Порядок вывоза валюты за рубеж на оплату командировочных расходов. Документы, оформляемые при загранкомандировках.

Расчеты с подотчетными лицами является единственной формой использования в расчетах наличной иностранной валюты. Источником наличной иностранной валюты является снятие ее с валютного счета организации.

Ст. 166 ТК РФ дает следующее определение служебной командировки: поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне постоянного места работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ командированному лицу должны быть возмещены следующие затраты: расходы на проезд, расходы по найму жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, которые могут быть произведены работником по разрешению работодателя.

Порядок и размеры возмещения затрат по командировке должны быть предусмотрены либо в коллективном договоре, либо в локальном нормативном документе организаций (приказе).

Выдача аванса подотчетному лицу может быть предусмотрена в коллективном договоре, но чаще всего определяется приказом или распоряжением руководства.

Организация расчетов по командировочным расходам, связанным с ВЭД, оговариваются в ТК РФ, положение о ведении кассовых операций, ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Согласно ст. 9 ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» разрешено проводить следующие валютные операции с подотчетными лицами:

1. при оплате и возмещении расходов физического лица, связанных со служебными командировками вне РФ;

2. при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;

3. если аванс не израсходован, то организация имеет право внести неизрасходованный аванс на валютный счет;

4. допускается возврат неизрасходованного аванса в рублях, но в данном случае она квалифицируется как обменная операция между физическим лицом и организацией. При этом, в роли организации выступает обменный пункт коммерческого банка (с 2012 года структурными подразделениями, отвечающими за валютообменные операции).

Для снятия иностранной валюты организации с ее текущего валютного счета оформляется заявка на получение иностранной валюты в кассу организации.

По общим правилам выдача иностранной валюты, получение иностранной валюты оформляется приходными и расходными ордерами в кассе. При этом, суммы записывают в документах и кассовой книге в иностранной валюте в графе «Сумма» и рублях по курсу ЦБ РФ на дату в строке «Сумма прописью».

Учитывая особенности типовой унифицированной кассовой книги рекомендуется разные варианты ведения кассовой книги для учета наличной иностранной валюты:

1. в имеющейся кассовой книге выделяется несколько страниц в зависимости от предполагаемого объема проведения операций с наличной иностранной валютой;

2. в кассовой книге отводятся отдельные листы для учета иностранной валюты по кодам, которые предусмотрены после листов, предназначенных для учета рублевой наличности по каждой дате совершения операции поступления и выдачи иностранной валюты;

3. ведется отдельная кассовая книга для учета наличной иностранной валюты.

Отдельный счет для учета наличной иностранной валюты Планом счетом не предусмотрено. Поэтому рекомендуют к счету 50 открывать соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждого вида иностранной валюты. При этом, учет наличных денежных средств в иностранной валюте должен вестись одновременно в рублях. Запись следующего характера: в числителе – иностранная валюта, в знаменателе – в рублях. При изменении курса иностранной валюты по отношению к рублю, в отношении кассовой наличности в иностранной валюте определяется курсовая разница. Курсовая разница отражается в кассовой книге записью кассира на основании бухгалтерской справки: при росте курса в графе «Приход», при снижении курса в графе «Расход». При этом бухгалтерская справка-расчет подшивается к отчету кассира вместе с другими приходными и расходными документами и передается в бухгалтерию.

Полученная в кассу иностранная валюты выдается в подотчет командированному работнику не ранее, чем за 10 дней до даты его убытия в служебную командировку за пределы РФ.

По окончанию командировки работник должен предоставить авансовый отчет в течение трех календарных дней с даты окончания служебной командировки.

Документальным обоснованием расходов, понесенных командированным лицом, являются следующие документы:

1. расходы на проезд – билет;

2. суточные – загранпаспорт;

3. расходы по найму жилья – квитанция или чек;

4. расходы по открытию виз – квитанция об оплате;

5. расходы по обмену дорожного чека на иностранную валюту – квитанция.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русском языке. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами организации, владеющими иностранным языком. В первом случае подтверждением перевода является апостиль. А во втором случае нужно иметь приказ руководителя на вменение в обязанности определенному лицу выполнении перевода по расчет документам.

Не подлежат возмещению расходы, связанные с обменом иностранной валюты на другую иностранную валюту в стране командирования.

Расходы по найму жилья нормируются локальным нормативным документом компании, т.к. з/д РФ не устанавливаются нормы затрат по найму жилья. Но в отношении расходов, связанных с суточными, устанавливаются следующие предельные суммы:

1. за каждый день нахождения в командировке за пределами РФ 2500 рублей. В пределах этой суммы действует освобождение от НДФЛ;

2. если командированное лицо выехало и вернулось в РФ в один и тот же день, то суточные выплачиваются в пределах 50% от установленной.

Если командировка предусматривает время нахождения на территории РФ, то суточные в период нахождения на территории РФ устанавливаются в пределах 700 рублей. С момента вступления на территории иностранного государства суточные устанавливаются в нормах, предназначенных для командировок за пределами РФ, в размере 2500 рублей.

Пересчет расходов по документам происходит по курсу ЦБ РФ. Если выдана под отчет одна иностранная валюта, а расчеты произведены в другой иностранной валюте, то существуют 3 подхода пересчета:

1. кросс-курс – соотношение двух валют по официальной котировке Банке России;

2. кросс-курс – соотношение двух валют на основании справки из банка, подтверждающие обмен валюты, взятые под отчет на валюту, в которой произведены расчеты;

3. средний кросс-курс – соотношение двух валют за период командировки.

 

Задача. П/п направляет работника в командировку в Нью-Йорк. Для оплаты командировочных расходов у банка приобретена иностранная валюта в сумме 2000 долларов по курсу 29,2 рублей за один доллар. Денежные средства перечислены в банку с р/сч. Курс доллара США, установленный Банком России на дату зачисления валюты на текущий валютный счет, составил 29,14 рублей за один доллар.

В тот же день валюта оприходована в кассу п/п и выдана в подотчет командированному лицу. По возвращению из командировки работник авансовый отчет и приложил к нему оправдательные документы в размеры 2296 долларов: 1760 долларов за 8 дней, суточные за 8 дней 536 долларов. Сумма перерасхода, выплаченная работнику в иностранной валюте. Курс доллара, установленного БР на дату утверждения авансового отчета и выплате перерасходов по командировке, составил в размере 29,25 рублей.

Составить корреспонденцию счетов по учету операций, связанных с движением наличной иностранной валюты для целей командировки.

Решение.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма	Основание
Перечислены денежные средства в рублях на покупку иностранной валюты			58400 рублей (2000*29,2)	Выписка с банковского р/сч
Зачислена валюта на текущий валютный счет	52.1.2		2000$ = 58280 рублей	Выписка банка с текущего валютного счета
Отражена отрицательная курсовая разница от операции по приобретению иностранной валюты	91.2		120 рублей ((29,14 – 29,2)*2000)	Бухгалтерская справка - расчет
Оприходована наличная иностранная валюта в кассе п/п	50$	52.1.2	2000$ * 29,14 = 58280	Приходный кассовый ордер (ПКО)
Выдача наличной иностранной валюты подотчетному лицу		50$	2000$/58280	Расходный кассовый ордер (РКО)
На дату утверждения авансового отчета
Списание командировочных расходов в иностранной валюте на общехозяйственные расходы			2296$/66938 рублей (2000$*29,14 + 296$*29,25)	Авансовый отчет
Приобретение иностранной валюты для покрытия перерасхода			296$*29,25 = 8658 рублей	Выписка банка с р/сч
Зачислена валюта на текущий валютный счет	52.1.2		296$*29,25 = 8658 рублей	Выписка банка с текущего валютного счета
Оприходование иностранной валюты в кассе п/п	50$	52.1.2	296$/8658 рублей	ПКО
Выдача наличной иностранной валюты подотчетному лицу		50$	296$/8658 рублей	РКО

Если работник не полностью израсходовал полученную в подотчет иностранную валюту, то неизрасходованную сумму он возвращает в иностранной валюте (!).

Полученную от подотчетного лица иностранную валюту п/п обязано зачислить на текущий валютный счет в течение 10 рабочих дней с момента ее возврата в кассу.

Допускается, что выдача аванса может происходить в рублях. Тогда пересчет валюты в рубли и курсовая разница, связанная с приобретением валюты, в БУ не отражается. В этом случае расходы работодателя в иностранной валюте возникнут после представления работникам авансового отчета с приложением оправдательных документов и расходы организации в иностранной валюте будут пересчитаны в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета.