Постарайтесь упростить задачу

Попытайтесь осуществить ее быстрее и сделать ее более лег­кой для вас. Следует ли вам позвонить или навестить тугодума из другого отдела? Не лучше ли вам написать письмо много­словному клиенту, чтобы он не отнимал у вас целый час на длинный монолог по телефону, или же вам все же следует побе­седовать с ним, чтобы достичь быстрого решения на основе со­гласования взаимных интересов? Умение работать очень быстро и хорошо - это гарантия успеха. Возможно, вам мешает бремя мелочей, оставшихся от прошлой недели. Если это так, то поста­райтесь от них избавиться, периодически задавая себе "вопрос Роберта".

Возможно, что вы впустую тратите свое время на дела, кото­рые некогда были делами "А-1", но уже перестали быть таковы­ми. Не стоит ли отменить этот большой заказ? Не изменились ли сроки исполнения проекта? Такие ли уж трудности вызовет увольнение главного бухгалтера? Бывшее дело "А"' может обес­цениться и превратиться в "Б", а затем в "ВЯ" не только с тече­нием времени, но и по мере его завершения.

Стремитесь к совершенству тогда, когда это необходимо

Правило 80/20 предполагает, что 80 процентов ценности часто достигается в течение первых 20 процентов вашей работы над тем или иным проектом. Стремление к совершенству может при­водить к тому, что вы вкладываете слишком много сил, получая взамен лишь минимум отдачи.

Когда стремление к совершенству помогает, а когда - нет

Стремление к совершенству полезно, когда 80 процентов цен­ности можно получить лишь из последних 20 процентов работы. Такими делами являются, например, изучение рынка недвижи­мости, состояния фондового рынка, консультации с биржевыми и финансовыми консультантами, обсуждение совместного или обдумывания личного плана инвестирования, планирование личного бюджета, расширения собственной системы бизнеса или создание новой системы бизнеса.

Стремление к совершенству превращается в пустую трату времени в таких делах, как стремление достичь вершины в карь­ерной лестнице, работая в компании, которая не имеет перспек­тив развития, работать сверхурочно, надеясь, что прибавка к жа­лованию решит все ваши финансовые проблемы.

Это похоже на выглаживание малейшей морщинки на про­стыне, или многократное вычитывание письма, не имеющего существенного значения. Подобное увлечение трудовым процес­сом часто приводит к тому, что утрачивается представление о его цели.

Контроль, еще раз контроль

Одним из способов остановить ваш дрейф по течению дела является самоконтроль над вашей работой. Проверяйте себя ка­ждые пятнадцать минут, или каждые полчаса, или работайте до 15.30, а потом проверьте ваши достижения. Для этого можете использовать будильник. Если вы увидите, что ваши усилия не приносят вам успеха, остановитесь и займитесь чем-либо дру­гим. Будильник поможет вам выполнять дела в срок.

Если вы хотите сделать что-либо за полчаса, поставьте бу­дильник на определенный срок. Если вас раздражает его тиканье, поставьте его в нижний ящик стола, оттуда вы услышите лишь звонок. Допустим, вы услыхали звонок, а ваша работа все еще не завершена. Поставьте будильник еще на двадцать минут, но не на полчаса. Вполне возможно, что через двадцать минут вы пе­ресмотрите ваше решение о значимости вашего дела и поймете, что больше не стоит вкладывать в него силы и время.

Не возникают ли у вас подозрения в том,

Что ваши дальнейшие усилия не оправдываются?

Задайте себе "вопрос Роберта". Если вы не уверены в том, следует ли заканчивать начатое дело (или продолжать его), я предлагаю вам остановиться. Если вы не вернетесь к этому делу, то это значит, что вы его завершили. А если на другой день вам станет неприятно, что вы вчера не закончили дело и вы захотите его продолжить, вернитесь к нему. Но, скорее всего... задайте се­бе "вопрос Роберта".

 

Глава 15

Используйте метод "швейцарского сыра"

Хотя хорошо составленный план, в котором четко определены цели и приоритеты, является гигантским шагом вперед в уста­новлении контроля над вашим временем (и над вашей жизнью), даже хорошие плановики забывают одну деталь: план, как вся­кий инструмент, полезен лишь тогда, когда он находит примене­ние. Лучшие планы остаются грезами наяву до тех пор, пока вы не воплотите их в жизнь через действие.

Хороший план, плохой план

Когда речь идет о большинстве обычных дел, таких как еда или чистка зубов, планирование непосредственно приводит к действию. Даже когда вы занимаетесь более сложными делами, подготовка планов и их реализация могут быть настолько связа­ны вместе, что могут казаться частями одного и того же целого. Хороший план, то есть такой план, который вам кажется пра­вильным, обладает способностью втянуть вас в действие, потому что он представляет единственно ясную перспективу вашей дальнейшей жизни и деятельности.

Порой переход от планирования к действию происходит менее гладко. Представим себе, что в результате вашего планирования (составление списка жизненных целей, определение приоритетов, ответ на "вопрос Роберта") вы сосредоточились на выполнении задачи, которая стала для вас делом "А-1": обеспечить финансо­вую стабильность, через инвестирование. Однако вместо того, чтобы действовать по плану, вы начинаете проявлять колебания.

Возможно, что вам хочется заняться менее важным делом, или отдохнуть и пойти в кино, или потратить деньги на очередную "игрушку", на очередной пассив, вместо того, чтобы сократить свой долг, или сформировать свой личный "фонд инвестирования". Очевидно, что в отношении дела "А-1" вы не руководствуетесь принципом "сделать его сейчас", а предпочитаете отложить его.

Я беседовал с тысячами людей, обсуждая их попытки взять свое время и свою жизнь под надежный контроль. Снова и снова я слышал знакомые слова: "Много лет я собирался сделать это дело, но постоянно его откладывал", или "Я знаю, что я хочу сделать, но у меня никогда не хватает времени это начать". Промедление! Это - одно из главных препятствий, с которыми все сталкиваются, пытаясь решить краткосрочные и долгосрочные цели.

Вместо того чтобы позволить промедлению овладеть ва­ми, почему бы не дать ему отпор активными действиями

Правилен ли ваш выбор цели "А-1"? Когда вы избрали себе цель "А-1", но испытываете нежелание "сделать это дело сейчас", попы­тайтесь еще раз проверить правильность вашего выбора. Возможно, ваше нежелание заниматься этим делом, вызвано интуитивным ощущением того, что "А-1" - это не лучшее использование вашего времени. Часто бывает, что интуиция вас не подводит.

Бегство от "А-1" может быть более верным решением, чем ваш выбор "А-1"

Допустим, ваша цель "А-1" - это научиться управлять парус­ной лодкой, но вы узнали, что инструктор берет за уроки гораздо больше, чем вы сможете себе позволить. Возможно, самым ра­зумным решением будет отказ от вашего плана. Возможно, ваш выбор "А-1" был правильным в то время, но сейчас ваши при­оритеты неожиданно изменились.

Вы узнаете о том, что вам следует начать весеннюю уборку дома на этой неделе потому, что тетя Мэри из Бостона прибудет на три дня раньше своего обычного ежегодного визита.

Или вы сидите за письменном столом, оформляя разные счета, когда почтальон приносит вам письмо из банка, в котором вам сообщают, что вы перерасходовали средства и ваш текущий счет временно закрыт. Очевидно, что уплата по счетам (дело "А-1", которое вы наметили) должна подождать, пока вы не распутаете ваши отношения с банком.

Планы можно корректировать

Отсрочка движения к цели "А-1" может быть разумной также и в том случае, если вы не сумели предвидеть всех последствий намеченного вами плана.

Во времена бизнеса по производству нейлоновых бумажников мне пришлось общаться с руководителем одного рекламного агентства. Мы предложили ему быть организатором рекламной кампании наших товаров. Это было хорошее предложение, которое сулило огромные прибыли агентству. Он принял наше пред­ложение, но мы были встревожены, потому что по необъяснимой причине руководитель агентства ничего не делал в связи с на­шим предложением в течение нескольких недель. Мы встрети­лись и обсудили сложившуюся ситуацию. Размышляя о причи­нах своей не активности он, наконец, понял, что сдерживало его.

Хотя руководитель агентства был очень заинтересован в таком заказе, он знал, что в случае его принятия, ему придется в течение нескольких месяцев заниматься организацией рекламной кампании и начинать ее с нуля. Но он уже заработался до предела. Поэтому он испытывал сильное нежелание начать свое дело "А-1". Как только руководитель рекламного агентства понял это, ему стали ясны при­чины, по которым он уклонялся от работы над выгодным заказом.

Его настоящая цель "А-1" состояла в том, чтобы снять чрез­мерное напряжение в работе, а не усугублять его.

Поэтому он посвятил следующую неделю подготовке одного сотрудника с тем, чтобы тот мог выполнять вместо него ряд обя­занностей. Только после этого он вернулся к рассмотрению во­проса о заказе нашей промышленной фирмы. Теперь, не будучи обремененный мыслями о непосильной перегрузке, он охотно включился в работу над рекламным проектом.

Будьте гибкими

Как следует из этого примера, ваше нежелание выполнять на­меченный план может быть вызвано не промедлением, а стрем­лением гибко и своевременно реагировать на изменившуюся об­становку. В подобных случаях лучше не пытаться реализовать ваш первоначальный план, а передвинуть главное дело "А-1" на более низкое место в вашей иерархии целей. Подумайте, какая цель "А-1" стала более подходящей вследствие изменений при­оритетов и постарайтесь ''сделать ее сейчас".

Что значит промедление?

Промедление происходит, когда вы выбрали хорошую цель "А-1", подтвердили правильность вашего выбора, нашли, по крайней мере, несколько минут, которые вы можете посвятить этому делу, но все-таки не занимаетесь им. Вместо этого вы тра­тите время на менее важное дело "А", дела "Б" или "В", а то и вообще на не стоящие занятия.