Уюштуруу-тескеме иш кагаздары (расмий иш кагаздары)

Жеке уюштуруу иш кагаздары жарандар тарабынан даярдалат. Мындай иш кагаздары жарандар менен жарандардын же жарандар менен мекемелердин ортосундагы түрдүү укуктук мамилелерди тейлейт. Ушундан улам жеке уюштуруу иш кагаздарын - өздүк иш кагаздары, же болбосо расмий эмес иш кагаздары деп дагы белгиленип жүрөт. Аларга: арыз, түшүнүк кат, тил кат, өмүр баян, анкета, өздүк баракча, кулактандыруу, жарыя жана башкалар кирет.

Уюштуруу-тескеме иш кагаздарына өкмөт, мамлекет тарабынан кабыл алынган расмий иш кагаздары кирет. Аларга токтом, жарлык, буйрук, көрсөтмө, акт, тескеме, пртокол ошондой эле уюштуруу, башкаруу мүнөзүндөгү башка иш кагаздары да кирет. Негизинен, иш кагаздарынын ичинен уюштуруу-тескеме иш кагаздары саны, аткарылуу өзгөчөлүгү жана түрлөрү боюнча жеке-уюштуруу иш кагаздарынан кескин айырмаланат. “Расмий иш кагаздары” деген атоонун өзү да шарттуу болуп саналат. Ошол себептен, “расмий иш кагаздары” деген атоо бул китепте, уюштуруу-тескеме иш кагаздары (организационно-распорядительные документы) деген атоо менен аталат (КРдин №370 токтомуна ылайык).

Иш кагаздарынын ар бир түрү өзүнчө формага ээ. Анын жазылышында же толтурулушунда ошол форма толук сакталууга тийиш. Ал эми тил жагынан да бир иш кагазы экинчисинен кескин айырмаланат[2]. Түрдүү тариздерге, аткаруучулук мүнөзүнө, тилдик өзгөчөлүктөрүнө ээ болгон иш кагаздары бир нече топторго бөлүштүрүлөт. Иш кагаз таануу илиминде алар биринчи иретте өздөрү жазылган жана колдонуу орду боюнча ички жана тышкы иш кагаздары болуп айырмаланат.

Ички иш кагаздары - белгилүү бир уюмдун ичинде, анын мүчөлөрүнүн ортосунда же жеке адамдар менен ошол уюмдун ичинде гана пайдаланылат. Мындай иш кагаздарга: арыз, түшүнүк кат, тил кат, буйрук, өздүк баракча, мүнөздөмө, өмүр баян, таржымал ж.б. кирет.

Тышкы иш кагаздары – уюм жана мекемелер ортосунда же алар менен жеке адамдардын ортосунда түрдүү мамилелерди тейлөө үчүн колдонулуучу иш кагаздары. Мындай иш кагаздарына ишеним кат, кызмат каттары, иш сапар күбөлүгү, келишим ж.б. кирет.

Иш кагаздарын түзүлүшүнө жана мазмунуна карап жөнөкөй жана татаал деп бөлүүгө болот.

Жөнөкөй иш кагаздары текстте зарыл болгон бир гана маселени камтыйт. Мисалы, көлөмү канча экенине карабастан, ар кандай өмүр баян бир гана маселени, бир адамдын турмушта басып өткөн жолун баяндайт.

Татаал иш кагаздары текстте эки же андан көп маселени камтыйт. Мисалы, буйрукта аткарылуучу иштер атайын параграфтар менен белгиленет (1§та кимдир бирөө жумушка алынса, 2§та кимдир бирөө кызматтан бошотулат). Чогулуш протоколун да татаал иш кагаздар тобуна кошууга болот. Бирок иш кагаздарын мазмунуна карай жөнөкөй жана татаал иш кагаздары деп бөлүү шартуу мүнөзгө ээ. Себеби, кээде буйрук да, чогулуштун протоколу да бир эле маселени камтып калышы мүмкүн.

Иш кагаздары маалыматтык жана эрк билдирүүчү иш кагаздары болуп да бөлүнөт. Маалыматтык иш кагаздарына маалым кат, тил кат, түшүнүк кат, мүнөздөмө, таржымал ж.б. кирет. Булардын мазмунунда иш кагазынын ээси тууралуу маалымат берилет. Ал эми эрк билдирүүчү, башкача айтканда, буйрук берилген иш кагаздарына токтом, чечим, көрсөтмө, тескеме, жарлык, жобо, устав ж.б. иш кагаздары кирет. Мында иш кагаздарынын аталыштары айтып тургандай, буйрук берген, тескеген иш кагаздары - эрк билдирүүчү иш кагаздары (волюнтативдик) болуп саналат. Кээде айрым иш кагаздары жогорудагы эки маселени тең камтыйт, маселен, протокол.

Иш кагаздарында колдонулган сөз каражаттарына карай иш кагаздарын эркин регламенттелген, атайын регламенттелген, жарым жартылай регламенттелген деп ажыратууга болот.

Эркин регламенттелген (түзүлгөн) иш кагаздарына арыз, тил кат, түшүнүк кат, таржымал, өмүр баян, мүнөздөмө ж.б. кирет. Себеби аларда туюндурулган мазмун, каралган маселе бири-биринен айырмаланат, эркин түзүлөт.

Атайын регламенттелген иш кагаздарына токтом, мыйзам, кодекстер, жобо, чечим, тескеме, нускама, көрсөтмө, буйрук ж.б. иш кагаздары кирет. Мындай иш кагаздарында козголгон маселелер ар кандай болгону менен, өзүнө тиешелүү, мүнөздүү сөздөр менен жазылат жана түзүлөт.

Жарым жартылай регламенттелген иш кагаздарына протокол, акт ж.б. иш кагаздары кирет, мында жогорудагы эркин жана атайын регламенттелген иш кагаздарынын экөөнө тең мүнөздүү белгилер сакталат.

 

Иш кагаздарынын тили

Иш кагазынын тили, стили, аларды жазуунун мүнөзү, негизинен, жазылып жаткан документтин түрүнө байланыштуу болот. Документ объективдүү чындыкты чагылдырууга тийиш. Ошондуктан иш кагаздарына коюлуучу негизги талаптарга окуяларды чындык менен так, туура, ачык-айкын чагылдыруу, документтин таризделиши, юридикалык жактан сабаттуу болушу кирет. Ошондой эле иш кагаздар стилиндеги текст ача пикирди туудурбашы керек. Ошондуктан иш кагаздарынын текстинде сөздөр бир гана мааниде колдонулат. Дагы белгилей кетүүчү нерсе, ашыкча маалыматты камтыган, конкреттүү бир маанини туюндура бербеген сөздөрдү иш кагаздарында колдонуу негизсиз. Маселен өздүк, жеке пикирлерди, ички сезимдерди билдирген, жеке көз караштагы кооз же аша чапкан тилдик каражаттарды (мактоо, кемсинтүү, баалоо у.с.) пайдалануудан алыс болуу зарыл. Иш кагаздарында диалектилик сөздөр, фразеологиялык айкаштар, архаизм, тарыхый сөздөр, вульгаризмдер, жаргондор дээрлик колдонулбайт. Зарылдыгы болбосо, тууранды, сырдык жана модал сөздөрдүн да иш кагаздарында колдонулушу аз кездешет. Ал эми кулактандыруу, жарыя, чакыруу, куттуктоо сыяктуу иш кагаздарында каратма сөздөр аз болсо да кездешет. Иш кагазында жаңы термин же кесиптик сөздөр кездешсе, аны туюндуруу талап кылынат да, түшүндүрмөсү кашаага алынып жазылат. Кыскартылган сөздөр иш кагаздарында көп колдонулат. Алар адабий тилдин нормаларын жана жазуу эрежелерин сактоо менен иш кагаздарынын текстинде ээлеген орунду жана аны жазууда кеткен убакытты үнөмдөөгө өбөлгө түзүшөт.

Иш кагазын түзүүдө, эң алды менен, анын максатка ылайыктуулугун, тексттин мазмуну ошол мекеменин макамына ылайык келерин аныктап туура тандап алуу керек.

Документтердин текстиндеги ойдун кыска жана нускалуулугу, мазмунду чагылдыруудагы логикалуулугу жана айкындыгы текст ичиндеги сүйлөмдөрдүн түзүлүшүнө, сөздөрдүн айкалышына жана сүйлөмдөрдүн формасына жараша болот. Иш кагаздарына сүйлөмдүн жөнөкөй түрүн (бир тутумдуу, эки тутумдуу, жайылма) колдонуу сунуш кылынат. Себеби жөнөкөй сүйлөм ойду тез түшүндүрөт да колдонууга оңой. Бирок иш кагаздарынын ар бир түрү өзүнчө синтаксистик түзүмгө ээ. Чечмелеп айтканда, иш кагазынын ар бир түрү өзүнө гана тиешелүү өзгөчөлүк менен жазылат. Мисалы, арызда жөнөкөй сүйлөмдөрдүн колдонулганы ыңгайлуу болсо, жобо, токтомдордо татаал сүйлөмдөр үстөмдүк кылат да, сүйлөм мүчөлөрү жалпыланып берилет. Ошондуктан булар туурасында ар бир иш кагазын талдаганда кеңири түшүндүрмө берилет.

 

Иш кагаздарынын тексттерин түзүү

Иш кагаздарын жазууда, колдонууда жана жүгүртүүдө алардын юридикалык күчүн, сапатын жана тез аткарылышын камсыз кылуучу белгилерди сактоо зарыл. Ансыз документ юридикалык жактан жараксыз болушу мүмкүн. Иш кагаздарындагы мындай белгилерге маалым даректер (реквизит) кирет. Уюштуруу-тескеме иш кагаздары үчүн МАМСТ 6.38-90 талаптарына ылайык 31 маалым дарек белгиленет. “Маалым дарек” сөзү “реквизит” деген орус сөзүнөн алынды. Ал өз кезегинде requisitus деген латын сөзүнөн алынган. Бизге которгондо зарыл дегенди билдирет. Иш кагаздарынын маалым даректери “Кыргыз Республикасында башкарууну документ менен камсыз кылуу (иш кагаздарын жүргүзүү) боюнча Типтүү нускоо жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Өкмөтүнүн 1995-жылдын 25-августундагы №370 токтому менен бекитилген. Ал маалым даректер төмөнкүлөр:

1.Кыргыз Республикасынын мамлекеттик герби;

2.Уюмдун эмблемасы;

3.Уюмдун алган сыйлыгынын сүрөтү;

4.Уюмдун жалпы классификатор боюнча коду;

5.Башкаруу иш кагазынын жалпы классификатор боюнча коду;

6. Министрликтин же ведомствонун аталышы;

7. Мекеменин аталышы;

8. Түзүмдүк тармактын же бөлүмдүн аталышы;

9. Байланыш ишканасынын индекси, почта жана телеграф дареги, телетайп номери, телефакстын коду, телефон номери, банктагы өздүк эсеп;

10. Иш кагаздын түрүнүн аты;

11. Дата (жыл, күн, ай);

12. Катар номери (индекси);

13. Иш кагаздын келип түшкөн датасына жана индекске шилтеме;

14.Түзүлгөн же басылган жайы;

15.Иш кагазын пайдаланууга чек койгон гриф (“Кызматта пайдалануу үчүн”, “Жашыруун”, “Өтө жашыруун”);

16.Иш кагазын алуучу (адресат);

17. Бекитүү грифи;

18. Резалюция;

19.Тексттин аталышы;

20. Көзөмөлдөө жөнүндөгү белги;

21.Текст;

22. Тиркеменин бар экендиги жөнүндө белги;

23. Колу;

24. Макулдашуу грифи;

25. Макулдук белги (виза);

26. Мөөр;

27. Көчүрмөнүн күбөлөндүрүлгөнү тууралуу белги;

28. Аткаруучунун аты-жөнү, телефон номери;

29. Иш кагазынынын аткарылгандыгы жана анын иш кагаздар көктөмөсүнө (делого) жиберилгендиги жөнүндө белги;

30. Иш кагазындагы маалыматтардын машинада сакталгандыгы жөнүндө белги;

31. Иш кагазынын келип түшкөндүгү жөнүндө белги.

 

Жогоруда берилген маалым даректердин баары эле иш кагаздарында колдонула бербейт. Ар бир иш кагазы зарылдыгына жараша тиешелүү белгилер, маалым даректер менен жабдылат. Ошондой эле милдетүү маалым даректер зарылдыгына жараша башка маалым даректер менен толкталышы мүмкүн. Мамлекеттик стандарт (МАМСТ) бекиткен маалым даректер менен документтерди жол-жоболоштурууда иш кагаздарынын сапаты жогорулайт, иш кагаздарында тактык камсыз болот.

 

Иш кагаздарынын бланкы

Иш кагаздарын даярдоодо бланктарды колдонуу башкаруу эмгегинин маданиятын жогорулатат, маалыматка расмий мүнөз берет, документти аткарууну жана андан ары пайдаланууну жеңилдетет.

Кызмат иш кагаздары А4 (210х297) менен А5 (148х210) форматында басмаканада басылып чыгарылган жана МАМСТ 9327-60 талаптарына ылайык келген бланктарга даярдалат. Документтердин айрым түрлөрү үчүн А3 (297х420) фоматын колдонууга жол берилет[3].

Бланктардын эки түрү колдонулат: жалпы бланк жана каттар үчүн бланк.

Каттар үчүн бланк төмөнкүндөй маалым даректерден турат: республиканын мамлекеттик герби, мекеменин эмблемасы, уюмдун алган сыйлыгынын сүрөттөрү, министрликтин же ведомствонун аталышы, мекеменин аталышы, түзүмдүн бөлүктүн аталышы, байланыш ишканасынын индекси, почта жана телеграфтык дарек, телетайптын, телефакстын, телефондун номери, банктын жана банктагы эсептин номери, иш кагазынын түрүнүн аты жана датасы (күнү, айы, жылы), катар номери (индекси).

Жалпы бланктарда төмөнкүдөй маалым даректер болот: ведомствонун же мекеменин аталышы, иш кагазынын аталышы, даярдалган датасы жана номери, документтин түзүлгөн жана чыгарылган жери көрсөтүлүшү зарыл[4].

МАМСТ – 6.38.90 бланктардын ар бир түрү үчүн маалым даректерди жайгаштыруунун бурчтук түрүндөгү жана узата жайгаштыруу түрүндөгү эки вариантына жол берет. Маалым даректерди узатасынан жайгаштырууда мекеменин аталыштары документтин жогорку талаасына узатасынан жайгаштырылат. Маалым даректерди бурчтук түрдө жайгаштыруу көп колдонулат жана ал белгилер бланктын жогорку сол жана оң бурчтарына гербдин эки жагына жайгаштырылат. Барактын аянтын пайдаланууда абдан үнөмдүү жана ыңгайлуусу бланктын бурчтук түрү болуп саналат. Айрым мекеме, уюм, ишканаларда гербдин ордуна өздөрүнүн эмблемасы колдонулат. Мамлекеттик мекемелердин бланктарында маалым даректер эки тилде берилген учурда бурчтук жазууда талаанын жогору сол жагына мамлекеттик тилдегиси, ал эми оң жагына расмий тилдегиси жайгаштырылат. Маалым даректер узатасынан жайгаштырылган учурда биринчи мамлекеттик тилдегиси, андан соң расмий тилдегиси берилет. Ошондой эле азыркы мезгилде иш кагаздары чет тилдерде дагы жазылат. Ошол чет тилдеги маалым дарек расмий тилдеги маалым даректен кийин орун алат.

Бланктагы чектөөчү сызыкчалар жана бурчтуктар менен төмөнкүдөй маалым даректер үчүн орундар белгиленет: дата, индекс (катар номери), тексттин темасы, иш кагазын тескөөгө алуу белгиси, көзөмөл жөнүндө белгилер жазылат. Ушундай чектөөчү бурчтуктар менен бланктардын талааларын белгилөөгө болот: МАМСТ 6.38-90 боюнча бланктардын талаалары төмөндөгүдөй: сол жагы – 20-35 мм, оң жагы - 8 мм, үстү жагы кеминде - 10 мм, төмөн жагы кеминде – 8 мм.

Мекеменин бланкы жок болгон учурда документке ошол мекеменин бурч мөөрү коюлат. Бланк бир түстөгү, негизинен, кара боёк менен жана ак түстөгү кагазга басылат. МАМСТ 6.38-90 стандартында бланктарды басууда сунуш кылынуучу басмаканалык тарифтер көрсөтүлгөн (Кыргыз Республикасынын Өкмөтүнүн 2002-жылдын 30-сентябрындагы № 665 токтомунун редакциясына ылайык).