Организация документооборота.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

К основным принципам документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции.

Поэтому понятие документооборота включает в себя: график прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и отражением на счетах бухгалтерского учета. Документооборот позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

– в документах, принимаемых бухгалтерией, должны быть заполнены все реквизиты;

– при приемке документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;

– исправления в документах должны быть произведены корректурным способом и т.д.

При составлении графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц работящих с определенными документами. До их сведения доводятся правила оформления, сроки представления в бухгалтерию этих документов.

Организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

 

10. Инвентаризация: определение, назначение, сущность, содержание, виды

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:

1. о фактах обмана потребителей, 2. о фактах присвоения ценностей,3. о фактах изготовления неучтённой продукции,4. о фактах неучтённых продаж,5. о фактах уничтожения имущества и т. п.

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:

на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров; аптеки, библиотеки и т. п.), в производстве, на торговых площадях, в кассе.

При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта:

основные средства, материальные запасы, готовая продукция, товары в торговой сети, наличные денежные средства, ценные бумаги и денежные документы.

Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей:

контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,

выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности; испорченных, выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации.

Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.

Требования к проведению инвентаризации: внезапность (для материально-ответственного лица), комиссионность (проведение комиссией), действительность (реальный пересчёт инвентаризуемого имущества), непрерывность, обязательное участие материально-ответственного лица.

 

11. Порядок подготовки, проведения и сроки инвентаризации.

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица. Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы.

На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:

- за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,

- за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,

- за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, артикул и т. п.),

- за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Перед началом инвентаризации комиссия:

1. получает из бухгалтерии учётные данные (книжные остатки) по наличию проверяемых товарно-материальных ценностей,

2. проверяет весовое и измерительное оборудование,

3. опечатывает все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),

4. предлагает материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы; председатель комиссии расписывается на каждом из этих документов (чтобы потом нечаянно не появились новые),

5. на предприятии розничной торговли — снимает кассу и определяет выручку текущего дня,

6. отбирает у материально-ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (о том, что все приходные и расходные документы проведены и нет имущества, находящегося отдельно, в других местах хранения).

Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):

1. ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, 2. при продаже имущества, сдаче в аренду, 3. при смене материально-ответственного лица, 4. при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества, 5. после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п. 6. при реорганизации или ликвидации предприятия.

 

12. Счета бухгалтерского учета: определение, значение, содержание.

Счет бух.учета – это способ классификации текущего отражения и оперативного контроля средств

организации их источников и процессов.

Каждый счет имеет качественную и количественную характеристику: качественная – что учитывается;

количественная – сколько.

Движение средств в результате хозяйственных операций показывается в учете в виде увеличения или уменьшения. Движение и состояние средств их источников отражается на счетах раздельно и поэтому счет представляет собой двустороннюю таблицу, левая – Дт, правая Кт.

Все хоз. операции в процессе двойной записи отражаются по дебету 1 счета и по кредиту другого. Для каждого объекта учета открывается отдельный счет. Под объектом учета понимается конкретный вид имущества источников его формирования.

По отношению к балансу счета делятся на:

1. активные – учитывают имущество организации

2. пассивные – учитывают источники образования хозяйственных средств

3. активно – пассивные – содержат в себе элементы как средств так и источников

Открыть бух. Счет это значит записать название счета, его номер и его начальный остаток(сальдо).

Схема активного счета: По дебету активного счета учитывается начальный остаток поступления (движения) имущества и остаток конечный. По кредиту уменьшение (выбытие) средств.

 

Дт	Кт
СН – сальдо начальное показывает остаток имущества на начало периода
Поступление (увеличение) имущества	Уменьшение (выбытие) имущества
Обд – оборот дебетовый, сумма всех записей по дебету счета	Обк – оборот кредитовый, сумма всех записей по кредиту счета
СК – сальдо конечное показывает наличие имущества на конец отчетного периода СК=СН+Обд-Обк

Схема пассивного счета:

Дт	Кт
	СН – наличие источников на начало отчетного периода
Уменьшение (выбытие) имущества	Поступление (увеличение) имущества
Обд – оборот дебетовый, сумма всех записей по дебету счета	Обк – оборот кредитовый, сумма всех записей по кредиту счета
	СК=СН+Обк-Обд

Схема активно – пассивного счета:

В активно – пассивных счетах сальдо может быть и дебетовым и кредитовым (плавающее), а так же и дебетовым и кредитовым одновременно (развернутое). При учете расчетов организациями по Дт учитывается остаток и увеличение дебиторской задолжности или уменьшение кредиторской задолжности. По Кт отражается остаток кредиторской задолжности или уменьшение дебиторской.