Закупівля товарів за державні кошти

Форми закупівель

Закупівлі товарів за державні кошти здійснюються згідно із Законом України "Про закупівлю товарів за державні кошти", метою якого є досягнення оптимального і раціонального використання коштів через створення конкурентного середовища при організації закупівель та забезпечення прозорості їх здійснення.

Закупівля товарів за державні кошти може здійснюватися способом відкритих торгів, торгів з обмеженою участю, двоступеневих торгів, запиту цінових пропозицій (котирувань) чи закупівлі товарів у одного постачальника (виконавця).

Основною формою здійснення закупівель товарів за державні кошти є відкриті торги. Інші форми закупівель можуть застосовуватись, якщо вартість товарів перевищує 100 тисяч євро, і потребують узгодження з уповноваженим органом.

Організація відкритих торгів

Про заплановану закупівлю чи про проведення процедури попередньої кваліфікації у друкованих засобах масової інформації подається оголошення, в якому зазначаються:

— найменування та юридична адреса замовника торгів;

— вид, кількість та місце поставки товарів або вид і місце проведення робіт або надання послуг;

— строк поставки товарів, виконання робіт або надання послуг;

— кваліфікаційні вимоги, яким повинні відповідати виконавці;

— інформація про застосування умов захисту вітчизняного виробника;

— способи та місце отримання тендерної документації та розмір плати за неї (якщо таку плату встановлено замовником);

— місце та строк подання тендерних пропозицій;

— місце та дата розкриття тендерних пропозицій.

Тендерна документація

Протягом семи календарних днів з дня отримання від виконавця запиту про надання необхідних документів замовник надсилає виконавцю тендерну документацію, за яку має право вимагати плату. Тендерна документація має, зокрема, містити інструкцію щодо підготовки тендерних пропозицій; перелік критеріїв, які висуваються тендерним комітетом з метою оцінки відповідності виконавців установленим кваліфікаційним вимогам та необхідність їх документального підтвердження; інформацію про характер і необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, перелік критеріїв та методику їх оцінки для визначення найкращої тендерної пропозиції, зазначення основних умов, які обов'язково будуть включені до договору про закупівлю чи проекту договору про закупівлю; спосіб оцінки і порівняння альтернативних тендерних пропозицій; методику розрахунку ціни тендерної пропозиції; інформацію про валюту, в якій має бути розрахована і зазначена ціна тендерної пропозиції; зазначення місця, дати та часу розкриття тендерних пропозицій; інформацію про додаткові умови, необхідні для акцепту тендерної пропозиції і т. ін.

Тендерна пропозиція

Усі заінтересовані виконавці протягом 45 календарних днів від дати опублікування оголошення подають замовнику тендерні пропозиції. З об'єктивних причин цей строк може бути подовжено або скорочено, про що негайно надсилається повідомлення кожному виконавцю, якому було надано тендерну документацію. При цьому виконавці, які не подовжують строк дії своїх тендерних забезпечень, уважаються такими, що відхилили вимогу щодо подовження строку дії своїх тендерних пропозицій. Виконавець також має право внести зміни або відкликати свою тендерну пропозицію до закінчення строку її подання без утрати свого тендерного забезпечення.

Тендерна пропозиція подається в письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи виконавця в запечатаному конверті або в іншій формі, зазначеній у тендерних документах. Тендерні пропозиції, отримані замовником після закінчення строку їх подання, не розкриваються і повертаються виконавцям, що їх подали.

Якщо виконавець не відповідає кваліфікаційним вимогам або тендерна пропозиція не відповідає умовам тендерної документації, то замовник відхиляє тендерну пропозицію

Розгляд пропозицій

Процедура розкриття тендерних пропозицій відбувається в день, час та в місці, зазначені в тендерній документації, до якої замовником повинні бути допущені всі виконавці, що подали тендерні пропозиції, або їх уповноважені представники.

При цьому перевіряється наявність усіх необхідних документів, передбачених інструкцією щодо їх підготовки, правильність їх оформлення, а також оголошуються присутнім представникам виконавці найменування та адреса кожного виконавця і ціна кожної тендерної пропозиції.

Замовник не повинен ініціювати будь-які переговори з виконавцем щодо внесення змін до змісту поданої тендерної пропозиції, включаючи зміни її ціни та коригування тендерної пропозиції.

Переможець торгів визначається на основі критеріїв оцінки тендерних пропозицій, зазначених у тендерній документації. Такими критеріями оцінки можуть бути: найнижча ціна; строк поставки (виконання); якість, естетичні та функціональні характеристики, екологічна чистота; після-продажне обслуговування; умови розрахунків; можливість економічних переваг, що з'являються у зв'язку з реалізацією тендерної пропозиції; експлуатаційні витрати, пов'язані з використанням завершеного будівництвом об'єкта тощо.

Для оцінки тендерних пропозицій можуть залучатися відповідні експертні організації чи окремі експерти,

Рішення про відміну торгів, а також визнання торгів такими, що не відбулися, публікується в засобах масової інформації і надсилається всім постачальникам (виконавцям) протягом трьох робочих днів з дня його прийняття.

Замовник акцептує тендерну пропозицію, що визнана найкращою. Протягом п'яти календарних днів з дня закінчення торгів переможцю надсилається повідомлення про акцепт тендерної пропозиції і протягом чотирнадцяти робочих днів укладається договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації.

У разі відмови виконавця, тендерну пропозицію якого було акцептовано, підписати договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації, замовник повторно визначає найкращу тендерну пропозицію з тих, строк дії яких ще не минув, за винятком випадків, коли всі тендерні пропозиції було відхилено.

Торги відміняються в разі, якщо на участь у торгах було подано менше від двох тендерних пропозицій.

Торги визнаються такими, що не відбулися, в разі якщо ціна найбільш вигідної тендерної пропозиції перевищує суму, передбачену замовником на фінансування закупівлі чи здійснення закупівлі перестало відповідати державним потребам..

Торги з обмеженою участю

Торги з обмеженою участю застосовуються, якщо:

— товари, роботи чи послуги через їх складний або спеціалізований характер можуть бути запропоновані обмеженою кількістю виконавців;

— закупівля товарів, робіт чи послуг у зв'язку з їх спеціальним призначенням становить державну таємницю.

Під час проведення торгів з обмеженою участю тендерні пропозиції мають право надавати лише ті виконавці, які запрошені замовником узяти участь у процедурі закупівлі. При цьому кількість запрошених виконавців повинна забезпечити вибір найбільш вигідної пропозиції та конкуренцію, але не менше від двох, яким тендерна документація надсилається одночасно із запрошенням до участі в торгах.

Двоступеневі торги

Закупівля товарів способом двоступеневих торгів застосовується у випадках, коли:

— замовник не може скласти конкретний перелік товарів, або якщо для прийняття оптимального рішення про закупівлю необхідно провести попередні переговори з виконавцями;

— усі тендерні пропозиції, подані виконавцями на відкриті торги, замовник відхилив через змову виконавців щодо ціни відповідного товару, робіт чи послуг, а також коли виконавці, які подали тендерні пропозиції, не відповідали вимогам, викладеним у тендерній документації.

В оголошенні про здійснення процедури двоступеневих торгів обов'язково зазначаються:

— найменування та юридична адреса замовника;

— опис предмета закупівлі, у тому числі необхідні його технічні та інші параметри, а в разі, якщо предметом закупівлі є виконання робіт, — їх вид та орієнтовні строки виконання робіт;

— перелік критеріїв, що висуваються замовником під час оцінки тендерних пропозицій;

— строки та місце подання попередньої тендерної пропозиції.

Строк подання виконавцями попередніх пропозицій установлюється замовником, але не може бути меншим від 30 календарних днів з дня опублікування оголошення про здійснення процедури двоступеневих торгів.

Закупівля товарів через двоступеневі торги здійснюється у два етапи:

на першому етапі всім виконавцям пропонується подавати попередні тендерні пропозиції без зазначення ціни. Тендерна документація при цьому повинна лише передбачати пропозиції щодо технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі, умови поставки, підтвердження професійної та технічної компетентності виконавців та їх відповідності кваліфікаційним вимогам.

Замовник проводить переговори з будь-ким із виконавців. Після отримання попередніх пропозицій замовник має право внести зміни до тендерної документації щодо технічних вимог та вимог до якості предмета закупівлі чи запропонувати нові характеристики та критерії оцінки пропозицій відповідно закону. Про зміну умов тендерної документації замовник інформує всіх виконавців під час надання їм запрошень до участі у другому етапі торгів;

на другому етапі замовник пропонує виконавцям, попередні тендерні пропозиції яких не було відхилено на першому етапі, надати остаточні тендерні пропозиції із зазначенням ціни.

Виконавці, попередні тендерні пропозиції яких не було відхилено на першому етапі, до участі у другому етапі торгів надають тендерні забезпечення своїх пропозицій у разі, якщо це передбачено тендерною документацією.

Далі процедура двоступеневих торгів проводиться так само, як і процедура відкритих торгів.

Запит цінових пропозицій

Закупівля вже готових для вжитку товарів, для яких? постійно діючий ринок, здійснюється через запит цінових пропозицій (котирувань), якщо вартість закупівлі не перевищує суму, еквівалентну 10 тис. євро. При цьому запит подається не менше ніж трьом виконавцям.

Кожний виконавець, до якого звернено запит, мас бути повідомлений про те, чи включаються у вартість товарів чи послуг витрати на транспортування, страхування, сплату мита, податків та інших зборів і обов'язкових платежів.

Кожен виконавець має право подати тільки одну цінову пропозицію, яка не може бути в дальшому змінена. Пропозиція подається у запечатаному конверті чи в іншій формі, визначеній замовником, не пізніше від установленого ним строку.

Пропозиції розкриваються у визначений замовником час. До розкриття тендерних пропозицій запрошуються всі виконавці, що подали свої пропозиції. Замовник протягом шести календарних днів інформує про результати здійснення розгляду запиту цінових пропозицій (котирувань) усіх виконавців, що подали свої цінові пропозиції, але не були присутні під час розкриття пропозицій.

Замовник укладає Договір про закупівлю з тим виконавцем-переможцем, який подав пропозицію з найнижчою піною, що задовольняє замовника.