Организация деятельности службы ПР на предприятии.

При организации департамента по Public Relations, пресс-службы можно использовать 3 основных подхода: 1. Пресс-служба создается как один из системообразующих элементов, в полном объеме выполняющий все функции PR и рассматривающийся в качестве одного из механизмов по управлению деятельностью компании и продвижению ее продукций на рынке. 2. Пресс-служба формируется в основном для выполнения чисто прикладных задач по взаимодействию со СМИ, сформулированных руководством компании, и главным образом выполняет роль промежуточного звена по распространению информации о деятельности компаний.

3. Работу PR-департамента, пресс -службы компании выполняет профессиональная фирма, специализирующаяся на PR.

От выбора какого-либо из этих трех вариантов напрямую будут зависеть характер функций пресс-службы, ее штатное расписание и бюджет, а также в немалой степени и эффективность ее работы. Однако при любом из выбранных вариантов руководитель компании должен исходить из нескольких основополагающих принципов, которые в значительной степени влияют на эффективность работы PR-отдела (пресс-службы).

1. Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы (PR-отдела) должен иметь прямой выход на руководителя, обладать полной информацией о текущей деятельности компании, ее сильных и слабых сторонах. 2. Деятельность пресс-службы (PR-отдела) строится в строгом соответствии с целями и задачами компании на кратко-, средне- и долгосрочный периоды. Общая численность сотрудников пресс-службы может быть не более 5 человек. А ее руководитель по своему статусу будет соответствовать уровню начальника отдела. 3. Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы (PR-отдела) должен оперативно получать от других подразделений компании всю информацию, необходимую для реализации поставленных руководством компании задач. 4. Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы должен принимать участие в планировании мероприятий с участием руководства компании, которым необходимо придать общественный резонанс. 5. Пресс-секретарь или руководитель пресс-службы должен пользоваться полным доверием главы компании, быть профессионалом в своей области и иметь хорошие контакты в журналистской среде.

Для повышения паблисити, отдачи от PR-деятельности и сохранения конфиденциальности желательно иметь в составе пресс-службы или отдельно в штате компании профессионального фотографа для создания фотоархива компании и оператора с соответствующим профессиональным оборудованием. С каждым из них в обязательном порядке должен быть заключен договор о сохранении за компанией авторских прав на фото-, видеоматериалы, необходимо предусмотреть место для их хранения на основе строгой отчетности.

 

Пресс-служба и пресс-секретарь, их функции.

Пресс-служба является связующим звеном, обеспечивающим обмен информацией между обществом и организацией, на базе кт создана данная пресс-служба.

Важно, чтобы пресс-секретарь поддерживал доверие к себе и к должностному лицу, которое он представляет. Для эффект. работы пресс-секретаря необходимо, чтобы ему доверяла пресса; ему или ей не будут верить, если жур-ты в прошлом получали ответы, кт вводили их в заблуждение.

Крупные организации имеют собственные пресс-службы или пресс - центры. Чаще всего они являются подразделениями отдела PR, а ответственный за связь с прессой подчиняется руководителю отдела PR. В небольших организациях эта функция может совмещаться с другими функциям исполнителя. Штат пресс-службы может составлять различное количество людей – от одного - двух до 20 и более. Работа с прессой носит в значительной мере оперативный характер. Поэтому существует ответственный за связь с прессой - для того, чтобы своевременно уделять внимание интересам прессы. Он д.б. доступен для прессы. Пресс-служба является структурным подразделением аппарата (например, областного комитета). Руководитель пресс-службы и (или) пресс-секретарь подчиняется непосредственно рук-лю организации и взаимодействует со всеми структурными подразделениямиорганизации.
основные функции пресс-службы:

Подготовка заявлений и сообщений для СМИ.

Оперативное распространение в СМИ офиц. сообщений.

Ведение офиц. сайта компании, поддержка интерактивных сервисов, инф-ая переписка с посетителями сайта.

Контроль за упоминаниями о компании в Интернет-источниках, СМИ и неформ. коммуникац. рес-сах.

Поддержка рабочих контактов с главными редакторами СМИ, руководителями телерадиокомпаний.

Проведение пресс-конференций, брифингов, информац. встреч журналистов.

Участие в подготовке и проведении офиц. визитов и раб. поездок по стране и за рубеж в целях их освещения в СМИ.

Подготовка и передача СМИ теле-, фото - и аудиоматериалов, связанных с деятельностью компании.

Функции прecc-секретаря (ответственный за связь со СМИ):

•оперативное информирование граждан о деятельности организации, в числе при помощи СМИ

• распространение, и подготовка для СМИ офиц. сообщений, заявлений и иных инф-ных материалов, посвящ деят-ти орг-и;

• подготовка и проведение пресс-конференций, брифингов, встреч с журн-ми по текущим проблемам деят-ти орг-и;

•анализ материалов прессы, радио- и телеинформации о деятельности орг-и для ее руководителя и сотрудников;

• определение достоверности опублик.сведений, подготовка при необх-ти разъяснительных писем и опровержений. итд

 

Средства исследований в ПР.

Исследования в PR - предоставить максимум информации для проведения PR-кампании, и во-вторых, разработать механизмы детальной оценки достигнутых в ходе PR-кампании результатов. Более подробно эти цели можно сформулировать следующим образом: Сбор базы данных о том, каково отношение различных целевых аудиторий к организации, ее деятельности, товарам и услугам.

Стандартные средства исследований в PR (анкетные опросы, личные интервью, фокус-группы, мониторинг СМИ, коммуникационный аудит и др.) имеют свои особ-ти, но всех их объединяют след. общие требования:

-Исследование должно быть нацелено на опр. аудиторию.

-Средство исследования должно обеспечить получение информации, соответствующей изучаемой теме.

-Результаты исследования не должны использоваться в качестве лишнего доказательства собственного видения проблем в области PR и своего плана PR-кампании. Они являются объективной исследовательской информацией.

Какими бы ни были цели исслед, имеется неск основных методов:

кабинетные исслед,полевые исслед; коммуникационный аудит

Кабинетные исследования наименее затратными по сравнению, напр, с анкетными опросами. Гл целью- явл сбор и анализ максимального кол-ва инфо по изучаемой теме. Источниками инфо в этом случае могут явл: - СМИ; - специализир издания по проблемам соц-гии, PR, маркетинга, рекламы; - и др.);

Полевые исследования. Осн задача полевых исследований - в -контакте с ЦА с целью изучения ее отношения к различным проблемам и выяснения мотивов принятия тех или иных решений. Стоимость достаточно высока. Гл задачи:- определение возм реакций на ту или иную инициативу орг-и;- сбор инфо для оценки эф-ти проведенной PR-кампании.

Основные виды опросов

Все опросы можно классифицировать либо по способу их проведения, либо по целям и задачам исследования. По способу проведения опросы делятся на следующие виды:

анкетные опросы; личные интервью; телефонные и интерактивные опросы.

В зав-ти от целей и задач иссл-я молено выделить след. типы опросов: экспертные опросы; ситуационные опросы; проблемные опросы; панельные опросы.

Фокус-группы ( Focus groups). Метод фокус-группы является одним из самых эффективных методов исследования и широко используется в маркетинге, PR и рекламе. Фокус-группа состоит из 7-10 представителей целевых аудиторий, с которыми проводится групповое интервью по интересующим компанию темам. Это может быть выяснение отношения к политике организации, ее продуктам и услугам, тестирование PR-материалов при подготовке PR-кампании, новых продуктов, решений компании (например, о повышении цен) и др.

Коммуникационный аудит призван помочь PR-менеджеру более четко соотнести между собой действия руководства и их цели, с одной стороны, и методы коммуникации, с помощью которых осуществляется промоушн этих действий и целей, с другой. Коммуникационный аудит в основном используется для следующих целей: анализ отношений компании с ее целевыми аудиториями, клиентами, служащими; оценка читаемости основных средств коммуникации, например годового отчета или пресс-релиза. Он также часто устанавливает критерии оценки будущей PR-деятельности.

Коммуникационный аудит в осн. используют для получения инф-и о том, как решить следующие проблемы:

затор информационных потоков;

ненахождение общего языка со служащими;

неровные коммуникационные усилия;

противоречивость имеющейся у общ-ти инф-и о компании.