Загальна характеристика документації щодо особового складу.

Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, заохочення, накладання дисциплінарних стягнень.
До таких документів належать: особові картки, заяви, накази по особовому складу, характеристики, автобіографії, анкети, доручення, розписки, особові справи, трудові книжки.
1. Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання, адміністрація зобов’язана вимагати пред’явлення диплома або іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов’язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи.
Документацію по особовому складу ведуть з моменту зачислення працівника на роботу на підприємство і виділяють в самостійну групу.
Розроблена і застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.
На підприємствах, де обсяг документообігу не первищує 10000 документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов’язані з його робою виконує секретар-референт.
2. На підставі виданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів заповнює документ первинного обліку — особову картку, робить відповідні записи у трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває особовий рахунок.
Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Особові картки заповнюються від руки або машинописним способом.

3. Заява — це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання. Заяви бувають прості та вмотивовані.
Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки або на трафаретному бланку.
Заяви про прийняття на роботу адресують керівникові підприємства.
Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, а домашню адресу і телефон не вказує.
Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому аркуші паперу або на трафаретному бланку. В тексті обов’язково зазначається дата початку відпустки.
Заява про надання відпусти без збереження зарплати має бути вмотивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію. Наказ про надання відпустки оформляється, виходячи з тексту заяви та резолюції. Підставою для формування наказу є резолюція.
Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів подібна до заяви про переведення на іншу посаду.
У заявах про надання навчальної відпусти має бути посилання на довідку-виклик з місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити неможливо. Цей документ подають на розгляд разом із заявою.

Види заяв. Заява про прийняття на роботу та її реквізити.

Заява — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Заява може бути:

— простою (викладається тільки прохання);

— мотивованою (вказується мотивація прохання);

— складною (заява містить додатки).

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у на­зві посади й прізвищі:

Директорові… Морозову Т. /.;

Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р. Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вка­зується, від кого подається заява: посада, зван­ня, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4.Текст (з абзацу, з великої літери).

5.Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата.

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім — прізвище).

Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки або на трафаретному бланку.
Реквізити заяви: адресат, відомості про заявника, назва виду документа, текст, перелік додатків, дата, підпис заявника.
Заяви про прийняття на роботу адресують керівникові підприємства.
Заява про прийняття на роботу після її розгляду разом з іншими необхідними документами служать підставою про видання наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу. В разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи письмово.

29. Автобіографія та її реквізити + зразок.

Автобіографія — це документ, у якому особа, що скла­дає його, подає опис свого життя та діяльності в хро­нологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

- автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів:

1. Назва документа 2.Текст 3. Дата 4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала ав­тобіографію.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є 1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку) 2.Число, місяць, рік і місце народження 3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо) 4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада) 5. Відомості про громадську роботу, досягнення, за­охочення, захоплення 6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи) 7. Склад родини і стан сім’ї 8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону. Зразок автобіографії

Автобіографія

Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1973 року в м.Лозова Харківської області.

30. Характеристика та її реквізити + зразок.

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня). Характеристика подається при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною,нейтральною.

Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:

1. Назва документа 2. Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку 3. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання 4. Рік народження (за необхідності — домашня адреса, освіта) 5. Текст 6.Дата укладання характеристики 7. Підпис керівника установи 8. Печатка установи.

Приклад характеристики

(по центру) Характеристика

(шапка з права) Іванова Віктора Петровича, учня
11 класу ЗОШ І-ІІІ ступенів № 2
м. Прилуки Чернігівської області,
1983 року народження, українця,
освіта середня.

Іванов Віктор Петрович з 1990 до 2001 року навчався в ЗОШ І — III ступенів м.Прилуки Чернігівської області. За час навчання в школі зарекомендував себе здібним дисциплінованим учнем. До навчання ставиться сумлінно, має глибокі й міцні знання з усіх предметів, усебічно роз­винений. Уміє триматися в колективі, підкоряється його вимогам. Критично ставиться до власних вчинків, до поведінки това­ришів і відверто про це говорить. Доброзичливий, стрима­ний, урівноважений.

Характеристика видана для подання в приймальну ко­місію Харківського державного педагогічного університету ім. Г.С.Сковороди.

Директор школи (підпис) І.П.Аксьонов
(печатка)
Класний керівник (підпис) К. П. Гур’їна
(дата)