Как справиться с информационной перегрузкой

Когда меня спрашивают: "Как успеть все сделать?", часто от­вечаю: "Точно так же, как есть слона. Откусил немножко, потом еще откусил. Важно, с какой стороны начинать откусывать".

Многие люди не умеют отделить главное от несущественного, "А" от "В", когда дело касается новостей в их области или теку­щих событий. Учитывая ограниченность времени, какая должна быть дозировка ежедневных газет, еженедельных и ежемесячных журналов и книг в вашем информационном питании?

Тратите ли вы час в день на газету, час в неделю на журналы, час в месяц на книги? Или же вы позволяете ежедневным собы­тиям идти своим чередом, уделяя главное внимание ежемесяч­ным журналам и книгам, написанным специалистами в данной области?

"Правильного" ответа на такие вопросы быть не может, все зависит от вашего решения. Я лишь предлагаю, чтобы вы при­нимали эти решения сознательно, а затем воплощали их в жизнь.

Если вы приняли решение, что не стоит уделять чтению газет больше десяти минут, но заметите, что тратите на них более ча­са, то вы вправе усомниться в правильности своего решения. Возможно, вы решите тратить на чтение газет больше времени.

Многие люди жалуются, что у них не хватает времени на чте­ние книг, посещение семинаров, которые бы им пригодились в их работе.

В то же время у них в течение месяца находится немало часов для чтения газет. Возможно, это объясняется тем, что газеты по­стоянно находятся под рукой, их стоимость сравнительно невели­ка и их читают не только ради новостей, но и ради развлечения.

Книги же, которые желают прочитать, необходимо поискать, они стоят дороже газет, а их чтение требует "серьезного" на­строя.

В результате большинство людей читают сотни газет в тече­ние года и лишь единицы книг.

Читайте книги как газеты

Если вы почувствовали необходимость в чтении книг для ва­шей работы, постарайтесь читать их так, как вы читаете газету, прибегая к следующей процедуре. Составьте список книг, кото­рые вы бы хотели прочитать для повышения вашего профессио­нального уровня и расширения общего кругозора. Пусть ваш секретарь присоединяет одну из книг, обозначенных в этом спи­ске, к вашим входящим бумагам. Пусть она одновременно заби­рает у вас книгу, которую она доставила вам вчера.

Ничего страшного, если вы вчера не успели взглянуть на эту книгу. В любом случае, вы бы вряд ли до нее добрались. Так же, как и чтение газеты, вы начинаете с просматривания заголовков, постарайтесь начинать знакомство с книгой с чтения кратких описаний ее содержания, изложенных издателями на обложке и суперобложке. Потом быстро просмотрите книгу, порой оста­навливаясь на отдельных местах, привлекших ваше внимание.

Уделите этому занятию не больше времени, чем вы обычно уделяете ознакомлению с газетой. Изложение материала в неху­дожественном произведении во многом определяет и способ его чтения. Автор начинает с программного заявления и сводит его к двум-трем ключевым фразам, которые являются основными те­зисами книги. Потом он развивает главные положения своего программного заявления более пространно, заполняя этим целую книгу.

Ваша задача, как читателя, состоит в том, чтобы обнаружить эти ключевые идеи даже в книге, насчитывающей более 500 страниц, и найти их применение к вашей конкретной ситуации.

Предисловие и перечень глав, а также краткие аннотации, ко­торые часто помещают в начале или в конце книги, помогут вам в этом. Вы можете вчитываться внимательно в текст лишь в том случае, когда речь идет о чем-то важном для вас. Таким образом, вы сумеете извлечь много пользы из книги за сравнительно ко­роткое время.

С помощью этого метода вы сможете резко поднять качество вашего чтения и одновременно увеличить количество книг, с ко­торыми вы ознакомились. По мере того, как все большее число книг будет появляться на вашем письменном столе, вы будете все лучше ориентироваться в имеющейся литературе. Вместо чувства беспокойства по поводу того, что вы так и не "добрались" до чтения серьезной литературы, у вас появится ощущение уверенности, что ряд книг, которые вы не прочитали, для вас не представляет интереса и не заслуживают вашего вни­мания.

С другой стороны, постоянное общение с литературой будет способствовать тому, что вам попадутся такие книги, которые потребуют тщательного изучения и заслужат нескольких часов вашего внимательного ознакомления.

Люди быстро забывают прочитанное. Поэтому, даже если вы внимательнейшим образом прочитаете книгу, вряд ли вы сумеете все в ней запомнить. Если вы попытаетесь пересказать содержа­ние этой книги другу, вы, вероятно, обнаружите, что сможете вспомнить из нее лишь несколько наиболее ярких эпизодов. Так как вы все равно мало что запомните, то необходимо проявлять разборчивость и читать лишь то, что стоит запомнить.

Возможно, что в течение жизни вы собрали целую библиоте­ку, состоящую из книг, которые особенно привлекли ваше вни­мание. Когда-то вы их внимательно изучали, но со временем вы, вероятно, забыли многое из них. Вам следует воспользоваться методом чтения газет для того, чтобы просмотреть эти книги и восстановить в памяти содержащиеся в них главные мысли.

Порой вам попадается книга, которая может оказаться полез­ной для вас в будущем. Не тратьте времени на ее чтение сейчас, все равно вы забудете многое из прочитанного. Вместо этого, попросите вашего секретаря записать название книги в специ­альное досье на память.

Если вам кажется, что такой способ знакомства с книгами не­сколько поверхностен, взгляните на полезный эксперимент. Уч­тите, что даже если вы будете читать книги хотя бы столь же по­верхностно, как и газеты, вы все же сумеете поглотить новые и полезные для вас идеи. Кроме того, вы увидите, что ваше чтение будет доставлять вам больше удовольствия по мере того, как вы сможете прочитывать больше за меньшее время.

Стоит ли вам обучаться ускоренному чтению? Чем быстрее вы читаете, тем больше вы экономите время. Однако я обнару­жил, что очень мало людей, которые прошли курсы ускоренного чтения, сумели сохранить те навыки, которые они приобрели во время учебы. У большинства людей, освоивших новые приемы чтения, ускоренные темпы сохраняются в течение нескольких недель, но затем восстанавливается прежняя скорость.

Разумеется, если вам по долгу службы приходится много чи­тать, такие курсы вам помогут, потому что те, кто читает регу­лярно не менее двух часов в день, могут сохранить приобретен­ное ими умение ускоренного чтения. Однако я считаю, что в чтении важнее сообразительность, чем скорость. Другими сло­вами, постарайтесь избавиться от чтения "В", не приносящего удовлетворения, не дающего информации или неинтересного, и получить больше времени и энергии для чтения "А" (сохраняя вашу обычную скорость).

У меня и моей жены Ким есть привычка читать друг другу книги вслух. Так мы прочитываем по двадцать книг в год. Мы бы могли прочесть эти книги про себя гораздо быстрее. Однако более рациональный способ - не обязательно лучший. Читать книги вслух не рационально, но это замечательный способ про­водить время вместе.

 

 

Глава 12

Как сделать лучше себе и другим людям

Мой богатый папа часто цитировал Наполеона Хилла. Одной из его любимых цитат была: "Успех в жизни человека определя­ется тем, какие книги он читает и какими людьми он себя окру­жает. Если вы хотите изменить свою жизнь, вам придется читать другие книги и общаться с другими людьми".

Иногда ваш способ расходования времени может стать при­чиной недовольства других.

Все жаждут внимания

Предоставление каждому человеку того внимания, на которое он рассчитывает, требует много времени. Однако вы не можете удовлетворить потребности всех людей в вашем внимании к ним.

Если вы решили отказаться от ваших еженедельных игр в гольф, потому что они перестали доставлять вам удовольствие, то, возможно, что ваш постоянный партнер по игре будет вами недоволен.

Если вы решили, что не стоит тратить время на обучение ва­шего подчиненного, потому что вы поняли, что ваши уроки не идут впрок, то вам надо быть готовым к тому, что это ему не по­нравится.

Перед вами часто возникает дилемма: отложить ваше дело "А" или что-то сделать для других людей. Чтобы сделать дело, которое не является для вас важным, но для другого человека оно важно, может потребовать от вас мало времени и усилий: го­раздо меньше, чем если вы попытаетесь объяснить, почему вы не считаете просьбу, обращенную к вам, достаточно важной.

С другой стороны, вряд ли стоит постоянно выполнять чужие дела "А" за счет вашего времени, у вас просто его не хватит. Вы должны распределять приоритеты в зависимости от значимости просителя и взвешивать последствия того, что произойдет, если вы не сделаете то, о чем вас просят. Если человек обращается к вам с просьбой, но она не имеет для вас значения, вы можете от­ложить ее исполнение (во всяком случае, после первой просьбы). Некоторые из таких просьб, с которыми к вам обращаются, быстро забываются самими просителями или же начинают ими расцениваться как дела "В" и их вообще не стоит исполнять.

Научитесь говорить "НЕТ"

Иногда самым лучшим ответом будет ваше "нет", сказанное в самом начале. Это короткое слово, произнесенное вежливо, но оно может сберечь вам массу времени. Очень важно, чтобы дру­гие люди не разбазаривали ваше время.

Когда вы заявляете ''нет", не стоит казаться без нужды не­справедливым или бессердечным, однако окружающие вас люди должны почувствовать твердость вашего слова. Вы можете ска­зать другому человеку, что прекрасно понимаете важность его просьбы, но, что у вас слишком много дел, чтобы помочь ему. Если вы считаете, что для вас будет так легче, то извинитесь, объясните, что у вас одно или два важных дела, которые требуют вашего неотложного внимания. Возможно, что этот человек поймет вашу точку зрения и даже извинится за попытку отнять ваше время.

Некоторым людям чрезвычайно трудно сказать "нет". Одна женщина, посещавшая мои семинары, обнаружила, что она тра­тит большую часть своего времени, выполняя дела других лю­дей. Когда мы внимательно разобрали с ней сложившееся поло­жение, то оказалось, что она говорила "да", потому что боялась встать на защиту своих приоритетов.

Возможно, что ее беды начались еще в детстве. Ее родители давили на нее, ограничивали свободу действий и не только гово­рили ей, что ей надо делать, но и когда она должна это делать.

По мере того, как мы разбирали ее проблемы, она поняла, что ее нежелание сказать "нет" является несправедливым даже по отношению к окружающим людям. Она признала, что часто го­ворит "да" даже в тех случаях, когда почти нет никаких гарантий того, что она сможет выполнить обещанное. В одном случае она очень разочаровала человека, который имел большое значение для нее. Он договорился бы с другими людьми, если бы только догадался, что '"да" этой женщины на самом деле означает "может быть'".

Она сумела принять правильное решение, когда, наконец, по­няла, что сказать "да" и не выполнить обещание гораздо хуже, чем сказать "нет".

Помимо нежелания сказать "нет" существуют другие способы обмана людей. Служащий, который клятвенно заявляет, что "сейчас будет сделано" (вне зависимости от того, намерен он выполнить свое обязательство или нет), коллега, который выра­жает вам сочувствие в то время, когда требуются действия, чело­век, который утверждает, что никогда не получал вашего письма с просьбой - все они расхищают ваше время и свое собственное просто потому, что они не научились говорить ''нет".

Все это свидетельствует о низкой морали, низком уровне де­ловой жизни, низком качестве межличностных отношений и ус­ложняет жизнь.

Компромиссы, которые нужны

Что делать, если к вам с просьбой обращаются ваша жена, ваш начальник, ваш ребенок, ваш родитель или ваш лучший друг, и вы чувствуете, что не можете им сплеча отрубить "нет"? Однако, вы можете удовлетворить других людей и не пожертвовать своими приоритетами, если постараетесь найти компромиссы.

Когда другой человек просит вас сделать что-нибудь для него, он часто больше заинтересован не в идеальном качестве, а в бы­строте исполнения. Если вы чувствуете, что заявки на ваше вре­мя не превышают разумных пределов, то ищите способы сокра­тить продолжительность их исполнения.

Если ваш начальник неожиданно просит вас быстро предста­вить ему отчет об объеме продаж за месяц, скорее всего его удовлетворит короткий обзор, но приготовленный быстро.

Если ваша дочка просит вас сшить ей новое платье для вече­ринки, предложите ей вместо этого юбку, которую можно быст­ро покроить.

У некоторых людей может появиться привычка обращаться к вам с просьбой выполнить те или иные дела, потому что вы фак­тически приучили их к этому. Возможно, вы раньше готовили всей семье завтраки для школы и работы, - это было вашим де­лом "А". Но с тех пор вы сами стали работать, вам пора отучить ваших домашних от этой привычки, возможно договорившись о том, чтобы завтраки все готовили по очереди.

На работе вы можете отучить настойчивого клиента от воз­никшей у него привычки идти к вам по всем вопросам, предло­жив ему обращаться в отдел сервиса, где ему будет оказано необходимое содействие быстро и эффективно.

Другим способом разрешить конфликтную ситуацию (его де­ло "А" против дела, которое является ''В" для вас) - это попы­таться обсудить и взвесить альтернативы: например, обсудить с мужем все домашние обязанности. Это позволит мужу увидеть, сколько дел вы уже делаете, и возможно он поймет, что его но­вые претензии на ваше время являются чрезмерными. Возможно, он никогда об этом не задумывался раньше и вы сможете сокра­тить круг ваших семейных обязанностей и освободить больше времени для дел "А".

Когда вы работаете вместе с партнером, постарайтесь сопос­тавить свой и его списки "Что надо сделать". Договоритесь о тех предметах, которые вы оба считаете наиболее важными. Потом постарайтесь расширить зону согласия, рассмотрев те дела, зна­чение которых вы оцениваете по-разному. Выскажите вашу точ­ку зрения и постарайтесь убедить его в том, что дело, которое он отнес к классу "А", на самом деле принадлежит к классу "В". Выслушайте и его точку зрения и постарайтесь ее понять. Будьте готовы изменить свою оценку приоритетов, если он сможет убе­дительно доказать, что дело, которое, по-вашему, является "В", фактически является "А".

Когда согласия достичь невозможно, можно пойти на взаим­ные уступки. В обмен на то, что вы сделаете его дело A" своим делом (которое на ваш взгляд не обладает большой ценностью), попросите его, чтобы и он сделал для вас одно ваше A". Возмо­жен и обратный компромисс: "'Я не буду тебя просить сделать это, если ты не будешь просить меня сделать то". Так вы с по­мощью простого обмена сможете избавиться от многих дел "В", поглощающих время.