Выправить положение может Web

Web-ориентированные системы управления проектами первой волны фокусируются на подготовке отчетов о сроках и ходе выполнения проекта. По мнению их первых пользователей, они просты, надежны и хорошо стыкуются с прочим ПО. Они дают возможность участникам работ отмечать ход выполнения задач на своих персональных Web-страницах, используя для доступа любой имеющийся компьютер. Кроме страниц участников, есть еще Web-страница руководителя с обобщенной точкой зрения на ход проектов.

Сейчас ведутся работы над перенесением в Web и других функций типа планирования проектаили скоординированного общекорпоративного управления всеми проектами. На в первых модулях разработчики сосредоточились на ключевой проблеме.

Одна из первейших причин провала проектов лежит в отсутствии должного уровня связи между участниками, — утверждают глава Standish Group Джим Джонсон, — a Web — великое и многообещающее средство общения». Нужно понимать, что стронуть управление проектами с мертвой точки только инструментарием невозможно. «Дурак останется таковым даже с инструментом, и Web ему не поможет», — говорит Джонсон.

Однако пользователи надеются, что Web укрепит связь между работниками и даст общее видение имеющихся проектов, а значит, Сеть может стать базой для формального и дисциплинированного управления проектами, столь ускользавшего доселе из ИТ-деятельности.

Глядя назад

По мнению Тома Джакоба, руководителя проектов из компании — производителя радиологического оборудования Medrad, фактически управление проектами — это движение затылком вперед. «Руководители проектов подобны гребцам в лодке: те тоже видят, где проплыли, но не могут увидеть, что впереди».

Причина в том, что до сих пор своевременно вносить в проект изменения было очень трудно, говорит Дэвид Чад из British Aerospace. Как руководитель по интеграции систем, он внедряет систему управления ресурсами предприятия. «У нас месячный цикл отчетности, и это очень неприятный режим, — поясняет он. — Пока все отчеты будут собраны, может пройти шесть—семь недель с появления проблемы».

Некоторые руководители не используют электронных средств ведения проектов вовсе. «У нас пускается по кругу бумажный документ, и люди ставят отметки авторучкой, — говорит Стив Тол, координатор расписаний в отделении дизелей из General Motors Canada. — Пометки подытоживаются, мы обновляем расписание и распечатываем снова».

Глядя вперед

Первые Web-ориентированные средства управления проектами позволяют руководителям видеть статус проекта сегодня и планировать его на завтра. Это системы компаний Primavera Systems, ABT, PlanView, Welcom, Business Engine Software, NextPrise и других.

Для Бэнко, использующего систему Webster компании Primavera с февраля 1998 года, это означало колоссальные изменения. Раньше участники проекта должны были заполнять листки учета времени на бумаге, потом все это вводилось в базу данных, а потом экспортировалось в другую базу данных, позволявшую сравнить выполнение проекта с планом. Чтобы получить наглядные результаты, ту же информацию приходилось заново вводить в отдельную графическую программу. Такая отчетность была сложна, препятствовала обычной работе, и руководители старались держаться от нее подальше.

Теперь, с использованием системы Webster, каждый участник проекта имеет свою Web-страницу с перечнем заданий и индивидуальным графиком работ на неделю.

«Это все равно что список заданий, выставляемых руководителем проекта перед участниками, — поясняет Бэнко. — Участники видят, что им предписано делать. Есть специальное поле, где можно сообщить руководителю об отставании или опережении, и на основании этого планы можно откорректировать». Такая организация позволяет иметь информацию в реальном времени и одну корректную базу данных. Руководители проектов получают точную информацию со значительно меньшими усилиями.

Взгляд сверху

Как говорит руководитель проекта Джефф Эйблз из First Union, Web-средства к тому же дают обобщенное видение всех проектов, что невозможно в системах клиент-сервер, хранящих информацию о каждом проекте в отдельном файле: «В Web-системах это непросто, но все же намного проще».

С помощью генератора Reporter в системе PlainView Эйблз получает обобщенный отчет, что позволяет усовершенствовать процесс управления проектами. «Мы можем просуммировать результаты и получить схемы работ. Если обнаруживается, что «шаг №3» представляет собой узкое место для 90% проектов, мы можем заняться им».

Простота Web-системы в использовании делает их доступными для директоров. Это очень важно, поскольку, согласно исследованию Standish Group, поддержка директоров — важнейшая составляющая успеха проекта.

«Если для освоения системы исполнительному директору потребуется пройти трехдневное обучение, про такую систему можно сразу забыть, — считает Ларри Сисмор, руководитель проектов по интеграции процессов и технологий из информационной службы в Federal Express. — Однако вполне реально упросить директора «кликнуть» на Web-страничку — а там уже все скомпоновано, как положено. Он может выйти на страничку и сразу получить все эти замечательные рисунки для каждого проекта».

Отсортируй и запомни

Однако все эти прелести будут приносить пользу только в том случае, если участники проекта хотят работать с инструментарием, а такое встречается отнюдь не всегда. «Люди говорят, что освоение новой системы занимает у них слишком много времени», — продолжает Сисмор. Это следствие того, что во многих клиент-серверных системах управления проектами от всех участников команды требуется освоить сложный модуль планирования проекта, даже если им на деле это планирование не нужно, а нужно только отчитываться о времени и объеме выполнения задания.

В Web-системах эти две задачи разделены, и поэтому срок освоения сокращается с часов до минут. «Быстрота освоения привлекает людей. Когда им говорят, что все функции работают через Web, у них загораются глаза, — объясняет Сисмор. — Они начинают пробовать, и, поскольку все оказывается просто, быстро принимают новый инструмент».

Новые системы — это не только простота, замечает Эйблз, но и лучшее качество работы: «Раньше я мог «не глядя» подключить Боба к проекту на десять часов в неделю. А теперь я вижу, что он уже занят на 50 часов по другим темам. В результате расписание каждого отдельного сотрудника становится намного более «человеческим»».

Сметая границы

Использование Web делает расстояния менее существенными. Это важно для Бэнко, проекты которого связаны с удаленными группами по обучению и установке: «Люди могут отсутствовать в офисе по три-четыре недели, но они всегда в состоянии подключить модем и выйти на Web-страницу. Отметки поступают в реальном времени, даже если наш клиент находится далеко».

А еще новые средства помогают улучшить взаимодействие партнеров по проекту. К примеру, British Aerospace ведет территориально распределенные проекты с привлечением внешних партнеров и поставщиков. «Web-подход позволяет нам собрать всю соответствующую информацию вместе, причем своевременно», — объясняет Чад.

И в этом нет никакой «виртуальной реальности». «Такие системы позволяют намного проще получить информацию, чем системы управления проектами с архитектурой клиент-сервер, даже когда они используются во внутренних сетях intranet», — поясняет Бэнко.

Время рассудит

Несмотря на энтузиазм пользователей, Джонсон полагает, что основные проблемы Web-инструментарию еще предстоит решить: «Значительный успех Web-систем в небольших проектах очевиден, но небольшие проекты в целом и так бывают успешнее». Смогут ли новые средства справиться с большими проектами? «Время покажет, — говорит он. — Пока можно лишь сказать, что это многообещающие средства».

Однако сколь бы много они ни обещали, предостерегает Эйблз, не мешает помнить, что «кадры решают все» — это главный лозунг в управлении проектами. «Инструментарий только помогает, а для хорошего управления проектом нужна корпоративная культура, которая воспитывает командный дух, качество и обдуманность в работе по проекту от начала до конца. Инструменты такую культуру не заменят».