Як використовувати назви стовпців і рядків.

Назви стовпців і рядків вказують місце розташування даних. Назви стовпців розташовуються уздовж верхнього краю робочого листа під заголовком робочого листа (якщо такий є). Назви рядків вводяться в лівій частині робочого листа.

Назви стовпців відповідають даним, що містяться в стовпці. Зазвичай назви стовпців визначають тимчасові інтервали: роки, місяці, дні, квартали і т.д. Як правило, назви рядків визначають категорії даних, наприклад, назва продукту, імена службовців або статті доходів і витрат в бюджеті.

Коли ви вводите назви стовпців, спочатку введіть першу назву і натискуйте клавішу <Таb> замість того, щоб натискувати клавішу Enter. Після цього ви переміститеся до комірки, що знаходиться справа. При введенні назв рядків замість клавіші <Тab> необхідно користуватися клавішею із стрілкою вниз.

Додавання приміток.

Окрім елементів, що пояснюють вміст комірки (назви і значення), в комірку можна додати примітки з інформацією, пов'язаною з вмістом комірки. Під час друку робочого листа примітки (за стандартом) не друкуються.

Примітка – це пояснення, яке нагадує вам про те, що робити. Наприклад, якщо необхідно перевірити значення, що міститься в певній комірці, можна розмістити в даній комірці примітку (рис. 10.2). В правому верхньому кутку комірок, у яких є примітка, є невеликий червоний трикутник. Для того, щоб проглянути примітку, просто підведіть покажчик миші до цього трикутника.

Для того, щоб додати примітку до комірки, виконайте наступне.

1. Клацніть по комірці, до якої необхідно додати примітку.

2. Виберіть команду Вставка – Примечание. Біля комірки з'явиться поле для примітки.

3. Введіть необхідну інформацію в полі примітки.

4. Для того, щоб закрити поле з приміткою, клацніть в будь-якому місці робочого листа.

Рис. 10.2. Розміщення в даній комірці примітки

Для того, щоб видалити примітку, необхідно виділити комірку, після чого виберіть команду Правка –- Очистить. В меню, що з'явилося, виберіть команду Примечания.

Введення чисел.

1. Клацніть в комірці, в яку необхідно ввести значення.

2. Введіть значення. Для того, щоб ввести негативне значення, перед числом розмістіть знак "мінус" або потрібно взяти дане число в круглі дужки.

3. Натисніть клавішу <Enter> або клавішу <Таb>. В комірці з'явиться значення, вирівняне по правому краю.

Якщо ви ввели число, а в комірці з'явилися значки (######) або число відображається в експоненціальному вигляді (наприклад, 7.78Е+06), це означає, що в комірці не поміщається все число. Для того, щоб виправити ситуацію, двічі клацніть на правій межі заголовка стовпця. Ширина стовпця зміниться так, щоб число помістилося.

Введення дат і годин.

Дати в робочій книзі Excel мають числове значення. Excel перетворить дати в числа, які відповідають певним дням (Excel перетворить дати, тільки починаючи з 1 січнем 1900 року).

Для того, щоб ввести дату або годину, виконайте таке.

1. Клацніть в комірці, в якій необхідно ввести дату або годину.

2. Для того, щоб ввести дату, використовуйте формат ДД/ММ/РР або формат ДД-ММ-РР, наприклад 5/9/01 або 5-9-01.

Під час введення часу просто введіть відповідні значення, наприклад 7:21.

3. Натисніть клавішу <Enter>. Як тільки Excel перетворить введені вами значення в час або дату, вони вирівняються по правому краю. Якщо введені вами значення не перетворяться, вони залишаться вирівняними по лівому краю.

Копіювання однакових даних в інші комірки.

Для введення назв або значень в робочий лист можна скористатися функцією автозаполнения. При цьому ви зможете копіювати вміст в сусідні комірки, тобто заповнювати їх.

Для того, щоб скористатися функцією автозаполнения для копіювання, виконайте таке:

1. Клацніть на маленькому чорному квадраті, що розташований в правому нижньому кутку комірки з даними, які необхідно скопіювати (рис. 10.3).

2. Перетягніть вниз або вправо рамку, що з'явилася навколо комірки, щоб скопіювати дані в сусідні комірки.

3. Відпустіть кнопку миші. Дані "заповнять" всі виділені комірки.

Рис. 10.3. Копіювання даних в сусідні комірки

Після того, як ви відпустите кнопку миші, внизу заповнених комірок з'явиться значок Параметры автозаполнения. Після того, як ви клацнете на ньому, з'явиться меню з різними опціями. Опція Копировать ячейки є стандартною для функції автозаполнения.

Хід роботи

1. Запустіть Excel. Працюємо з аркушем Лист1.

2. Об’єднайте шість перших клітинок в першому рядку ( А1:F1 ). В отриману комірку введіть основний заголовок: Результати виставки-продажу автомобілів Opel по Україні у березні 2005 року.

Якщо текст в один рядок не поміщається, то задаємо для даної комірки Переносить по словам... і при потребі збільшуємо висоту рядка, відцентровуємо текст.

3. Перейдіть до комірок другого рядка і для стовпців зробіть такі заголовки – Місто, Дата, Продано автомобілів, Сума, Покупців, Затрати на переїзд.

При потребі задаємо Переносить по словам... і збільшуємо ширину стовпців.

Відцентровуємо вміст комірок по горизонталі та вертикалі.

4. У комірки стовпців під заголовком вводимо:

Стовпець А – Місто – вводимо назви 10-и міст;

Стовпець В – Дата – вводимо значення від 1 до 30;

Стовпець С – Продано автомобілів – введіть кількість проданих на Вашу думку автомобілів;

Стовпець D – Сума – введіть суму отриману за продаж автомобілів у кожному місті;

Стовпець Е – Покупців – введіть кількість покупців у кожному місті;

Стовпець F – Затрати на переїзд – введіть суми витрат на перевезення.

При потребі змінюємо ширину стовпців.

5. Копіюємо всю таблицю, відступаємо два пустих рядочки (13-ий та 14-ий), вибираємо комірку А15 і робимо вставку.

Далі працюємо з копією таблиці (друга таблиця), оригінал (перша таблиця) залишається далі без змін.

6. Застосуємо Автоформат....

Виділіть всю таблицю та застосуйте Автоформат: Формат Þ Автоформат... Þ зі списку виберіть Классический 3.

Зверніть увагу як змінився вигляд таблиці?