Защита листов и книг от несанкционированного доступа и внесения изменений

 

а). Временное скрытие столбцов и строк на время работы с другими ячейками осуществляется командой [Формат – Строка(Столбец) - Скрыть]. Предварительно строка или столбец должны быть выделены.

Для восстановления на экране скрытых строк или (столбцов) необходимо выделить прилегающие строки (столбцы), затем выполнить команду [Формат – Стоки (Столбцы) - Отобразить]. Строки и столбцы скрываются с экрана вместе с номером или буквой. При этом их фактического удаление из листа не происходит.

б). Данные листа можно защитить от изменений паролем. Для этого:

- Сделать лист текущим щелчком ЛКМ по его ярлычку;

- Выполнить команду [Сервис – Защита – Защитить лист];

- Ввести пароль в текстовое поле диалогового окна и щелкнуть кнопку ОК

При вводе пароля следует помнить, что Excel различает заглавные и строчные буквы.

Защищенные паролем данные нельзя изменить не отменив пароль.

Для того, чтобы снять защиту, необходимо выполнить команду [Сервис – Защита – Снять защиту] затем в диалоговом окне следует ввести пароль и щелкнуть [ОК].

в). Установка пароля для доступа к файлу. Установленный пароль будет запрашиваться каждый раз перед открытием файла. Если пароль будет потерян, то открыть защищенный файл уже не удастся. Пароль устанавливается при сохранении файла на диске.

После выполнения команды [Файл – Сохранить как] в диалоговом окне выбирается диск и записывается имя файла. Затем следует выполнить команду [Сервис – Общие параметры]. Опция Сервис находится в диалоговом окне «Сохранение документа». После этого открывается дополнительное диалоговое окно «Параметры сохранения» с двумя текстовыми полями. В поле «пароль для открытия файла» вводится пароль, который служит для того, чтобы файл могли открыть пользователи, знающие этот пароль.

В поле «Пароль разрешения записи» вводится пароль, дающий право производить в файле какие – либо изменения. Без знания этого пароля нельзя будет редактировать файл.

Для снятия пароля необходимо выполнить команду [Файл – Сохранить как], в диалоговом окне выполнить команду [Сервис – Общие параметры], затем удалить пароль из текстового поля «Пароль для открытия файла».

 

 

Создание и редактирование диаграммы в Excel

Диаграммы создаются на основе данных существующих листов, так что перед построением диаграммы необходимо создать лист, содержащий все необходимые цифры и факты. Данные для построения диаграммы могут быть размещены в разных местах листа, но лучше размещать их так, чтобы их легко можно было выделять и комбинировать, а так же преобразовывать их в диаграммы. В Excel можно создать 14 основных типов диаграмм, каждый из которых может иметь несколько разновидностей.

Порядок и создание диаграммы:

1. Выделить диапазон ячеек с данными для построения диаграммы.

2. Выполнить команду [Вставка - Диаграмма] или щелкнуть ЛКМ кнопку «Мастер диаграмм» на панели “Стандартная”

3. Открывается окно мастера диаграмм.

Работа мастера диаграмм выполняется в пошаговом режиме (4 шага). Переход от одного шага к последующему происходит щелчком по кнопке «Далее»

1 шаг: выбор типа диаграммы

2 шаг: в диалоговом окне отображен диапазон ячеек, на основании которых строится диаграмма. Можно изменить этот диапазон, либо «просто щелкнуть кнопку «Далее».

3 шаг: задаются параметры диаграммы.

На вкладке Заголовки можно ввести название диаграммы (несколько названий).

На вкладке Легенда можно отредактировать область легенды. (обычно содержит распределение соответствия цвета, частей диаграммы и данных).

На вкладке «Подписи данных» можно выбрать тип подписей (значения, части, доля и т. д.)

4 шаг: задается размещение диаграммы: на имеющемся месте либо на отдельном.

При выборе «на имеющемся» диаграмма размещается как объект текущего листа, может быть изменена в размерах (за узелки), может быть перемещена на другое место листа методом «Держать и тащить», может быть удалена клавишей Delete.

При выборе «на отдельном листе» в текстовом поле можно вписать название листа: «Диаграмма 1» или «Сводная диаграмма» и т. д.

Последний шаг завершает подготовку диаграммы. Для выполнения построения диаграммы следует щелкнуть кнопку «Готово» в окне мастера диаграмм.

Форматирование диаграммы можно производить с помощью панели инструментов «Диаграмма» [Вид – Панели инструментов - Диаграммы]. Кроме того, двойным щелчком мыши на диаграмме открывается диалоговое окно “ Формат области диаграммы ”. В этом окне, на вкладке “ Вид ” можно добавить обрамление к диаграмме. На вкладках “ Шрифт ” и “ Свойства ” можно изменить другие параметры: название, подписи, символы и т. п.

Форматирование отдельных элементов диаграммы можно произвести двойным щелчком ЛКМ на соответствующем элементе. При этом вокруг элемента появляются маркеры выделения.

Затем следует выполнить команду [Формат – Выделенные подписи данных] или [Формат – Выделенное название диаграммы].

В открывшемся диалоговом окне имеются вкладки Вид, Шрифт, Выравнивание для изменения атрибутов формата текста и добавления границ или цвета. После выбора параметров диалоговое окно следует закрыть кнопкой ОК.

При создании гистограмм, линейчатых, точечных, пузырчатых, цилиндрических, конических и пирамидальных диаграмм можно нанести на них линии сетки, проходящие по горизонтали от оси Y или вертикально от оси X. Сетка помогает связать изображение на диаграмме с численными значениями и оказывается особенно полезной при точных сравнениях по различным категориям данных. Для нанесения сетки необходимо:

1. Дважды щелкнуть ЛКМ на области диаграммы.

2. Выполнить команду [Диаграмма – Параметры диаграммы – Линии сетки].

3. Установить флажки в поля “Основные линии”, “Промежуточные линии”

4. Щелкнуть кнопку ОК.

На готовую диаграмму можно нанести дополнительные линии и надписи с помощью панели «рисование». Для этого необходимо дважды щелкнуть ЛКМ по диаграмме, затем выбрать инструмент на панели «Рисование», (стрелка, линия, надпись) и внести в диаграмму соответствующие изменения. Добавленные элементы рисунка можно перемещать по диаграмме, задавать цвет линий и шрифта, удалять.

Печать диаграммы

Диаграмму можно печатать вместе с данными листа или отдельно от них. Для печати диаграммы ее нужно выделить щелчком ЛКМ, затем выполнить команду [Файл - Печать], задать параметры печати, нажать ОК.

По умолчанию Excel печатает диаграмму на целой странице. Если нужно, чтобы напечатанная диаграмма была того же размера, что и на листе, необходимо перед печатью выполнить команду [Файл – параметры страницы], перейти на вкладку “ Диаграмма ” и активизировать переключатель “ Пользовательский ”. Закрыть окно кнопкой ОК. После этого выполнить печать диаграммы. В этом случае размеры диаграммы на бумаге будут соответствовать заданным на листе.

Обработка информации в списках

 

Для работы с большими объемами информации Excel имеет набор специальных средств обработки списков. Списком называется таблица, содержащая связанные данные, разделенная на столбцы – поля и строки – записи.

По сути список представляет собой элементарную базу данных. Список обычно имеет постоянное количество столбцов. Количество записей неограничивается, оно может меняться. Записи можно добавить, удалить, переставить, отсортировать, выбрать из всего количества только нужные и т. п. Записи можно вводить обычным способом, используя тексты, числа, формулы, функции, режим автозаполнения. Можно задавать форматы числа: денежный и т. п.

Записи можно вводить так же в режиме Формы. Этот режим включается командой [Данные - Форма]. На экран выводится диалоговое окно с названиями полей таблицы. Перемещение между записями происходит с помощью вертикальной полосы прокрутки, либо кнопками “ Назад ” и “ Далее ”.

Для ввода новой записи следует прокрутить список до конца и щелкнуть кнопку “ Добавить ”. Затем ввести новые данные в соответствующие поля таблицы. Новая запись будет внесена в исходную таблицу. Для удаления записи в режиме формы необходимо перейти к соответствующей записи щелкнуть кнопку “ Удалить ”.