Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г.

Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г.

 

ВЫСТАВОЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

В РОССИИ И ЗА РУБЕЖОМ

 

Учебно-методическое пособие

Под редакцией академика РАН Н.П. Лаверова.

М.: Издательско-торговая корпорация

«Дашков и К°», 2004.

 

В книге рассмотрены наиболее актуальные проблемы выставочно-ярмарочной деятельности в России и за рубежом, ее инфраструктура, важнейшие организационные мероприятия. Охарактеризована государственная политика в этой сфере, действующие соглашения. Дан обзор состояния выставочно-ярмарочной деятельности в России, других странах СНГ. Приведены сведения о крупнейших выставочных территориях мира. Рассмотрены особенности международных выставок в системе туристического маркетинга.

Учебно-методическое пособие предназначено для студентов, изучающих маркетинг и менеджмент, специалистов, занимающихся продвижением инновационных разработок на национальный и зарубежные рынки, работающих в сфере туристического и отельного бизнеса, а также для практических работников выставочной индустрии и широкой общественности.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Раздел I. ВЫСТАВОЧНЫЙ МАРКЕТИНГ

ТЕМА 1. ТЕРМИНОЛОГИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ ВЫСТАВОЧНО-ЯРМАРОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1. Основные определения

1.2. Классификация международных ярмарок

ТЕМА 2. ВЫСТАВОЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ КАК ИНСТРУМЕНТ МАРКЕТИНГА

2.1. Основные принципы маркетинга

2.2. Выставки среди инструментов маркетинга

2.3. Определение целей участия в выставке

2.4. Осмысление решения об участии на выставке

2.5. Выбор выставки

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

3.1. Планирование процесса

3.2. Формы участия в выставке

3.3. Выбор экспонатов и выставочной программы

3.4. Регистрация и оформление участия в выставке

3.5. Значение выставочного стенда в организационном процессе

3.6. Выставочная стадия. Работа на стенде

3.7. Особенности работы на стенде

3.8. Последующая обработка данных

ТЕМА 4. ЭКОНОМИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ РИСКОВ ВЫСТАВОЧНОГО УЧАСТИЯ

ТЕМА 5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ. СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТА

5.1. Некоторые особенности бухгалтерского и налогового учета у фирм, организующих выставки

5.2. Особенности бухгалтерского и налогового учета затрат у фирм, участвующих в выставках

5.3. Стоимость участия в выставке. Составление бюджета

5.4. Оценка требуемой площади стенда

Раздел II. МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО В ВЫСТАВОЧНОЙ СФЕРЕ

ТЕМА 6. ИНФРАСТРУКТУРА ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. СТРУКТУРЫ, КООРДИНИРУЮЩИЕ ВЫСТАВОЧНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

6.1. Понятие инфраструктуры

6.2. Координация выставочной деятельности России со странами СНГ

6.3. Структуры, способствующие развитию и координирующие выставочную деятельность на международном уровне

ТЕМА 7. МЕЖДУНАРОДНЫЕ СОГЛАШЕНИЯ В ОБЛАСТИ ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Парижская конвенция 1928 г.

7.2. Таможенные конвенции

Раздел III. УПРАВЛЕНИЕ ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ В РОССИИ И ДРУГИХ СТРАНАХ СНГ

ТЕМА 8. ЗНАЧЕНИЕ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫХ ВЫСТАВОЧНЫХ ЦЕНТРОВ МОСКВЫ ДЛЯ ВЫСТАВОЧНОГО БИЗНЕСА ГОРОДА

ТЕМА 9. ВЫСТАВОЧНЫЕ ЦЕНТРЫ И ОРГАНИЗАЦИИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

ТЕМА 10. ВЫСТАВОЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ В РЕГИОНАХ РОССИИ

ТЕМА 11. ВЫСТАВКИ ДРУГИХ СТРАН СНГ И БАЛТИИ

Раздел IV. КРУПНЕЙШИЕ ВЫСТАВОЧНЫЕ ТЕРРИТОРИИ МИРА

ТЕМА 12. РОЛЬ ГОСУДАРСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ ТОРГОВЫХ ВЫСТАВОК

ТЕМА 13. ВЫСТАВОЧНЫЕ КОМПЛЕКСЫ ЕВРОПЫ

 

ТЕМА 14. ВЫСТАВОЧНЫЕ ЦЕНТРЫ АЗИИ

14.14. Объединенные Арабские Эмираты

ТЕМА 15. ВЫСТАВОЧНЫЕ ЦЕНТРЫ СЕВЕРНОЙ И ЮЖНОЙ АМЕРИКИ

ТЕМА 16. ВЫСТАВОЧНЫЕ ЦЕНТРЫ АФРИКИ

ТЕМА 17. ВЫСТАВОЧНЫЕ КОМПЛЕКСЫ АВСТРАЛИИ

ТЕМА 18. ОСОБЕННОСТИ ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В США, КАНАДЕ И МЕКСИКЕ

18.1. Общие положения

18.2. Оценка выставочных центров США, Канады и Мексики (объем выставочных площадей, стоимость аренды, тематическая направленность и пр.)

18.3. Основные сведения о строительстве новых и реконструкции действующих выставочных комплексов.

ТЕМА 19. ОСОБЕННОСТИ МЕЖДУНАРОДНЫХ ВЫСТАВОК В СИСТЕМЕ ТУРИСТИЧЕСКОГО МАРКЕТИНГА

19.1. Роль туристских выставочных мероприятий в системе маркетинговых коммуникаций

19.2. Процесс организации участия туристической фирмы в работе выставки

19.3. Основные статьи затрат турпредприятия на участие в выставке

19.4. Работа персонала турпредприятия во время международной выставки

ПРИЛОЖЕНИЯ

КРАТКИЙ ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ

ЛИТЕРАТУРА

ТЕМА 1.

ТЕРМИНОЛОГИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ ВЫСТАВОЧНО-ЯРМАРОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1. Основные определения

1.2. Классификация международных ярмарок

 

Контрольные вопросы к теме

 

ВЫСТАВОЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Выставки, ярмарки... Прежде чем начать анализировать выставочную деятельность, целесообразно уточнить терминологию. В русском языке два основных слова определяют эту сферу – ярмарки и выставки. Гораздо больше терминов в английском – кроме fair и exhibition – exposition, show, display, во французском к ним добавляется salon – термин, который перекочевал и в русский язык, и т.д.

Этимологически в словаре Даля ярмарки (в славянском языке – ярмонка) – большой торговый съезд и привоз товаров в определенное (срочное) в году время, годовой торг. Причем различаются ярмарки общие – на всякий товар и частные – на отдельные виды товара; в немецком jarmarket означает ежегодный рынок. В то же время ярмарка (в английском языке – fair) подразумевает не только рынок товаров, но и во многом рынок развлекательных услуг (аттракционы, сцены и т.п.). Это сродни и старому русскому пониманию.

Таким образом, под ярмарками историческими понимались регулярные торжища широкого значения; рынок, регулярно, периодически организуемый в традиционно определенном месте; сезонная распродажа товаров одного или многих видов.

Выставка определялась как публичная демонстрация достижений в области материальной и духовной деятельности человека.

 

ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

 

В Концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации[1] употребляются следующие понятия.

Выставки и ярмарки – это рыночные мероприятия, на которых экспоненты представляют на основе выставочных образцов производимые товары и услуги.

В рамках выставок и ярмарок организации (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и содействия их сбыту.

Отличительной чертой ярмарок является то, что они, как правило, предполагают непосредственное осуществление прямых продаж экспонентами демонстрируемой продукции, хотя в настоящее время границы между понятиями «выставки» и «ярмарки» сведены до минимума.

Выставки и ярмарки – как правило, многокомпонентные мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией экспонатов также конференции, семинары, «круглые столы» и другие мероприятия, выполняющие информационную функцию.

Комитет немецкой экономики по делам торговых выставок и ярмарок дает свои определения.

Ярмарки – регулярно организуемые рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения. Адресуя свои экспонаты преимущественно квалифицированным специалистам – посетителям ярмарок, многочисленные участвующие в ярмарке предприятия представляют основные товары и услуги одной или нескольких отраслей, предлагаемые промышленным заготовителям и реализуемые преимущественно на основе выставленных образцов.

Выставки – рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения. Адресуя свои экспонаты преимущественно обычным посетителям-неспециалистам, многочисленные участвующие в выставке предприятия представляют и реализуют характерные товары и услуги одной или нескольких отраслей или информируют потребителей с целью содействия сбыту товаров.

Налицо очевидное подобие определений. Главное общее – это подчеркивание рыночного характера выставочно-ярмарочных мероприятий. При этом ярмарки ориентируются главным образом на специализированного посетителя-покупателя, оптовика, на осуществление продаж экспонентами демонстрируемой продукции, в то время как выставки – на более широкий круг возможных потребителей, на привлечение их внимания к товару.

На Марсельском конгрессе (октябрь 1995 г.) Международного союза ярмарок (УФИ) было принято следующее определение ярмарки: «Ярмарка – это международная экономическая выставка образцов, которая независимо от ее наименования в соответствии с обычаями страны, на территории которой она проводится, представляет собой рынок товаров широкого потребления (или оборудования) и действует в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и экспонентам которой разрешается представлять образцы своей продукции для заключения сделок в национальном или международном масштабах».

Фактически сегодня в первоначальном значении этого слова выставками с позиции терминологии, укоренившейся в России, следовало бы называть выставочные мероприятия, не преследующие торговые (коммерческие) цели, к которым в первую очередь относятся всемирные выставки ЭКСПО, выставки произведений искусств из коллекций музеев, не предназначенных для продажи, и выставки, организуемые при проведении конгрессов. В соответствии с Парижской конвенцией 1928 г. о международных выставках (сегодня это всемирные выставки ЭКСПО) введено понятие международной официальной или официально признанной выставки как мероприятия, «главная цель которого состоит в выявлении успехов, достигнутых различными странами в одной отрасли или нескольких отраслях производства, и во время которого, по существу, не делается никакого различия между покупателями или посетителями».

Однако, как видим, такого узкого понимания за термином «выставки» из-за сложившейся их коммерческой направленности не сохранилось. Как правило, главная направленность любой выставки в настоящее время – реклама инноваций в виде товаров и услуг, заключение контрактов на продажу образцов после окончания выставки, поставку партий показанного товара или заключения фьючерских сделок. Поэтому в современном выставочном лексиконе выставка и ярмарка хотя и имеют различные названия, а порою несколько отличные организационные формы, в русском языке представляют близкие по содержанию мероприятия и могут быть классифицированы по общим признакам.

Зафиксировав, что ярмарка/выставка – это рынок, на котором заключаются коммерческие сделки на базе выставочных образцов, продажа и снятие со стендов которых на ярмарке/выставке запрещена в соответствии с международными правилами, в дальнейшем тексте будем в зависимости от контекста употреблять одно из двух или оба определения – выставка/ярмарка.

Современная ярмарка предлагает широкий спектр товаров и услуг: от образцов изделий и комплексных автоматизированных систем до передачи «ноу-хау», проводимых экспертами консультаций и т.д.

Современные международные ярмарки делятся на два основных вида – общеотраслевые и специализированные. В настоящее время развитие международных ярмарок и выставок идет как по пути количественного увеличения, так и в направлении качественного преобразования. Наряду с общеотраслевыми ярмарками средств производства и товаров широкого потребления проводятся тематические, показывающие несколько родственных отраслей экономики; специализированные ярмарки (салоны, выставки) по определенным выставочным темам и номенклатуре товаров; специализированные выставки (салоны), экспонаты которых являются не только и не столько товарами, сколько предназначаются для показа решения конкретных технических и других проблем.

Форма и содержание выставочно-ярмарочных мероприятий с течением времени подвергаются изменениям под воздействием потребностей рынка. Тематические узкоспециализированные ярмарки могут перерасти в тематические общеотраслевые, а из них могут выкристаллизоваться ярмарки с более узкой направленностью, товарные ярмарки могут превратиться в тематические и т.д.

Число и размер международных общеотраслевых и специализированных ярмарок регулируются требованиями мировых рынков, которые они обслуживают. Ярмарочно-выставочные мероприятия, не отвечающие предъявляемым требованиям, отмирают, а новые возникают в соответствии с тенденциями общего развития мирового хозяйства.

 

 

ТЕМА 2.

ВЫБОР ВЫСТАВКИ

 

Для того чтобы выставки заняли надлежащее место среди инструментов маркетинга, необходим тщательный отбор: выбор по регионам и целевым группам, а также отбор экспонатов и персонала. В мире выставок этот принцип отбора давно стал определяющим. Особенно сильно дифференциация развита в Германии – стране выставок.

Выбор подходящей выставки подготавливается заблаговременно на основе тщательного анализа, так как в окончательном решении должны быть учтены многие критерии, которые до того нужно системно оценить. Упрощение в поисках решения, базирующееся на принципе «все конкуренты здесь, поэтому мы тоже должны быть представлены», не должно допускаться.

Проблемой выбора подходящего выставочного мероприятия для неопытных предпринимателей сферы малого и среднего бизнеса, и не только в России, осложняется огромным количеством ежегодно проводящихся во всем мире выставок и ярмарок.

Проведение обстоятельных исследований на стадии разработки выставочной политики позволит им избежать неоправданного риска.

В мире ежегодно проходит около двадцати тысяч выставок, в России – около двух тысяч. Прежде чем выбрать нужное мероприятие, руководитель должен определиться, чего он хочет достичь, участвуя в выставке: хочет ли он продать существующий товар или определить продукцию, которую будет производить, конкурентоспособную и явно рентабельную. При этом он, конечно, уже сегодня понимает, что на выставке бывает гораздо легче и быстрее сделать маркетинговый анализ, так как здесь сконцентрированы предприятия с новыми, новейшими или перспективными технологиями.

Для правильного выбора выставки нужно определить регион и рынок сбыта, тематику и время проведения выставки, проанализировать исторически сложившиеся связи, продумать дилерскую сеть для распространения продукции.

Прежде чем этот выбор сделать, целесообразно, по возможности, поэтапно осуществить следующий анализ.

1. Установить иерархию намеченных предприятием рынков сбыта в соответствии с программой маркетинга; выяснить тип, радиус действия и время проведения ярмарок/выставок для каждого охватываемого этими рынками региона. Это позволит отобрать наиболее перспективный регион продаж для конкретного продукта и выявить специфические задачи проводимых там выставок.

Прокомментируем данное предложение. Каждая выставка, российская или международная, проходит в конкретных регионально-экономических и исторических условиях и «работает» на один или несколько рынков: местный, региональный, национальный, международный (европейский, азиатский и т.д.), всемирный. Чем крупнее и авторитетнее выставка, тем на большее количество рынков она распространяет свое влияние и тем предпочтительней участие в ней. Поэтому важнейшим критерием выбора выставки, если, конечно, это отвечает целям маркетинга предприятия, является поэтапный выход на мировые рынки, причем именно в той последовательности, в какой сама выставка воздействует на эти рынки.

2. Сформировать модель (образ) выставки/ярмарки в соответствии с поставленными целями – установить соотношение места и времени, вид экспонатов, способ участия (с собственными или арендуемыми стендами), собрать информацию о каждом интересном выставочном мероприятии.

3. Оценить отобранные мероприятия с позиций:

· количественно-качественного состава экспонентов-конкурентов;

· престижа выставки-ярмарки;

· изменения по времени ведущих параметров, включая изменения экспозиционных площадей;

· места ее проведения;

· стоимости представляемых обязательных и дополнительных выставочных услуг.

4. Выбрать подходящую выставку как результат совпадения целей маркетинга и открывающихся возможностей участия в выставке.

Если внутренние возможности предприятия и цели участия соответствуют теме выставки, если на выставке представлен репрезентативный спектр предлагаемых продуктов/услуг и при этом охвачены целевые для предприятия группы покупателей или выставка открывает выход на них, выбор будет эффективным.

Косвенными факторами этого выбора служат качественные характеристики места проведения выставки/ярмарки, а именно:

· географическое положение и транспортное обслуживание;

· количественный и качественный уровень услуг выставочного сервиса, гостиничного обслуживания и т.д.;

· общественная безопасность и состояние криминогенной обстановки в городе или регионе;

· доброжелательность местного населения;

· культурная и туристическая инфраструктура;

· качественный уровень служб сопровождения (таможенная служба, страхование, транспортные услуги, медицинское обслуживание и т.д.);

· возможности для осуществления покупок и развлечений и т.д.

Эти факторы можно считать психологическими.

Покажем, как это осуществляется на практике, уточняя или сокращая описание некоторых этапов.

Итак, на основании анализа собственного маркетинга, определения целей и при помощи классификации выставок уже можно исключить те выставки, которые не могут способствовать достижению нужных целей. Подходящая, казалось бы, по типу товара региональная выставка не должна идти в счет, если целью являются также и внерегиональные или экспортные сделки. Если южнороссийское предприятие по производству строительных материалов или строительного оборудования хочет активно осваивать и обрабатывать северороссийское пространство, то надо ставить вопрос о выставках на севере.

Если речь идет о товаре, которые продается по преимуществу определенным целевым группам, то нужно найти путем отфильтровки такое выставочное мероприятие, которое своим спектром предложения ориентировано именно на эту целевую группу. Типичный пример – средства чрезвычайного спасения.

Может помочь выбору выставки и получение сведений о тех выставках, в которых, как правило, участвуют конкуренты.

Для целевого ряда товаров при анализе выставок, в которых предлагается участвовать, складывается очевидная ситуация: после постепенного, шаг за шагом, исключения неподходящего, в конце концов выкристаллизовывается та самая единственная, правильно выбранная выставка.

Труднее бывает, если к рассмотрению приняты больше одной выставки. В таких случаях есть две возможности: участвовать в обеих выставках или же по дополнительно определенным критериям, требованиям или предпосылкам продолжать спецификацию дальше, пока в конце концов не останется только одно мероприятие.

По мнению зарубежных специалистов, полезно посмотреть на избранное мероприятие и в качестве посетителя, чтобы получить непосредственное впечатление, например в случае опоздания подачи заявки на участие или неуверенности в целесообразности участия. В этом случае можно увидеть и познать на опыте, как представлены участники и, соответственно, конкуренты (размер стенда, затраты на оформление стенда, показ товара) и как ведут себя посетители (наплывы в определенные дни, продолжительность пребывания на стендах). Нужно также разузнать, есть ли уже на выставке те, кто предлагает альтернативные технические решения, и какие аргументы приводят они посетителям (цена, срок поставки, преимущества в использовании). Прежде всего, если круг сужен, но есть больше одной выставки на выбор, то будет иметь смысл предварительно посетить те мероприятия, которые раньше стоят на повестке дня. Затраты в любом случае будут ниже, чем те деньги, которые пришлось бы заплатить за науку, приняв хотя бы одно сомнительное решение об участии.

Собственный товар должен соответствовать теме выставки и присутствовать в номенклатуре организатора. Выставка должна быть ориентирована на намеченные целевые группы. Эти два условия обязательны.

Кроме того, приносит пользу и стимулирует дело встречи на выставке не только непосредственно с целевыми группами, но и с теми слоями, которые составляют окружения конкретных целевых групп. Это могут быть те, с чьим мнением особо считаются, и те, кто принимает решения, или другие группы лиц – то есть все, кто с точки зрения рекламы должен рассматриваться в качестве вторичной целевой группы.

С точки зрения состава экспонентов, выставка должна давать как минимум представительный обзор соответствующего спектра предложения, а еще лучше – если в составе ее участников есть все ведущие производители данных групп товаров; на региональных мероприятиях они могут быть представлены и через продавца или дилера.

Притягательная сила выставки тем больше, чем богаче представленный состав производителей и продавцов. Выступить только на выставке и не выступать одновременно на рынке тоже можно, но не эффективно в смысле последовательного и систематического освоения рынка.

Стимулировать высокую посещаемость выставочного мероприятия, что следует учитывать, могут дополнительные мероприятия – такие, как специализированный конгресс, семинары экспонентов, встречи по профессиональным и экономическим (торговля, ремесло) союзам (ассоциациям).

Многие другие критерии находятся вне сферы непосредственного влияния выставки как события. Например, из-за законов и административных распоряжений по вопросам охраны окружающей среды может возникнуть необходимость переоборудования или изготовления дополнительного оборудования, отличающегося от существовавших ранее и общепринятых технических решений, с тем, чтобы иметь возможность показать его на выставке.

Последней заключительной фазой осуществления выбора является принятие окончательного решения, которое доводится до коллектива предприятия, который с этого момента начинает нести вместе с руководством совместную ответственность, если для предприятия характерно стратегическое управление. Как результат – мотивация и активизация сотрудников, участвующих в реализации решения и разработка первого плана действий, в котором должно быть определено:

Ø что и когда сделать;

Ø почему и как это нужно сделать;

Ø кому и что нужно сделать.

Учитывая, что в зависимости от характера, имиджа выставки экспонент должен разработать технические и качественные детали своего участия до принятия окончательного решения, полезно для «подстраховки» нанести вышеуказанный визит-разведку на очередную выставку.

в начало

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К ТЕМЕ

1. Что понимается в широком значении под маркетингом?

2. В чем заключаются основные принципы маркетинга?

3. Почему выставочная деятельность является инструментом маркетинга?

4. Какие маркетинговые функции выполняет выставка?

5. В чем роль выставочной деятельности при выработке стратегии фирмы?

6. Как формируется целевая направленность выставочной деятельности?

7. Что является инструментом коммуникативной политики предприятия?

8. Каковы функции выставки среди инструментов маркетинга?

9. Какие наиболее существенные инструменты ценообразования характерны для выставок?

10. Помогает ли выставка экспоненту выявлять свои преимущества перед конкурентами в отношении ценовой политики?

11. Какие инструменты распределения (сбыта) известны и используются на выставках?

12. В чем роль выставок среди инструментов товарной политики?

13. Как участие в выставке помогает наблюдению за конкурентами?

14. Какие цели участия в выставке являются первостепенными?

15. В чем заключаются следующие цели участия в выставке: коммуникативные, ценнообразовательные, распределения, товарной политики?

16. Какие цели ставит перед собой посетитель выставки?

17. Зачем экспоненту нужен маркетинговый анализ выставок по регионам и целевым группам?

18. Почему нужно доводить принятие окончательного решения об участии в выставке до коллектива предприятия?

 

ТЕМА 3.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

3.1. Планирование процесса

3.2. Формы участия в выставке

3.3. Выбор экспонатов и выставочной программы

3.4. Регистрация и оформление участия в выставке

3.5. Значение выставочного стенда в организационном процессе

3.6. Выставочная стадия. Работа на стенде

3.7. Особенности работы на стенде

3.8. Последующая обработка данных

 

Контрольные вопросы к теме

 

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА

Организационный процесс при участии в выставке делится на три этапа: предвыставочная работа, работа на выставке и работа после выставки.

Даже если открытие выставки еще очень далеко, подготовку к ней следует уже начинать. Процедура подготовки к ярмарке-выставке занимает, как правило, от 20 до 52 недель в зависимости от размеров предприятия, места проведения мероприятия и многообразия поставленных целей.

План сроков выполнения работ. В плане сроков должны быть отражены все виды деятельности – в зависимости от конкретных задач – в четкой временной последовательности. Разработке плана предшествует составление подробного перечня отдельных действий с параллельной оценкой сроков, требующихся для выполнения каждого из них в отдельности. Необходимо отметить, что основанием для составления такого перечня служат ограничительные сроки – обязательные даты представления необходимых документов. Затраты времени на реализацию конкретных задач тоже должны быть рассчитаны. Вместе с датами исполнения и завершения работ учитываются все сроки, которые только могут быть запланированы заранее, включая установленные устроителем выставки периоды монтажа и разборки.

Общее количество необходимого времени обусловлено теми сферами деятельности, которые требуют планирования на долгий срок (концепция стенда, экспонаты). Остальные виды работ рассчитываются с некоторым заделом, т.е. дата начала данной работы может изменяться в соответствии с необходимыми для ее выполнения действиями.

План нужно составить так, чтобы в него вошли все те важнейшие условия, без выполнения которых не обойтись, чтобы по-настоящему подготовиться к выставке. В плане предусматривается:

ü определение значения выставки в системе маркетинга;

ü конкретизация целей участия в выставке;

ü сбор информации о проводимых в стране или других странах выставках, представляющих для фирмы интерес;

ü оценка группы клиентов-посетителей;

ü отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке;

ü составление сметы расходов;

ü организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режим работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т.д.

 

По мнению авторов, метод сетевого планирования, основанный на теории графов как метод оценки и корректировки планов, полностью применим при подготовке и проведении выставочно-ярмарочных мероприятий. Сетевой метод – как сумма приемов и способов, позволяющих на основе применения сетевого графика (сетевой модели) рационально осуществлять весь управленческий процесс, то есть организовывать, оценивать, контролировать и корректировать весь комплекс работ, который должен проводиться параллельно. Он позволяет:

– во-первых, наглядно представить организационную и технологическую последовательность выполнения операций и установить взаимосвязь между ними;

– во-вторых, обеспечить четкую координацию операций различной степени сложности, выявить операции, от которых зависит продолжительность всей работы (то есть организационного мероприятия), и сосредоточить внимание на своевременном выполнении каждой операции;

– в-третьих, эффективно использовать денежные и материальные ресурсы.

Применение сетевого метода безусловно предполагает коллективную работу по составлению подробного перечня мероприятий и назначению ответственных за них лиц, т.е. создание на предприятии организационной структуры, отвечающей за подготовку и участие в выставке.

 

ФОРМЫ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ

 

Методы организации, смета расходов, а часто и конечный результат зависят от способа участия предприятия в ярмарке-выставке. Безусловно, участие в выставке в качестве самостоятельного экспонента со своим собственным стендом дает самые большие шансы для успешной презентации. Но для «первого выступления» можно выбрать и другие формы участия, например, групповое. Это освободит новичка от многих организационных хлопот.

Выбор способа участия диктуется различными факторами, в числе которых:

w размеры предприятия,

w наличие у него необходимых экономических средств,

w наличие программы участия, вытекающей из его политики маркетинга,

w степень готовности участия в выставке-ярмарке в конкретный период времени,

w уровень осведомленности о конкретной ярмарке-выставке,

w ожидаемые от участия результаты,

w опыт и организационные возможности (персонал, время, готовность к риску и т.д.),

w возможные ограничения со стороны организаторов ярмарки-выставки (например, особые условия для частных лиц),

w обязательства предприятия, вытекающие из принадлежности к отрасли (например, групповое представительство страны) или иных обязательств,

w наличие государственной политики в отношении ярмарок и выставок (ее целенаправленность, наличие обоюдных интересов государства и предприятия-экспонента) и т.д.

 

Самостоятельное участие предприятия в ярмарке-выставке внутри страны или за рубежом означает, что оно принимает на себя всю ответственность, все организационные заботы и, как правило, самостоятельно несет все расходы.

В промышленно развитых странах разработана система субсидий предприятиям, главным образом экспортерам, по принципу «как можно больше частного участия в как можно в большем количестве ярмарок и выставок, проводимых в различных странах». Величина экономической поддержки (процент участия в расходах) со стороны государства дифференцируется в зависимости от размера и структуры предприятия, вида производимой продукции (потребительские, инновационные товары), уровня технологии, коммерческих результатов, страны организации ярмарки или выставки (в случае заинтересованности в освоении новых рынков).

В свою очередь, как правило, частное участие российских предприятий в зарубежных выставках происходит редко. Причины этого обусловлены такими факторами, как:

§ малые или средние размеры предприятий;

§ ограниченные экономические возможности;

§ непонимание роли выставок в системе маркетинга;

§ нехватка организационного опыта;

§ низкий уровень осведомленности;

§ отсутствие экономической поддержки со стороны государства;

§ глубоко укоренившаяся психология необходимости полной государственной поддержки участия в выставке.

 

В то же время предприятия, самостоятельно участвующие в ярмарках или выставках или организующие собственные выставочные мероприятия (при экономической поддержке государства или без таковой), должны помнить, что хотя их участие, особенно на международной арене, носит частный характер, впечатление, производимое ими, отражается и на мнении о стране. В свою очередь, имидж собственного участия во многом зависит от мнения о стране.

Государственные учреждения, союзы и другие институты, например, торгово-промышленные палаты, организуют вместе с имеющими достаточный опыт устроителями выставок экспозиции отдельных стран или отраслей в национальных павильонах на международных или всемирных выставках или создают общие групповые стенды экспонентов. Такая форма участия – выгодная возможность для предприятия без особых финансовых и временных затрат приобрести опыт на выставке.

Участие в качестве субэкспонента на стенде дружественной организации тоже может быть полезно, так как знакомит с практикой выставочного дела. При этом выставляемые субэкспонентом товары должны соответствовать номенклатуре товаров экспонента. Данные о субэкспонентах так же, как и об экспоненте, могут быть внесены в каталог. Однако опыт группового стенда, пригодный для России, все меньше встречается за рубежом, как правило, в том лишь случае, когда, например, со стороны государства-участника, к которому принадлежит фирма-экспонент, возможно получение каких-либо льгот. Одна из причин – существующее убеждение, что групповое участие на стенде создает препятствия для развития независимости экспонента и не приносит ему существенной пользы.

Что же касается участия предприятия в составе экспозиции павильона своей страны, то оно обусловлено обычно низкой стоимостью и освобождением от трудоемких и требующих времени организационных хлопот. Однако хотя национальные павильоны направлены на поднятие авторитета страны и выдвижение новых предпринимателей этой страны, эти преимущества ослабляются рядом отрицательных факторов, в том числе если это участие предприятия продиктовано внеэкономическими соображениями и не является органической частью комплекса маркетинга, предприятие-экспонент не может продемонстрировать свою организационную самостоятельность. Это факторы понижают признанную роль национальных павильонов для участия в их составе отдельных экспонентов.

Еще одной формой участия является систематическое посещение отраслевых выставок-ярмарок в течение одного-двух дней для наблюдения за конкурентами и знакомства с состоянием технологий.

 

РЕГИСТРАЦИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ

 

Места на многих зарубежных выставках «расходятся» очень быстро. Поэтому необходимо заблаговременно подавать заявку об участии в выставке. Прием заявок, например в Германии, заканчивается за шесть-восемнадцать месяцев (в зависимости от цикла проведения – ежегодное или раз в два года) до начала мероприятия. В заявке с учетом вышеуказанной предварительной концепции стенда нужно указывать необходимое количество площади.

Для регистрации экспонент получает от организатора выставки следующую информацию: планы территории, планы павильонов, документы для регистрации, документы об услугах, предлагаемые места для стенда, условия проведения выставки, инструкции.

В заявке нужно указать:

ü минимальные и максимальные размеры стенда (в кв. м),

ü расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура),

ü габариты стенда (длина и ширина),

ü тип стенда (в ряду, угловой, головной или блок-стенд),

ü отклонения от заранее заданной схемы распределения места,

ü конструкцию (одно- или двухэтажный стенд),

ü данные о выставляемых товарах (структура по отраслям),

ü субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы,

ü данные о количестве ожидающихся отходов и их виды.

При совместном участии в выставке заявку подает та организация, которая занимается организационными вопросами.

От российских устроителей выставок еще не всегда поступает весь перечень информации, в то время как выставочные фирмы, организующие международные выставки, предоставляют весь комплекс документов.

Условия участия в выставке (договор на участие). В документе об условиях участия в выставке регулируются такие пункты договора, как допуск на выставку, арендная плата за стенд, условия оплаты, возможное расторжение договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых фирм.

В технической части намечаются сроки, даются инструкции по монтажу и разборке, описания оформления стенда, характеристики строительных материалов, которые разрешено применять, обязательства по избежанию излишних отходов и их