Список в эл. Таблице, назначение, структура, средства обработки.

Список – набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор адресов и телефонных клиентов.

Назначение: может использоваться как база данных, в которой строки являются записями, а столбцы - полями. Первая строка списка при этом содержит имена столбцов (полей).

Имеется набор функций списка, облегчающий обработку и анализ данных в списке. При этом необходимо придерживаться опред. правил введения данных в список:

1) стараться использовать только один список на листе, так как некоторые возможности управления списком, например, фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.

2) необходимо, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце

3) держать список отдельно от других данных листа. Это позволяет программе Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставки вычисляемых автоматически итоговых значений.

4) располагать важные данные сверху или снизу от списка

5) отображение всех строк и столбцов. Если строки и столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

6) использование форматированных имен столбцов. В первой строке списка задаются имена столбцов. Программа Excel использует имена при создании отчетов, поиски и оформление данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, границы и формат прописных и строчных букв, присвоенные имена столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом имен столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовой формат.

7) использование границ ячеек. Для отделения имен от данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии

8) отсутствие пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

9) отсутствие начальных и конечных пробелов Дополнительные пробелы влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

10)расширенный список форматов и формул. При добавлении новых строк в конец списка программа Excel использует согласованные форматы и формулы, т.е. новые данные в конце списка форматируется также, как и предыдущие ряды, а формулы, повторяющиеся в каждой

строке, копируются в новую строку. Чтобы форматы и формула расширялись, они должны появляться, по крайней мере, в 3 из 5 вышестоящих строках списка.

Включение и выключение расширения форматов и формул office- параметры, excel- дополнительно. Автоматическое форматирование параметры правки- флажок Расширять форматы и формулы.

Средства обработки:

1.Сортировка списков - это упорядочение данных с целью упрощения их анализа. Как числовые, так и текстовые данные. Выделение списка происходит автоматически, если он отделен от др. данных листа пустыми строками и столбцами. Однако можно и самим выделить.

На вкладке Главное меню Главное- редактирование- сортировка и фильтр

ИЛИ

На вкладке Главное меню Главное – данные - сортировка и фильтр. Существует возможность отсортировать список по содержимому 2 и более столбцов (добавить уровень).

2.Фильтрация списков - быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ним в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца. Порядок записей в списке не изменяется. А временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

* При использовании команды фильтр справа от подписей столбцов в фильтруемом списке появляются стрелки. Для того чтобы вернуться к просмотру всего содержимого столбца, щелкните пункт снять фильтр. Пользовательский автофильтр используется для вывода строк, отвечающих несколькими условиями для одного столбца, он рассматривается из раскрывающегося списка пунктов условий (переключатель И/ ИЛИ).

* Расширенный фильтр на вкладке Главного меню главное-данные-сортировка и фильтр под командой дополнительно. Используется для применения нескольких условий отбора к одному или нескольким столбцам либо для создания условий отбора в результате выполнения формулы. Необходимо, чтобы столбцы имели заголовки! затем нужно создать диапазон условий отбора.

3.Вычисление итогов- для этого предназначена команда промежуточные итоги вкладки Главного меню данные- структура. Появится диалоговое окно с полями (при каждом изменении; операция; добавить итоги по) и флажками (заменить текущие итоги; конец

страницы между группами; итоги под данными).