Системный подход к структуризации управленческих отношений

 

Оптимизация организационных структур управления сложными социальными организациями - задача, рассматриваемая в настоящее время в рамках так называемого системного подхода к структуризации управленческих отношений (иначе – к определению организационной структуры управления). [24; 32; 36; 53].

Целью настоящего параграфа является определение основных понятий, характеризующих организационную структуру управления с точки зрения системного подхода;

Для достижения цели параграфа определим круг основных понятий, с помощью которых в данной работе будет рассматриваться организационная структура управления и ее основные элементы в рамках системного подхода. Подробный анализ различных толкований организационных структур выходит за рамки настоящей работы. Отметим лишь, что в настоящее время в специальной литературе, нормативно-методических документах и хозяйственной практике распространено большое число различных определений организационных структур управления (см. [9; 10; 17; 18]), затрудняющих проведение исследований в этой области и сдерживающих осуществление практических работ по совершенствованию оргструктур управления социальными организациями. Используется нечеткий и многозначный понятийный аппарат. Частично причиной этому является недостаточный уровень разработки теории управления в области изучения закономерностей формирования и изменения организационных структур управления, частично – определенная утрата отечественной наукой результатов исследований советского периода (см. исследования [39; 51; 52]), недостаточная осведомленность российских исследователей о достижениях западной теории управления в данной области (см. [33; 37; 43]), а также резкий разрыв в последние годы между представителями науки управления и практикующими менеджерами, породивший своеобразный информационный вакуум, в котором находятся как руководители организаций, решающие проблему совершенствования организационных структур, так и представители науки, оставшиеся без эмпирического материала для своих исследований.

В теории систем под структурой какого-либо объекта понимается совокупность взаимосвязей между составляющими данный объект элементами. При этом данные взаимосвязи обеспечивают целостность системного объекта, несмотря на различия в функциях, выполняемых каждым элементом в отдельности. Кроме того, реализация каждым элементом своей функции в рамках данной целостности способствует возникновению качественно новой, несводимой к функциям отдельных элементов, функции системного объекта. В этом плане структура предприятия есть совокупность взаимосвязей между его элементами, обеспечивающая целостность предприятия и достижение им определенных целей.

Заметим, что в различных макроэкономических системах и в различных условиях их развития явные цели, для достижения которых создаются предприятия, могут различаться. Так, в условиях войны при руководящей роли государства целью предприятия может являться максимально возможный выпуск продукции военного назначения. При этом такие вопросы, как оптимизация затрат, максимизация прибыли во внимание вообще могут не браться. В мирных же условиях при господстве рыночных отношений приоритет отдается таким целям, как максимизация чистой прибыли и расширение капитала. Далее, везде, где не рассматриваются особые условия макроэкономического развития (состояние войны, кризиса и т.д.), под целями предприятия мы будем понимать коммерческие цели, а именно – выпуск и реализацию продукции в объеме, достаточном для поддержания на предприятии расширенного воспроизводства (которое предполагает и получение чистой прибыли, и расширение капитала).

В теории систем принципиальное значение имеет также вопрос о том, что следует считать элементами рассматриваемой системы. Отметим, что однозначного подхода к его решению нет. Любую систему можно описать с различных точек зрения, выделяя каждый раз иной тип элементов. Например, с физиологической точки зрения человек может быть описан как система, состоящая из различных взаимодействующих между собой органов (органов кровеносной системы, пищеварительной системы и т.д.). С психологической точки зрения человек предстает как носитель таких качеств, как способность к сопереживанию, радости, злобе и т.п. Иными словами, при выборе элементов системы значение имеет точка зрения исследователя (наблюдателя). Рассматривая предприятие как систему, мы рассматриваем его в данной работе с экономической точки зрения. Нам важно знать, какие элементы предприятия находятся в отношениях по поводу производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. При этом иные отношения (любви, дружбы одного работника к другому, отношения по поводу политических пристрастий и др.) во внимание не принимаются. Кроме того, рассматриваются не любые экономические отношения, а только те, которые определены в рамках цели существования предприятия. Так, для нас не имеет значения как, когда, в каком объеме и для каких целей работник предприятия тратит свою заработную плату. Для нас также не важно, что вне рамок предприятия его работник может заниматься кустарным промыслом, реализовывая свою продукцию и т.д., вступая тем самым в определенные экономические отношения. Все эти отношения находятся вне рамок действий, определенных целью существования предприятия.

При определении элементов системы необходимо определить также элементарный объект системы. Дело в том, что выделяемые элементы системы сами могут быть представлены в виде систем (совокупности некоторых взаимосвязанных между собой элементов). Данное свойство является фундаментальным свойством системных объектов и носит название иерархичности. Необходимо определиться, до каких пределов разложение элементов системы на составляющие, в свою очередь, их элементы имеет смысл с рассматриваемой точки зрения.

Итак, элементы системы выделяются с ориентацией на множество функций, реализуемых в рамках системы. При этом в совокупности данные функции реализуют функцию системного объекта в целом.

Для достижения цели предприятия (расширенного воспроизводства) необходима реализация таких функций, как снабжение предприятия ресурсами, обработка предметов труда, сбыт готовой продукции, организация и управление работниками предприятия и т.д. На современных предприятиях эти функции реализуются работниками с применением определенных средств труда в определенных помещениях. Такие образования именуются подразделениями предприятия.

Подразделение предприятия – организованное единство рабочей силы и средств производства для выполнения определенной экономической функции в рамках достижения предприятием своей основной цели – расширенного воспроизводства продукции.

Элементарным объектом, реализующим элементарную функцию в рамках подразделения предприятия, является рабочее место. Элементарная функция, реализующаяся элементарным объектом, называется операцией.

Объективно выделяются два типа взаимосвязей между подразделениями предприятия: производственные и организационные.

Производственные взаимосвязи образуют производственную структуру предприятия. Конкретные виды производственных взаимосвязей определяются технологическими особенностями производства и реализации продукции. К элементам, объединяемым производственной структурой относят производственные рабочие места, участки, цехи, корпуса, хозяйства, службы. Совокупность элементов, взаимосвязанных между собой в рамках производственной структуры, называется производственной подсистемой (системой) предприятия.

Производственная система делится на две подсистемы: производственно-линейную и производственно-функциональную.

Интегративная функция производственно-линейной системы – создание (производство) готовой продукции посредством обработки предметов труда или создание непосредственных материальных условий для нормального протекания процесса производства. Элементарным объектом производственно-линейной системы является производственное рабочее место, на котором реализуется элементарная производственная функция – технологическая операция. Работники, работающие на производственных рабочих местах, относятся к категории рабочих. Подразделения, входящие в производственно-линейную систему, именуются линейными производственными подразделениями (или – производственными подразделениями).

Интегративная функция производственно-функциональной системы - обеспечение косвенных условий (финансовых, правовых, условий безопасности и т.д.) для нормального протекания процесса производства. Элементарным объектом производственно-функциональной системы является служебное рабочее место, на котором реализуется элементарная функция – служебная операция. Работники, работающие на служебных рабочих местах, относятся к категории служащих. Подразделения, входящие в производственно-функциональную систему, именуются функциональными подразделениями.

Организационные взаимосвязи образуют организационную структуру предприятия. Элементы, объединенные организационной структурой, называются управленческими звеньями. Не следует отождествлять менеджера как такового и управленческое звено, т.к. нередко функции управления менеджер осуществляет в сотрудничестве со своим секретарем, референтом, пресс-секретарем, заместителем, помощником и т.д. В этой связи внутри управленческого звена выделяются так называемые лица, принимающие решения (ЛПР) – менеджер и его заместитель – и лица, готовящие решения (ЛГР) – помощники, референты и т.д.

Совокупность управленческих звеньев, объединенных между собой в рамках организационной структуры, называется подсистемой (системой) управления предприятия. Интегративная функция системы управления – реализация управленческих функций (планирование, организация, мотивация и контроль) по отношению к производственной системе с целью достижения основной цели предприятия.

Поскольку система управления по отношению к производственной системе выполняет активную, регулирующую роль, постольку она характеризуется как субъект управления. В свою очередь производственная система выступает в качестве объекта управления. Субъектно-объектный характер взаимосвязи между системой управления и производственной системой позволяет говорить о структуре предприятия как определенной социально-экономической системы. При этом данная система является полиструктурной системой, для которой характерно следующее: некоторые элементы системы взаимосвязаны между собой в рамках различных структур. Так, некоторые подразделения предприятия или его работники могут быть взаимосвязаны как в рамках организационной структуры, так и в рамках производственной структуры. Например, члены одной бригады рабочих вступают друг с другом в определенные производственные отношения по поводу распределения функций в процессе осуществления технологических операций в рамках единого технологического процесса. Данные отношения составляют связи производственной структуры. С другой стороны, члены бригады подчинятся при выполнении своих функций бригадиру, вступая с ним в определенные управленческие (организационные) отношения. Данные отношения формируют связи организационной структуры. В этом смысле понятие системы управления может быть представлено более широко, и не ограничиваться лишь совокупностью управленческих звеньев. Логично ввести такой элемент системы управления, как лица, реализующие (исполняющие) управленческие решения (ЛИР). ЛИР представляют собой управляемые звенья системы управления. По аналогии с управленческими звеньями управляемые звенья могут быть представлены в виде одного работника либо в виде коллектива работников.

Отметим, что полиструктурность предприятия проявляется и в том, что управленческие звенья одновременно могут выступать в качестве управляемых звеньев, если рассматривается управленческое воздействие со стороны вышестоящего менеджера (например, начальника цеха) на деятельность нижестоящего менеджера (например, начальника участка). Здесь уже не обязательно, что в качестве ЛИР выступает рабочий или служащий.

Традиционно выделяют три уровня управленческих звеньев: высший (директор предприятия и его заместители); средний (начальники крупных производственных подразделений, таких, как корпус, цех, хозяйство, служба); низший (непосредственные руководители рабочих и служащих). При этом звенья среднего и низшего уровней могут выступать в качестве управляемых звеньев системы управления.

ЛПР и ЛГР выступают субъектной стороной системы управления, ЛИР – объектной.

Взаимосвязи между управленческими звеньями (ЛПР и ЛГР), а также между ЛПР и ЛИР в системе управления формируются на основе отношений подчиненности, сотрудничества и ответственности.

Отношения подчиненности формируют вертикальные (линейные) управленческие связи [4; 6].

Отношения сотрудничества формируют горизонтальные (функциональные) управленческие связи [6, c. 27].

Отношения ответственности формируют так называемые «рамочные» управленческие связи [20, c. 134].

Рассмотрим подробнее особенности выделенных управленческих отношений.

Отношения подчиненности предполагает следующее:

- нормативное распределение на должности субъектной и объектной стороны системы управления (формальное определение начальников и подчиненных, их прав и обязанностей);

- реализацию права ЛПР отдавать приказы и распоряжения подчиненным ему лицам;

- обязанность ЛИР отчитываться перед ЛПР за результаты выполнения его приказов и распоряжений.

Отношения подчиненности есть по преимуществу отношения между уровнями (субъектной и объектной сторонами) системы управления, образующими так называемую вертикаль власти. Отсюда отношения подчиненности - вертикальные управленческие отношения (связи).

Отношения сотрудничества есть, по существу, отношения кооперации между атомизированными (специализирующимися на выполнении определенных функций) элементами системы, предполагающие:

- распределение между элементами подсистемы управления и производственной подсистемы задач при выполнении свойственных данным подсистемам функций;

- обмен информацией по решению своей задачи в рамках единой цели.

По преимуществу данные отношения возникают между элементами одного уровня (одной стороны) системы управления, ориентированного на выполнение своей функции. Отсюда отношения сотрудничества – горизонтальные управленческие отношения (связи).

Отношения ответственности проявляются в создании определенных ограничений на деятельность работников системы управления. Суть этих ограничений заключается в обязательном выполнении работниками законодательных и этических норм при осуществлении своих функций. При этом отклонения от данных норм приводит к административному, уголовному или моральному (воспитательного характера) наказанию.

С учетом сказанного определим, что мы будем понимать под организационной структурой.

Организационная структура – совокупность управленческих связей подчиненности, сотрудничества и ответственности между управленческими звеньями, а также между управленческими и управляемыми звеньями системы управления.

В организационной структуре выделяют линейные и функциональные управленческие звенья.

Линейное управленческое звено (более узко – линейный руководитель) – управленческое звено, в подчинении которого находятся работники (менеджеры более низкого уровня и рабочие) линейного производственного подразделения. Например, к линейным руководителям относятся: начальник корпуса, начальник цеха, мастер.

Функциональное управленческое звено (более узко – функциональный руководитель) – управленческое звено, в подчинении которого находятся работники (менеджеры более низкого уровня и служащие) функционального подразделения. Например, к функциональным руководителям относятся: начальник юридического отдела, начальник финансового отдела и т.п.

Производственные подразделения и управленческие звенья группируются в рамках определенных блоков управления, образуя устойчивые вертикали управления.

Блок управления – относительно самостоятельная сфера функционирования предприятия, для которой характерны специфические хозяйственные отношения. Так, на промышленных предприятиях можно выделить пять устойчивых блоков управления: производственный блок, блок снабжения и сбыта, блок технического обеспечения производства, экономический блок и кадровый блок.

Во главе каждого блока, как правило, находится руководитель в ранге заместителя директора. Например, во главе перечисленных блоков управления могут соответственно находиться: заместитель директора по производству, заместитель директора по снабжению и сбыту, главный инженер, главный экономист, начальник отдела труда и заработной платы (заместитель директора по кадрам).

Наглядно организационная структура управления представляется в виде схемы. Схема организационной структуры управления выполняет определенную функцию в системе управления предприятием, а именно: она представляет утвержденный на предприятии «контур» управленческих взаимосвязей между звеньями управления, а также между звеньями управления и производственными подразделениями [44]. Данный «контур» позволяет управленческим звеньям высшего уровня четко прослеживать путь прохождения информации в системе управления и создает базу для рационализации данных информационных потоков, в частности, в рамках локальной информационной сети [45, c. 88]. Для выполнения заявленной функции схематичное изображение организационной структуры управления должно подчиняться ряду правил (см. рис. 1.1).

1) Все производственные подразделения и управленческие звенья должны быть четко представлены в рамках своих блоков управления.

2) На схеме организационной структуры должны четко просматриваться уровни управления. Выполнение данного требования позволяет избежать излишней перегруженности схемы изображениями горизонтальных управленческих связей.

Первые два правила характеризуются иногда в литературе как принцип вертикально-горизонтального зонирования [21, c. 66].

3) Все вертикальные управленческие связи, изображаемые сплошными стрелками, должны исходить из блока, изображающего конкретную управленческую должность, и замыкаться либо на блоке, изображающего конкретную управленческую должность более низкого уровня, либо на блоке, изображающего элемент производственной системы. Выполнение данного требования позволяет быстро персонифицировать промежуточные этапы прохождения управленческой информации от высшего уровня управления к ЛИР на более низких уровнях.

4) Во избежание перегруженности схемы информацией, не отражающей ключевые элементы управленческих взаимосвязей, на наш взгляд, можно не изображать на схеме ЛГР.

Процесс проектирования и внедрения определенной организационной структуры называется процессом структуризации управленческих отношений.

Структуризация управленческих отношений в организационных системах есть процесс выявления, классификации и формализации устойчивых взаимозависимостей, с одной стороны, между элементами подсистемы управления, с другой стороны, между элементом (элементами) подсистемы управления и элементом (элементами) управляемой подсистемы.

Значимость процесса структуризации управленческих отношений трудно переоценить. Структуризация управленческих отношений есть непременное условие рационализации организационной структуры управления, оптимизации информационных потоков в системе, стандартизации документооборота, определения рационального масштаба управляемости, внедрения автоматизированных систем управления.

 

Следует различать процессы структурообразования и структуризации управленческих отношений в организационной системе. Процесс структурообразования есть объективный процесс формирования устойчивых управленческих отношений. Он может складывается, например, стихийно, на основе реально формирующихся отношений лидерства и подчиненности. Процесс структуризации, в отличие от структурообразования, есть процесс субъективно инициированного анализа и совершенствования процесса структурообразования. Целью процесса структуризации управленческих отношений является не только выявление и четкая фиксация сложившихся в организации управленческих отношений, но и разработка более прогрессивной, рациональной структуры данных отношений. Как правило, в организациях, в которых организационная структура управления близка к научно обоснованной структуре, процесс структурообразования является прямым следствием (практическим воплощением) процесса структуризации.

Одним из наиболее распространенных в настоящее время методов структуризации управленческих отношений является метод декомпозиции ключевых управленческих взаимосвязей в рамках последовательно реализуемых менеджерами различных уровней управления управленческих функций (траекторных функций) [8; 14, c. 105].

Применение данного метода сводится к двум этапам.

На первом этапе исследователь строит «дерево целей», выделяя значимые для организации стратегические и текущие задачи. При этом определяются основные блоки управленческих отношений, которые призваны обеспечить реализацию выявленных задач.

На втором этапе осуществляется детальный анализ существующих управленческих отношений на предмет их соответствия построенному «дереву целей». Все взаимосвязи, выходящие за его рамки, считаются незначащими и игнорируются при определении структуры управленческих отношений.

Апробация данного метода, проведенная нами на ряде предприятий Сибири, выявила существенные проблемы, ставящие под сомнение его способность к адекватному воспроизведению сложившихся в организациях структур управленческих отношений.

Нельзя сказать, что данные проблемы не фиксировались в литературе. Так, в работе [15], имея в виду указанный нами метод структуризации, авторы пишут: «В такой ситуации обследование системы обеспечивает лишь одностороннее представление о существующих в ней управленческих отношениях в ущерб другим. Подобный подход не может дать полную картину реализации управленческих отношений, так как в любой системе, как правило, существует сложная их совокупность» [15, c. 54]. Вместе с тем, несмотря на ограниченность данного подхода, его использование является наиболее распространенным в силу относительной простоты и «ясности нормативных взаимосвязей» [27]. На наш взгляд траекторная декомпозиция целей, действительно, осуществляется без широкого применения математических методов анализа, однако, неадекватность результатов его применения реальной структуре управленческих отношений является серьезной причиной для критического отношения к данному методу.