Иш кагаздарынын аталышы жана жазылышы

Иш кагаздарынын аталышы анын темасы болуп саналат. Иш кагаздарынын аталышы баш тамгалар менен жазылат жана ташымалданбайт, аягына чекит коюлбайт. Документтин аталышы он тамгага жетпесе, ортолору боштук менен ажыратылат:

Т О К Т О М, А К Т, Ж А Р Л ЫК, К Е Л И Ш И М. Эгерде аталыштар узун болсо, кийинки саптарга бөлүнүп жазылат, бирок ташымалданбайт. Иш кагазынын аталышы менен текст аралыгы тексттин интервалына жараша коюлат. Мисалы: текст бир жарым интервал менен терилсе, документтин аталышы менен тексттин аралыгы үч болот. Ошондой эле кээде тексттен кийин тема (аталышы) келе турган болсо, экөөнүн ортосу эки эсеге көбөйтүлөт. Мисалы: текст эки интервал менен жазылса, текст менен теманын аралыгы төрт болууга тийиш. Иш кагаздардын аталыштары, негизинен, кагаздын ортосуна жазылат. Эгерде текст көлөмдүү болуп бир нече барактан турса, ага номер коюлат. Иш кагаздарынын биринчи бетине номер коюлбайт да, ал биринчи бет деп эсептелет. Номер араб цифрасы менен барактын ортосуна жогорку талаадан 10-15 мм ылдый аралыкта чекитсиз жана сызыкчасыз коюлат.

Протокол, өздүк баракча, токтом, өмүр баян сыяктуу иш кагаздарынын тексти барактын артына улантылып жазылышы мүмкүн. Мындай учурда барактын артына жуп номерлер коюлат. Иш кагазынын биринчи бетинин сол жагына 35 мм, оң жагы 8 мм талаа калтырылса, барактын жуп бетинин сол жагына 8 мм, оң жагына 35 мм талаа калтырылат, бул документтердин тексттин бузбай көктөгөнгө ыңгайлуулукту жаратат. Иш кагаздарындагы белгилүү бир сөздөрдү, сөз айкаштарын, сүйлөмдөрдү, айрым учурда текстти бөлүп көрсөтүү зарылдыгы туулса, аларды баш тамга менен астын сызып, карартып же жантык тамга (курсив) менен берүүгө же түсүн өзгөртүп берүү аркылуу обочолоп жазууга жол берилет[5]. Мисалы: БЕКИТЕМИН, токтом кылат, күн тартиби, милдеттендирилсин д.у.с.

А4 форматындагы бланктарга жазылган иш кагаздарынын темасы көрсөтүлүүгө тийиш, ал эми А5 форматындагы иш кагаздарда жана телеграммаларда, телефонограммаларда, билдирүүлөрдө тема көрсөтүлбөйт.

Иш кагаздарынын аталмасы (заголовок). Иш кагазынын аталмасы деп тексттин кыска аталышын түшүнүүгө болот. Ал мүмкүн болушунча кыска жана тексттин маанисин так чагылдаргандай сыйымдуу болууга тийиш. Ал бланктын маалым даректеринен кийин сол жак бурчка жайгаштырылат жана текст узундугунун үчтөн биринен ашпаган узундукта жазылат. Иш кагаздын аталмасы менен документтин аты грамматикалык (маани жагынан) жактан айкашууга тийиш. Мисалы: кандайдыр бир комиссиянын курамын бекитүү жөнүндө буйрук даярдала турган болсо, буйрук иш кагаздын аты, аталмасы - комиссиянын курамын бекитүү жөнүндө; кароо-сынак тууралуу иш чара каралып жаткан болсо, буйрук иш кагаздын аты, аталмасы - кароо-сынак өткөрүү жөнүндө деп берилет. Эгерде иш кагазында бир нече маселе чагылдырыла турган болсо, анда документтин аталмасы жалпыланып берилет. Мисалы: 23-сентябрь Мамлекеттик тил күнүнө карата иш чара өткөрүү боюнча бир канча (расмий кече уюштуруу, жооптуу адамды бекитүү, каражат бөлүү, чакырууну уюшуруу) маселе каралышы мүмкүн. Анын баарын жалпылаштырып Мамлекеттик тил күнүн өткөрүү жөнүндө деген аталма менен буйрук иш кагазы даярдалат. Ошондой эле көлөмдүү жана бир эле иш кагазында ар башка маселелерди чагылдырган документтердин текстинин аталмалары бир канча кичи темалардан коюлушу ыктымал жана алар барактын сол жак тарабына жайгаштырылат.

Иш кагаздарын жөнөтүү

Иш кагаздарын даректерге жөнөтүүдө төмөнкү учурлар эске алынууга тийиш.

1. Эгерде иш кагазы кайсы бир уюмдун, мекеменин, ишкананын белгилүү бир адамына жөнөтүлсө, ал уюмдун, мекеменин жана ишкананын аты, түзүмдүк бөлүмүнүн жана алуучунун кызматынын аталышы атооч жөндөмөдө, ал эми алуучунун аты-жөнү барыш жөндөмөсүндө жазылат. Ошондой эле бир нече түзүмдүк бөлүм жазылса, ортолору 2 интервал менен ажыратылат. Мисалы:

 

Кыргыз Республикасынын Өкмөтүнүн алдындагы мамлекеттик архив агентствосу Уюштуруучу-методикалык бөлүмдүн башчысы Д.И.Казыевага

2. Иш кагазы мекеменин жетекчисине багышталса, мекеменин, уюмдун аталышы алуучунун кызмат курамына кирет:

 

Кыргыз Республикасынын Тышкы иштер министри Р.А.Казакбаевга

 

3. Бир тектүү уюмдарга, мекемелерге документ жөнөтүүдө алуучу жалпыланып көрсөтүлөт. Мисалы:

 

Министрликтер менен ведомстволорго Мектептердин директорлоруна

 

Бир иш кагазында төрттөн ашык дарек болбоого тийиш. “Көчүрмөсү” деген сөз экинчи, үчүнчү жана төртүнчү алуучулардын алдында көрсөтүлбөйт: документтин ар бир нускасына кол коюлууга тийиш. Иш кагазын төрттөн көп дарекке жөнөтүүдө өзүнчө тизме түзүлөт жана ар бир документке бир гана дарек жазылат. “Алуучу” деген маалым даректин курамына почта дареги кириши мүмкүн. Почта дареги өкмөттүк мекемелерге, дайыма келүүчү кат-кабарларга (корреспонденттерге) жана ведомстволук мекемелерге коюлбайт.

Иш кагазын жарандарга жөнөтүүдө биринчи почта дареги, андан кийин алуучунун аты-жөнү көрсөтүлөт. Мисалы:

Бишкек шаары,

Чуйков көчөсү, 21

А.С Кутмановага

 

Кыргыз тилинде адамдын аты менен атасынын аты кыскартылып фамилиядан мурун жазылат. Ал эми куттуктоолордо, маарекелерде, чакырууларда кат алуучунун аты жана атасынын аты чечмеленип берилет: Мисалы, А.Кутманова эмес, Айнура Сагыновна!

 

Иш кагаздарына дата (күнү, айы, жылы) коюу

Иш кагаздарынын датасы (число, ай, жыл) деп ага кол коюлган, бекитилген же документте белгиленген окуя күнү эсептелет. Мисалы: токтом, буйрук, чечим, тескеменин датасы болуп аларга кол коюлган күн эсептелет. Протокол, актынын датасына окуя болгон күнү, айы, жылы кирет. Бекитүүнү талап кылган иш кагаздардын: план, смета жана башка документтердин датасы болуп, аларды бекиткен күн эсептелет. Ал эми мыйзамдардын, өкмөттүк токтомдордун, жарлыктардын датасына алардын расмий жарыяланган күнү кирет. Ошол себептен мындай документтердин акыркы абзацы “Бул мыйзам жарыяланган күндөн тартып күчүнө кирет” деп берилет. Иш кагазынын датасына күн, ай, жыл кирет да, ал бланктын тиешелүү жерине сандар менен жазылат. Датанын элементтери бир сапта төмөнкүдөй ырааттуулукта жазылат: күн, ай, жыл санактары эки сан менен араларына чекит коюлуп жазылат. Мисалы: 7-апрель 2010-жыл деп берели, эгерде текст сүйлөм ичинде эмес, өз алдынча бериле турган болсо, төмөндөгүдөй жазылат: 07.04.10.

Бирок кыргыз тилинин мыйзам ченемдерине ылайык даталарды төмөнкү редакцияда берүү туура: 2010-жылдын 7-апрели, же болбосо, 2004-жылдын 12-февралында Кыргыз Ресубликасынын Жогорку Кеңешинин Мыйзам чыгаруу жыйынында кабыл алынган. Эгерде датаны сандар менен жаза турган болсок, негизинен, биринчи күнү, айы, жылы жазылат – 07.04.10 жана 12.02.04. Бирок текст ичинде даталардын чечмеленип жазылышы жогоруда көрсөтүлгөндөй, 2010-жылдын 7-апрели, 2004-жылдын 12-февралында кабыл алынган деп жазылат. 7-апрелдин 2010-жылында, 12-февралдын 2004-жылында кабыл алынган деп жазуу ката деп эсептелет.

 

Иш кагазын күбөлөндүрүү

Иш кагазын күбөлөндүрүү деп ага кол коюу аталат. Иш кагазын ошол уюмдун, мекеменин жетекчиси же берилген ыйгарым укугуна жараша анын орун басарлары же иш кагазынын автору өзү күбөлөндүрөт. Күбөлөндүрүү иш кагаздын милдеттүү маалым дареги болуп саналат. Кызматтык иш кагаздарынын бардыгына, ошондой эле алардын көчүрмөлөрүнө кол коюлууга жана иш кагазында коюлган кол кызмат адамдардын чыныгы өз колдору болууга тийиш. Башка мекемелерге жөнөтүлүүчү кызматтык каттардын түп нускасы (оригинал) тийиштүү дарекке жөнөтүлөт да, мекемеде көчүрмөсү калат. Ал эми укуктук-ченемдик (кодекс, мыйзам, жобо, устав, нускама, чечим) документтердин түп нускасы мекеменин өзүндө калып, алардын көчүрмөлөрү жөнөтүлүүчү тийиштүү даректерге жиберилет. Бир эле документ бир нече нускада даярдалып, бир канча даректерге жөнөтүлсө, алардын мекемеде кала турган нускасына гана кол коюлат, калган нускалары аткаруучу тарабынан күбөлөндүрүлөт (аткаруучунун өзүнүн колу жана ага “Анык” деген белги коюлат) же жетекчинин факсимилеси коюлат. Факсимиле (лат. Fac simile – окшош жасоо) кол жазманын, документтин, колдун так өзүндөй түшүрүлүшү дегенди билдирет. Азыркы тил менен айтканда факсимиле деп жетекчинин колунун көчүрмөсү мөөр катары даярдалат. Ал жетекчи жок кезде документтерди күбөлөндүрүү максатында көчүрмөлөргө коюлат. Факсимиле ишеним көрсөтүлгөн адамдын колуна берилет.

Иш кагаздарынын кээ бир түрлөрү өзгөчөлүгүнө карата уюмдун мөөрү менен күбөлөндүрүлөт. Мамлекеттик деңгээлдеги документтердин (мисалы: жарлык, өкмөттүк токтом, буйрук, тескеме) кол коюлган түп нускасы өздөрүндө сакталат, ал эми алардын тийиштүү мекемелерге жөнөтүлүүчү көчүрмөлөрүнө колдун көчүрмөсүсүз эле мөөр басып жөнөтүү жетиштүү. Мөөр коюлган мындай документтер түп нуска катары эсептелет. Мисалы Кыргыз Республикасынын Жогорку Кеңешинин 2011-жылдын 23-июндагы №762-V Токтомун алсак:

 

Төрага мөөр коюлат А.Келдибеков

 

“Колу” маалым дареги жетекчинин аткарган кызматынан, жетекчинин колунан жана аты-жөнүнөн турат. Алар бир сызыкта жайгашат. Барактын сол жагына аткарган кызматынын аталышы, ортосуна колу, оң жагына кол коюп жаткан адамдын аты-жөнү берилет. Мисалы:

 

“Түндүк электр” ААКнын Башкы директору (колу) Т. Токтогулов

 

Мекеменин бланктарына жазылган иш кагаздарында жетекчинин аткарган кызматынын аталышы менен мекеменин аталышы бирге көрсөтүлбөйт. Себеби мекеменин аты бланктын өзүндө көрсөтүлгөн болот. Эгерде иш кагазы актай баракка жазылган болсо, кол койгон жетекчинин кызматынын атына мекеменин толук аталышы кошулуп көрсөтүлөт. Мисалы:

 

Кыргыз Республикасынын Президентине караштуу Мамлекеттик тил боюнча улуттук комиссиянын алдындагы Окуу жана маалымат борборунун директору (колу) А.Исманкулова

 

Иш кагазына кызмат абалы бирдей даражадагы адамдар, жетекчилер кол коюшса, алар бир сызыкта удаа жайгаштырылат.

 

Кыргыз Республикасынын Кыргыз Республикасынын Коргоо министри Юстиция министри (колу) А.Кудайбердиев (колу) А.Мухамеджанов

 

Эгерде документтин мазмунунда бир нече адам жооптуу болгон иш кагазы дайындалса, мындай учурда эки же андан көп адамдардын колдору коюлат дагы алар ээлеген кызматына жараша жайгаштырылат. Аларга протокол, мүнөздөмө, акт, келишим жана башка иш кагаздары кирет. Мисалы:

 

Директор (колу) Г.Бирназарова Башкы бухгалтер (колу) Ж.Жолчиева

 

Документке кол коюучу жетекчи жок учурда анын ордуна орун басар же убактылуу милдетин аткаруучу адам кол койсо, кызматтын аталышынын алдына бөлчөк сызыгы коюлат же “үчүн” жандоочу пайдаланылат. Мисалы:

 

/ Башкы директор (орун басардын колу) К. Оторбаев Башкы директор үчүн (орун басардын колу) К.Оторбаев

 

Эгерде мекеменин жетекчиси жок учурда “колу” маалым дарегинде башка кызмат аталыш менен же орун басар же милдетин аткаруучунун кызмат орду көрсөтүлсө, анда бөлчөк сызыгы менен “үчүн” жандоочу жазылбастан, орун басардын колу коюлат. Мисалы:

 

Башкы директордун орун басары (колу) К.Иманалиев

 

Комиссия тарабынан түзүлгөн иш кагаздарын күбөлөндүрүүдө иш кагазын түзгөн адамдардын кызматы көрсөтүлбөстөн, комиссиянын курамында берилген милдеттери жогорудан төмөндү көздөй көрсөтүлөт, ал эми мүчөлөрү иш кагазынын талабы боюнча алфавиттик тартипте берилет. Мындай иш кагазына акт, протокол ж.б. иш кагаздарын киргизүүгө болот. Мисалы:

 

Эсептен чыгаруу актысы Комиссиянын төрагасы (колу) Ж.Сагындыков Мүчөлөрү (колу) К.Сатыбалдиева (колу) Ш.Чылабаева (колу) Э.Шатманов Башкы эсепчи (колу) А.Жийдебаева Кассир (колу) Н.Мамбетова

 

Аныктыгын өзгөчө күбөлөндүрүүнү талап кылган иш кагаздарына, ошондой эле каржылык документтерге герб түшүрүлгөн (гербдүү) мөөр басылат. Мөөр кызматтын аталышы менен коюлган колдун бир бөлүгүн басып түшүрүлүүгө тийиш. Иш кагазынын талабы боюнча коюлган мөөрдөгү жазуулар жана коюлган кол так жана даана түшүрүлүшү керек. Анткени документтеги мындай элементтер иш кагазынын аныктыгын белгилөөчү бирден бир маалым дарек болуп эсептелет. Ансыз документ жасалма деп эсептелиши мүмкүн. Ошондуктан ар бир жетекчи, кызматкер жана жөнөкөй жаран коюп жаткан колдун иш кагазында алган орду маанилүү экенин түшүнүү менен дайыма бирдей кол коюуну милдет катары кабыл алуусу шарт. Гербдүү мөөр басылуучу иш кагаздарынын болжолдуу тизмеси төмөнкүдөй:

1. Мекеме, уюмдардын жоболору
2. Ишканалардын (бирикмелердин) уставдары
3. Берилген товар жана башкалардын макулдашуунун протоколдору; эл депутаттарын көрсөтүү чогулушунун, эксперт комиссиянын отурумдарынын протоколдору
4. Диссертация жана авторефераттарга берилген корутунду жана сын-пикирлер
5. Ачылыштарга жана изденип табууларга табыштама
6. Сыйлыкка көрсөтүү жөнүндө көрсөтмө жана өтүнүч кат
7. Объектилерди, техникалык курулмаларды долбоорлоого тапшырмалар
8. Кепилдик каттар
9. Чыгымдардын сметалары
10. Штаттык тизмектер жана ага өзгөртүүлөр
11. Титулдук тизмелер
12. Чек коюлган маалым каттар
13. Спецификациялар
14. Объектилерди, жабдууларды, аткарылган иштерди, эсептен чыгарууларды, экспертиза ж.б. кабыл алуу актылары
15. Ишеним каттар
16. Аткаруу барактары
17. Иш сапар күбөлүктөрү
18. Кымбат баалуу металлдарга кеткен чыгымдардын ченемдери
19. Бюджеттик, банктык, пенсиялык, төлөмдүк тапшырмалар
20. Чектердин, бюджеттик тапшырмалардын реестри
21. Каржы-чарбалык операцияларды жүргүзүүгө укуктуу кызматкерлердин колдору менен мөөрлөрдүн тамгатактарынын үлгүлөрү ж.б.

 

Иш кагазын макулдашуу

Айрым документтер даярдалуу өзгөчөлүгүнө жараша кол коюлар алдында макулдашууну талап кылат. Мисалы: эки уюм ортосунда же түзүмдүк бөлүм менен айрым адамдардын ортосунда кызыкдар болгон алардын милдетине тиешелүү кандайдыр бир маселе талкууланып жаткан учурда макулдашуу зарыл. Мындай процесс тараптардын иш кагазындагы каралып жаткан маселеге, текстке мамилесин (макул же макул эмес) тастыктоо үчүн жасалат. Документте каралып жаткан маселени кызыккан тараптар менен биргеликте чечүүнүн бирден бир мыйзамдуу жолу макулдашуу болуп эсептелет. Макулдашуу талап кылуучу иш кагаздары тиешелүү адамдар менен макулдашылгандан кийин укуктук күчкө ээ болот. Макулдашуу мекеменин ичинде жана анын сыртында да жүргүзүлөт. Мекеменин ичиндеги макулдашуу ички макулдашуу деп аталса, мекеменин башка уюмдар же түзүмдөр, же адамдар менен макулдашуусу тышкы макулдашуу деп аталат. Ички макулдашуу иш кагаздын мекемеде калуучу нускасына “Колу” маалым дарегинен кийин коюлат. Ал Макулмун, Каршы эмесмин деген сыяктуу грифтер менен белгиленет жана макулдук берген же каршы болгон адамдын аткарган кызматы, колу жана анын чечмелениши, макулдук берген күнү кошо көрсөтүлөт[6]. Мисалы:

 

Штаб саркери* (колу) Н.Султаналиев Макулмун Уюштуруу бөлүмдүн зардалы** (колу) Э.Насыров 18.02.12.

* саркер (аскер.) - командир

** зардал (аскер.) - начальник

Иш кагазынын мазмуну менен макул болбогон, толуктоолор же эскертүүлөр, сын көз караштар болгон учурда алар өзүнчө баракка тиркелет да. үлгүсү төмөнкүндөй болот:

 

Штаб саркери (колу) Н.Султаналиев Макул эмесмин Уюштуруу бөлүмдүн зардалы (колу) Э.Насыров Эскертүүлөр тиркелет 18.02.12.

Тышкы макулдашуу грифи, макулдашуу барагы менен жол-жоболоштурулат. Макулдашуу грифи “МАКУЛДАШЫЛДЫ” сөзүнөн, макулдук берген адамдын кызмат ордунан, колунан, анын чечмеленишинен (аты-жөнүнөн) жана макулдашылган датадан турат. Ал “колу” маалым дарегинен кийин бланктын сол тарабына жайгаштырылат. Мисалы:

 

Кыргыз Республикасынын Патент кызматынын башкы директору (колу) Н. Маматбаева МАКУЛДАШЫЛДЫ «Кут дүйнө» акционердик коомунун маркетинг бөлүмүнүн директору (колу) М.Сейталиев

 

Эгерде тышкы макулдашуу коллегиалдуу орган тарабынан жүргүзүлсө, анда макулдашуу грифи төмөндөгүдөй жазылат.

 

Кыргыз Республикасынын Патент кызматынын башкы директору (колу) Н. Маматбаева МАКУЛДАШЫЛДЫ “Учкун” акционердик коомунун отурумунун протоколу 26.06.75. №9

 

Иш кагазынын мазмуну бир нече мекемелердин кызыкчылыгына тиешелүү боло турган болсо, макулдашуу грифи өзүнчө баракка жазылат жана тараптардын маалым даректери бир сызыкта жайгаштырылат. Ар бир тарап үчүн экиден нуска даярдалат жана алардын ар бири бирдей укуктук күчкө ээ болот. Ошондой эле макулдашуу барагы тараптардын мөөрү менен ырасталат. Мисалы:

 

“Айыл банк” ачык акционердик коому менен “Акыл” мамлекеттик акционердик коомунун МАКУЛДАШУУ БАРАГЫ МАКУЛДАШЫЛДЫ МАКУЛДАШЫЛДЫ “Айылбанк” ачык “Акыл” мамлекеттик акционердик коомунун акционердик коомунун башкы директору башкы директору (колу) А.Ашырахманова (колу) Н.Ажиева 15.08.05. 15.08.05. мөөр орду мөөр орду

Иш кагазын бекитүү

Иш кагаздарынын айрым түрлөрү бекитүүнү талап кылат жана ал иш кагазы бекитилгенден кийин гана укуктук күчкө ээ болот.

Иш кагазын бекитүү эки түрдүү жол менен бекитилет: 1) токтом, чечим, буйрук менен; 2) БЕКИТИЛДИ, БЕКИТИЛГЕН, БЕКИТЕМИН деген грифтин бирин коюу менен[7]. Тескеме иш кагаздары менен бекитүү качан иш кагаздарына кошумча түшүндүрмөлөр жана эскертүүлөр талап кылынган учурда түзүлөт. Мисалы иш кагазын тескеме документ менен бекитүү зарылдыгы туулса, бекитүү грифи төмөнкүдөй түзүлөт: БЕКИТИЛДИ (БЕКИТИЛГЕН) сөзү, тескеме документтин аталышы атооч жөндөмөсүндө, коюлган дата жана номер коюлат. Алар бланктын оң тарабына жайгаштырылат. Мисалы:

 

Кыргыз Республикасынын Өкмөтүнүн 1995-жылдын 25-августундагы №370 токтому менен бекитилген Кыргыз Республикасынын башкаруу ишин документациялык камсыздоо (иш кагаздар) боюнча типтүү нускоо

Бекитилген сөзү менен байламтасы менен бирге бериле турган болсо, кичине арип менен жазылат деп жогруда көрсөтүлгөн китепте берилет. Бирок иш кагаздарын бекитүүдө негизги кызматты БЕКИТИЛГЕН, БЕКИТЕМИН, БЕКИТИЛДИ сөздөрү аткарып жаткандыктан жана аткарган кызматтары бирдей болгондуктан, мында да, “Бекитилген” деген сөз алдыга чыгарылып жазылууга жол берилет. Мисалы:

 

БЕКИТИЛГЕН Кыргыз Республикасынын Өкмөтүнүн 1995-жылдын 25-августундагы №370 токтому менен Кыргыз Республикасынын башкаруу ишин документациялык камсыздоо (иш кагаздар) боюнча типтүү нускоо

 

Калган учурда БЕКИТИЛДИ, БЕКИТЕМИН грифтери баш тамгалар менен төмөнкүдөй жазылат. Мисалы:

 

БЕКИТИЛДИ Кыргыз Республикасынын Өзгөчө кырдаалдар министрлигинин коллегиясынын токтому 21.12.11. № 14 ______________

Эгерде документ белгилүү кызмат адамы (мекеменин жетекчиси, анын орун басары) тарабынан бекитиле турган болсо, бекитүү грифи төмөнкүдөй элементтерден: БЕКИТЕМИН сөзүнөн, кызмат ордунан, колунан, аты, фамилиясынан, бекитилген датадан турат. Мисалы:

БЕКИТЕМИН Кыргыз Республикасынын Улуттук статистика комитетинин төрагасы (колу) Т.Токоев 13.06.08.

Иш кагаздарын бекитүү грифи тырмакчага алынбастан баш тамгалар менен обочолонуп жазылат жана зарылдыгына жараша мекеменин же уюмдун мөөрү коюлушу мүмкүн. Бекитиле турган иш кагаздарынын болжолдуу тизмеси төмөнкүдөй:

1. Мекемелер, түзүмдүк бөлүмдөр жөнүндөгү жоболор (уставдар)
2. Кызматтык, техника боюнча коопсуздук, ички эмгек тартиби боюнча нускамалар, эрежелер
3. Өндүрүштүк, жаңы техниканы кийирүү, коллегиянын иштери ж.б. боюнча пландар
4. Чыгымдардын сметалары
5. Штаттык тизмектер жана ага өзгөртүүлөр
6. Түзүм жана штаттык эсеп
7. Тарифтик чендер
8. Иш жүргүзүүнүн, иш сапарлардын ж.б. программалары
9. Объектилерди, техникалык курулмаларды долбоорлоо; капиталдык курулушка; илимий-изилдөөгө; долбоордук-конструктордук жана технологиялык, техникалык иштерди жүргүзүүгө берилген милдеттер
10. Нормага салынбаган жумушчу күнү менен кызмат орундарынын; белгилүү жеңилдиктер берилүүчү ишканалардын;сактоо мөөнөтү ж.б. көрсөтүлүү менен ведомстволордун, министрликтердин ишмердүүлүгүн пайда кылган типтүү документтердин тизмеги
11. Изденип табууларга табыштама
12. Келишимдер
13. Иш өндүрүшүнө коюлган баалар
14. Чийки зат, материал, электр энергиясын керектөөнүн ченемдери
15. Өндүрүштүк иш, илимий-изилдөө иштери, иш сапар жөнүндөгү отчеттер
16. Текшерүү, ревизия, эсептен чыгаруу, экспертиза, иштерди өткөрүп берүү, мекемелерди жоюу актылары
17. Республикалык, тармактык стандарттар, техникалык шарттар
18. Бир тартипке келтирилген документтердин формалары

 

Иш кагазындагы белгилер

Иш кагаздарын жүгүртүү баскычында ага тиешелүү белгилер коюлат. Башкача айтканда ал белгилер: иш кагаздары мекемеге келип түшкөндө, кайрадан аларга жооп жазылып жөнөтүлгөндө, иш кагаздарын аткарууда жана аткарылып бүтүп көктөмөгө жиберилгенге чейинки коюлуучу белгилер. Мындай белгилер иш кагаздарынын бир калыпка салынып, так аткарылышын жана аларды көзөмөлдөө мүмкүндүгүн камсыз кылат. Башкача айтканда, жүгүртүлүп жаткан иш кагаздары катталып турат. Ошол эле учурда катталбай турган иш кагаздары да болот, алардын тизмеси мекеменин, уюмдун же ишкананын жетекчиси тарабынан бекитилет. Келген иш кагаздары келген күнү, тышка жиберилүүчү жана ички документтер кол коюлган күнү катталуусу шарт. Негизинен, иш кагаздарынын баары бир жерден катталат. Иш кагазы келип түшкөн күнү бир гана жолу катталат, ал ошол эле мекеменин бир түзүмдүк бөлүмүнөн экинчи түзүмдүк бөлүмүнө өткөндө кайра катталбайт. Иш кагаздарын каттоодо келген иш кагаздарына кириш каттоо номерижана чыккан иш кагаздарына чыгыш каттоо номери деген маалым даректер коюлат. Башкача айтканда, индекстер коюлат. Иш кагазына индекс коюу бул документке шарттуу белги жана катар номер коюу дегенди билдирет. Индекс коюу көктөмөлөрдүн номенклатурасына жараша жүргүзүлөт. Иш кагазынын индекси мекеменин түзүмдүк бөлүмүнүн шарттуу белгисинен, номенклатура боюнча көктөмөнүн номеринен жана документти каттоодогу катар номеринен, ошондой эле күнү, айы, жылынан турат. Мисалы: 7-025/1107 02.03.12. – бул индекс келген иш кагазын каттаган кириш каттоо номери.

 

Кириш каттоо номери маалым дареги иш кагазы мекемеге келгенде жогорудагы индексте көрсөтүлгөндөй коюлат. Мисалда берилген 7- мекеменин түзүмдүк бөлүмүнүн шарттуу белгиси, 025-номенклатура боюнча көктөмөнүн номери, 1107-документтин каттодогу катар саны, 02.03.12.-документ мекемеге келип түшкөндө коюла турган дата. Келген иш кагаздарына кириш бурч мөөрү (штамп) басылып, ага кириш каттоо номерлери коюлат, ал бланктын оң тарабынын ылдыйкы бурчуна жайгаштырылган. Эгерде бурч мөөрдү коё турган ачык тилке жок болсо, анда жазылган тексттин үстүнө айырмаланган түс менен бурч мөөр басууга болот.

Чыгыш каттоо номери да келген иш кагаздарынын кириш каттоо номеринин шарттуу белгилерине окшош коюлат. Мисалы 03-4/814 25.10.10. индекси коюлду дейли. Мында 03-документтии даярдаган түзүмдүк бөлүмдүн индекси, 4-номенклатура боюнча документтин көчүрмөсү тиркеле турган көктөмөнүн номери, 814-документтин катар саны. Ал эми 25.10.10.-документти сыртка жөнөтүүдө коюлган дата. Сыртка жөнөтүлүүчү иш кагаздарынын чыгыш каттоо номери бланктын белгиленген жерине бурч мөөр менен дагы коюлушу мүмкүн. Тескеме документтердин (токтом, буйрук, протокол) индекси айырмаланып турат. Алардын индекси болуп, ар бир документке берилүүчү каттоо номеринин өзү саналат. Мекемелерге, уюмдарга келген жана чыккан иш кагаздары өзүнчө журналга келген жана чыккан каттоо номерлери менен каттоого алынат. Анда келген жана сыртка жөнөтүлгөн документтердин кыскача мазмуну, кайдан жана ким тарабынан келди, ошондой эле кайда жана кимге жөнөтүлдү деген маалыматтар камтылат.

Тиркеме бар экендиги жөнүндө белги. Кызматтык иш кагаздарынын айрым түрлөрү тиркемелер менен берилет. Тиркемелер иш кагазында берилип жаткан маселеге кошумча маалымат берет, толуктайт. Тиркеменин бар экени иш кагаздын текстинин өзүндө мазмуну менен чогуу көрсөтүлөт же “колу” маалым дарегинен мурда көрсөтүлөт. Уюштуруу –тескеме иш кагазында тиркемелер документтин биричи барагынын жогорку оң жак бурчунда көрсөтүлөт. Мисалы:

 

Кыргыз Республикасынын Жогорку Кеңешинин Мыйзам чыгаруу жыйынынын 2002-жылдын 28-июнундагы З №830-II токтомуна тиркеме

 

Тиркемелер бир барактан турса, ага номер коюлбайт. Эгерде ал бир нече барактан түзүлсө, № белгиси жок эле катар сандар менен ажыратылат. Иш кагазында көрсөтүлгөн тиркеме бир нече тиркемелерден турса, анын ар бирине № белгиси коюлбастан, катар сан менен белгиленет. Мисалы:

Тиркеме:

1. Арыз
2. Буйруктун көчүрмөсү
3. Протоколдун көчүрмөсү

Эгерде тиркеме иш кагазында көрсөтүлгөн даректин баарына жөнөтүлбөсө, анда тиркеме бар экендиги төмөнкүдөй түрдө жазылат. Мисалы: