Обследование системы менеджмента качества «на месте».

В ходе аудита председатель комиссии периодически информирует проверяемую организацию. Ежедневно в конце рабочего дня председатель комиссии проводит рабочие совещания членов комиссии.

Информацию, полученную в ходе аудита, свидетельствующую о наличии непосредственного риска нарушений требований к качеству продукции, нарушения требований к процессам или производственной среды, включая экологическую безопасность и безопасность труда, немедленно доводят до сведения руководства проверяемой организации.

Если свидетельства аудита указывают на то, что цели аудита недостижимы, председатель комиссии докладывает о причинах этого в орган по сертификации и проверяемой организации для определения дальнейших действий: корректировки плана аудита, изменения области и/или объектов аудита или прекращения аудита.

Сбор, проверка и регистрация данных.

Комиссия собирает и проверяет информацию, касающуюся области и объектов аудита, включая информацию о взаимодействии подразделений организации и процессов системы менеджмента качества. В качестве источников информации используют:

- интервью с персоналом вуза;

- собственные наблюдения экспертов за деятельностью персонала, функционированием процессов, условиями труда и состоянием рабочих мест;

- данные обратной связи от потребителей;

- документы системы менеджмента качества регламентирующего характера, такие как политика и цели в области качества, руководство по качеству, планы по качеству, стандарты (процедуры) предприятия, регламенты, положения, инструкции, внешняя нормативная и техническая документация, договоры, контракты и др.;

- документы, содержащие данные (записи) о процессах, такие как акты (отчеты) по внутренним аудитам, отчеты об анализе со стороны руководства, протоколы испытаний продукции, решения совещаний по проблемам качества, информация по результатам мониторинга и измерений продукции и процессов, рабочие журналы, заполненные ведомости, формы, бланки и др.;

- данные обзоров, анализов результативности функционирова­ния системы менеджмента качества;

- результаты оценки и рейтинга поставщиков.

Формирование выводов аудита.

Полученная и проверенная информация по объектам аудита или свидетельства аудита сопоставляются с критериями аудита (требованиями ГОСТ Р ИСО 9001) для получения выводов аудита.

Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие системы менеджмента качества вуза критериям аудита. Выводы аудита могут касаться и предотвращения возможных отклонений, тогда они классифицируются как уведомления.

Члены комиссии должны совместно систематически анализировать выводы на соответствующих этапах аудита.

Свидетельства обобщаются с указанием мест наблюдений, функций, процессов и требований, которые были проверены. Несоответствия, уведомления и подтверждающие их свидетельства аудита регистрируются.

Классификация и регистрация наблюдений.

В ходе аудита системы менеджмента качества все обнаруженные отклонения объектов аудита от требований ГОСТ Р ИСО 9001-2008и документов системы менеджмента качества вуза тщательно рассматриваются и классифицируются комиссией в зависимости от степени несоответствия рассматриваемого объекта проверки.

Наблюдения, сделанные в ходе аудита, классифицируют с целью выполнения проверяемой организацией корректирующих действий (для устранения причин несоответствий), адекватных последствиям выявленных несоответствий, а также принятия органом по сертификации решения о выдаче, подтверждении, приостановлении или отмене действия сертификата, а также расширения или сужения области сертификации.

Более чем пятикратное повторение малозначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же элементом системы менеджмента качества) дает основание для перевода их в значительное несоответствие.

Обнаруженные несоответствия и уведомления регистрируют на бланках, которые представлены в Приложениях К, Л.

Зарегистрированные несоответствия и уведомления официально представляют руководству проверяемой организации.

Действия с несоответствиями и уведомлениями.

Действия с несоответствиями и уведомлениями состоят из следующих этапов:

- комиссия официально представляет руководству зарегистрированные несоответствия и уведомления, при этом возможна дискуссия по поводу зарегистрированных несоответствий и уведомлений;

- если несоответствия и уведомления комиссией доказаны, то уполномоченный представитель руководства проверяемой организации ставит свою подпись на бланках регистрации несоответствий и уведомлений;

- организация проводит анализ причин несоответствий и уведомлений и устанавливает корректирующие мероприятия;

- в случае возникновения затруднений у проверяемой организации при планировании корректирующих действий в период сертификационного аудита орган по сертификации вправе предоставить дополнительно одну неделю (от даты проведения заключительного совещания) для завершения указанной работы. Орган по сертификации после представления плана корректирующих мероприятий в недельный срок готовит заключение по представленному плану. При наличии замечаний к плану орган по сертификации извещает об этом проверяемую организацию, которая после этого в течение недели проводит доработку плана.

Срок, отводимый в плане на выполнение запланированных корректирующих действий не должен превышать:

- 12 недель – приналичии одного и более значительных несоответствий;

- 5 недель – приналичии только малозначительных несоответствий и уведомлений.

Если в орган по сертификации не представлен согласованный план корректирующих действий, процесс сертификации должен быть прекращен.

Возобновление процесса сертификации может быть осуществлено только с подачи повторной заявки на сертификацию.

Подготовка акта по результатам аудита, проведение заключительного совещания, утверждение и рассылка акта.

а) Подготовка акта по результатам аудита.

До проведения заключительного совещания комиссия проводит следующую работу:

- анализирует наблюдения (выводы) аудита;

- анализирует выявленные несоответствия и уведомления;

- оформляет заключение по результатам аудита;

- подготавливает рекомендации органу по сертификации для принятия решения о выдаче (невыдаче) сертификата соответствия системы менеджмента качества организации;

- обсуждает последующие действия (проведение инспекционного контроля).

- Результаты аудита, выводы и рекомендации комиссия оформляет в виде акта,который представлен в ПриложенииМ. Акт содержит:

- идентификацию органа по сертификации;

- идентификацию организации-заказчика;

- цель и область аудита;

- основание для проведения аудита;

- время и место проведения аудита;

- состав комиссии по сертификации с идентификацией предсе­дателя и членов комиссии, включая технических экспертов;

- идентификацию нормативной базы аудита;

- результаты аудита;

- выводы комиссии;

- адреса рассылки акта.

К акту должны быть приложены:

- план аудита;

- заполненные бланки регистрации несоответствий и уведомлений;

- справки о жалобах потребителей;

- листы регистрации должностных лиц проверяемой организации, присутствующих на предварительном и заключительном совещаниях.

б) Проведение заключительного совещания.

Заключительное совещание проводят под руководством председателя комиссии с целью представления выводов и заключений по аудиту системы менеджмента качества.

К совещанию должен быть подготовлен проект акта по результатам аудита.

На заключительном совещании должны присутствовать руководство проверяемой организации и все члены комиссии. Участники совещания регистрируются.

в) Утверждение и рассылка окта по результатам аудита.

Акт подписывают председатель комиссии, члены комиссии и представляют для ознакомления и подписи руководителю организации или его представителю. Акт печатают в двух экземплярах. Один экземпляр акта передают проверяемой организации, другой - органу по сертификации.

Экземпляры акта являются собственностью проверяемой организации и органа по сертификации. Члены комиссии и проверяемая организация должны строго соблюдать требования конфиденциальности.