Формирование внутренней регламентирующей документации

Требование стандарта ИСО 9001:2000 о внедрении на предприятии процессного подхода реализуется в Business Studio возможностью графического описания бизнес-процессов. В Business Studio поддерживаются такие нотации для моделирования деятельности предприятий и организаций, как IDEF0, Процесс, Процедура. При формировании иерархической модели деятельности компании процессы верхнего уровня описываются в нотации IDEF0. Для описания взаимодействия сотрудников на нижнем уровне используется нотация Процедура. При описании алгоритмизированной последовательности шагов используется нотация Процесс.

Если построение иерархической модели бизнес-процессов не является первостепенной задачей для предприятия, в Business Studio существует возможность отдельного описания тех процедур, которые являются обязательными для документирования в рамках стандарта ИСО 9001-2000:

- управление документацией;

- управление записями;

- внутренние аудиты;

- управление несоответствующей продукцией;

- корректирующие действия;

- предупреждающие действия.

Для этого необходимо добавить несколько процессов нотации Процедура в раздел «Процессы» Навигатора без иерархии и отдельно создать диаграмму каждого процесса.

Для каждого процесса создается графическое описание взаимодействия подпроцессов с указанием входящих и исходящих потоков (ТМЦ, документы, информация и пр.). Кроме того, каждый процесс характеризуется набором параметров, описываемых в текстовом виде. Заполнение этих параметров осуществляется в окне свойств процесса (Рис.13):

Рис.13. Окно свойств процесса

На закладку «Нормативно-справочные документы» можно прикрепить к процессу документ, который используется должностными лицами при выполнении данного процесса. Таким образом, можно связывать методические инструкции с действиями в процедурах или формы различных стандартов, которые используются при выполнении процессов, с соответствующими процессами.

В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001-2000, организация должна разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии документы, позволяющие эффективно планировать деятельность, управлять процессами.

Графическое описание процесса и заполнение параметров позволяют пользователю автоматически получить внутренние регламентирующие документы: «Регламент процесса IDEF0», «Регламент процесса», «Регламент процедуры». В указанные документы также попадает информация о показателях процесса, которая может являться подтверждением результативности процесса в рамках внутреннего аудита функционирования процессов. Пример Регламента процесса IDEF0 приведен в Приложении А.

Все требования высшего руководства и стандарта ИСО 9001-2000 доводятся до исполнителей через документы:

- Должностная инструкция (пример см. в Приложении Б),

- Положение о подразделении (пример см. в Приложении В).

Данные документы формируются на основе участия сотрудника в тех или иных процессах (Должностная инструкция), а также участия сотрудников одного подразделения в соответствующих процессах (Положение о подразделении).

Все регламентирующие документы могут быть сформированы и доведены до сведения сотрудников в формате Microsoft Word и HTML-навигатора.

Business Studio предоставляет возможность пользователям корректировать отображаемые в регламентах разделы. Таким образом, можно сформировать пакет регламентирующих документов, отвечающих правилам, принятым на данном предприятии.

При внесении любых изменений в графическое или текстовое описание процессов запуск пакетного формирования отчетов в формате Microsoft Word или HTML-навигатора автоматически актуализирует всю внутреннюю регламентирующую документацию.

Раздел «СМК» Навигатора

Раздел «СМК» Навигатора предназначен для создания «библиотеки справочной документации» организации. В данный раздел можно загрузить тексты стандартов ИСО 9001:2000 и ИСО/ТУ 16949 (см. Рис.14), а также любую другую нормативно-справочную документацию, используемую сотрудниками в повседневной работе. Стандарты (ИСО 9001:2000 и ИСО/ТУ 16949) могут быть загружены в Business Studio следующим образом:
с помощью меню программы «Файл/Импорт из файла…» необходимо выбрать и загрузить файл «Требования стандартов.xml», находящийся в папке «BACKUP» каталога, в который была установлена программа.

Загруженные стандарты отображаются в разделе «СМК» иерархией папок и конечных элементов. Каждая папка или конечный элемент представляет собой наименование раздела стандарта (Рис.14):

Рис.14. Раздел «СМК» Навигатора

Текст стандарта загружается в раздел «Объекты –> Документы –> Бумажные документы» Навигатора, где элементы также группируются по наименованиям разделов стандарта. Поэтому на закладке «Нормативно-справочные документы» элементов «СМК» можно увидеть, что к разделу стандарта прикреплен документ с текстом стандарта (Рис.15):

Рис.15. Закладка «Нормативно-справочная документация» элемента раздела «СМК»

На закладку «Состав» раздела «СМК» (Рис.14) методом «Drag&Drop» из Навигатора можно перенести:

- процесс, реализующий указанное требование раздела стандарта;

- субъекта, который является ответственным за реализацию указанного требования стандарта.

Использование раздела «СМК» (как архива справочной информации), в т.ч. текстов стандартов ИСО 9001:2000 и ИСО/ТУ 16949 обеспечивает следующие возможности:

- в случае разработки и внедрения в организации системы менеджмента качества в соответствии с данными стандартами, обеспечивается оперативный доступ должностных лиц непосредственно к текстам стандартов (например, при проведении внутренних аудитов);

- возможность создания единой «библиотеки знаний». Кроме указанных стандартов в Business Studio можно загрузить любую нормативно-справочную документацию, которая используется сотрудниками в работе;

- использование текста разделов стандартов при составлении отчетов, например, об анализе разработанной (существующей) в организации СМК. Пример такого отчета приведен в Приложении Г. Отчет является статическим и расположен в разделе «Отчеты» в Навигаторе. Кроме того, текст разделов стандартов может быть использован и в настроенных по умолчанию отчетах. Например, отчет «Должностная инструкция» можно настроить таким образом, что в должностную инструкцию каждого пользователя будут попадать разделы стандартов, требования которых он реализует в своей деятельности.

Записи по качеству

В соответствии со стандартом ИСО 9001:2000, предприятие обязано вести записи по качеству по двадцати одному пункту. Записи должны являться подтверждением соответствия и результативного функционирования системы менеджмента качества. В Business Studio возможность ведения записей по качеству реализована в разделе «Управление», в папке «Прочее». Виды записей можно группировать по папкам и в каждой папке заводить перечень записей (Рис.16):

Рис.16. Раздел «Прочее» – «Записи по качеству»

На закладку «Состав» окна свойств записей по качеству из Навигатора методом «Drag&Drop» можно перенести:

- процесс (раздел «Процессы»), в ходе которого была сделана запись по качеству;

- субъекта (раздел «Субъекты»), который является ответственным за оформление данной записи.

На закладке «Нормативные документы» можно к указанной записи прикрепить документ, подтверждающий запись.

Ведение записей по качеству дает возможность сотрудникам предприятия получать оперативный доступ к необходимой информации при проведении внутренних и внешних аудитов системы менеджмента качества.

Описание несоответствий

Для фиксации всех выявленных несоответствий в Business Studio предназначен подраздел «Проблемы и отклонения» раздела «Управление». Проблемы и отклонения могут быть сгруппированы по папкам (Рис.17):

Рис.17. Раздел «Проблемы и отклонения»

Вся дополнительная информация фиксируется в поле «Описание» в окне свойств проблемы или несоответствия. На закладку «Состав» методом «Drag&Drop» из Навигатора можно перенести:

- процесс (раздел «Процессы»), в рамках которого проблема возникла;

- проект (раздел «Проекты») или цель (раздел «Цели и показатели»), направленные на решение проблемы, ликвидацию несоответствия;

- субъекта (раздел «Субъекты»), который является ответственным за решение проблемы, ликвидацию несоответствия;

- требование стандарта (раздел «СМК»), которое было нарушено.

На закладку «Нормативно-справочная документация» из раздела «Объекты» можно перенести документ, который будет содержать детальную информацию о возникшем несоответствии.