Основные элементы коммуникационного процесса и их характеристика.

Коммуникации – это процесс обмена информацией и ее смысловым значением между двумя и более людьми. Обмен информацией может осуществляться при помощи речи, жеста, приборов или в письменной форме. Коммуникации занимают значительную часть времени руководителя, по некоторым оценкам от 50 до 90%. И эти цифры вполне оправданны, так как, выполняя свои роли (межличностные, информационные, связанные с принятием решений) менеджер осуществляет процесс обмена информацией с сотрудниками организации, а также с лицами из внешнего окружения. Кроме того, выполнение управленческих функций планирования, организации, мотивации и контроля также требует от руководства интенсивного обмена информацией с подчиненными, вышестоящими руководством, сотрудниками других подразделений. Следовательно, можно сделать вывод, что от того насколько эффективен процесс коммуникаций зависит согласованность действий сотрудников организации, результативность их работы, а в конечном счете успех организации. Каждый из нас является участником коммуникационного процесса и сталкивается с ситуациями, когда эффективный информационный обмен оказывается затруднен. Однако, трудности в общении отдельных личностей имеют не столь глобальные последствия по сравнению с последствиями неэффективных коммуникаций в управлении организацией.

В целом же можно отметить, что эффективный менеджер, - это, прежде всего тот руководитель, который эффективен в коммуникациях. Это человек, который должен разбираться в сути коммуникационного процесса, четко представлять воздействие среды на обмен информацией, осознавать цели которые должны быть достигнуты при помощи коммуникационного процесса и т. д. Неэффективные коммуникации являются источником многих организационным проблем, поэтому менеджеру необходимо научиться диагностировать ошибки и сбои в коммуникационном процессе, чтобы научиться их устранять и предотвращать.

Понятие коммуникации следует рассматривать в контексте тех областей, где необходимы эффективные коммуникации. В этой связи целесообразно выделить два основных вида коммуникаций – это коммуникации между организацией и ее внешней средой, и коммуникации во внутренней среде организации между уровнями и подразделениями.

1. Коммуникации между организацией и ее внешней средой. Организации вынуждены поддерживать активный информационный обмен с различными составляющими своего внешнего окружения. В первую очередь руководители, что принимать решения должны быть в курсе всех изменений происходящих во внешней среде организации. Они рассматривают действия конкурентов, ведут переговоры с поставщиками, изучают предпочтения и мнение потребителей, осуществляют активное продвижение товаров и услуг, представляют отчеты установленной формы в различные органы государственного регулирования, следят за изменениями, происходящими в экономике, политике, социальной сфере, технологиях и т. д. Информации о состоянии и тенденциях изменения факторов внешней среды оказывает влияние и на характер коммуникаций, осуществляемых внутри организации.
2. Коммуникации во внутренней среде организации между уровнями и подразделениями. Внутренний обмен информацией обеспечивает развитость координации и требуемый уровень сотрудничества. Без коммуникаций не может быть и организации. Наличие абстрактной иерархии вовсе неэквивалентно организации. Коммуникации во внутренней среде организации могут происходить по различным направлениям. В этой связи можно выделить:

2.1. Вертикальные коммуникации. Предполагают передачу информации с уровня на уровень. Причем вертикальные коммуникации могут осуществляться как сверху вниз так и снизу вверх, т.е. по нисходящей и по восходящей. Сверху вниз передается информация о планах, задачах, выделенных ресурсах, процедурах. Не менее важным компонентов коммуникационного процесса является передача информации снизу вверх. Именно по данным каналам коммуникаций руководство получает информацию о ходе выполнения принятых решений, о возникающих проблемах и возможности совершенствования процессов, работ, услуг, продуктов. Обычно по нисходящей информация передается в виде приказов, распоряжений, указаний, а по восходящей в идее – отчетов, предложений, объяснительных записок.

2.2. Коммуникации между подразделениями. В дополнение к вертикальным коммуникациям необходимо осуществлять и горизонтальные, то есть коммуникации между отделами организации. Организация состоит из множества структурных единиц, которые должны сообща добиваться общих для всех целей. Чтобы координировать множество процессов и задач в различных областях деятельности и успешно добиваться поставленных целей, необходимо наличие коммуникаций между специализированными отделами.

3. Коммуникации руководитель – подчиненный. Это самый очевидный вид коммуникаций в организации, который фактически представляет собой разновидность вертикальных коммуникаций. По данным некоторых исследований большинство коммуникаций в организации приходится именно на этот вид. Именно в коммуникациях руководитель – подчиненный реализуются такие задачи как разъяснение рабочих заданий, обсуждение возникающих проблем, получение сведений об идеях и усовершенствованиях, вовлечение в процесс разработки решения, обеспечение мотивации деятельности и т. д.

4. Коммуникации между руководителем и рабочей группой. Способствуют установлению отношений равенства и как следствие росту удовлетворенности. Осуществляя коммуникации с группой, руководитель может добиться повышения эффективности работы группы за счет всестороннего обсуждения различных рабочих вопрос.

5. Неформальные коммуникации – это фактически каналы распространения слухов. Неформальные коммуникации существуют одновременно с формальными. Как правило, по каналам слухов информация передается быстрее, а точность информации может достигать 80-99% (когда речь идет об информации относительно компании, а не личных качествах кого-либо).

Таким образом, мы рассмотрели понятие коммуникации, проблемы, связанные с реализацией обмена информацией и виды коммуникаций. Более полно понятие коммуникации раскрывается при рассмотрении модели коммуникационного процесса, коммуникационных стилей и сетей коммуникаций. О достижении эффективности в обмене информацией мы также поговорим, с точки зрения реализации межличностных и организационных коммуникаций.

 

Стили руководства

Стиль руководства — манера поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению целей организации.

Руководитель является ведущим и организатором в системе управления. Управление деятельностью групп и коллективов осуществляется в форме руководства и лидерства. Эти две формы управления имеют определенное сходство.

Существуют несколько классификаций стиля управления, например:

• авторитарный стиль лидерства — характеризуется жесткостью, требовательностью, единоначалием, превалированием властных функций, строгим контролем и дисциплиной, ориентацией на результат, игнорированием социально-психологических факторов;
• демократический стиль лидерства — опирается на коллегиальность, доверие, информирование подчиненных, инициативу, творчество, самодисциплину, сознательность, ответственность, поощрение, гласность, ориентацию не только на результаты, но и на способы их достижения;
• либеральный стиль лидерства — отличается низкой требовательностью, попустительством, отсутствием дисциплины и требовательности, пассивностью руководителя и потерей контроля над подчиненными, предоставлением им полной свободы действий.

По другой классификации различают четыре стиля руководства:

1. Эксплуататорско-авторитарный: руководитель имеет четкие характеристики автократа, не доверяет подчиненным, редко привлекает их к принятию решений, а задачи формирует сам. Основной стимул — страх и угроза наказания, вознаграждения случайны, взаимодействие строится на взаимном недоверии. Формальная и неформальная организация находятся в противоборстве.
2. Патерналистски-авторитарный: руководитель благосклонно позволяет подчиненным принимать ограниченное участие в принятии решений. Вознаграждение действительное, а наказание — потенциальное, и то, и другое используется для мотивации работников. Неформальная организация отчасти противостоит формальной структуре.
3. Консультативный: руководитель принимает стратегические решения и, проявляя доверие, тактические решения делегирует подчиненным. Ограниченное включение работников в процесс принятия решений используется для мотивации. Неформальная организация не совпадает с формальной структурой лишь частично.
4. Демократический стиль руководства характеризуется полным доверием, основан на широком привлечении персонала к управлению организацией. Процесс принятия решений рассредоточен по всем уровням, хотя и интегрирован. Поток коммуникаций идет не только в вертикальных направлениях, но и по горизонтали. Формальная и неформальная организации взаимодействуют конструктивно.

По мнению авторов, последний подход является самым эффективным.

 

Понятие риска. Виды риска.

Любой хозяйствующий субъект в своей деятельности сталкивается с риском. Риск лежит в основе принятия всех управленческих решений.

Риск — это возможность возникновения неблагоприятной ситуации или неудачного исхода производственно-хозяйственной или какой-либо другой деятельности.

Неблагоприятной ситуацией или неудачным исходом при этом могут быть:

• упущенная выгода;
• убыток (потеря собственных средств);
• отсутствие результата (ни прибыли, ни убытка);
• недополучение дохода или прибыли;
• событие, которое может привести к убыткам или недополучению доходов в будущем.

Виды рисков по роду опасности:

• Техногенные риски — это риски, связанные с хозяйственной деятельностью человека (например, загрязнение окружающей среды).
• Природные риски — это риски, не зависящие от деятельности человека (например, землетрясение).
• Смешанные риски — это риски, представляющие собой события природного характера, но связанные с хозяйственной деятельностью человека (например, оползень, связанный со строительными работами).

Виды рисков по сферам проявления:

• Политические риски — это риски прямых убытков и потерь или недополучения прибыли из-за неблагоприятных изменений политической ситуации в государстве или действий местной власти.
• Социальные риски — это риски, связанные с социальными кризисами.
• Экологические риски — это риски, связанные с вероятностью наступления гражданской ответственности за нанесение ущерба окружающей среде, а также жизни и здоровью третьих лиц.
• Коммерческие риски — это риски экономических потерь, возникающие в любой коммерческой, производственно- хозяйственной деятельности. В состав коммерческих рисков включают финансовые риски (связанные с осуществлением финансовых операций) и производственные риски (связанные с производством продукции (работ, услуг), осуществлением любых видов производственной деятельности).
• Профессиональные риски — это риски, связанные с выполнением профессиональных обязанностей (например, риски, связанные с профессиональной деятельностью врачей, нотариусов и т.д.).

Виды рисков по возможности предвидения:

• Прогнозируемые риски — это риски, которые связаны с циклическим развитием экономики, сменой стадий конъюнктуры финансового рынка, предсказуемым развитием конкуренции и т.п. Предсказуемость рисков носит относительный характер, так как прогнозирование со 100%-ным результатом исключает рассматриваемое явление из категории рисков. Например, инфляционный риск, процентный риск и некоторые другие их виды.
• Непрогнозируемые риски — это риски, отличающиеся полной непредсказуемостью проявления. Например, форс- мажорные риски, налоговый риск и др.

Соответственно этому классификационному признаку риски подразделяются также на регулируемые и нерегулируемые в рамках предприятия.

Методы снижения риска.

Деятельность предприятия, так или иначе, связана с риском. Задачей руководства предприятия является снижение степени риска. Для этого используются различные способы: диверсификация, страхование, лимитирование, резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов, распределение риска, получение большей информации о предстоящем выборе и результатах. Диверсификация – это распределение капиталовложений между разнообразными видами деятельности, результаты которых непосредственно не связаны. Предприятие, неся убытки по одному виду деятельности, может получить прибыль за счет другой сферы деятельности. Диверсификация позволяет повысить устойчивость предприятия к изменениям в предпринимательской среде.

Страхование – это передача определенных рисков страховой компании- Для снижения степени риска используются имущественное страхование и страхование от несчастных случаев. Имущественное страхование может иметь следующие формы: страхование риска подрядного строительства, страхование оборудования, страхование грузов и др.

Лимитирование предполагает установление лимита, т.е. определенных сумм расходов, продажи товаров в кредит, сумм вложения капитала и т.п.

Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов предполагает установление соотношения между потенциальными рисками и размерами расходов, необходимых для преодоления последствий этих рисков. Такой способ снижения рисков обычно используют при выполнении различных проектов. В общем случае резерв используется для финансирования дополнительных работ, компенсации непредвиденных изменений материальных и трудовых затрат, накладных расходов и других затрат, возникающих в процессе осуществления проекта.

Распределение риска предполагает разделение риска между участниками проекта. Рост размеров и продолжительности инвестирования, внедрение новых технологий, высокая динамичность внешней среды увеличивает риск проекта.

Любое управленческое решение принимается в условиях, когда результаты не определены и информация ограниченна. Следовательно, чем полнее информация, тем больше предпосылок сделать лучший прогноз и снизить риск. Стоимость полной информации рассчитывается как разность между ожидаемой стоимостью какого-нибудь мероприятия (проекта приобретения), когда имеется полная информация, и ожидаемой стоимостью, когда информация неполная.

Общими в хозяйственной практике являются три основных принципа снижения риска:

• не рисковать больше, чем позволяет собственный капитал;

• не забывать о последствиях риска;

• не рисковать многим ради малого.