Документальне забезпечення обліку

Основні засоби — це матеріально-майнові цінності, що діють у натуральній формі протягом тривалого часу як у сфері матеріального виробництва, так і у невиробничій сфері, зберігають початковий зовнішній вигляд (форму) та поступово зношуються протягом тривалого періоду.

До основних засобів належать предмети зі строком служби понад один рік, вартість яких визначена урядом України. Гранична вартість предметів, що не належать до основних засобів, може регламентуватися Міністерством фінансів України.

За функціональним призначенням розрізняють операційні основні засоби, що беруть безпосередньо участь у банківській діяльності або сприяють її здійсненню (будівлі, споруди, силові машини, обладнання, робочі машини і обладнання тощо, що діють у сфері матеріального виробництва) і неопераційні основні засоби, що не беруть безпосередньо або опосередковано участі у банківській діяльності та призначені в основному для обслуговування комунальних, культурно-побутових потреб працівників банку (будівлі, споруди, обладнання, машини і апарати тощо, що використовуються у невиробничій сфері).

Незалежно від вартості та строку служби до основних засобів належать бібліотечні фонди, а також зброя та засоби охоронно-пожежної сигналізації.

Основні засоби в процесі експлуатації зношуються, і погашення їх вартості здійснюється щомісяця шляхом нарахування амортизаційних відрахувань на повне відновлення основних виробничих фондів.

Амортизація не нараховується на бібліотечні фонди. Придбання бібліотечних фондів здійснюється за рахунок відповідних джерел фінансування.

Метою обліку основних засобів та нематеріальних активів є:

— правильне і своєчасне документування і відображення операцій за рухом основних засобів;

— контроль за збереженням основних засобів;

— правильне своєчасне нарахування амортизації (зношення).

На практиці наказом керівника установи банку призначається особа, відповідальна за збереження основних засобів, з якою укладається угода про матеріальну відповідальність згідно з чинним законодавством.

Кожному інвентарному об'єкту, незалежно від того, знаходиться він в експлуатації чи в запасі, надається відповідний інвентарний номер, який проставляється на предметі та в інвентарній картці (додаток 28), або в книзі обліку основних засобів та нематеріальних активів (додаток 29), якщо кількість об'єктів незначна (декілька десятків найменувань).

Картки розміщуються в картотеці за групами однорідних предметів. Надані номери зберігаються за об'єктом на весь період його знаходження в певній установі. Інвентарні номери об'єктів, що вибули, не можуть бути передані іншим об'єктам.

Інвентарні номери основних засобів повинні бути відмінні від інвентарних номерів малоцінних та швидкозношуваних предметів. Рекомендується при наданні предмету інвентарного номера включати в нього номер балансового рахунку.

Облік основних засобів в інвентарних картках, а також в інвентарній книзі обліку основних засобів та нематеріальних активів називається аналітичним.

Записи в інвентарній книзі здійснюються на кожний об'єкт окремо. Допускається ведення інвентарних карток на групу однорідних об'єктів, одночасно придбаних та однакової вартості.

Картки об'єктів основних засобів, що не експлуатуються, групуються окремо.

Облік зброї ведеться в окремій інвентарній книзі. Ведення інвентарної книги та інвентарних карток може здійснюватися автоматизовано або вручну. При цьому будь-яка форма ведення даних регістрів повинна забезпечити наявність усіх необхідних реквізитів і звірку аналітичного обліку з синтетичним на будь-яку дату.

При веденні обліку в автоматизованому режимі здійснюється роздрук матеріалів звірки даних аналітичного обліку з синтетичним на перше число кожного місяця.

Зміна первісної вартості допускається лише у разі добудови, дообладнання, реконструкції, завершеного капітального ремонту, частково ліквідації об'єктів, а також індексації, проведеної за рішенням уряду України.

Проіндексовані об'єкти основних засобів згідно з «Відомістю індексації балансової вартості основних фондів та їх зношення» (додаток 30) записуються за відновною вартістю в розділ картки «Добудовування, доустаткування, модернізація, індексація».

Інвентарна книга обліку основних засобів у кінці року не закривається, і записи в ній продовжуються в новому році.

Після завершення звітного року в книзі робиться відмітка про звірку аналітичного обліку з синтетичним станом на 1 січня року, яка підтверджується підписом головного бухгалтера чи іншою відповідальною особою.

Облік об'єктів основних засобів за місцем експлуатації (знаходження) здійснюється в інвентарному списку (додаток 31). Дані пооб'єктного обліку основних засобів за місцем знаходження повинні відповідати записам в інвентарних картках (книгах).

Для отримання аналітичних даних про наявність і рух основних засобів за їх класифікаційними ознаками за підсумковими даними записів у звітному місяці в інвентарних картках (книгах) заповнюється «Картка обліку руху основних засобів» визначеної форми (додаток 32). Ці картки ведуться окремо за кожною галузевою групою і ознакою використання основних засобів, а також за галузевою групою основної діяльності, крім цього, за видами основних засобів.

Придбані, змонтовані, заново побудовані та безкоштовно одержані об'єкти основних засобів оприбутковуються на підставі актів приймання-передачі основних засобів за формою, наведеною у додатку 33, які складаються на кожний об'єкт окремо.

Складання акта на кілька об'єктів основних засобів допускається у разі, якщо ці об'єкти однотипні, мають однакову вартість, приймаються одночасно і під відповідальність однієї особи.

Акт є єдиним первинним бухгалтерським документом, в якому подається склад комісії, детальна характеристика об'єкта, джерело придбання (введення), рік побудови чи випуску заводом, дата введення в експлуатацію, коротка технічна характеристика, відповідність технічним умовам, підсумок комісії. Вказується також, хто прийняв, необхідні відомості для нарахування зношення. У разі, якщо в установу надходять основні засоби, що були в експлуатації, в акті приймання-передачі вказують суму зношення.

Акт затверджується керівником установи і зберігається разом з технічною документацією в бухгалтерських документах дня.

При введенні в дію деяких об'єктів, що потребують спеціальних актів державного приймання, вищевказаний акт не складається.

Приймання закінчених робіт з добудови і дообладнання об'єкта, що здійснюється шляхом капітальних вкладень, збільшує його балансову вартість, оформляється «Актом приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів» довільної форми.

На підставі цих документів відкривається інвентарна картка об'єкта, присвоюється порядковий номер, який потім проставляється в акті приймання-передачі. Інвентарні картки є підставою для ведення аналітичного пооб'єктного обліку основних засобів.

Основні засоби можуть вибувати внаслідок безкоштовної передачі юридичній чи фізичній особі обладнання чи інвентаря, закінчення строку їх служби, повного зношення об'єкта обліку, реалізації через недоцільність подальшого використання, в результаті морального зношення, а також внаслідок крадіжки чи руйнування через аварії, стихійні лиха тощо. Записи в бухгалтерському обліку за вибуттям основних засобів здійснюються на підставі акта вибуття.

Для списання з балансу основних засобів створюється постійно діюча комісія в складі: заступника керівника (голова комісії), головного бухгалтера або його заступника, комірника та інших осіб.

Постійно діюча комісія:

— здійснює безпосередній огляд основних засобів, що підлягають списанню, використовуючи при цьому необхідну технічну документацію (паспорт) та інше, а також дані бухгалтерського обліку, і визначає можливість його подальшого використання;

— виявляє причини списання основних засобів (зношення, реконструкція, порушення нормальних умов експлуатації, аварія тощо). Якщо втрата майна виявилася наслідком безгосподарності, безконтрольності, комісія вносить пропозиції щодо притягнення винних осіб до відповідальності згідно з законом;

— визначає можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів об'єкта, що списується, і здійснює їх оцінку;

— складає акт на списання. При огляді об'єктів, що списуються, і складанні актів на їх списання використовується необхідна технічна документація. Акти складаються за формами, які наведені у додатках 34, 35;

— здійснює контроль за вилученням з основних засобів, що списуються, придатних для використання вузлів, деталей, матеріалів, кольорових і дорогоцінних металів (за даними паспортів), визначає їх кількість, вагу і контролює завдання під матеріальну відповідальність певних осіб.

В актах на списання вказуються основні дані, що характеризують об'єкт: рік виготовлення чи побудови, дата його надходження в установу банку, період (час) введення в експлуатацію, первісна вартість об'єкта (для проіндексованих — відновлена), сума нарахованого зношення за даними бухгалтерського обліку, кількість капітальних ремонтів та інші дані. Докладно висвітлюються також причини вибуття об'єкта основних засобів, стан його основних частин, деталей, вузлів.

При списанні автотранспортних засобів, крім того, зазначається пробіг автомобіля і подається технічна характеристика основних агрегатів і деталей, можливість їх подальшого використання.

При списанні з балансу основних засобів, що вибули внаслідок аварій, до акта на списання додається копія акта про аварію, а також наводяться причини, що зумовили аварію, та заходи, вжиті щодо винних осіб.

Складені постійно діючою комісією акти на списання основних засобів затверджуються керівником установи чи його заступником протягом 10 днів.

Непридатні деталі машин, повністю непридатні машини та інші предмети, інвентар, отримані при розбиранні будівель, споруд, устаткування, обчислювальної техніки, списаних з балансу за не придатністю, якщо вони можуть бути використані як брухт, паливо тощо, враховуються позасистемно. При цьому в книзі позасистемного обліку вказується інвентарний номер, балансова вартість списаних предметів, вартість предметів за цінами можливого використання, сума, отримана від реалізації брухту. Особа, якій доручено зберігання майна, списаного з балансу (комірник чи механік), розписується в акті про його приймання. Після використання чи реалізації предметів, врахованих позасистемно, їх списують у встановленому порядку.

Списання з балансу автомобілів здійснюється після зняття їх з обліку в місцевому органі Державтоінспекції.

При знищенні списаних основних засобів складається акт про їх знищення довільної форми.

Для виявлення і приведення у відповідність даних бухгалтерського обліку з фактичною наявністю основних засобів у банках не менше одного разу на рік, перед складанням річного звіту, здійснюється інвентаризація основних засобів та нематеріальних активів.

Інвентаризація також потрібна у разі зміни матеріально відповідальних осіб (на день прийняття-передачі справ); при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей; у разі пожежі або стихійного лиха; реорганізації чи ліквідації установи банку.

Для проведення інвентаризації основних засобів створюється інвентаризаційна комісія, персональний склад якої затверджується наказом керівника.

У разі неповного складу інвентаризаційних комісій та відсутності матеріально відповідальних осіб інвентаризація не проводиться.

Наявність основних засобів реєструється в інвентаризаційному описі, форма якого наведена у додатку 36. Після звіряння даних описів з даними обліку виявляються розбіжності, причиняких з'ясовуються.

Члени інвентаризаційної комісії несуть відповідальність за внесення до опису неправильних даних про інвентаризовані об'єкти.

До опису забороняється вносити дані про залишки цінностей зі слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку, але без перевірки їх фактичної наявності.

Під час інвентаризації основних засобів встановлюється не лише їх наявність, але й фактичний стан (міра спрацювання), правильність зарахування до відповідної групи активів установи (основних засобів чи малоцінних і швидкозношуваних предметів). Якщо в процесі інвентаризації виявлено факти віднесення основних засобів до розряду малоцінних і швидкозношуваних предметів чи навпаки, а також наявність предметів, стосовно яких немає записів у облікових регістрах, то комісія з'ясовує, коли і за чиїм розпорядженням побудовано (придбано, оплачено) такі об'єкти (роботи), за рахунок яких джерел списано відповідні затрати, із відображенням цих даних у протоколі засідання комісії та пропозицією про внесення змін до облікових даних. Дооцінка об'єктів, виявлених інвентаризацією як не взятих на облік, здійснюється згідно із сучасною вартістю їх відтворення, а спрацювання відповідно визначається за технічним станом з оформленням акта оцінки їх спрацювання.

Основні засоби, що перебувають в оренді, у ремонті тощо, заносяться до інвентаризаційного опису на підставі актів, накладних, квитанцій та інших документів, які засвідчують приймання зазначеного майна ремонтними, обслуговуючими та іншими підприємствами. На основні засоби, не придатні для використання, інвентаризаційні комісії складають акти на списання.

Основні засоби, що надходять під час інвентаризації, приймаються матеріально відповідальною особою в присутності членів інвентаризаційної комісії та заносяться до окремого інвентаризаційного опису.

При тривалій інвентаризації, у виняткових випадках, матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії. Такі цінності відносять до окремого інвентаризаційного опису.

При інвентаризації основних засобів встановлюється, коли і за чиїм розпорядженням прийняті невраховані об'єкти, виявлені при інвентаризації, за рахунок яких джерел списані затрати на їх придбання, з відображенням цих даних у протоколі засідання інвентаризаційної комісії.

Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути у п'ятиденний термін розглянутий і затверджений керівником установи банку.

Результати інвентаризації мають бути відображені в обліку і звітності того місяця, в якому закінчено інвентаризацію.