Особенности бухгалтерского и налогового учета затрат у фирм, участвующих в выставках

Как правило, расходы предприятий на участие в выставках относятся к коммерческим и соответственно отражаются на бухгалтерском счете 44 «Расходы на продажу».

Например, предприятие заплатило за участие в выставке 24000 руб., в том числе НДС – 4000 руб. В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны основные проводки (табл. 5.1).

 

Таблица 5.1

Условный пример бухгалтерского учета

 

Дебет

Кредит

Операция

Документ, необходимый для проводки

Сумма,

руб.

«Расчеты с

поставщиками и

подрядчиками»

«Расчетные

счета»

Оплачено с расчетного счета за участие в выставке

Выписка из банка

«НДС по приобретенным ценностям»

«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Учтен налог на добавленную стоимость

Сумма НДС, указанная в платежном поручении

«Расходы на продажу»

«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Затраты по участию в выставке отнесены на себестоимость

Акт об оказании услуг

«Расчеты по налогам и сборам»

«Расчеты по НДС по приобретенным ценностям»

На сумму оплаченного НДС уменьшена сумма платежей в бюджет по этому налогу

Счет-фактура

 

Отметим, что на себестоимость относятся только те затраты, которые имеют документальное подтверждение, и в пределах сумм, указанных в соответствующих документах. Документально не подтвержденные расходы подлежат списанию за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налога на прибыль. Иными словами, для правомочного включения расходов по оплате участия в выставке в себестоимость продукции (работ, услуг) должны быть в наличии первичные документы, которые подтверждают факт оказания этих услуг. К таким документам, кроме банковских документов, относятся:

w договор или иной документ (например, заявка на участие в выставке или счет, если в них оговорены условия предоставления выставочных услуг), заключенный между организаторами и участником выставки;

w акт сдачи-приемки выполненных работ;

w счет-фактура от организатора выставки (без этого документа по налоговому законодательству РФ нельзя уменьшить налог на добавленную стоимость, который вносится в бюджет, на ту его сумму, которая оплачена организатору выставки по договору).

 

Отметим также, что независимо от времени оплаты эти расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) того отчетного периода, к которому они относятся. Если вы оплатили участие в выставке в декабре 2000 г., а она состоялась в апреле 2001 г., то эти затраты можно будет включить в себестоимость лишь в апреле, и налог на добавленную стоимость подлежит зачету в налоговой декларации лишь за апрель.

Кроме оплаты организатору, экспонент несет и другие расходы – на изготовление буклетов о своей продукции или услугах, пакетов с логотипом фирмы, сувениров, фотографий для выставочных стендов и т.д. Поскольку все эти затраты связаны с участием в выставке, они также относятся к расходам на рекламу, а следовательно, включаются в себестоимость путем списания на счет 44 «Расходы на продажу», куда, как уже отмечалось, в соответствии с новым планом счетов входят расходы на рекламу. Проводки в этом случае такие же, как в табл. 5.1.

Отметим, что если в бухгалтерском учете расходы признаются независимо от намерения получить выручку, то в налоговом учете любые затраты признаются расходами при условии, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на извлечение дохода (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Реклама продаваемой продукции и деятельность организации на выставках, безусловно, к таковым относится. Рекламные расходы в налоговом учете относятся к прочим расходам и соответственно включаются в налоговую декларацию организации по этой статье расходов.

В бухгалтерском учете расходы на рекламу всегда включались в затраты организации в полном объеме, а в налоговом учете любые рекламные расходы нормировались, а норматив включения в расходы зависел от суммы выручки. После вступления в силу главы 25 «Налог на прибыль» Налогового кодекса РФ и поправок к ней, внесенных Федеральным законом от 29 мая 2002 г. № 57 ФЗ учет рекламных расходов в налоговом учете претерпел существенные изменения. В настоящее время к ненормируемым расходам на рекламу относятся затраты:

· на рекламные мероприятия через средства массовой информации и телекоммуникационные сети;

· на световую и иную наружную рекламу;

· на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов;

· на изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, выполняемых и оказываемых организацией, и (или) о самой организации;

· на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании;

· расходы на изготовление рекламных брошюр и каталогов.

 

Все остальные рекламные расходы, кроме перечисленных выше, по-прежнему относятся к нормируемым. Это, например, расходы на приобретение призов, изготовление рекламных листовок, пакетов, сувенирной продукции и т.д., которые признаются для целей налогообложения в размере, не превышающем 1% от выручки от реализации.

При планировании рекламных мероприятий следует учесть, что в соответствии с п. «з» п. 1 ст. 21 Закона РФ от 27 декабря 1991 г. № 2118-1 «Об основах налоговой системы в Российской Федерации» юридические и физические лица, рекламирующие свою продукцию, уплачивают налог на рекламу по ставке, не превышающей 5% стоимости приобретенных рекламных услуг. Ставка налога на рекламу устанавливается местными (региональными) органами власти.

Начисление налога на рекламу отражается по дебету счета 90 «Прочие доходы и расходы» и по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»; перечисление налога в бюджет происходит по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» и по кредиту счета 51 «Расчетные счета». И хотя налог на рекламу прямо не включается в себестоимость продукции, а относится на финансовые результаты, он так же, как и первый, в конечном счете, уменьшает сумму прибыли, подлежащую обложению налогом на прибыль.

К третьей группе расходов экспонента относятся затраты по оплате командировочных расходов своих сотрудников, отправляемых на выставку. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации предприятие обязано ему оплатить проезд, наем жилья, суточные и иные расходы, которые работнику поручил произвести работодатель. Если командировка носит производственный характер, то в соответствии с правилами бухгалтерского и налогового учета все расходы организации по командировке относятся на расходы. В соответствии с п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ оплата жилья и проезда включается в расходы в полной сумме, а суточные – в соответствии с нормами, установленными Правительством РФ. Как правило, документами, подтверждающими это, служат приказ о направлении в командировку с указанием ее цели, отчет о командировке, который прилагается к авансовому отчету и в котором изложены ее результаты, договоры или протоколы о намерениях, подписанные во время командировки.

Некоторые особенности имеет отражение командировочных расходов при направлении сотрудников на выставки, проводимые за границами Российской Федерации. Это связано с тем, что суммы, которые получает работник под отчет на командировочные расходы, выдаются в валюте. Документом, подробно регламентирующим порядок покупки и выдачи иностранной валюты на командировочные расходы, подготовленным на основании Закона РФ «О валютном регулировании и валютном контроле», является положение ЦБР от 25 июня 1997 г. № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов».

 

 

СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ.

СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТА

 

 

Общие положения

 

Участие в торговых ярмарках и выставках сопряжено со значительными расходами, часто непосильными для предприятия малого и среднего бизнеса. Учитывая это, многие государства мира активно поддерживают выставочную деятельность своих предприятий внутри страны, а тем более – за рубежом.

Тщательное планирование участия в выставке предполагает своевременное составление бюджета. Необходим подробный анализ расходов по основным статьям с учетом отличий, определяемых особенностями различных выставочных мероприятий. Этот анализ должен стать основой для составления графика работ по подготовке и проведению выставки и контроля за их исполнением. По окончании работы выставки (примерно через 6 месяцев) можно сделать выводы об эффективности участия в ней, сравнив уровень произведенных затрат с результатами реальных коммерческих контрактов.

Конечную стоимость участия можно вывести, если умножить сумму затрат по аренде площади стандартного стенда на коэффициент 8–12. Величина этого коэффициента зависит от тематики, задач экспонента и характера экспонатов, а также от участия в сопровождающих выставку мероприятиях. При аренде небольшого стенда, например, в 20 кв. м, конечная стоимость участия составит от 17 до 24 тыс. долл. Хотя этот результат может порою отличаться от реальной суммы затрат, он дает базовый ориентир стоимости участия.

 

Последствия роста стоимости участия в выставках

 

Предприятия вынуждены увеличивать сумму затрат на свою выставочную деятельность под влиянием таких факторов, как:

§ «обязанность» принимать участие во все возрастающем количестве мероприятий;

§ необходимость повышения затрат на рекламу;

§ рост затрат на аренду стенда, составивший за последнее десятилетие примерно 50%.

 

Протесты экспонентов вызывают организаторы выставочных мероприятий, которые увеличивают цены под влиянием роста стоимости жизни, но ссылаются при этом на улучшающееся качество услуг, предоставляемых участникам и посетителям мероприятий. Посетители, со своей стороны, реагируя на увеличение количества мероприятий и расходов на поездки и проживание, значительно сокращают время своего пребывания на мероприятиях (для 60% посетителей пребывание ограничивается одним днем). Вследствие этого уменьшается число посещаемых стендов, которые избираются посетителями заранее. Так, на ярмарках промышленной продукции четверть деловых посетителей посещает не более 5 экспонентов. «Внеплановые» посещения занимают в среднем 29% суммарного времени пребывания посетителей на таких мероприятиях. Это уменьшает привлекательность торговых выставок как «мест случайных встреч».

Кратковременность пребывания посетителей и минимальное свободное «внеплановое» время вынуждают экспонентов нести дополнительные затраты на рекламу и связи с общественностью, чтобы обеспечить свое включение в число посещаемых стендов. Следствиями роста затрат на участие в крупных выставках стало увеличение количества выставочных мероприятий регионального масштаба в ущерб выставкам национальным, а в некоторых случаях – даже международным.

Можно согласиться с утверждением профессионалов, что в текущем десятилетии фактор стоимости и технический прогресс в области коммуникаций вызовут серьезные изменения как в топологии ярмарок и выставок, так и в методике их организации.

 

Составление сметы

 

Смета планируемых затрат составляется после определения целей участия в выставке. Как инструмент экономического планирования смета устанавливает пределы, в которых должны производиться расходы, чтобы обеспечить достижение поставленных целей.

Смета должна быть составлена как можно более подробно менеджером, ответственным за организацию участия в мероприятии. Для торговых ярмарок и выставок не существует разделения издержек на эластичные и неэластичные. Здесь все взаимосвязано: дешевое оформление стенда сведет на нет удачное место в выставочном зале; практичный стенд может «похоронить» достопримечательные экспонаты; неудачный подбор персонала погубит успех участия в выставке; экономия на рекламе и связях с общественностью не позволит заключить новые контакты; а плохая упаковка и отправка создаст угрозу работе на стенде и т.д.

 

Стоимостные факторы

 

Общая стоимость участия в выставке складывается из учета затрат на всех трех этапах: подготовительном, периоде работы выставки, послевыставочном. При этом порою оказывается, что затраты на подготовительном этапе, прежде всего связанные с работой персонала по выработке маркетинговой стратегии, определению целей участия, выбору выставки, осуществлению рекламной кампании и т.д., сопоставимы с затратами на стадии участия и их недоучет приводит к ошибкам при оценке результативности участия в соответствующем выставочном мероприятии.

В свою очередь стоимость участия в выставке складывается как минимум из десяти основных статей расходов: аренда, стенд, оборудование стенда, экспозиция, денежные взносы учредителям, транспортировка и страхование, эксплуатационные расходы, персонал, реклама и связи с общественностью, прием посетителей, а также непредвиденные расходы. Статьи затрат и их структура подробно представлены в табл. 5.2. При этом отнесение многих из затрат к периоду выставки несколько условно, так как они должны быть осуществлены еще до открытия выставки.

 

Таблица 5.2

 

Образец сметы расходов по участию в выставочном мероприятии

 

Анализ расходов

Предполагаемые по смете

I. Затраты на обеспечение работы персонала в подготовительный период:

1 Затраты, связанные с выбором выставки (доступ в информационные базы данных, Интернет).

2. Затраты на персонал в период подготовки к выставке:

– зарплата плюс начисления на зарплату, дифференцированные по размеру вклада каждого специалиста и их категории;

– косвенные затраты, включая административные расходы с начислениями.

3. Расходы на обеспечение телекоммуникационной и почтовой связи фирмы с устроителями, старыми и потенциальными клиентами.

4. Подготовка пресс-релизов о фирме и ее участии в выставке.

5. Проведение рекламной кампании.

6. Прочие расходы.

ВСЕГО ПО ПОДГОТОВКЕ

 

II. Собственный стенд по индивидуальному проекту и размещение экспозиции на открытых площадках:

1. Расходы по аренде необустроенной выставочной площади:

– аренда выставочных площадей внутри павильонов;

– аренда открытых площадок вне павильонов;

Прочие расходы

 

ВСЕГО ПО АРЕНДЕ

2. Расходы по стенду:

– проектирование стенда, включая наличие в нем зон переговоров, приема VIP-персон, кухни/склада и т.п.;

– изготовление стенда:

– стеновые элементы,

– подготовка пола,

– материалы для изготовления/покраски,

– осветительные устройства.

Прочие расходы

 

ВСЕГО ПО СТЕНДУ

3. Расходы по оборудованию стенда:

– обстановка:

– покупка мебели/утвари,

– аренда мебели/утвари,

– оборудование кухни/гардероба;

– оборудование склада;

– декоративное оформление;

– покупка канцтоваров;

– аренда компьютерной техники, подключение к Интернет, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.;

– установка стационарных телефонов.

Прочие расходы

 

ВСЕГО ПО ОБОРУДОВАНИЮ СТЕНДА

4. Расходы по строительству стенда:

– распаковка/монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера;

– демонтаж/упаковка;

– хранение;

– электро- и энергообеспечение;

– сантехника;

– кондиционеры (спец.).

Прочие расходы

 

ИТОГО ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ СТЕНДА

 

III. Обустроенная выставочная площадь (типовой стенд устроителя):

1. Плата за аренду стенда.

2. Расходы по дополнительному оборудованию арендуемого стенда:

– дополнительные элементы стенда, предлагаемые устроителем;

– аренда или покупка дополнительной мебели/утвари;

– оборудование кухни/гардероба;

– оборудование склада;

– декоративное оформление;

– покупка канцтоваров;

– аренда компьютерной техники, телефакса, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.;

– установка стационарных телефонов.

Прочие расходы

 

ВСЕГО ПО СТЕНДУ

 

IV. Денежные взносы устроителям выставки, исходя из условий участия:

1. Плата за участие – аренду площадей (учтена в п.I или II).

2. Внесение дополнительных сведений в каталог.

3. Внесение данных в информационные системы.

4. Регистрационный взнос.

5. Удостоверения участников выставки (дополнительные).

6. Пропуска для парковки (дополнительные).

7. Прочие расходы

ВСЕГО

 

V. Расходы по экспозиции:

1. Расходы на формирование экспозиции, ее элементов – экспонатов и оборудования (устройств) для их демонстрации.

2. Упаковка.

3. Таможенная очистка.

4. Распаковка/запаковка.

5. Улучшение-доводка элементов экспозиции, включая устройства для демонстрации экспонатов в динамике или виртуального показа перед открытием выставки.

6. Хранение упаковочных материалов.

7. Монтаж/оформление экспозиции на стенде.

8. Прочие расходы.

 

ВСЕГО ПО ЭКСПОНАТАМ

 

VI. Транспортировка-страхование:

1. Экспонаты и устройства для их демонстрации.

2. Элементы и материалы стенда и его интерьера в случае изготовления собственного стенда.

3. Рекламные материалы.

4. Прочие расходы.

 

ВСЕГО ПО ТРАНСПОРТИРОВКЕ-СТРАХОВАНИЮ

 

VII. Эксплуатационные расходы:

1. Электроэнергия (кроме стандартного освещения на стенде).

2. Телефонная связь.

3. Водоснабжение, если оно не предусмотрено в составе взноса за участие.

4. Расходы по эксплуатации компьютерной сети, включения Интернет, фотокопировального оборудования, телефакса и т.д.

5. Охрана экспозиции на стенде.

6. Уборка внутри стенда.

7. Удаление отходов со стенда.

8. Аренда автомашин.

9. Транспортные расходы, в том числе внутригородские, если они не учтены в разделе V.

10. Оплата услуг – процент за обслуживание (чаевые).

11. Прочие расходы.

 

ВСЕГО ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ

 

VIII. Расходы по содержанию персонала:

1. Основной персонал.

– визовое оформление,

– стоимость проездных билетов (самолет, поезд и т.д.),

– проживание в гостинице,

– суточные (командировочные) и доплаты.

2. Вспомогательный персонал:

– переводчики,

– обслуживающий персонал,

– прочий вспомогательный персонал (водитель и т.д.).

3. Форменная одежда (покупка, аренда).

4. Обучение:

– основного персонала,

– обслуживающего персонала.

5. Медицинское страхование.

6. Ненормированное питание, если оно не входит в суточные.

7. Дорожные расходы (в городе проведения выставки).

8. Расходы на обеспечение отдыха.

9. Представительские расходы.

10. Прочие расходы.

 

ВСЕГО ПО СОДЕРЖАНИЮ ПЕРСОНАЛА

 

IX. Реклама/связи с общественностью:

1. Рекламные расходы

1). рекламные материалы (проспекты и пр.),

2). почтовые расходы (приглашения посетителей и т.д.),

3). рекламные сувениры,

4). публикации в прессе,

5). реклама в официальном каталоге с учетом условий участия (или дополнительная реклама),

6). пропуска для посетителей,

7). рекламные внешние щиты, растяжки в городе,

8). плакаты – аренда мест для размещения внутри выставочных помещений,

9). фотографии, аудиовизуальные материалы, видеофильмы и т.д., подготавливаемые в ходе выставки,

10). оплата прав на трансляцию музыкальных передач,

11). Прочие расходы.

2. Расходы по связям с общественностью:

1). пакеты (комплекты) с рекламными материалами для журналистов,

2). сувениры для прессы,

3). фотоматериалы для распространения,

4). приглашения для журналистов,

5). интервью/приемы, угощения,

6). Прочие расходы.

 

ВСЕГО ПО РЕКЛАМЕ, СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

 

X. Расходы по приему посетителей:

1. Угощения, включая алкогольные и освежительные напитки и проч.

2. Обслуживание.

3. Прочие расходы.

ВСЕГО ПО ПРИЕМУ ПОСЕТИТЕЛЕЙ

 

XI. Непредвиденные расходы