Изменение ширины столбца и высоты строк

Ширина столбца измеряется в символах. Она может быть от 0 до 255 символов.

Изменить ширину столбца (строки) можно двумя способами:

1) Подвести курсор к границе столбца (строки) в области заголовка (указатель примет вид расщепленной стрелки), нажать ЛКМ, удерживая ее, переместить границу на новое место.

2) Выделить хотя бы одну ячейку в столбце (строке), затем выполнить команду (Формат - Столбец - Ширина) или (Формат - Строка - Высота) и указать в диалоговом окне необходимое числовое значение ширины (высоты).

Вставка

Высота строки измеряется в пунктах (от 0 до 409).

Если большое число, не помещается в ячейку, то Excel заменит его цепочкой символов ###. Необходимо увеличить ширину столбца таким образом, чтобы она соответствовала количеству вводимых символов.

Ввод данных в ячейки таблицы

В любую ячейку электронной таблицы можно ввести:

- число;

- формулу;

- текстовую (алфавитно-цифровую) информацию.

Числа могут быть целые, дробные (десятичные) отрицательные, положительные.

Число может быть задано в экспоненциальной форме.

Например: 49800 = 4.95E+4 т.е. 4.95*10⁴ 0.000025 = 2.5E-5 = 2.5*10^-5

Ввод формулы в ячейку начинают со знака " = ". В формулу могут входить числа, адреса ячеек и функции, соединенные между собой знаками арифметических операций. После окончания ввода формулы следует нажать Enter или переместиться в другую ячейку щелчком ЛКМ.

Значением ячейки будет число, которое машина вычислит в соответствии с введенной формулой.

Текстовая информация, введенная в ячейку, не подвергается каким-либо математическим преобразованиям.

Если текст, введенный в ячейку, превысит по длине видимую часть столбца, то возможны два варианта отображения содержимого ячейки:

1) если следующие ячейки в строке пусты, тогда визуально текст накроет эти ячейки

2) если в следующих ячейках есть данные, тогда правая часть текста скроется за этими ячейками. При этом в строке формул будет отображен весь текст выделенной ячейки.

Если в ячейку введено число, имеющие наименование, это число будет восприниматься системой как текст. Например, 220 р.; 130 кг. и т. п. Такое значение не может быть использовано при проведении расчетов. Тем не менее, в Excel есть возможность задать формат ячейки таким образом, что в ячейке будет отображены единицы измерения, но введенные числа можно будет использовать для вычислений. Для этого используется команда (Формат - Ячейки), затем в диалоговом окне активируется вкладка " Число " и выбирается тип (например, денежный, в рублях, долларах и т. п.).

Автозаполнение ячеек

Заполнить ячейки таблицы данными, формулами или текстом можно автоматически, используя маркер заполнения, который находится в правом нижнем углу выделенной ячейки.

Порядок выполнения автозаполнения:

1) Ввести данные в первую ячейку, Enter;

2) Выделить ячейку с введенными данными щелчком ЛКМ;

3) Подвести указатель мыши к маркеру заполнения таким образом, чтобы он принял вид черного крестика, нажать ЛКМ, удерживая ее, растянуть выделение на несколько соседних ячеек. Данные первой ячейки будут скопированы в выделенные ячейки. Если при этом удерживать клавишу Ctrl, то автозаполнение будет выполнено с прибавлением. Напри- мер: 426, 427, 428… или: январь, февраль, март и т.д.

4) Таким же образом можно копировать формулы. Если при этом формула содержала адреса ячеек, то они будут изменены:

- при копировании по горизонтам адрес ячейки А1 будет меняться следующим образом: В1, С1, D1, F1;

- при копировании по вертикали адрес А1 будет меняться: A2, A3, A4, A5 и т.д.

Если есть необходимость сделать адрес ячейки абсолютным, т.е. чтобы при копировании формулы адрес А1 оставался неизменным, применяют знак $:

Например:

a) $A1 - при копировании название столбца будет оставаться неизменным, номер строки может меняться А1, А2, А3 …

b) A$1 - при копировании название столбца будет оставаться неизменным, номер строки может меняться А1, B1, С1.

c) $A$1 - при копировании название столбца и номер строки будет оставаться неизменным

 

Авто суммирование.

Для автоматического вычисления суммы нескольких ячеек следует выполнить следующие действия:

1)

S

Выделить ячейки с данными, которые следует слодить, включая одну пустую.

2) Щелкнуть ЛКМ на кнопке панели " Стандартная ".

Если после выполнения авто суммирования пришлось изменить содержимое каких-либо ячеек, входящих в сумму, то автоматически изменится и результат суммирования.

 

Ввод функций.

Для выполнения более сложных операций по обработке числовой и текстовой информации в Excelприменяются стандартные функции. В Excel входии свыше 250 функций нескольких категорий.

Например:

1) Математические: корень, степень, сумма, cos, tg, и т.д.

2) Статистические: среднее значение, минимальное значение, уменьшение суммы капитала и т.д.

3) Финансовые: расчет процентов, увеличение и уменьшение суммы капитала и т.д.

4) дата и время: сегодня.

5) Логические - вычисления, результатом которых могут быть истина или ложь и т.д.

Каждая функция имеет определенную структуру. При использовании функции необходимо задать ее параметры.

Например: функция СТЕПЕНЬ в качестве аргументов содержит два числа:

число 1 - основание степени

число 2 - показатель степени.

Оба эти числа можно задать формулами и использовать ссылки на ячейки.

Порядок ввода функций:

1)

¦x

Выделить ячейку, куда следует записать результат вычисления функций.

2) Выполнить команду [Вставка - Функция] или щелкнуть кнопку на панели " Стандартная ".

3) В открывшемся диалоговом окне " Мастер функций " в списке " Категория " выбрать категорию функции щелчком ЛКМ, в списке " Функции " двойным щелчком выбрать название функции

4) В дополнительном диалоговом окне в поле ввода ввести аргументы функции, щелкнуть ОК.

5) В выделенной ячейке будет записано число, которое является результатом вычисления функции.

 

Редактирование и оформление таблиц Excel

1. Выделение группы ячеек

- подвести курсор к первой ячейке, нажать ЛКМ, удерживая её, протянуть выделение на другие ячейки;

- если выделяемые ячейки расположены в разных местах документа, то выделять их следует щелчком ЛКМ, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

 

2. Выделение строки (столбца) выполняется щелчком ЛКМ по заголовку строки (столбца).

 

3. Очистка содержимого ячейки

- установить курсор в ячейку или выделить группу ячеек

- нажать клавишу Delete.

 

4. Удаление строки, столбца

- выделить строку, столбец

- выполнить команду [ Правка - Удалить]

- в диалоговом окне ответить на запросы, щёлкнуть OK.

 

5. Добавление строк и столбцов

- выделить строку (столбец), находящуюся ниже и справа от того места, где требуется вставить новую строку (столбец)

- выполнить команду [Вставка - Строки (столбца)]

При вставке новых строк (столбцов) существующие строки (столбцы) сдвигаются вниз (вправо), чтобы освободить место для вставки.

 

6. Горизонтальное и вертикальное выравнивание содержимого ячеек:

- выделить ячейку или группу ячеек

- выполнить команду [Формат - Ячейки - Выравнивание]

- в открывшемся диалоговом окне открыть раскрывающийся список "по горизонтали"

- выбрать тип горизонтального выравнивания: по центру, по левому краю, по правому краю, по центру выделения.

При выравнивании "по центру выделения" данные записываются в первую ячейку, остальные выделенные ячейки должны быть пустыми.

- в диалоговом окне открыть раскрывающийся список "по вертикали"

- выбрать тип вертикального выравнивания: по нижнему краю, по верхнему краю, по центру, по высоте. При выравнивании "по высоте" несколько строк текста, размещённые в ячейке, равномерно распределяются между верхней и нижней границей ячейки

- активизировать переключатели " переносить по словам " и " объединить ячейки " (по необходимости).

7. Настройка ориентации текста:

- выделить ячейки

- выполнить команду [Формат - Ячейки - Выравнивание]

- в открывшемся диалоговом окне в поле "ориентация" выбрать тип ориентации: вертикально; снизу вверх, сверху вниз, а также под определённым углом ("перетащить" указатель "надпись" в любое положение в пределах полукруга в 180⁰ (от -90⁰ до +90⁰).

 

8. Изменение шрифта и цвета текста:

- выделить ячейки

- выполнить команду [Формат - Ячейки - Шрифт]

- в диалоговом окне можно задать: шрифт (Times New Roman и др.), начертание (курсив и др.), размер (10пт и др.), подчёркивание, зачёркнутый, верхний индекс, нижний индекс, цвет шрифта

- щёлкнуть кнопку OK.

Некоторые из параметров символов и абзацев можно задать кнопками на панели " Форматирование ".

 

9. Форматирование отдельных символов и слов в тексте ячейки:

- выделить ячейку

- выделить форматируемые символы в строке формул

- выполнить команду [Формат - Ячейки - Шрифт]

- задать параметры форматирования в диалоговом окне.

 

10. Добавление границ к ячейкам:

- выделить ячейки

- выполнить команду [Формат - Ячейки - Граница]

- в диалоговом окне выбрать тип и цвет линии, затем выбрать тип границ (внешние, внутренние и др.). Для удаления границ нужно выбрать кнопку " Нет границ ".

Добавление границ к ячейкам можно использовать кнопку " Граница " на панели " Форматирование ".

 

11. Добавление заливки к ячейкам:

- выделить ячейки

- выполнить команду [Формат - Ячейки - Вид]

- в диалоговом окне выбрать цвет и узор ячеек. Значение " Нет заливки " позволяет отменить выполненную ранее заливку.

 

12. Вставка разрыва страницы.

Разрывом страницы называется служебный код, который предписывает принтеру прекратить печать одной страницы и перейти на другую. Excel автоматически добавляет разрыв страницы к листу, когда страница заполняется информацией и отличает положение разрыва тонкой пунктирной линией. Автоматическое разбиение на страницы включается командой [Сервис - Параметры] в дополнительном диалоговом окне на вкладке < Вид > активизируется переключатель " Авторазбиение на страницы ".

В Excel можно вставлять принудительные вертикальные и горизонтальные разрывы страниц. Для этого:

- выделить ячейку расположенную ниже и справа от места, куда следует вставить разрыв страницы.

- выполнить команду [Вставка - Разрыв]

В обычном режиме [Вид - Обычный режим] Excel отмечает разрывы страниц жирной пунктирной линей.

В режиме разметки страниц [Вид - Разметка страницы] можно перетащить линию разрыва на новое место, удерживая нажатой ЛКМ. Excel перенумерует страницы листа.

Чтобы удалить принудительный разрыв страницы, нужно щелкнуть на ячейке, расположенной ниже и справа от него и выполнить команду [Вставка - Убрать разрыв

 

Работа с листами книги

 

Книга Excel – это совокупность организационных средств, предназначенных для эффективного управления данными.

Листы – это основные блоки для хранения информации в Excel.

По умолчанию каждая книга в Excel содержит 3 листа. Листы книги можно добавлять, удалять, переставлять, переименовывать, устанавливать информационные связи между листами и книгами, защищать данные листов и книг от несанкционированного доступа паролями. Каждый лист книги имеет свой ярлык с названием, размещённый в нижней части листа: лист1, лист2, лист3…

1. Переход между листами книги.

Чтобы перейти с одного листа книги на другой достаточно щёлкнуть ЛКМ по ярлычку с названием этого листа. Слева от ярлычков расположено несколько кнопок прокрутки ярлычков. С помощью этих кнопок можно перейти к невидимым в настоящий момент листам.

2. Переименование листов.

Вместо названия «лист1» активному листу можно присвоить более содержательное имя, т.е. переименовать лист.

1 способ: - Выполнить команду [ Формат – Лист - Переименовать]

- ввести с клавиатуры новое имя

- нажать Enter

2 способ: - Дважды щёлкнуть ЛКМ по ярлычку листа

- ввести с клавиатуры новое имя

- нажать Enter (для отмены Escape)

3. Удаление листов.

При удалении листов следует помнить, что удаленный лист безвозвратно теряется, даже если на нём есть несколько строк и столбцов с данными. Отменить команду удаление листа невозможно.

Порядок выполнения:

a. Отобразить лист, который требуется удалить, в окне рабочей области. Для этого следует щёлкнуть на его ярлычке.

b. Если необходимо выделить сразу несколько листов, удерживают нажатой клавишу Ctrl при щелчке на каждом дополнительном окне. Кроме того, если щёлкнуть на двух ярлычках при нажатой клавише Shift, то будут выделены и указанные листы, и все листы в промежутке между ними.

c. Выполнить команду [Правка-Лист]

d. Подтвердить удаление щелчком на кнопке OK в диалоговом окне.

4. Вставка листов

Выполняется командой [Вставка-Лист] новый пустой лист размещается перед текущим активным листом, ему присваивается имя в зависимости от количества листов в книге. Например, в книге имеются три листа, в данный момент активен первый лист с названием «Начисление», то вставленный новый лист будет размещён перед первым листом, и будет иметь имя «Лист 4». После вставки листа его можно переименовать.

5. Перемещение листов

Эта операция используется для изменения порядка размещения листов с данными с рабочей книге.

a) Установить указатель мыши на ярлычке рабочего листа, который требуется переместить.

b) Нажать ЛКМ, удерживая её, перетащить ярлычок, ориентируясь по стрелке, указывающей новое его расположение, затем отпустить ЛКМ.

 

Если во время перетаскивания удерживать нажатой клавишу Ctrl, то в книге появляется копия листа. Она содержит те же данные, что и исходные лист. Имя листа так же копируется и к нему добавляется число 2, указывающий на существование двух листов с одинаковыми именами.

 

6. Копирование данных с одного листа книги в другой.

Порядок выполнения:

а) Открыть лист, куда следует скопировать данные.

б) Выделить ячейку для размещения копируемых данных.

в) Ввести знак «=».

г) Перейти на другой лист, где содержатся копируемые данные.

д) Нажать клавишу Enter.

Для копирования данных из блока ячеек можно скопировать сначала данные первой ячейки, а затем распространить формулу с помощью маркера заполнения.

7. Установка связей между листами.

Одним из способов установки связи между листами книги является операция копирования данных с одного листа на другой. Связь между листами можно установить также с помощью формул, которые вводятся в ячейки одного листа, и используют адреса ячеек из другого листа.

Порядок выполнения

а) В текущем листе выделить ячейку

б) ввести знак «=»

в) перейти на другой лист

г) выделить ячейки, данные которых используются в формуле

д) продолжить набор формулы, пользуясь ее отображением в строке

формул.

е) после окончание ввода формулы нажать ENTER.

ж) В ячейке будет отображен результат вычисление по формуле.

Если изменить значение ячеек другого листа, адреса которых использованы в формуле, то EXCEL автоматически пересчитает результат вычислений по формуле.