Можете ли вы позволить так использовать время?

У меня было несколько клиентов, которые тщательно записы­вали, сколько времени они израсходовали на то или иное дело в течение недели. Они были добросовестными людьми и их беспо­коили вопросы, связанные с расходом времени и планирования, еще больше, чем обычных людей. Они были убеждены в необхо­димости планирования и были готовы потратить на это столько времени, сколько было необходимо.

Они обнаружили, что тратили на планирование менее четырех часов в неделю. И пришли к выводу, что планирование не требу­ет много времени, но результаты очевидны: они добивались большего в выполнении дел из группы "А-1", а обыденные дела все меньше вторгались в их жизнь. Планирование помогало им сосредоточиться на важных вещах.

Некоторые владельцы бизнеса, с которыми я имел дело, взяли за правило: никогда не уходить с работы, пока они не приготовят план на следующий день. Утром за пятнадцать минут до начала рабочего дня они вносили необходимые добавления и оконча­тельные уточнения. (Разумеется, по мере того, как в течение дня возникали помехи, вызванные непредвиденными обстоятельст­вами, они вносили поправки и изменения в осуществление этих планов.)

Утро - хорошее время для планирования

Я составляю почти все мои планы рано утром. Хотя я тща­тельно занимаюсь планированием, оно никогда не отнимало у меня более трех с половиной часов в неделю. Я встаю около 5 часов утра, пока все еще спят в доме, и посвящаю это самое ти­хое время суток подготовке своих планов. В ходе составления планов я каждое утро смотрю на список моих жизненных целей и отмечаю, какие дела из группы "А" я смог бы сегодня осуще­ствить для продвижения к моим жизненным целям. Остальное время до завтрака я трачу на осуществление дел из группы "А".

Завершение этой книги принадлежало к таким делам и боль­шую часть работы над ней я проделывал до того, как просыпа­лась моя жена. Я рекомендую использовать вечер пятницы для того, чтобы проанализировать работу в течение недели и соста­вить предварительные планы ваших занятий на ближайшие семь дней. При этом планы на понедельник должны быть составлены с учетом отдельных деталей.

Используйте утро понедельника для уточнения своего плана и начала работы над целями "А" этой недели. Как найти отрезок времени для осуществления первоочередных целей. Одним из главных способов планирования является составление расписа­ния. Но расписание означает не только точное распределение имеющихся в вашем распоряжении дел, которые вы обязаны сделать: заседания, встречи, завершение работ в назначенные сроки. Это также означает, что вы выделяете время для выпол­нения первоочередных дел "А".

 

Самый главный принцип

Самым главным принципом, которым следует руководство­ваться при составлении расписания на неделю, является выделе­ние отрезка времени специально для дел "А". Выделяйте для этих целей большие отрезки времени, чтобы вы могли преодо­леть инерцию и набрать скорость в их выполнении. Определите один день недели (допустим, утро вторника или четверга) для реализации главных дел.

Даже если ваш день бывает разбит вторжениями неотложных занятий, вы все же сможете сохранить в неприкосновенности большие отрезки времени для осуществления особенно важных дел "А". Для того чтобы найти больше времени для дел "А", вы­деляйте в течение каждого дня особое время для них и не допус­кайте в эти отрезки времени все малозначащие дела (из группы "В").

Для того чтобы создать большой плацдарм для развертывания операций, начните с того, что завладейте хотя бы небольшим от­резком времени, протяженностью в пятнадцать минут, предна­значенного лишь для дел "А". Постепенно вы сможете расши­рить этот плацдарм и приучить себя к тому, что главные дела должны получать приоритет.

Постарайтесь создавать ниши для времени "А" таким обра­зом, чтобы они занимали одни и те же часы каждый день недели: допустим, с 9.30 до 10.30 утра каждый день с понедельника до пятницы. Можно выделять и большие отрезки времени регуляр­но раз в неделю: допустим, в среду с 2 до 5 часов дня для выпол­нения дел "А".

Один вечер в неделю для супруги

В моей жизни был довольно курьезный случай, когда мне пришлось довольно необычно применить изложенные выше принципы. Некоторое время после женитьбы моя жена Ким име­ла привычку принимать приглашения от всех подряд: мне стало казаться, что я почти не бываю вместе с ней дома.

Тогда я взял ее еженедельник и на всех вечерах во вторник написал: "занята". Когда жена, в очередной раз, приняв чье-то приглашение, стала смотреть, в какой день она сможет пойти в гости, она обнаружила, что по вторникам она "занята". Так я смог обрести общество своей супруги на один вечер в неделю.

 

Не допускайте перегибов

В литературе по управлению временем я читал о том, что для контроля над временем вам надо тщательно записывать все, что вы делаете каждую минуту в течение 24 часов в день и 168 часов в неделю. Я решительно не согласен с таким подходом. Такой учет не только требует много времени и крайне обременителен с точки зрения постоянного наблюдения за своими действиями, но, кроме того, я убежден, что это - пустая трата времени.

Допустим, вы поняли, что вам следует изменить ваше пита­ние. Вы уже интуитивно почувствовали, что должны сократить количество жареной пищи, немного увеличить количество про­теина и свежих овощей. Было бы пустой тратой времени, если бы вы стали вести учет всего, что вы съедите прежде, чем при­мете решение об изменении своего рациона питания. С другой стороны, если вы будете ежедневно учитывать, сколько жареной пищи вы съели в течение месяца, то это поможет вам понять не­обходимость сократить потребление жареной пищи и увеличить потребление овощей. Вы немедленно получите выигрыш, улуч­шив ваше здоровье, и в то же время вы не будете обременены тя­гостным занятием постоянного контроля за всем, что вы едите.

Аналогичным образом следует решать вопрос и в отношении контроля над временем. Я считаю, что гораздо лучше устанавли­вать выборочный контроль. Полезнее обратить внимание на от­дельные виды расходов времени, которые, как вам кажется, яв­ляются особенно расточительными.

Как подсказывает мне мой опыт, люди, которые стараются учитывать все на свете, в конце концов, запутываются в своем учете и отказываются от него через пару дней, не совершив ни­каких изменений в своем образе жизни. Мне кажется, что учет ради учета не дает эффекта, но выборочный учет ради того, что­бы повлиять на исполнение вами определенного дела, может оказаться довольно полезным.

Измените ваш рацион времени

Точно так же, как вы меняете ваш рацион питания, вы можете произвести изменения в рационе вашего времени. Если вы чув­ствуете, что бизнес или работа занимает слишком много времени в вашей жизни, а семья и ваши личные интересы - слишком ма­ло, постарайтесь уходить с работы вместе со всеми и перестаньте работать сверхурочно, научитесь делегировать полномочия и обязанности своим подчиненным по бизнесу или партнерам. По­старайтесь оставить в вашем расписании больше выходных вме­сте с семьей.

Слишком много гольфа и слишком мало общественной дея­тельности?

Вам не нужны слишком сложные расчеты для того, чтобы со­кратить время на гольф. Слишком много времени на ведение до­машних дел и недостаточно времени на творческие занятия? Пусть в течение двух дней в вашем доме соберется немного больше пыли. Вам не стоит вести учет, но вам следует состав­лять расписания вашей деятельности. С помощью тщательно со­ставленного расписания вы сможете найти много времени для того, чтобы сделать все то, что вы хотите. Помните: всегда най­дется достаточно времени для важных дел. Самые занятые люди могут найти время для того, чтобы делать то, что они хотят, не потому что у них больше времени, чем у других, а потому что они умеют "делать" время с помощью тщательно подготовлен­ных расписаний.

Если вы постараетесь выполнить одно и то же дело в одно и то же время каждый день, вы, безусловно, сбережете много энер­гии. Вы сохраните энергию, сокращая время на ненужные со­мнения и колебания. Вы будете совершать простые операции по привычке. Привычка же будет порождать энергию: вы будете ав­томатически набирать инерцию движения в выполнении различ­ных творческих дел, поскольку будете твердо знать, что вы обычно занимаетесь ими в определенное время.