Документы , передаваемые по каналам электросвязи

ФАКСОГРАММА (ФАКС)

Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). ¹

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. ²

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой. ³

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. ⁴

Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи принимает подразделение - исполнитель. ⁵

 

Телефонограмма — обобщенное название различных по содер­жанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефоно­граммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, за­седаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное со­общение необходимо оформить документально. Телефонограм­мы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при боль­шом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составля­ется телефонограмма в одном экземпляре.

Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего те­лефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер теле­фонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

При составлении телефонограмм придерживаются следую­щих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логиче­ских оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить пра­вильность записи повторным чтением; слова, плохо воспри­нимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназнача­лась полученная информация.

Личные документы

Личные документы - это официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение, содержащие биографические и другие сведения о нем. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Виды ЛД

В случае персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или организации составляются документы личного характера, автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

§ резюме;

§ автобиография;

§ заявление;

§ расписка;

§ доверенность (личная).

Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но реквизиты: наименование вида документа, дата, подпись должны быть обязательно в любом из этих документов.

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве. Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.

Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправления и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивали и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямой хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода на другую работу и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках и иные сведения.

Используется повествовательная форма изложения от первого лица. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Как правило, в организации формы заявлений унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление о приеме на работу, об увольнение. Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания заявления о приеме на работу сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения гражданина.

Расписка - это документ, подтверждающий получение каких - либо материальных ценностей. Расписка содержит следующие реквизиты: наименование вида документа; дата; текст; подпись и расшифровка подписи лица, давшего расписку. Текст расписки включает указание должности, фамилии, имени, отчества лица, выдавшего и получившего что-либо; перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы).

Личная доверенность - это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя.

По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами. Доверенности бывают двух разновидностей: официальные и личные. Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Такая доверенность имеет унифицированную форму и строгий учет на предприятии.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках, корреспонденции

Кадровая док-ия

Обязательная кадровая документация ведётся всеми предприятиями без исключения, независимо от их сферы деятельности, организационно-правовой формы и численности работников. Косвенно или прямо названия обязательных кадровых документов прописаны в Трудовом кодексе.

Трудовым кодексом определено, что у каждого работодателя должна быть кадровая документация, так ст. 56 и 67 ТК РФ определяют необходимость иметь трудовые договоры с работниками, ст. 66ТК РФ – вести трудовые книжки, ст. 189 ТК РФ – создавать правила внутреннего распорядка. Другими законами может быть предусмотрено ведение иных кадровых документов, например Федеральным законом от 27.07.2006 N.152-ФЗ "О персональных данных" предусмотрено положение о персональных данных, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N.225 "О трудовых книжках" предусмотрено ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей.

Ст. 66 ТК РФ говорит о том, что трудовая книжка является основным документом о трудовом стаже и трудовой деятельности работника, её необходимо предъявить при поступлении на работу. Исключением могут быть случаи, когда сотрудник впервые устраивается на работу или с ним заключается трудовой договор на условиях штатного совместительства. Трудовые книжки обязан вести работодатель на каждого работника, срок работы которого в данном учреждении свыше 5 дней. Первое заполнение трудовой книжки проводит администрация предприятия в присутствии работника. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N.69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в ней изложен порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек. Все записи, которые были внесены в трудовую книжку на последнем месте работы, работник отдела кадров или руководитель должен заверить своей подписью, а также печатью отдела кадров или предприятия. Не позднее недельного срока после издания приказа (в случае увольнения – в этот же день) в трудовую книжку в точности с формулировками ТК РФ вносятся записи. При увольнении сотрудника все записи о награждениях, работе, внесённые за время работы на данном предприятии в трудовую книжку, заверяются печатью руководителя и его подписью.

Приём на работу осуществляется приказом (распоряжением) рук оводителя о приёме на работу (форма N Т-1, утверждённая Постановлением Госкомстата РФ N 1), изданным на основании заключения трудового договора. Приказ (распоряжение) руководителя о приёме на рабочую должность объявляется работнику под расписку в 3-дневный срок со дня подписания трудового договора. Работодатель обязан выдать заверенную копию данного указа (распоряжения) по требованию работника. Работодатель обязан ознакомить нового сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными документами, имеющими отношение к трудовой деятельности работника. Приказ о приёме на работу необходимо довести до ведома структурных подразделений работодателя. На основании этого документа новому сотруднику предоставляется рабочее место, закрепляется за ним необходимое имущество, происходит ознакомление с деловой перепиской, внутренними документами и т.д. Одновременно с трудовым договором подготавливается проект приказа о приёме на работу. Срок хранения приказов касающихся личного состава, за исключением приказов о предоставлении командировок и отпусков (их срок хранения 3 года), в том числе личных карточек, 75 лет.