Разработка оптимизированной модели организации бизнес-процессов управления предприятием

 

Найденные в модели AS-IS огрехи исправляются путем создания модели ТО-ВЕ (как будет), т.е. модели новой организации процессов на предприятии. Создание и внедрение информационных систем приводит к изменению условий выполнения отдельных операций, что приводит к необходимости измененить системы правил, используемых на предприятии, модификации должностных инструкций сотрудников. Функциональная модель «как будет» позволяет уже на стадии проектирования будущей информационной системы определить эти изменения. Функциональная модель TO-BE позволит четко определить распределение ресурсов между операциями делового процесса, что дает возможность оценить эффективность использования ресурсов.

Возможные решения:

· Для постоянных клиентов вводится система скидок, дисконтные программы, фитнес центр корректирует свою ценовую политику.

· Проведение акций для привлечения новых клиентов.

· Проведение анализа клиентов и эффективности использования рекламы.

· Ведение постоянной и полной базы данных клиентов.

· Воспользоваться sms и e-mail рассылкой.

· Снижение стоимости услуг.

· Увеличить скорость работы администратора

Построим две модели для выбора наилучшего варианта.

В результате построения первой модели to-be, были внесены изменения на всех уровнях диаграмм IDEF0 и IDEF3. Полностью модели представлены в Приложение Б; Приложение В.

Рассмотрим декомпозицию блока «Осуществлять маркетинг» в нотации IDEF0,Рисунок 3.1.

Оплата услуг с учетом скидок и бонусных программ в ИС

Рисунок 3.1 - Декомпозиция блока "Осуществлять маркетинг" в IDEF0, модель 1

Чтобы решить существующие проблемы, я рекомендую установить информационную систему, с помощью которой можно проводить анализ эффективности использования рекламы и рационально расходовать бюджет. Так же осуществлять запись клиентов не вручную, а автоматически; вести базу данных клиентов, чтобы применять бонусные программы, осуществлять sms и e-mail рассылки, вести базу данных об имеющихся материалах.

В результате построения второй модели TO-BE, также были внесены изменения на всех уровнях диаграмм IDEF0 и IDEF3. К рекомендации по внедрению информационной системы, я также предлагаю создать сайт. который решит проблему взаимоотношений с клиентами, поможет производить запись не только в центре или по телефону, но и онлайн. Клиенты смогут ознакомится с услугами, ценами и работами мастеров, что в свою очередь привлечет новых клиентов. Это будет оптимальным вариантом решения проблем в фитнес центре. Декомпозиция блока «Осуществлять маркетинг» представлена на Рисунок 3.2.

Рисунок 3.2 - Декомпозиция блока " Осуществлять маркетинг " в IDEF0, модель 2

 

Оплата услуг с учетом скидок и бонусных программ в ИС

Оплата услуг с учетом скидок и бонусных программ в ИС

Следующий шаг, который нам необходимо сделать, это выбрать информационную систему. Для этого необходимо понять, как вообще следует выбирать.

 

3.2. Обоснование выбора программного решения, в соответствии с требованиями новой модели бизнес-процессов

 

Для того, чтобы выбрать информационную систему, необходимо проделать следующие шаги [9]:

1. Составить цели внедрения новой ИС на. Сформулировать основные функциональные и технические требования к системе. Цели внедрения должны обеспечивать достижение целей бизнеса.

2. Составить бюджет на покупку ИС и сообщить группе по выбору системы перед началом выбора.

3. Выбирать систему один раз. Оценить и взвесить плюсы и минусы, преимущества и недостатки, чтобы не ошибиться в правильности решения.

4. Распланировать процесс выбора системы. Разработать план проекта по выбору системы, план должен содержать следующие разделы: сбор информации (обзор рынка ИТ-решений), формирование списка потенциальных систем и компаний-интеграторов, подготовка документации, окончательный выбор.

Нужно конкретно выделить объекты сравнения и определить их возможные сочетания Для каждого объекта есть свой набор критериев для сравнения.

Критерии сравнения связаны с целями внедрения новой системы. Для сравнения часто берутся финансовые показатели. Критерии оценки должны быть естественным образом связаны с целями внедрения.

Основным критерием при выборе является затраты на внедрение, поддержку и выигрыш от внедрения. Для оценки затрат следует использовать общую стоимость владения системой

5.Управлять рисками. Риск представляет собой возможные потери. Характеризуется вероятностью и величиной возможных потерь. Оценки рисков являются дополнительными критериями для сравнения. Можно использовать для оценки таксономию (классификацию рисков). Риски внедрения информационной системы можно классифицировать следующим образом [20,с.123]:

По источникам риска (risk area)

· Расписание

· Технология и т.д

· Персонал.

· Бюджет

По временным характеристикам:

1. Моментальный риск - последствия имеют моментальный характер (например, прекращение проекта, потеря всех данных в результате сбоя программы)

2. Кратковременный риск - последствия сказываются в течение короткого промежутка времени (например, превышение бюджета или сроков разработки).

3. Продолжительный риск - последствия сказываются в течение длительного периода (например, постоянные сбои или недостаточная скорость выполнения запросов в течение всего срока эксплуатации информационной системы).

По степени воздействия риски квалифицируются:

1. Критический - потеря всех инвестиций

2. Средний - существенные отклонения от запланированных характеристик.

3. Незначительный - отклонение характеристик от ожидаемых до 10%, при условии что эти отклонения не окажут существенного воздействия на работу

Вложения в информационную систему, почти невозможно возместить в результате неудачи проекта. Поэтому анализ и управление рисками приобретают особое значение.

В первой главе работы был проведен анализ рынка и рассмотрены уже существующие решения для фитнес-центров. Сравнение было произведено только по функциональным возможностям программного обеспечения, оставив другие критерии, такие как: стоимость, условия приобретения, для дальнейшего рассмотрения.

По итогам анализа, интересней всего выглядит «1С Предприятие 8. Фитнес» и UNIVERSE-Фитнес - большинство главных модулей проработаны подробно и гибко адаптируются под работу предприятия индустрии фитнеса. Интерфейс программ достаточно простой и дружелюбный, хорошо продумана логическая структура программ, которая не позволит пользователю заблудиться в окнах, а наличие дополнительных возможностей таких как рассылка sms-сообщений, работа со сканерами и принтерами квитанций, позволит полностью автоматизировать предприятие. Эти программы полностью соответствуют нашим требования и могут решить существующие проблемы. Чтобы сделать окончательный выбор, сравним цены и условия приобретения ИС.

Таблица 1 - Цены на ПО

	«UNIVERSE-Фитнес»	«1С: Предприятие 8. Фитнес»	«Dance studio»	«Fitness 365»
Локальная конфигурация на 1 компьютер	50000 руб.	30000 руб.	30000 руб.	28000 руб.
Сетевая конфигурация на 2 компьютера	65000 руб.	41300 руб.	43500 руб.	42000 руб.
Конфигурация на одно дополнительное место	15000 руб.	11300 руб.	10500 руб.	10000 руб.
Клиентская лицензия на 1 р.м.	6000 руб.	5000 руб.	5000 руб.	4500 руб.

 

Выбор был остановлен на программе «1С Предприятие 8. Фитнес», она максимально подходит для решения наших проблем, кроме того значительно дешевле, чем «UNIVERSE-Фитнес»,дороже чем оставшиеся две программы,но обыгрывая их своим более приятным интерфейсом и удобствами в работе и обслуживании. Еще одним фактором, повлиявшим на выбор программного продукта стало, то, что в центре уже используется «1С Бухгалтерия 8», поэтому можно будет говорить действительно о комплексной автоматизации на базе одной платформы, что всегда значительно эффективнее во всех отношениях.

«1С Предприятие 8. Фитнес» предназначена для организации управления и учета повседневной деятельности в фитнес-центрах, 1С:Предприятие используется как надежная основа, которая зарекомендовала уже себя на одном миллионе предприятий России и стран СНГ. Внедрение этой системы даст фитнес центру следующие преимущества:

1. Поможет центру избавится от бумажных тетрадей записи клиентов.

2. Появится инструмент ведения базы клиентов. Информация о клиентах больше не будет разрозненно оставаться по различным записным книжкам, а станет важнейшим активом фитнес центра. Это позволит содействовать увеличению базы постоянных клиентов за счет индивидуального подхода.

3. Сократит время на оформление отчетов.

4. Заработная плата будет рассчитывается автоматически от установленных правил начисления, что повлияет на увеличение скорости работы администратора.

5. Составлять график работы специалистов станет наглядно и просто. В программе «1С: Фитнес» есть удобная возможность составления графика работы и загрузки помещений. В случае необходимости данные могут легко корректироваться.

«1С: Фитнес» можно использовать на одном или нескольких компьютерах. Количество рабочих мест неограниченно и зависит от количества выбранных лицензий.

Пользователи программы разделяются по уровню доступа к функциям программы. Можно определить должность со своими правами доступа, выполняемыми операциями и выдаваемыми отчетами.

Полная совместимость с другими программами, так же является большим преимуществом. «1С: Предприятие» особенно пригодится, если используются другие программы «1С». (В нашем случае, 1С:Бухгалтерия 8.)