Технико-экономическое обоснование потребности оптимизации системы финансового управления спорткомплексом «Варяг»

 

Важно дать концептуальное определение процесса. По существу, на основе правильного определения можно построить фундамент системы процессного управления предприятием. Мы определяем «процесс как устойчивую, целенаправленную совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя».[18, с.145] Процессы делятся на следующие группы:

Основные бизнес-процессы создают ценность для потребителя. В результате мы получаем изделие, товар или услугу. К ним относятся: оказание всех видов услуг в центре, продажа товара.

Вспомогательные бизнес-процессы, результатом которых является своевременное поступление ресурсов, необходимых для качественного и своевременного выполнения основных бизнес-процессов. К ним относят закуп материалов и оборудования, техническое обслуживание оборудования, подбор и обучение персонала, юридическое и бухгалтерское сопровождение, уборка помещения, стирка белья, программа производственного контроля и т.п.

Организационные бизнес-процессы обеспечивают планомерное и последовательное выполнение основных и обеспечивающих бизнес-процессов, достижение поставленных целей или их корректировку. Например, управление персоналом, управление финансами, управление сервисом, управление продажами. Процессы, направленные на выявление скрытых или новых возможностей, как вне центра, так и внутри него. В результате появляются новые услуги, новые товары и материалы, технологии оказания услуг. Например, анализ рынка, контроль качества, аттестация персонала.[6]

Самым главным процессом в фитнес-центре является процесс предоставления услуги клиенту.

Описание процесса: Клиент записывается на выполнение определенной услуги, по телефону или лично у администратора фитнес центра. Администратор проверяет наличие средств и работу оборудования. Если необходимые материалы отсутствуют, то их заказывают, а сломанное оборудование ремонтируют. Если все в порядке клиент приходит в указанное время. Администратор приглашает его к специалисту, к которому клиент записался или который свободен. После выполнения услуги клиент у администратора оплачивает оговоренную сумму. Директор занимается всеми вопросами, связанными с рекламой центра (в настоящее время это уличная реклама), также он решает административные вопросы, заключает договора с поставщиками на доставку необходимой техники и материалов.

Для описания, анализа и моделирования бизнес-процессов в качестве инструментальных средств мной была выбрана программа BPwin.[14, с.250] Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. BPwin совмещает в одном инструменте средства моделирования функций (IDEF0), потоков данных (DFD) и потоков работ (IDEF3), координируя эти три основных аспекта бизнеса для соответствия потребностям бизнес-аналитиков и системных аналитиков. BPwin позволяет повторно использовать ключевую информацию моделирования с точки зрения базовых аспектов, чтобы определить точки конфликтов и, в конечном счете, достичь их согласования. [14]

С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье).

Моделирование потоков данных (DFD), часто используемое при разработке программного обеспечения, сосредоточено вокруг потоков данных, передающихся между различными операциями, включая их хранение, для достижения максимальной доступности и минимального времени ответа. Такое моделирование позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход.

Моделирование потоков работ (нотация IDEF3) позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход. Мы будем использовать эту нотацию для описания процесса «Обслужить клиента» чтобы рассмотреть все шаги.

На основе изложенного процесса была построена модель «as-is». На рисунке 2.3, представлен первый уровень диаграммы. Полностью диаграмма представлена в Приложение А.

Рисунок 2. 3 - модель "as-is" первый уровень

Второй уровень диаграммы IDEF0 показывает, из чего состоит основная деятельность фитнес центра. Для того, чтобы предоставить услугу необходимо управлять деятельностью центра, осуществлять маркетинг, обслужить клиента и обеспечить деятельность центра (заказать материалы, отремонтировать оборудование, договориться с поставщиками и т.д.), Рисунок 2. 4.

Рисунок 2. 4 - модель "as-is", второй уровень

 

На данный момент осуществление маркетинга в центре существует только в виде уличной рекламы, что недостаточно для развития бизнеса и привлечения новых клиентов. Процесс обслуживания клиента, тоже немаловажен, поэтому он описан в нотации IDEF3, чтобы увидеть все работы пошагово, Рисунок 2. 5.

Рисунок 2. 5 - модель "as-is", декомпозиция блока "Обслужить клиента"

 

На основе полученной модели AS-IS можно провести анализ существующей системы управления фитнес-центром «Варяг». Для выявления существующих проблем выбран метод причинно-следственного анализа. Причинная зависимость – это связь явлений, одно из которых порождает другое. Первое явление называется причиной, а второе следствием. Во времени причина всегда предшествует следствию.

Список узких мест:

1. Из–за того, что стоимость услуг высокая, количество клиентов не растет, а уменьшается.

2. Из–за того, что отсутствует информация об эффективности рекламы, бюджет расходуется нерационально.

3. Из–за того, что отсутствует база данных клиентов, невозможно применить скидки и бонусные программы.

4. Из–за того, что нет скидок и бонусных программ, наблюдается потеря постоянных клиентов.

5. Из–за того, что ведение записи клиентов происходит вручную, время обслуживания клиентов значительно увеличивается.

6. Из–за того, что учет всех материалов ведется вручную, не всегда понятно наличие необходимой продукции в фитнес центре.

Обозначенные проблемы можно решить, на наш взгляд, используя современные информационные технологии.

Каждый клиент очень ценен для изучаемого фитнес-центра, так как существует превосходство некоторых конкурентов в ассортименте услуг и в их качестве. Перспектива утраты клиентов, особенно постоянных, может побудить центр пойти на дополнительные уступки, расходы, да и вообще может привести к разорению.

Заключение по второй главе

Во второй главе была построена модель «как есть», проанализирована существующая система в центре и выявлены узкие места. Мы пришли к выводу, что фитнес-центр «Варяг» не имеет эффективной рекламной политики. Это представляет трудность для потребителя в информированности услугами, ценами, временем работы и другой информацией. Проведение акций и использование бонусных программ, так же является эффективным средством удержания постоянных клиентов и привлечения новых. Время и качество обслуживания клиента тоже играет немаловажную роль. Конечно же, запись клиента к мастеру вручную, учитывая все факторы, замедляет этот процесс. Все эти проблемы ведут к осознанию необходимости совершенствования системы управления центром и оптимизации его бизнес-процессов, иначе процесс потери конкурентоспособности будет просто необратим. Решению этих проблем будет способствовать не просто использование информационных технологий в деятельности, а внедрение информационной системы управления центром.