Документы бухгалтерского учёта. Способы исправления ошибочных данных.

Документирование – это способ регистрации хозяйственных операций и фактов, специальных документов учёта, являющихся основанием для бухгалтерских записей.

Документ – любой носитель информации, предназначенный для её обработки и передаче во времени и пространстве. Документ обеспечивает точность и достоверность учёта, служит основным источником сведений для предварительного и последующего анализа и контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции.

В составе документов закон «о бухгалтерском учёте» различает первичные документы, учётные регистры и отчётность.

Первичные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся. Это обеспечивает сплошной учёт всех объектов, юридическое обоснование бухгалтерских записей, основой которых служат документы, имеющие доказательную силу.

Форма бухгалтерского документа содержится в ФЗ «о бухгалтерском учёте».

 

Первичные документы можно разделить на следующие группы:

1) По назначению. Делятся на распорядительные, оправдательные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

2) По времени составления первичные документы делятся на разовые, накопительные и сводные.

3) По месту оформления первичные документы делятся на внутренние и внешние.

4) По признаку соблюдения правил составления все бухгалтерские документы подразделяются на доброкачественные и не доброкачественные. Доброкачественные документы должны соответствовать трём признакам:

А) формальные требования.

Б) отражать содержание законной хозяйственной операции.

В) отвечать требованиям действительности, т.е. отражать те хозяйственные операции, которые были реально совершены.

 

Документы не соответствующие хотя бы одному из этих трёх требований являются недоброкачественными.

К недоброкачественным документам можно отнести бухгалтерские документы, которые не правильно оформлены, для которых использовались бланки не установленной формы, в которых заполнены не все необходимые, либо заполнены лишние реквизиты. Такие документы бухгалтерия не вправе принимать к учёту, а при ревизии или аудите они подлежат проверке по существу отражённых в них операций, т.е. их подлинность должна быть подтверждена другими доказательствами.

Особое внимание необходимо обращать на документы, отражающие незаконные по содержанию операции и документы, не соответствующие по содержанию фактически выполненным хозяйственным операциям. Это документы, в которых случайно или умышленно не отражены фактически выполненные или отражены вымышленные или фиктивные хозяйственные операции. Такие документы бывают бестоварными, безденежными, либо такими, в которых получили ложное отражение сведения об отдельных сторонах действительно совершённых хозяйственных операций. Так, например, бестоварным называют накладную, которая содержит все необходимые реквизиты, такие как: наименование отпущенных товаров, дата отгрузки, подписи поставщика и покупателя, по которой, однако фактически никакие товары отпущены не были.

К безденежным документам относятся: расходный кассовый ордер с распиской, в получении по которому в действительности деньги получены не были.

К ложным сведениям могут относиться, как содержание самой операции, например выдача иного товара, чем указано в накладной, дата совершения операции (например, для сокрытия недостачи, деньги поступившие первого числа приходуются по кассе десятого), также ложной может быть сумма заработной платы выданной в действительности.

 

При решении вопроса о подлинности или подложности проверяемого документа нужно учитывать следующие моменты:

1) Полноценные документы, отвечающие всем требованиям, всегда являются подлинными, не правильно оформленные документы могут быть как подлинными, так и подложными, в зависимости от результатов проверки и по существу.

2) Документы, отражающие операции которые в действительности не совершались, всегда являются подложными. К подложным относятся документы, в которые внесены заведомо ложные сведения о содержании, дате или сумме хозяйственной операции

 

Учётные регистры.

Представляют собой бухгалтерские книги, карточки, сводные листы, журналы, ордера и т.д. Записи в учётные регистры вносятся чётко, ясно, кратко и разборчиво.

Первичные документы, прошедшие обработку должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования при ручной обработке.

Все документы, приложенные к приходным и расходным ордерам, а также послужившие основанием для начисления заработной платы подлежат обязательному гашению.

Учётные регистры накапливают информацию о совершённых однородных хозяйственных операциях за определённый период. Эта информация из учётных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчётность. В РФ принята поквартальная отчётность.

Первичные документы, учётные регистры, бухгалтерские отчёты и балансы должны храниться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчётности должны храниться в сейфе.

По истечении определённого для каждого вида документа срока документы сдаются в архив. Обычное хранение составляет не менее 5 лет, а лицевые счета или расчётные ведомости по зарплатам рабочих и служащих должны храниться 75 лет.

 

Способы исправления ошибок в бухгалтерских документах.

Существует всего три способа исправления ошибок в бухгалтерских документах это:

1) Кариктурный. Заключается в следующем: допущенную ошибку следует зачеркнуть одной чертой, сохраняя при этом понятность её значения. Далее следует сверху надо написать правильную сумму или текст. Повторить правильную запись на полях документа и заверить подписью лица, внёсшего исправление с указанием даты внесения.

2) Дополнительная запись (проводка). Применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке или в учётных регистрах указана преуменьшенная сумма. Для исправления такой ошибки оставляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и уменьшенной суммами операций.

3) Красное сторно. Если в учётных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то её необходимо исправить способом «красное сторно», который заключается в том, что неправильная старая запись аннулируется путём её повторения красным цветом и совершается новая правильная запись, но уже обычной пастой.

В бухгалтерском учёте принято считать, что суммы записанные красным являются отрицательными или сторнировочными. Поэтому при подсчёте оборота такие суммы вычитаются из общих итогов.

 

Оценка – второй элемент методологии бухгалтерского учета, который означает что все хозяйственные операции в первичных документах, учётных регистров и отчётности должны быть выражены в тех или иных количественных измерителях. Для отражения хозяйственных операция используются три вида измерителей:

1)натуральный, устанавливающий физические показатели объектов учёта, в соответствующих единицах массы, объёма, длины, площади.

2)денежный, дающий денежной оценке обобщённую характеристику рассматриваемых объектов учёта (универсальный измеритель).

3)трудовой, направлен на затраты, форма - часы.

 

Оценка имущества и обязательств производится организацией с обязательным отражением в бухгалтерском учёте в денежном выражении. В процессе оценки натуральные и трудовые показатели переводятся в денежные с помощью цен, тарифных ставок, должностных окладов. Поэтому денежный измеритель является единым.

В соответствии с законом о бухгалтерском учёте оценка имущества, приобретённого за плату, осуществляется путём суммирования практических расходов на его покупку. Имущество, полученного безвозмездно по рыночной стоимости на дату оприходования. Имущество, произведённого в самой организации по стоимости изготовления.

 

Основные принципы оценки объектов учёта установлены положением учётная политика организации это:

1)допущение непрерывности деятельности организации.

2)допущение последовательности в применении учётной политики.

3)требование осмотрительности.

4)необходимость полноты отражения в учёте фактов хозяйственной деятельности.

 

Оценка основных средств:

1)Первоначальная стоимость.

2)Восстановительная стоимость.

3)Остаточная стоимость.

4)Амортизируемая стоимость.

5)Ликвидационная стоимость.

 

Первоначальная стоимость – это фактические затраты организации на приобретение, сооружение и изготовление основных средств за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещённых налогов, включая расходы по доставке, монтажу, установке, таможенные пошлины. Первоначальной стоимостью основных средств, внесённых в счёт уставного капитала, организации признаётся денежная оценка, согласованная учредителями, если иное не предусмотрено законодательством РФ. Первоначально стоимостью полученных средств по договору дарения и в иных случаях безвозмездного получения признаётся их текущая рыночная стоимость на дату оприходования.

Восстановительная стоимость основных средств – представляет собой стоимость воспроизводства инвентарного объекта в данный момент времени. По результатам переоценки основных средств их стоимость должна быть приведена в соответствии с рыночными ценами и условиями воспроизводства.

Восстановительная стоимость основных средств изменяется в связи с изменениями цен на энергоносители, грузовые перевозки, уровень которых в условиях рыночной экономике постоянно изменяется. В бухгалтерском балансе первоначальная и восстановительная стоимость объединяется общим термином балансовая стоимость объекта, что отражается в соответствующей статье баланса.

Остаточная стоимость – определяется как разница между первоначальной стоимостью и суммой износа за весь период эксплуатации. Остаточная стоимость в отличие от первоначальной или восстановительной постоянно изменяется, поскольку организация ежемесячно производит начисление амортизации.

Амортизационная (амортизируемая) стоимость – это разница между первоначальной или восстановительной стоимостью и стоимостью возвратных материалов или денежной выручки при ликвидации объекта основных средств, т.е. амортизационная стоимость – это стоимость с которой начисляется амортизация.

Ликвидационная стоимость – это стоимость возвратных материалов при ликвидации объекта основных средств.

 

Оценка материально-производственных запасов.

Материально-производственные запасы (МПЗ) – это часть оборотных средств организации в виде её реального материального имущества. Бухгалтерский учёт по МПЗ ведётся по их видам в соответствующих натуральных единицах измерения (штуках, объёме, литров и т.д.). МПЗ по видам подразделяется на материалы, готовую продукцию и товары.

К материалам относятся: сырье, топливо, покупные полуфабрикаты, комплектующие изделия, запасные части, тара и т.д. К готовой относится продукция, законченная в ходе производства обработкой, технические и качественные характеристики которой соответствуют условиям договорной поставки или требования, предъявляемым к продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления. К товарам относятся материальные ценности, приобретённые для продажи.

Оценка МПЗ учитывая разнообразие их видов и характера использования наиболее сложная и важная работа в бухгалтерском учёте. От её результата зависит реальность активов баланса и финансовый результат деятельности организации. МПЗ при принятии на учёт отражаются по фактической себестоимости приобретения или изготовления.

 

При отпуске в производство МПЗ также должны оцениваться по фактической стоимости приобретения одним из следующих методов:

1) По себестоимости единицы запасов.

2) По средней себестоимости.

3) По себестоимости первых по времени закупок.

4) По себестоимости последних по времени закупок.

Оценка готовой продукции, а также отгруженной продукции может отражаться в балансе по фактической или нормативной, т.е. плановой себестоимости.

 

Оценка не материальных активов.

Можно выделить несколько источников поступления не материальных активов в организацию, по каждому их которых производится оценка в следующем порядке:

1) Безвозмездно полученные активы оцениваются по рыночной стоимости на дату принятия в бухгалтерский учёт.

2) Активы, полученные в виде вкладов в уставный капитал организации по договорённости учредителей.

3) Приобретённые на стороне активы путём суммирования практически произведённых расходов на их покупку.

4) Активы, созданные самой организацией, оцениваются по стоимости их изготовления, включающие фактические расходы на создание, изготовление за исключением НДС и иных возмещённых налогов.