Документальний контроль в бюджетних установах

У процесі документальної перевірки розрахункових і кредитних операцій з метою виконання умов договору ревізору, насамперед, слід ознайомитися з переліком юридичних і фізичних осіб, з якими підприємство, що перевіряється, веде розрахунки; вивчити динаміку кредиторської заборгованості та встановити, чи відповідають дані, отримані за розрахунками, даним бухгалтерського обліку. Це дає змогу з'ясувати якість внутрішньогосподарського контролю за розрахунками з боку бухгалтерії, виявити випадки викривлень звітних даних за такою заборгованістю:

Документальну перевірку розрахункових і кредитних операцій доцільно проводити у такій послідовності:

1. За даними аналітичного обліку виявляють суми кредиторської заборгованості. Для цього ревізор за погодженням із замовником може запросити у кредиторів підтвердження про належні їм суми.

2. Звіряють залишок заборгованості, яка обліковується на балансі на початок періоду перевірки за кожним видом розрахунків, із залишком в облікових регістрах і з актами взаємозвірки розрахунків з постачальниками та підрядниками.

3. Перевіряють записи за кожним видом розрахунків у регістрах, а також документах, які були підставою для цих записів.

4. Перевіряють законність проведених операцій щодо кожної суми заборгованості.

5. Перевіряють законність виставлених кредиторами претензій підприємству.

6. Для вирішення поставлених перед ревізором завдань перевірку діяльності бюджетної установи рекомендується починати з розрахунків за виконані роботи, розрахунків за податками та платежами, органами соціального страхування, з оплати праці та з іншими кредиторами. Нижче наведено особливості ревізії за кожним видом розрахунків.

7. Розрахунки за виконані роботи. При ревізії облікових записів за рахунком 63 "Розрахунки за виконані роботи" потрібно перевірити:

- наявність і правильність оформлення договорів з виконання робіт з капітального будівництва та надання послуг у наукових бюджетних установах, виробничих (навчальних) майстернях і підсобних (навчальних) сільських господарствах;

- причини виникнення заборгованості та дату її погашення;

- випадки неправильної реєстрації угод у книзі обліку асигнувань і прийнятих зобов'язань за звітний період;

- оформлення рахунків фактур, актів виконаних робіт (наданих послуг);

- порядок проведення реєстрації зобов'язань і фінансових зобов'язань, що виникають в процесі виконання кошторису тощо.

Під час проведення ревізії розрахунків за виконані роботи, ревізору слід знати найтиповіші помилки та відхилення від чинного законодавства, що можуть виникнути:

- несвоєчасне відображення в обліку розрахунків за виконані роботи;

- при виявленні недостачі чи дефекту рекламаційний акт не складається;

- відсутність необхідних реквізитів в акті приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг), які надають документу юридичної сили;

- порушення строків зберігання документації в архіві;

- порушення методології обліку в частині неправильно складених кореспонденцій рахунків.

Розрахунки за податками й платежами. Бюджетні установи, отримуючи доходи за рахунок асигнувань з державного та місцевих бюджетів, є платниками податків і платежів у бюджет. Отже, спочатку необхідно перевірити чи зареєстрована бюджетна установа в органах Державної податкової служби та чи отримано довідку про взяття на облік платника податків за формою № 4-ОПП. Якщо бюджетна установа є неприбутковою, необхідно перевірити чи включена вона до Реєстру неприбуткових організацій, внаслідок чого вони звільняються від сплати податку на прибуток.

Перевірка правильності, повноти та своєчасності перерахування (сплати) податків, зборів, платежів до бюджету може встановлюватися шляхом перевірки платіжних документів, податкових декларацій тощо.

Для цього ревізор може застосовувати: порівняння на відповідність сум у кореспонденції рахунків з документами, що є підставою для запису (акти виконаних робіт, розрахунково-платіжні документи); вивчення термінів відображення ПДВ на предмет наявності чи відсутності передчасного зарахування сум даного податку (наприклад, за основними засобами, що вводяться в експлуатацію, ще до приймання даного об'єкта); встановлення правильності відображення сум ПДВ.

Розрахунки з оплати праці та зі страхування. При ревізії розрахунків з оплати праці та зі страхування необхідно перевірити:

- обґрунтованість затвердження асигнувань на заробітну плату;

- дотримання штатної та трудової дисципліни;

- обґрунтованості встановлення надбавок і доплат;

- правильності розрахунку середнього заробітку;

- дотримання порядку нарахування та сплати обов'язкових платежів;

- джерела оплати праці для бюджетних установ.

Ревізію витрачання коштів на оплату праці в бюджетній установі необхідно розпочинати з перевірки обґрунтованості затвердження асигнувань на заробітну плату працівників бюджетних установ, для чого ретельно перевірити правильність планування виробничих показників (за мережею, штатами та контингентом), а також застосування норм і нормативів у розрахунках. Ревізору потрібно знати, що планування фонду оплати праці (ФОП) щодо кожної категорії персоналу здійснюється відповідно до специфіки діяльності установи.

Необхідно також встановити, чи не здійснюється планування та виплата заробітної плати за рахунок коштів загального фонду кошторису працівникам підрозділу бюджетної установи, які утримуються винятково за рахунок спеціальних коштів.

Поряд із зазначеним базовою нормою у перевірці правильності визначення ФОП є система оплати праці, яка запроваджена в даній бюджетній установі. Мається на увазі, що посадові оклади працівників бюджетних установ досить часто залежать від кваліфікаційного та освітнього рівня.

Наступним етапом ревізії розрахунків з оплати праці є перевірка дотримання штатної дисципліни. Передусім рекомендується здійснити зіставлення фактичного штату працівників зі штатним розкладом, тобто перевірити, чи не допускається утримання посад, не передбачених штатним розкладом.

Як відомо, штатним розкладом визначається чисельність працівників, перелік і кількість посад, затверджених вищою організацією. Однак для виконання окремих робіт на короткий час бюджетна установа може залучати осіб, які не перебувають у штаті установи. Такі працівники належать до нештатного (неспискового) складу.

Також треба звернути увагу на ефективність використання робочого часу. Спочатку необхідно зіставити фактично відпрацьований час з плановим. Уважно перевірити табель обліку відпрацьованого часу. Найчастішими порушеннями обліку є табелювання робочих днів за період тимчасової непрацездатності або за період неявок на роботу без поважних причин.

Перевіряючи правильність нарахування погодинної заробітної плати, до уваги беруть дані про фактично відпрацьований час і систему встановленихставок. Можна виявити такі типові порушення, як неправильне відображення дати прийому на роботу або звільнення з роботи, завищення окладу, а також внесення в робочі дні періоду, за який треба було б нараховувати допомогу з тимчасової непрацездатності.

Ще одним етапом ревізії розрахунків з оплати праці є перевірка правильності встановлення працівникам надбавок і доплат. Для цього вивчаються питання:

- чи були підстави для встановлення надбавок і доплат;

- чи правильно визначено розміри та суми надбавок і доплат;

- чи були законні джерела для виплати надбавок і доплат.

Перевірці підлягає питання щодо законності та правильності розрахунку середнього заробітку для оплати відпусток, компенсації за невикористану відпустку, службових відряджень, вимушеного прогулу, вихідної допомоги у разі звільнення працівників тощо.

У проведенні ревізії видатків на оплату праці необхідно також перевірити дотримання порядку нарахування та сплати обов'язкових платежів до державних страхових фондів, а також правильність утримань із сум заробітної плати.

Перевіряючи дотримання на підприємстві трудового законодавства, ревізор може встановити, як здійснюється оформлення співробітників при їх прийманні та звільненні працівника, стан обліку робочого часу співробітників, особливість побудови системи оплати праці тощо.

Особливе значення надається встановленню фактів включення до витрат виробництва (обігу) витрат з оплати праці робітників, зайнятих в інших видах діяльності (в обслуговуючій і соціально-культурній сферах), а також правильності віднесення цих витрат до фонду оплати праці. Також необхідно проаналізувати правильність утримання із заробітної плати податку з доходів фізичних осіб, внесків до фондів соціального страхування, аліментів, а також обґрунтованість розрахунків з депонентами, шляхом перевірки платіжних відомостей депонованої зарплати, суми депонентської заборгованості та дати виникнення, кількості депонентів.

Розрахунки за іншими операціями. При перевірці розрахунків за іншими операціями необхідно перевірити порядок розрахунку місячної плати за утримання дітей в школах-інтернатах, за навчання дітей у музичних школах, а також порядок ведення та оформлення розрахунків з батьками за утримання дітей (ф. № 327).