Обзор рынка программных решений для автоматизации системы финансового управления фитнес клубов

Всегда стоит выбор – или заказать разработчиками программный продукт под свои потребности, либо внедрять одну из уже имеющихся на рынке разработок.

Тиражируемая информационная система не требует доработки со стороны разработчика, и пользователь должен принимать ее, как таковую. В принципе тиражируемые системы предназначены для малых предприятий. Но есть какой-то критический масштаб предприятия, начиная с которого дешевле, правильнее и быстрее пойти на затраты, связанные с доработкой ПО, чем на затраты, обусловленные необходимостью реорганизации деятельности. Маленькие компании способны "подогнать" свои бизнес-процессы под требования тиражируемых систем - у них и бизнес-процессы короткие. Более крупные так не могут. Заведующий кафедрой «Бизнес-информатика» Финуниверситета при Правительстве РФ Соколов Н.Е. считает, что: «Самопис - главный бич информационных систем», такого мнения придерживаются многие, в том числе и О. Уайт. Заказные системы - это дело прошлое. Они создавались в то время, когда не было никаких стандартов. Такая система строится для конкретного предприятия, она уникальна. Писать заказную систему - дорого и ненадежно. Может получиться, а может и не получиться.

Поэтому в этом параграфе своей работы я решил провести сравнительный анализ возможностей таких программ, имеющихся на рынке, целесообразность внедрения и эффективность их работы.

Если рассматривать весь спектр программ фитнес клубов, то их можно разделить на две основные группы: компьютерные программы, использующие платформу 1С (подразумевают под собой различные конфигурации к платформе 1С: Предприятие и т.д.) и программы, использующие альтернативные СУБД. У каждой из этих групп есть ряд своих плюсов и недостатков. Для сравнения были подобраны наиболее популярные программы фитнес клубов, которые уже давно существуют на рынке.

1. «UNIVERSE-Фитнес», IT компании «Юниверс-софт», г Москва[25]

2. «1С: Предприятие 8. Фитнес», фирма "1С", г. Москва[24]

Все эти программы изначально разрабатывались для использования в фитнес-центрах. Все они имеют общие базовые возможности: работа с клиентами, ведение склада, расчет заработной платы, ведение кассы и формирование отчетности.

Для оценки возможностей программ, были отобраны такие критерии как, база данных клиентов, дисконтная система, окно оформления клиента, ведение склада и отчетность. Рассмотрим эти критерии более подробно для каждой программы.

1. База данных клиентов — насколько удобно сделан поиск клиентов по программе, какая информация хранится по клиентам, какие операции доступны. Базы данных двух программ представлены на Рисунке 1.4, Рисунке 1.5.

Рисунок 1.4- База данных программы "UNIVERSE - фитнес"

Рисунок 1.5- База данных программы «1С: Предприятие 8. Фитнес»

Во всех программах можно занести основную информацию по клиентам: Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Адрес, Телефоны, Номер карты, Тип карты, Комментарии и Информацию по рекламе. Так же во всех программах дополнительно можно прикреплять фотографию клиента, а также посмотреть историю посещений данного клиента В программе «UNIVERSE-Фитнес» и «1С:Предприятие 8. Фитнес» дополнительно можно заносить e-mail адреса клиентов и осуществлять массовые рассылки по электронной почте и sms рассылки.

Поиск клиентов в программах осуществляется довольно быстро и просто по основным параметрам: номеру карты и фамилии клиента, также в программе «UNIVERSE-Фитнес» можно осуществлять автоматический поиск клиентов, используя сканеры штрих-кода и считыватели магнитных карт.

2. Дисконтная система - какие варианты скидок предусмотрены, насколько они гибко настраиваются под потребности пользователей.

Если рассматривать системы поощрения и мотивации клиентов в индустрии красоты, то можно выделить основные группы:

· Дисконтные персональные скидки — клиенту присваивается карта с определенной скидкой, в некоторых фитнес-цетрах скидки на услуги и товары разделяются. Бывают варианты, когда скидки разграничиваются более детально — на каждую группу услуг и товаров у каждого клиента свои скидки.

· Накопительные скидки — скидка клиенту автоматически увеличивается при обслуживании клиента на определенную сумму и за определенное время.

· Бонусная система — клиент получает не скидки, а бонусы, которыми он может расплачиваться при последующих посещениях. Начисление бонусов может быть привязано к накопительной системе, дополнительно могут быть особые условия начисления в день рождения клиента или при оформлении на определенную сумму.

· Подарочные сертификаты — могут быть как в денежном эквиваленте, так и на определенную группу услуг.

Программа «UNIVERSE-Фитнес» и «1С: Предприятие 8. Фитнес» позволяют вести любую дисконтную систему, как персональные скидки, так и накопительные, причем скидки прикрепляются не только к типу карты, но и к самому клиенту, данный алгоритм удобно применять в цетрах премиум и бизнес класса, когда для каждого клиента может применяться индивидуальная дисконтная система. Дополнительно во всех программах реализована работа с подарочными сертификатами и абонементами.

3. Окно оформления клиента — насколько окно оформления клиентов понятно и удобно для работы администраторов, как быстро происходит оформление клиентов, какая информация доступна для администратора. Окно оформления клиента в трех программах представлены на Рисунке 1.6, Рисунке 1.7

Рисунок 1.6- Окно оформления клиента в программе «UNIVERSE-Фитнес»

 

Рисунок 1.7 - окно оформления клиента в программе «1С: Предприятие 8. Фитнес»

Наиболее удобным и информативным мне показалась форма обслуживания в программе «1С: Предприятие 8. Фитнес», товары и услуги представлены в виде одного дерева, а автоматический поиск по штрих-коду упрощает поиск элементов в программе. Администратору доступна основная информация по клиенту: остаток денежных средств на счете, комментарии, история посещений и записей, напоминание о дне рождения. В программе «UNIVERSE-Фитнес» форма обслуживания мне показалась менее удобной: товары и услуги находятся в разных частях окна, т.е. для оформления продажи товаров и оказания услуг нужно заполнять два окна, услуги отображены общим списком, отсортированным по алфавиту, что не всегда удобно.

4. Ведение склада — алгоритмы списания материалов, учет розничных продаж, дополнительные возможности. Ведение склада представлено на Рисунке 1.8, Рисунке 1.9.

Рисунок 1.8 - Ведение склада в программе «UNIVERSE-Фитнес»

 

Рисунок 1.9 - Ведение склада в программе «1С: Предприятие 8. Фитнес»

 

Ведение склада и возможность учета расхода материалов являются неотъемлемой частью любого программного обеспечения, от удобства реализации данного модуля зависит возможность директора фитнес клуба контролировать расход материалов, выявлять факты перерасхода и воровства, вовремя делать заказы товаров. Во всех программах реализована возможность ведения нескольких складов, создавать свои единицы измерения, прописывать нормы расхода, печатать прайс-листы.

Если рассматривать удобство работы с товарами, то здесь просто незаменим в использование сканера штрих-кода и возможность учет товаров по штрих-кодам, данная функция поддерживается в программах «UNIVERSE-Фитнес» и «1С: Предприятие 8. Фитнес».

Очень удобна функция загрузки накладных в формате Excel в программе «UNIVERSE-Фитнес», она действительно уменьшает время работы с накладными и исключает нежелательные ошибки.

5. Расчет заработной платы. Во всех трех программах прописаны основные формы оплаты труда такие как: оклад, процент от продаж, процент от выручки, процент с учетом себестоимости материалов. В программах «UNIVERSE-Фитнес» и «1С: Предприятие 8. Фитнес» ставка назначается каждому индивидуально, также понравилась возможность установка различных процентов на разные услуги.

6. Отчетность. Во всех программах есть большое количество отчетных форм. Опять же нужно понимать, что главное не количество, а качество передаваемой информации. Во всех программах есть базовые отчеты, такие как: суточный отчет, проданные товары и оказанные услуги, расчет заработной платы, расход остатки материалов, финансовая история. Более детальный анализ удобства отчетных форм каждый руководитель должен делать для себя самостоятельно исходя из собственной практики ведения бизнеса.

Наиболее очевидным способом повышения эффективности работы фитнес-центра является его автоматизация. Развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления предприятиями индустрии фитнеса.

Информационные технологии значительно облегчают работу специалистов и позволяют клиентам по-иному взглянуть на процесс их обслуживания центре. Автоматизация системы управления в фитнес-центре дает несомненные выгоды, такие как:

1. Повышение продаж, которое достигается за счет ведения строгого контроля деятельности центра - от записи до оплаты каждой услуги.

2. Качественное обслуживание клиентов за счет планирования графика работы тренеров, автоматизированной системы предварительной записи, ведения базы клиентов и системы напоминаний для клиентов о предстоящем посещении центра.

3. Анализ работы персонала в различных разрезах. Максимально снижается уровень злоупотреблений (недостачи, оплата в обход кассы и т.д.)

4. Автоматизированный прием, перемещение и списание материалов, контроль расхода материалов, уровня запасов на складе, анализ закупочных цен.

5. Удобное и оперативное формирование отчетов о продажах и прибылях по сотрудникам, услугам, дням, клиентам.

6. Возможность реализации гибких дисконтных систем для постоянных клиентов, систем подарочных сертификатов, бонусных и накопительных систем лояльности.

Заключение по первой главе

В первой главе, рассмотрены существующие подходы к созданию ИС, выбран структурный подход к проектированию ИС, и проведен обзор рынка. Однако, чтобы выбрать наиболее подходящую для фитнес-центра систему автоматизации управления и приступить к ее внедрению, необходимо проанализировать и описать бизнес-процессы в деятельности центра, при необходимости устранить все противоречия, привести их к так называемой "идеальной" модели, и посмотреть какая из программ лучше всего способствует реализации этой модели управления.

Поэтому во второй главе работы будет проведен анализ деятельности фитнес-центра с позиций процессного управления, описание модели бизнес-процессов "как есть", выявление узких мест. И только после этого можно будет переходить к выбору и рекомендации необходимой системы автоматизации.