Вимоги до професійної діяльності аудиторів з якості (обов’язки, права, відповідальність)

Внутрішній аудитор системи якості (аудитор) - працівник підприємства, належним чином підготовлений для проведення аудиту системи якості.

Головний аудитор системи якості - аудитор, призначений для керівництва конкретним аудитом системи якості. Внутрішній аудитор системи якості, крім суто аудиторських функцій, виконує й функції експерта, у зв’язку з чим його можна називати експертом-аудитором.

Експерт системи якості - висококваліфікований фахівець, здатний оцінювати різні процеси в системі якості, в тому числі й такі, які не піддаються безпосередньому виміру (саме ця здатність відрізняє експерта, наприклад, від випробувача чи контролера).

Аудитор зобов’язаний:

збирати й аналізувати об’єктивні докази про стан об’єкта;

документувати хід і результати аудиту;

представляти експертні висновки і складати звіти про виконану роботу;

і брати участь (при необхідності) у розробці коригувальних дій з усунення виявлених невідповідностей;

роз’яснювати вимоги документів системи якості;

аналізувати документи системи якості (давати експертну оцінку);

не виходити за межі сфери аудиту;

дотримуватися норм поведінки, передбачених моральним кодексом аудитора.

Аудитор несе відповідальність за:

роз’яснення вимог аудиту;

своєчасне виконання графіка аудиту;

повідомлення результатів спостережень головному аудитору;

документи (записи), що стосуються аудиту;

об’єктивність зібраних доказів;

негайне інформування головного аудитора про виявлення в ході аудиту значних невідповідностей.

Аудитор має право:

ознайомлюватися з документацією, необхідною для проведен­ня аудиту;

спілкуватися з персоналом підрозділу, де проводиться аудит, Для одержання необхідної інформації;

запитувати додаткову інформацію для цілей аудиту;

припиняти аудит у випадку тиску на нього чи протидії з боку персоналу, повідомивши про це головного аудитора.

Головний аудитор зобов’язаний:

розробляти програму аудиту;

брати участь у формуванні аудиторської групи;

організувати роботу аудиторської групи;

представити аудиторську групу керівнику підрозділу, де про­водиться аудит;

пояснювати мету і методи аудиту співробітникам підрозділу, де проводиться аудит;

негайно інформувати керівника підрозділу, де здійснюється аудит, про виявлені в ході аудиту значні невідповідності;

документувати результати аудиту;

підготувати висновок про результати аудиту;

інформувати керівника підрозділу, де проводиться аудит, про результати аудиту;

оцінювати роботу аудиторів;

підготувати і представити звіт про аудит зацікавленим особам;

брати участь у розробці коригувальних дій;

постійно вивчати документацію системи якості;

дотримуватися норм поведінки, передбачених моральним кодексом поведінки аудитора;

інформувати керівника служби якості про конфлікти, що ви­никають під час аудиту.

Головний аудитор несе відповідальність за:

підготовку і виконання всіх етапів аудиту;

об’єктивне проведення аудиту;

забезпечення точності, вірогідності і доказовості висновку про результати аудиту;

забезпечення своєчасності подання звіту про аудит зацікавле­ним особам.

Головний аудитор має право:

формувати аудиторську групу;

розподіляти обов’язки між членами аудиторської групи;

запитувати документи системи якості, необхідні для вивчення і проведення аудиту;

приймати остаточні рішення в ході аудиту;

приймати рішення про зарахування виявленої невідповідності до значної;

приймати рішення з усунення конфліктної ситуації, що виникла під час аудиту;

одержувати від керівника підрозділу інформацію, що підтверджує виконання коригувальних дій.

Згідно з ДСТУ ISO 19011:2003 аудитори мають володіти особистими якостями, що дають їм змогу діяти відповідно до принципів здійснення аудиту.

Вимоги до аудитора:

етичність, тобто справедливість, правдивість, щирість,

відвертість, ввічливість;

неупередженість, тобто готовність до розгляду альтернативних ідей або поглядів;

дипломатичність, тобто тактовність у ставленні до працівників;

і спостережливість, тобто активне ознайомлення з навколишнім

оточенням і видами діяльності;

сприйнятливість, тобто інстинктивне відчуття ситуації і здатність розуміти їх;

різнобічність, тобто здатність легко адаптуватися в різних ситуаціях;

наполегливість цілеспрямованість;

рішучість, вміння своєчасно робити висновки на основі логічного мислення та аналізування;

впевненість у собі, навички діяти та працювати незалежно під час співпраці з іншими людьми.

Атестація аудитора системи якості - офіційне оцінювання знань і умінь фахівця за установленими критеріями у прийнятому порядку з метою присвоєння чи періодичного підтвердження звання аудитора.

Атестація здійснюється:

під час присудження фахівцю звання експерта-аудитора (первин­на атестація);

при наступному регулярному підтвердженні звання експерта- аудитора (періодична атестація).

Атестація проводиться з визначеною періодичністю (як правило,

1 раз у рік) спеціально сформованою для цієї мети атестаційною комісією. Підставою для атестації є довідка, підготовлена службами якості і керування персоналом.

Технологія проведення аудиту системи якості (СЯ) загалом включає такі операції:

перевірку наявності документів СЯ, що передбачає:

перевірку наявності актуалізованого, затвердженого керівником і погодженого зі службою якості переліку документів СЯ, обов’язкових для застосування в підрозділі, де здійснюється аудит

перевірку наявності документів відповідно до затвердженого переліку;

перевірку умов збереження документів СЯ;

перевірку виконання функцій підтримки документів СЯ в робочому стані уповноваженою особою;

перевірку відповідності документів СЯ встановленим вимогам:

перевірку правильності оформлення документів СЯ;

перевірку можливості ідентифікації документів СЯ;

перевірку актуалізації документів СЯ;

перевірку адекватності змісту документів СЯ вимогам ISO 9001;

перевірку повноти викладу процедур у документах СЯ;

перевірку адресності документів СЯ;

перевірку виконання вимог документів СЯ, а саме:

перевірку відповідності діяльності підрозділу, де здійснюється аудит і її результатів запланованим у системі якості заходам (ознайомлення з даними про якість);

бесіди зі співробітниками підрозділу, де здійснюється аудит;

візуальне ознайомлення зі станом:

зареєстрованих даних,

устаткування для вимірювань,

робочих місць,

місць відпочинку;

перевірку факту навчання персоналу при впровадженні нових документів СЯ;

фіксація невідповідностей передбачає:

виявлення, ідентифікацію і реєстрацію невідповідностей;

класифікацію невідповідностей за їх значущістю;

протоколювання невідповідностей;

складання звіту передбачає:

збір і обробку необхідних матеріалів;

підготовку, обговорення і прийняття висновку з аудиту;

складання і затвердження звіту.

Аудитор несе моральну відповідальність за:

несумлінне виконання своїх обов’язків;

використання службового становища в корисливих цілях;

використання інформації, отриманої в ході аудиту, на шкоду репутації підрозділу, де здійснюється аудит.

Аудитор повинен завоювати авторитет серед підрозділу, де здійснюється аудит, і підгримувати його. Основними факторами підтримки належного авторитету є:

стриманість і урівноваженість суджень;

неупереджена оцінка фактичних свідчень;

і поважне ставлення до персоналу підрозділу, де здійснюється аудит;

привітність і доброзичливість;

коректність звертання до співробітників підрозділу, де здійсню­ється аудит;

здатність у конфліктних ситуаціях зберігати спокій і діловий тон, не піддаючись емоціям, і уникати агресивності зі свого боку.

Незалежно від характеру відносин з персоналом підрозділу, де здійснюється аудит, в цілому й окремими його співробітниками і незалежно від своїх відчуттів, аудитор повинен будувати свої стосунки зними таким чином, щоб цё забезпечувало успіх аудиту. Аудитор повинен бути готовим до того, що в підрозділі, де здійснюється аудит, можуть бути свої внутрішні проблеми, і це може стати причиною негативного ставлення до аудиту. У своїй роботі аудитор може зіштовхнутися і з ворожим ставленням до себе, і деструктивною поведінкою. Він повинен бути готовим до цього і мати в своєму арсеналі методи і прийоми, що дозволять змінити подібну ситуацію на свою користь.