Аналітичний та інвентарний облік основних засобів

Усі основні засоби бюджетної установи повинні.знаходитися на відповідальному зберіганні посадових осіб, призначених наказом керівника установи, 3 цими посадовими особами укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Вони стежать за збереженням основних засобів, ведуть їх облік за місцем зберігання та експлуатації в «Інвентарному списку основних засобів» (т.ф.№ 03-11 (бюджет)). У разі зміни відповідальної особи здійснюється інвентаризація основних засобів, які знаходяться на її зберіганні, про що складається приймальне-з давальний акт довільної форми. Акт затверджує керівник установи. Один примірник акта залишається в особи, яка здає основні засоби, а другий передається до бухгалтерії для запису в облікові регістри.

Облік основних засобів за місцем їх зберігання ведеться матеріально відповідальними особами у розрізі інвентарних об’єктів. Окремим інвентарним об'єктом вважається закінчений конструктивний елемент з усіма належними йому пристроями та приладдям; конструктивно відокремлений предмет, який призначений для виконання певних самостійних функцій, або відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів, що становлять собою одне ціле і спільно виконують певну роботу.

Так, інвентарним об'єктом, що підлягає обліку на субрахунку «Будинки», є кожний окремий будинок або його частила, яка на правах власності належить установі. До складу будинку входять усі потрібні для експлуатації і розміщені всередині нього комунікації, тобто: система опалення, включаючи і котельну установку (якщо остання знаходиться у самому будинку), внутрішня мережа водо- та газопроводу і каналізації з усіма пристроями, внутрішня мережа силової та освітлювальної електропроводки з усі сто освітлювальною апаратурою, внутрішні телефонні і сигнальні мережі та вентиляційні пристрої загально санітарного значення, підйомники (ліфти) тощо. Якщо будинки прилягають один до одного і мають спільну стійку, але кожен з них становить собою самостійне конструктивне ціле, то вони вважаються окремими інвентарними об'єктами.

Надвірні будівлі, загорожі та інші надвірні споруди, які обслуговують будинок (сарай, огорожа, колодязь та ін.), становлять разом з ним один інвентарний об'єкт. Якщо ж ці споруди обслуговують два чи більше будинків, то вони вважаються самостійними інвентарними об’єктами.

Для організації обліку та забезпечення контролю за збереженням основних засобів на кожний об'єкт (предмет), з а винятком бібліотечних фондів, відкривається інвентарна картка і кожному з них присвоюється інвентарний номер, який складається з восьми знаків. Перші два знаки номера позначають синтетичний рахунок, третій номер субрахунки, четвертий — підгрупу, останні чотири — порядковий номер предмета у групі. На субрахунках, з яких не виділено підгрупи, четвертим знаком є нуль.

Поділ основних засобів на підгрупи передбачено «Порядком застосування плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ», затвердженим наказом ГУДКУ від 10 грудня 1999 р. № 114. Згідно з цим Порядком на субрахунку 103 «Будинки та споруди» обліковують три підгрупи об'єктів:

1) будинки виробничо-господарського призначення, зайняті органами управління, соціально-культурними (будівлі навчальних закладів, лікарень, поліклінік і амбулаторій, будинків-інтернатів для престарілих та інвалідів, дитячих закладів, бібліотек, клубів, музеїв, науково-дослідних інститутів, лабораторій та ін. та іншими установами;

2)будинки, що повністю чи переважно призначені для проживання;

3)споруди — водокачки, стадіони, басейни, дороги, мости, пам'ятники, огорожі парків, скверів і загальних садів та ін.

На субрахунку 104 «Машини та обладнання» обліковують засоби з поділом на дев'ять підгруп:

1)силові машини та обладнання;

2)робочі машини та обладнання;

3)вимірювальні прилади;

4)регулювальні прилади та пристрої;

5)лабораторне обладнання;

6)обчислювальна техніка;

7)медичне обладнання;

8)комп'ютерна техніка та комплектуючі;

9)інші машини та обладнання.

Аналогічний поділ основних засобів та інших необоротних матеріальних активів на піддрупи передбачено і за деякими іншими субрахунками. Відповідно до цього інвентарний номер, наприклад будинку лікарні, може мати значення 103! 0001, дозатора або барометра — 10430006, мотоцикла — 10540010, електровібратора -10620003 тощо.

Коли інвентарний об'єкт стає складним, тобто включає ті чи інші відокремлені елементи, які становлять з ним одне ціле, на кожному такому елементі повинен бути зазначений інвентарний номер об'єднуючого їх основного об'єкта. Інвентарний номер позначається на металевому жетоні, який прикріплюється до об'єкта, наноситься на об’єкт олійною фарбою або іншим способом, що забезпечує Його тривале зберігання без пошкодження і втрати.

Присвоєний об'єкту основних засобів інвентарний номер зберігається за тім на весь період його знаходження в даній установі. Номери інвентарних об'єктів, які вибули або ліквідовані, протягом трьох років не повинні присвоюватися об'єктам основних засобів, що надходять заново.

Орендовані основні засоби обліковуються в орендарів на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» під тими ж інвентарними номерами, які присвоїв їм орендодавець

Інвентарний номер є одночасно кодом інвентарного об'єкта при веденні обліку з використанням обчислювальної техніки.

Аналітичний облік основних засобів ведеться на інвентарних картках типових форм № 03-6 (бюджет), № 03-8 (бюджет) і № 03-9 (бюджет).

«Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах» т. ф. № 03-6 (бюджет) заводиться на кожний інвентарний об'єкт (предмет) основних засобів. Інвентарна картка т. ф. № 03- 8 (бюджет) використовується для обліку тварин і багаторічних насаджень. У цих картках наводяться дані, що характеризують індивідуальні особливості об'єкта обліку, а також бухгалтерські записи щодо дати оприбуткування, усіх внутрішньогосподарських переміщень, дати і причини вибуття. Звичайно у картках наводиться інвентарний номер об'єкта, синтетичний рахунок і субрахунок, на якому цей об'єкт враховується, його первинна вартість, річна сума та останній рік нарахування зносу. Складає і підписує інвентарну картку бухгалтер на підставі відповідних первинних документів.

Інвентарна картка т. ф. № 03-9 (бюджет) застосовується для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, які мають одне й те ж призначення, однакову технічну характеристику і вартість. Такі картки заводять па матеріально відповідальних осіб. У них враховують однотипні інструменти, столовий і кухонний інвентар, бібліотечні фонди, сценічно-постановочні засоби, малоцінні необоротні матеріальні активи тощо. Записи в картках здійснюють окремо на кожний предмет із зазначенням його інвентарного номера та суми вартості.

Масовий інвентар (парти, столи, інструменти й інші предмети) можна записувати загальними сумами, вказуючи кількість одиниць та їхні інвентарні номери.

Для обліку бібліотечних фондів відкривається одна картка. Облік провадиться тільки у вартісному вираженні загальною сумою. Для сценічно-постановочних засобів картки відкриваються на матеріально відповідальних осіб і ведуться з предметів одного найменування, близьких за розмірами, якістю матеріалу і ціною. Записи в картках здійснюють у кількісному і вартісному обчисленні.

Інвентарні картки зберігаються в спеціально обладнаних ящиках—картотеках в бухгалтерії, де вони розподіляються за відповідними субрахунками та підгрупами з внутрішнім підрозподілом за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях — за обслуговуваними установами.

Картотеки повинні мати ряд пристосувань, які полегшують роботу бухгалтеру: опорні пластинки --- для підтримання карток у вертикальному положенні, розподілювачі •••- для групування карток за подібними ознаками, індикатори — для позначення шифру, букви, або іншої умовної ознаки групи об'єктів обліку, відокремлених розподілювачем. Індикатори часто закріплюють безпосередньо па розподілювачах. Останні можуть виконувати одночасно і роль опорних пластинок.

Для контролю за збереженням інвентарних карток їх реєструють у спеціальному «Описі інвентарних карток з обліку основних засобів» т. ф. № 03-10 (бюджет), який ведеться в бухгалтерії в одному примірнику.

Інвентарні картки реалізованих основних засобів додаються до документів (актів, накладних), якими було оформлено реалізацію. Після внесення відміток про списання основних засобів інвентарні картки додають до документів, якими було оформлено списання, і разом з останніми здають в архів. Опис інвентарних карток з обліку основних засобів здається в архів тоді, коли в останню інвентарну картку вноситься відмітка про списання об'єкта основних засобів. Строк зберігання інвентарних карток та журналів обліку основних засобів в установах становить 3 роки після їх ліквідації.

Для контролю за правильністю бухгалтерських записів на рахунках синтетичного й аналітичного обліку щоквартально складають оборотні відомості з кожної групи аналітичних рахунків, які об'єднані відповідними субрахунками та синтетичними рахунками. Підсумки оборотів і залишків, визначені в оборотних відомостях, звіряють з підсумком оборотів та залишком на відповідному субрахунку в книзі Журнал-головна. Цим забезпечується тотожність даних синтетичного й аналітичного обліку.

5.5. Облік зносу основних засобів

У процесі експлуатації основні засоби бюджетних установ поступово фізично і морально зношуються. Знос — це втрата об'єктом основних засобів фізичних якостей або технік о-економічних властивостей, а внаслідок цього — і вартості. Але, на відміну від виробничих підприємств, у бюджетних установах амортизаційні відрахування на основні засоби не проводять, а нараховують лише їх знос.

Знос нараховують на будинки та споруди, передавальні пристрої, машини та обладнання, робочу худобу, транспортні засоби, виробничий (включаючи пристрої) та господарський інвентар, багаторічні насадження, які досягли експлуатаційного віку.

Знос не нараховується па такі основні засоби:

- земельні ділянки;

- природні ресурси;

- будинки і споруди, що с унікальними пам'ятками архітектури та мистецтва;

- обладнання, експонати, зразки, діючі і недіючі моделі, макети та інші наочні посібники, що знаходяться в кабінетах та лабораторіях і використовуються для навчальних та наукових цілей;

- продуктивну і племінну худобу, буйволів, волів, оленів, експонати тваринного світу (в зоопарках та інших аналогічних установах);

- багаторічні насадження, що не досягли експлуатаційного віку;

- бібліотечні фонди, фільмофонди, сценічно-постановочні засоби;

- музейні і художні цінності;

- малоцінні необоротні матеріальні активи;

- основні засоби установ, що знаходяться за кордоном;

- білизну, постільні речі, одяг, взуття;

- орендовані основні засоби, які обліковують на забалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».

Знос предметів (об'єктів) основних засобів нараховується один раз на рік (за повний календарний рік), незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані чи побудовані. Процес нарахування зносу здійснюється таким чином. При відкритті інвентарних карток обліку основних засобів т. ф. № 03-6 (бюджет) та № 03-8 (бюджет) записується річна норма зносу в процентах до балансової вартості. Згідно з діючим порядком нарахування зносу основних засобів у бюджетних установах проводять за ставками в процентах до первісної вартості основних засобів на кінець року. При цьому використовують такі норми нарахування зносу за групами основних засобів: група 1—5%, група 2—25 і група 3-15%.

Групу і становлять основні засоби, що обліковуються на субрахунку 103 «Будинки та споруди»: ц_е — будинки, їхні структурні компоненти, в тому числі житлові будинки та їх частини (квартири і місця загального користування), а також на субрахунку 106 підгрупа 1 «Передавальні пристрої»: лінії електропередач, трансмісії та трубопроводи з усіма пристроями.

Групу 2 становлять основні засоби, що обліковуються па субрахунках 104 «Машини і обладнання» (крім підгруп 1 і 2), 106 «Інструменти, прилади та інвентар» (крім підгрупи 1), 105 «Транспортні засоби» (тільки в частині автотранспорту та запасних частин до нього). Це можуть бути вимірювальні прилади, регулювальні прилади та пристрої, лабораторне обладнання, обчислювальна техніка, медичне обладнання (крім робочих та силових машин і обладнання), інструменти, виробничий інвентар та приладдя, господарський інвентар.

Групу 3 становлять основні засоби, що обліковуються на субрахунках 104 (підгрупи 1 і 2), 105 (крім автомобільного транспорту і частіш до нього), 107 «Робочі і продуктивні тварини» (підгрупа 1), 108 «Багаторічні насадження» (крім молодих, які не досягли експлуатаційного віку), 109 «Інші основні засоби» (підгрупа 2). Це в першу чергу силові та роб очі машини і обладнання, усі транспортні засоби (крім автомобільного транспорту), робоча худоба, багаторічні насадження тощо.

В останній робочий день. грудня бухгалтер переносить з інвентарних карток у т. ф. № 03-12 (бюджет) «Відомість нарахування зносу на основні засоби» первісну вартість об'єкта, річну норму нарахування зносу, суму нарахованого зносу з початку експлуатації об'єкта до звітного періоду. На підставі цих даних визначають суму зносу за рік і на кінець року. На загальну суму нарахованого зносу у меморіальному ордері т. ф. № 274 оформляють бухгалтерське проведення:

Дт субрах. 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами»,

Кт субрах. 131 «Знос основних засобів»,

132 «Знос інших необоротних матеріальних активів».

З меморіального ордера сума зносу переноситься у книгу Журна л-головна.

Сума нарахованого зносу з кожного об'єкта зокрема не може перевищувати 100% його первісної вартості. У той же час нарахування зносу в розмірі 100% первісної вартості об'єкта не с підставою для його списання з балансу.

Списання нарахованого зносу проводять при вибутті основних засобів бухгалтерським проведенням:

Дт субрах. 401 (на залишкову вартість об'єктів),

Дт субрах. 131, 132 (на суму зносу вибуваючих засобів),

Кт субрах. 103--119 (на первісну вартість об'єктів).

Треба мати на увазі, що загальна сума первісної вартості необоротних активів (дебетове сальдо рахунків 10, II, 12) дорівнює сумі фонду в необоротних активах і зносу необоротних активів (кредитове сальдо рахунків 13 і 40).