Во время международной выставки

 

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам – сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов необходимо обратить внимание на их:

ü умение и желание общаться с людьми;

ü выносливость;

ü привлекательную внешность;

ü профессиональную компетентность;

ü психологические навыки;

ü хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие – языка страны проведения выставки).

 

Помимо основного намечают запасной состав стендистов. До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:

? тематика выставки;

? цели участия в выставке;

? перечень предоставляемых услуг;

? основные новинки;

? задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.);

? план стенда;

? закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

? распорядок работы;

? время нахождения руководства фирмы на стенде;

? основные категории предполагаемых посетителей;

? модели поведения с каждой категорией посетителей;

? формы регистрации посетителей;

? формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки[11].

 

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания, работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию, размещенные в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.). В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте. Он должен солидно и аккуратно выглядеть, желательно в выдержанном общем стиле. Это может быть фирменная униформа с символикой, кепочки, значки.

На период выставки необходимо детально расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно.

Обратите внимание ваших сотрудников на следующие тонкости. Существует несколько основных типов клиентов – постоянные заказчики, важные персоны, студенты и стажеры, бездельники и зануды, любители выпивки, жалобщики, «шпионы». С каждым из них необходимо проводить свою линию поведения. Постоянные заказчики и важные персоны должны получать максимум внимания и заботы. Студенты и стажеры нуждаются, как правило, в информации (иногда сверх меры) для самоизучения. «Халявщики» и жалобщики пытаются вовлечь сотрудников в бесплодную дискуссию: их следует вежливо, но решительно отваживать, используя гибкую, изматывающую тактику: передавайте такого «клиента» друг другу. Пусть им занимаются все и одновременно никто. Результат гарантирован.

Для другой категории слушателей – шпионов – используется тактика перевода разговора на самую серьезную деловую основу. «Шпион», не владеющий полномочиями вести переговоры, моментально утратит интерес и попытается удалиться.

Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

Исследования показали, что 60% посетителей туристических выставок уходят, если их не поприветствовали в течение первой минуты. Чтобы избежать этого, желательно, чтобы:

ü стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя;

ü лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;

ü он сумел бы помочь посетителю начать разговор фразами типа: «Я хотел бы помочь Вам ознакомиться с нашей фирмой», «Наша фирма специализируется на следующих видах деятельности...», «Наиболее интересное на нашем стенде...» и т.п.;

ü он смог бы дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;

ü стендист должен быть одет не только строго и красиво, но и удобно.

 

Нежелательны:

ü общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей;

ü назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;

ü употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей;

ü развязное поведение.

 

Должно быть исключено употребление алкогольных напитков до и во время работы на стенде, даже если такие напитки предлагаются стендистом посетителю.

Контакты между стендистами различных турпредприятий необходимы, к тому же они позволяют обмениваться опытом работы, оказывать в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее.

Стендистам следует делать пометки о посетителях стенда компании в специальной тетради, куда записывать название фирмы, адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, сферы интереса посетителя, чем он занимается (почему здесь) и т.д. Данная информация несомненно пригодится для укрепления связей с новыми партнерами и расширения бизнеса.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К ТЕМЕ

1. Какая связь между выставочным, туристским и отельным бизнесом?

2. Каковы общие подходы в работе с клиентами в сфере туризма и ВЯД?

3. В чем состоит роль туризма при проведении Всемирных выставок «Экспо»?

4. В чем особенности международных выставок в системе туристического маркетинга?

5. Какие международные туристские выставки, биржи и ярмарки наиболее популярны в мире?

6. В чем особенности процесса участия туристической фирмы в работе выставки?

7. Зачем нужна реклама на туристской выставке экспоненту?

8. Как экспонент организует свою рекламную кампанию при подготовке и участии в туристской выставке?

9. Какие этапы разработки тематического плана экспозиции характерны при участии в туристской выставке?

10. Каково соотношение статей затрат турпредприятия на участие в выставке?

11. Кто такие компании-консолидаторы?

12. Как влияет расположение стенда на цену аренды выставочной площади?

13. Как правильно выбрать стенд?

14. В чем преимущество двухэтажных стендов на выставках?

15. Как готовить персонал турпредприятия для участия в выставке?

16. Каковы основные функции стендистов фирмы на туристской выставке?

17. Что нежелательно в подведении стендиста на выставке?

18. Как оценить коммерческие итоги участия турпредприятия в выставочном мероприятии?

в начало

 

 

[1] Хвилер Я. А как у них?// Турбизнес. 2001. № 8.

[2] См.: Ромат Е.В. Реклама. СПб: Питер, 2001. (Серия «Учебники для вузов»). С. 214.

[3] Обычно существует несколько базовых конструкций стендов (боксов), предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6х6 м размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда, как показано выше, выполнение целевой задачи – привлечение клиентов и цена. Имеет значение размер экспозиции. Туристская компания со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший стенд, однако заказанный стенд может просто оказаться «слишком большим», и экспозиция потеряется, не сумев закрыть пространство.

[4] См.: Дурович А.П., Копанев А.С. Маркетинг в туризме: Учебное пособие / Под общ. ред. 3.М. Горбылевой. Мн.: «Экономпресс», 1998. С. 335.

[5] См.: Дурович А.П., Копанев А.С. Указ. соч. С. 333.

[6] См.: Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. М: Иформационно-издательский дом «Филинъ», 1997. С. 78.

[7] Данные с сайта www.mitt.ru.

[8] MITT – ежегодная международная туристская выставка в Москве.

[9] Назаренко Л.Ф. Указ. соч. С. 85.

[10] См.: Ромат Е.В. Указ. соч. С. 221.

[11] См.: Ильина E.H. Туроперейтинг: организация деятельности: Учебник. М.: Финансы и статистика, 2001. С. 184.