Приступайте до роботи зразу ж

Перш ніж приступити до роботи багато людей наводять порядок на своєму столі, підточують усі олівці, дивляться у вікна, занурюються у кросворд, випивають горнятко кави, переглядають спортивні новини, а потім дивуються - куди зник час!

Якщо Ви знаєте, що слід робити, беріться негайно за справу. Ніхто, крім Вас самих, не зможе допомогти Вам позбавитися від звички боротися із справами.

Запам'ятайте ще одне важливе правило. Починайте свій робочий день на 15 - 20 хв. раніше, ніж Ви звикли і цією дією Ви задасте ритм усьому дню.

Отже, беріться до роботи негайно.

Уникайте хаосу на робочому місці

Робочий стіл особливо промовисто розповідає про сутність людини, її звички та бажання.

Доцільно щоб стіл мав діловий, добре організований вигляд. Однак є люди, на столах яких панує так званий організований хаос: великі гори паперів, що іноді спадають аж до підлоги. Розрізняють столи з творчим хаосом, столи з виявом особистості - наявність сімейних фотографій. рослин тощо. Стіл трофеїв найчастіше заставлений предметами, які свідчать про особисті та професійні успіхи їхнього власника. У будь-якому випадку, незалежно від особистості працюючого, хаос на столі заважає зосередитися, зумовлює зайву психологічну напругу, втому, відчуття, що все йде прахом.

Отож, найдіть час для наведення хоча б елементарного порядку на столі. Продивіться всі папери, викиньте зайві. Покладіть найважливіші документи у центрі стола. Усі зайві заберіть з поля зору, пам'ятаючи, що неможливо займатися одночасно декількома справами.

Не прагніть абсолютної досконалості

Існує різниця між бажанням усе робити якісно та досягненням досконалості.

Перше цілком здійснимо, приносить радість і відчуття задоволення, а тому корисне для здоров'я.

Досягнути повної досконалості часто неможливо, оскільки це занадто втомливе, зумовлює дратівливий настрій, вимотує людину. До того ж бажання досконалості веде до непродуктивної затрати часу, енергії та здоров" я.

Корисним уроком може стати ознайомлення з оригіналом "Декларації незалежності" США (1776). Переписувач цього документа зробив дві граматичних помилки і просто вставив пропущені літери. І це було допущене в документі, який став основним законом держави - Сполучених Штатів Америки.

До речі, у рукописах, які представляють у редакції видавництв і журналів, допускається до п'яти виправлень.

Придумайте собі стимули

Ми краще робимо те, що нам хочеться робити. Такі справи, як правило, ставимо попереду тих, які нам потрібно зробити в першу чергу. Звідси завдання - перетворити роботу із "потрібно" в "хочеться". Тоді продуктивність підвищиться майже автоматично.

Встановіть тверді терміни

Один із способів зв'язати себе зобов'язанням (і не тільки себе) -встановити для виконання завдання твердий термін. Одна справа сказати собі: "Я напишу тези доповіді при першій же можливості", і зовсім інше - вирішити: "Я напишу тези, а лише потім...". У першому випадку Ви виправдовуєте свою затримку, а у другому - ставите себе у визначені рамки. Однак тут є два моменти.

Перший - строки повинні бути реальними. Інакше Вам буде неможливо виконати своє зобов'язання. Ви охолонете і згодом зовсім відмовитеся від самої справи.

Другий - твердо дотримуйтесь строку. Не розслаблюйте себе і не втішайтеся міркуваннями про те, що роботу неможливо виконати у строк, що термін виконання можна перенести тощо. Навпаки, будьте суворі до себе, як були б суворі до підлеглого, який мав би зробити до певного часу.

Застосовуйте радикальну хірургію

Даремна витрата часу схожа на рак. Вона висмоктує життєві сили нашого організму і має тенденцію до зростання.

Гра з друзями в м'яч чи риболовля допомагають вам відпочити та розслабитися - чудово! Але не віддавайся цим заняттям тільки через те, що так роблять інші.

Ми могли б багато зберегти часу, коли б були розбірливі при виборі кінофільмів і телепередач, які ми дивимося; книг, газет і журналів, які ми читаємо. Перевірте ваш календар ділових зустрічей і побачень, перегляньте програму самоосвіти.

Якщо здійснений аналіз буде свідчити про великі витрати часу, які не дадуть Вам морального задоволення, відчуття виконаного обов'язку, будуть відволікати від справжньої мети, то відкиньте, відрубайте їх раз і назавжди. Застосовуйте методи радикальної хірургії.

Прикрі перешкоди

Добрі друзі і товариші, які люблять поговорити, можуть начисто провалити Ваші найкращі наміри витримати терміни. Ви можете зберегти їх дружбу (і ваш графік!), тактовно натякнувши, що ви в цейтноті.

Якщо у Вашу кімнату заходить багато людей, спробуйте розташувати своє робоче місце так, щоби сидіти лицем до стіни. Деякі переносять час обідньої перерви і залишаються працювати, коли всі йдуть на обід.

Навчіться бути рішучим

Не відкладайте справу з дня на день. Кажуть, що успіх полягає в тому, щоби зробити вірно в 51% випадків. Тому, маючи певні факти, вирішуйте і дійте.

Буває, що ми з тижня на тиждень відкладаємо виконання неприємної роботи. Спробуйте коли-небудь виконати цю роботу ще до того, як розпочнете свій звичайний робочий день. Повірте, що ця проста операція зарядить вас добрим настроєм на цілий день. Вам буде радісно від думки, що хоча пройшло лише яких-небудь чверть години віл початку роботи, а ви вже встигли зробити неприємну справу.

Якщо Ви щось зробили, то не губіть часу на безплідні роздуми про мудрість прийнятого рішення. Рухайтесь далі!

Легше сприймайте невдачу у роботі, спробуйте стримати розпач. Не хвилюйтесь. Ретельно все обдумайте і... знову за роботу.

11. Навчіться говорити "на"

Якщо Ви цьому не навчитеся, то будете втягнуті в такі справи, якими би із своєї волі не займалися. Якраз частина Вашої програми дій, самодисципліни та економії часу повинна складатися з того, щоб відокремити насіння бур'яну від доброго насіння, тобто другорядне від головного.

Звичайно, якщо Вам, наприклад, захочеться відволіктися від справ, пограти в теніс чи волейбол, сходити в басейн або посидіти над шаховою партією - це залежить від ваших інтересів. Однак уникайте безцільних зобов'язань, якщо є можливість провести час більш корисно та приємно.

Важливо, щоби відмова була зумовлена бажанням не уникнути роботи, а зберегти час для виконання більш важливої.

Не ведіть безцільних телефонних розмов

Безперечно, телефони є засобом економії часу. Наприклад, коли за допомогою телефону можна отримати якусь інформацію, з'ясувати непорозуміння, віддати розпорядження, домовитися про побачення тощо. Але завжди існує спокуса просто потеревенити по телефону. Оберігайте себе від цього; завчасно визнайте заради чого берете слухавку і з ким збираєтеся говорити. А вже потім ведіть розмову на діловому рівні.

Набувайте звички до записника

Усякий, хто хоч раз мучився, згадуючи номер телефону, адресу, прізвище, той згодом візьме за правило: записувати всі наступні справи, необхідні зустрічі і т.п.

Олівець і папір може зберегти навіть час, необхідний на обдумування проблем. Якщо слід щось вирішити, запишіть необхідні дані і перед вами розкриються різноманітні можливі рішення. Вибирайте?

Бережіть час, який витрачаєте на довідки, а тому тримайте в порядку списки адресів і телефонів. Одним словом, не завантажуйте пам'ять тим, де це не потрібно.

Не випускайте із поля зору дрібниць

Ми можемо уникнути хоча й невеликих, але дошкульних затримок, якщо будете, по можливості, попереджувати настання раптових дрібних криз. Це означає, що потрібно мати під рукою достатній запас предметів, часто вживаних у побуті та роботі. Канцелярські приладдя (олівець, гумка, скріпки., авторучки, ножиці тощо), предмети туалету чи навіть дрібні монети. Якщо можливо, придбайте ще одні окуляри. ключ, парасолю.

Вирішуйте звечора, що Вам буде необхідно вранці: одяг, взуття, книги, довідки тощо.

Вчіться слухати

Ви уникнете серйозних помилок, повторень і переробок, якщо з першого разу будете намагатися отримати вичерпні вказівки та відомості. Прийдіть на нараду о 14³⁰, коли вона призначена на 15 годину. Отже, Ви загубите дорогоцінний час. Тому перш ніж щось робити, уточніть: де, коли, як, чому, навіщо? Якщо щось залишиться нез'ясованим, одразу ж - перепитайте.

Про шаблон

Багато хто стає жертвою шаблонного мислення. Проаналізуйте, як часто ми виконуємо роботу лише усталеним способом. При цьому вважаємо, що цей спосіб досконаліший. Проте будь-яку роботу можна вдосконалити, варто тільки трішки подумати.

Наприклад, якщо Ви щось робите у послідовності А-Б-В-Г, спробуйте порядок А-В-Б-Г. Можливо виконання роботи прискориться.

Варто, щоб зберегти свій час, скористатися ЕВМ, сучасними телефонними апаратами.

Поцікавтесь, можливо є ще інші способи зекономити час, наприклад, передоручення.

Передоручення

Це операція, під час якої Ви частину своїх справ доручаєте виконати іншому. Не обов'язково бути керівником держави або великої установи, щоб мати можливість передоручати.

Наприклад, у будь-якій сім'ї родичі роблять погану послугу собі та дітям, не доручаючи останнім виконувати деякі з домашніх справ.

Прості функції можна передоручити особам з нижчою кваліфікацією, наприклад, препараторам, лаборантам тощо.

Навчіться доручати людям виконувати цікаві завдання, які вимагають певного вміння та кмітливості. Для них це буде поштовхом. При цьому не забудьте разом з дорученням, наділити Їх достатніми повноваженнями для прийняття самостійних рішень, оскільки тільки в цьому випадку Ви звільните свій час.