Процесс сертификации системы менеджмента качества компании

 

Сертификация системы менеджмента качества состоит из следующих этапов:

1) Организация работ;

2) Анализ документов системы менеджмента качества;

3) Подготовка к аудиту «на месте»;

4) Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита;

5) Завершение сертификации, выдача и регистрация сертификата;

6) Инспекционный контроль сертифицированной системы менеджмента качества.

Блок-схема деятельности по сертификации системы менеджмента качества приведена в Приложении Б (этапы 1-5).

Организация работ

Основанием для начала работ может служить письмо-обращение, направленное заказчиком в произвольной форме в орган по сертификации, или заявка на официальном бланке заказчика. Орган по сертификации проводит предварительную регистрацию письма-обращения и его анализ для определения возможности проведения сертификации с учетом:

- оценки соответствия области сертификации заказчика и области аккредитации органа по сертификации;

- наличия у органа по сертификации необходимой информации для планирования аудита (расположение организации, численность работников, предпочтительные сроки проведения аудита и др.);

- наличия у органа по сертификации возможности проведения работ в сроки, предпочтительные для заказчика, наличия соответствующих ресурсов.

В случае невозможности проведения сертификации орган по сертификации письменно извещает заказчика и Технический центр регистра об отказе с мотивировкой принятого решения.

При положительном решении орган по сертификации регистрирует письмо-обращение и извещает об этом заказчика. После получения извещения о принятии заявки от органа по сертификации заказчик оплачивает органу по сертификации регистрационный взнос, и в последующем заключают договор на проведение сертификации системы менеджмента качества. В связи с тем, что работы органа по сертификации должны быть оплачены в полном объеме независимо от результатов аудита, в договоре предусматривается предварительное поступление на счет органа по сертификации всей суммы оплаты до начала работ.

После оплаты работ по договору орган по сертификации направляет заказчику:

- бланк-заявку на проведение сертификации системы менеджмента качества, которая представлена в Приложении В;

- перечень сведений и документов системы менеджмента качества, которые представлены в соответствии с приложением Г представляемых в обязательном порядке, а также дополнительных документов (включая записи), представляемых по запросу органа по сертификации.

Запрошенные сведения и документы системы менеджмента качества в двух экземплярах (один экземпляр - на бумажном носителе информации, один экземпляр на электронном носителе информации), заполненный бланк заявки на проведение сертификации системы менеджмента качества также в двух экземплярах заказчик представляет в орган по сертификации.

Рассмотрев заявку, орган по сертификации извещает заказчика о результатах. Форма извещения о результатах рассмотрения заявки на сертификацию СМК представлена в Приложении Д.

Полученные документы остаются в органе по сертификации в качестве контрольных экземпляров.

После представления заказчиком оформленной заявки, запрошенных сведений и документации распоряжением руководства органа по сертификации назначается руководитель группы аудита (далее - председатель комиссии) и формируется группа аудита (далее - комиссия по сертификации). Комиссия может состоять из одного или нескольких экспертов. Если аудит осуществляет один эксперт, он выполняет обязанности председателя комиссии. Состав комиссии утверждает руководство органа по сертификации.

 

Анализ документов системы менеджмента качества

Анализ документов системы менеджмента качества проводят для определения соответствия документов системы требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

При необходимости, по согласованию с проверяемой организации орган по сертификации может командировать своего представителя для предварительного ознакомления на месте с системой менеджмента качества проверяемой организации или решения неясных (спорных) вопросов. Оплата такой командировки оговаривается с заказчиком на условиях дополнительного договора или дополнительным соглашением к существующему договору.

Одновременно с анализом исходных документов, поступивших от проверяемой организации, комиссия организует сбор и анализ дополнительных сведений о качестве услуг организации.

Анализ завершается оформлением письменного заключения, в котором наряду с выявленными замечаниями формулируют вывод о возможности или невозможности проведения аудита системы менеджмента качества «на месте». Форма заключения по результатам предварительной оценки системы менеджмента качества представлена в Приложении Е.

Заключение по результатам анализа документов системы менеджмента качества, подписанное председателем комиссии и экспертами, проводившими анализ, орган по сертификации направляет проверяемой организаций не позднее, чем за две недели до начала проверки «на месте». Форма бланка с замечаниями по документам системы менеджмента качества представлена в Приложении Ж.

При отрицательном заключении по результатам анализа документов системы менеджмента качества проверяемой организации орган по сертификации направляет заключение о невозможности проведения аудита системы менеджмента качества «на месте». После устранения отмеченных в заключении несоответствий заказчик может направить в орган по сертификации доработанные документы для возобновления работ по оценке системы менеджмента качества. Выполнение работ по повторному анализу документов может осуществляться в рамках дополнительного соглашения к договору.

 

Подготовка к аудиту «на месте»

Председатель комиссии подготавливает план аудита, включающий:

- цели аудита;

- сроки и график проведения аудита, включая предварительное и заключительное совещания с руководством проверяемой организации и обзорное ознакомление комиссии с организацией;

- область аудита, включая идентификацию структурных подразделений проверяемой организации;

- даты посещения структурных подразделений, где будет проводиться аудит;

- объекты аудита;

- идентификацию членов комиссии, ответственных за выполнение плана аудита;

- идентификацию представителей проверяемой организации (лиц, сопровождающих экспертов);

- требования конфиденциальности.

План аудита утверждает руководство органа по сертификации. План аудита должен быть доведен до сведения проверяемой организации до начала аудита «на месте».

Любые возражения проверяемой организации должны быть разрешены до начала аудита председателем комиссии и представителем проверяемой организации, имеющим соответствующие полномочия.

В ходе аудита председатель комиссии вправе вносить изменения в план аудита, которые должны быть согласованы с проверяемой организацией. Форма плана аудита системы менеджмента качества приведена в Приложении И.

2.4 Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита

Проведение аудита на «месте» состоит из следующих этапов:

Предварительное совещание.

Предварительное совещание проводят под руководством председателя комиссии с участием членов комиссии и руководства проверяемой организации.

Участники совещания должны быть зарегистрированы. Целью предварительного совещания является:

- подтверждение возможности реализации плана аудита;

- краткое изложение используемых методов и процедур аудита;

- установление официальных процедур взаимодействия между членами комиссии и сотрудниками проверяемой организации;

- обсуждение возникших вопросов.

На предварительном совещании председатель комиссии:

- представляет участников комиссии с указанием их роли впроведении аудита;

- сообщает график проведения работ, дату и время заключительного совещания и других мероприятий, касающихся аудита, таких как промежуточные совещания, проводимые комиссией и руководством проверяемой организации;

- знакомит с методами и процедурами аудита;

- согласовывает официальные каналы связи между комиссией и проверяемой организацией;

- сообщает порядок информирования проверяемой организации о ходе аудита;

- согласовывает использование ресурсов (материально-техническое обеспечение, транспорт, бытовые условия), необходимых для проведения аудита;

- подтверждает соблюдение комиссией требований конфиденциальности;

- информирует о правилах принятия решений по результатамсертификации;

- знакомит с правилами составления акта;

- информирует об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

- информирует о задачах проверяемой организации и последующих действиях органа по сертификации, в случае, если акт будет содержать несоответствия.