например, 09.03.00 17:25.

 

Возможности базы данных в Excel. Формы данных

Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков – списков номеров телефонов, списков клиентов предприятия, списков торговых и финансовых операций и т.д. Такого рода большие списки, содержащие однотипную информацию, называют базой данных. Основные правила оформления баз данных:

1) каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

2) несколько верхних строк (как минимум - одна) должны содержать заголовки, описывающие содержимое расположенного ниже столбца;

3) не включать в список пустые строки и столбцы.

Задание 5.

Создайте таблицу ежедневного учета прихода и расхода товаров согласно образцу. Установите в ячейках, в которых хранятся значение денежных сумм числовой формат «Денежный» с соответствующими единицами измерения. В ячейки Е4:Е13; Н4:Н13; J4:J13; Н14 и J14 введите соответствующие формулы. В ячейку I1 введите текущую дату (установите числовой формат «Дата»). Выполните вычисление Суммы продаж (I4:I13) учитывая, что некоторые товары были проданы со скидкой. Установить скидку: Acer – 3%, LG – 4 %, остальные 0.

 

Образец таблицы:

 

Для выполнения этого задания следует выполнить следующие действия.

1. Создайте новый лист. Для этого выполните команду Лист из меню Вставка.

2. Переименуйте созданный лист. Для этого выполните двойной щелчок мышью на названии Лист4 и введите новое название База_данных.

3. Для оформления заголовка таблицы следует выделить диапазон ячеек А1:G1. Выполните команду Формат/Ячеек. На вкладке Выравнивание выберите Объединить ячейки. Затем введите в полученную ячейку «Список товаров» и установите нужные параметры шрифта. Аналогичным образом объедините ячейки для Даты и Курса доллара. Введите в ячейки нужные данные;

4. В ячейку I1 введите текущую дату, используя функцию СЕГОДНЯ(). Для этого воспользуйтесь Мастером функций (категория функций Дата и время).

5. Измените формат ячейки С1 на Денежный. Для этого выделите ячейку и выберите команду Формат/Ячеек. На вкладке Число выберите Денежный. Число десятичных знаков – 2, Обозначение – $ Английский (США). Затем введите текущий курс доллара;

6. Далее введите в ячейки третьей строки нужный текст. Для изменения ориентации текста в ячейке нужно выполнить Формат/Ячеек. На вкладке Выравнивание установите Ориентацию 90⁰.

7. Для заполнения ячеек поля № целесообразно использовать Маркер заполнения. Введите в А4 – 1, в А5 – 2. Затем выделите эти ячейки, установите курсор в правый нижний угол выделенного диапазона и протащите мышь.

8. Прежде чем заполнять ячейки в оставшихся столбцах таблицы, предусмотрите формулы для вычисления Цены товаров в рублях, Суммы продаж, Количества остатка и Суммы остатка.

9. Для вычисления Цены товаров в рублях (ячейки Е4:Е13) сначала введите в ячейку Е4 формулу =D4*$С$2. Зафиксируйте ввод (Enter). Затем с помощью маркера заполнения скопируйте это формулу в ячейки Е5:Е13. Обратите внимание, что в формуле ссылка на ячейку, где хранится значение курса доллара – абсолютная (при копировании формулы она не должна меняться).

10. Для вычисления Суммы продаж введите в ячейку Н4 формулу: =G4*Е4*(1–F4) и скопируйте её (с помощью маркера заполнения) в другие ячейки поля Сумма продаж.

11. Самостоятельно укажите формулы для вычисления Количества остатка и Суммы остатка (вычисляя Сумму остатка, скидку не учитывать).

12. Для вычисления общей суммы продаж нужно в ячейку Н14 ввести формулу с функцией суммирования =СУММ(H4:H13). Для ввода функции суммирования можно использовать мастер функций или кнопку . Аналогично подсчитайте Сумму остатка всех товаров.

13. Измените числовой формат диапазона ячеек D4:D13 (Денежный. Число десятичных знаков ­– 0, Обозначение – $ Английский (США).

14. Заполните ячейки полей Наименование товара, Цена в долларах, Кол-во прихода, Кол-во продаж и Скидка с помощью формы данных согласно образцу. Для этого установите курсор мыши в любую ячейку вашего списка и выполните команду Данные®Форма. Вы получите в диалоговом окне форму данных, содержащую статический текст (имена полей базы данных) и окон редактирования, в которых можно вводить и редактировать текст. Вычисляемые поля (в которых размещены формулы) выводятся на экран без окон редактирования (например, «Кол-во остатка» и «Сумма остатка»). Теперь вы имеете свою таблицу как бы в форме отдельных карточек – записей (каждая из которых представляет строку таблицы). После окончания ввода данных нажмите кнопку Закрыть. В последних столбцах автоматически появятся результаты вычислений.

15. Самостоятельно задайте обрамление таблицы базы данных границами.

16. Добавьте несколько новых записей в базу данных на ваше усмотрение с помощью формы данных. Вводите данные так, чтобы обязательно присутствовал товар с нулевым остатком (т.е. Кол-во продаж=Кол-во прихода). После окончания добавления записей нажмите кнопку Закрыть.

 

Оперирование данными

Фильтрация данных.

Отфильтровать список – это значит скрыть все строки, кроме тех, которые удовлетворяют условиям отбора. Фильтрация данных по определенному признаку позволяет видеть не всю таблицу, а только ту ее часть, которая сейчас нужна. Это особенно удобно при большом количестве данных в таблице.

Автофильтр.

Для простых условий отбора данных используется команда Автофильтр. Сначала следует выделить любую ячейку в списке, затем в пункте меню Данные в подменю Фильтры выбрать команду Автофильтр. В результате появятся кнопки со стрелочками радом с каждым заголовком столбца. Это кнопки автофильтра. Нажав на эту кнопку, можно раскрыть список значений, которые можно использовать для условий отбора. После фильтрации списка в Строке состояния будут содержаться количество отобранных строк и общее число записей.

Для того, чтобы восстановить все данные (воспроизвести таблицу в полном виде с перечнем всех товаров), достаточно убрать отметку команды Автофильтр (команда Данные® Фильтр).

Примеры использования Автофильтра:

1) Автофильтр можно использовать, чтобы найти заданное число наибольших или наименьших элементов в списке. Для этого следует нажать на кнопку автофильтра и выбрать условие отбора: Первые 10.