Взаимосвязь организации с внешней средой

Современные организации полностью зависимы от внешней среды — как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей.

Организации существуют в окружении, в среде, состоящей из множества элементов: рынок с его предложениями и запросами, акционеры с их интересами получения дивидендов и реализации прав собственности, правительство с его налоговыми и законодательными требованиями, партнеры, по отношению к вторым организация имеет обязательства, меняющиеся технологии, оборудование, требования к качеству продукции, образовательному уровню исполнителей, возрастающие запросы наемных работников, деятельность конкурентов, последствия экономических кризисов и т.п. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации, например, введение новой ресурсосберегающей технологии может обеспечить организации преимущество в реализации ее продукции на рынке. Но, чтобы использовать эту новую технологию, организации придется найти новых людей с определенными навыками, а также определенными взглядами, которые сделают эту новую работу привлекательной для них. Если экономическая конъюнктура повышается или если существует конкуренция на рынке таких специалистов, организации, может быть, придется повысить заработную плату, чтобы привлечь этих специалистов на работу. При их найме организация должна будет соблюдать государственное законодательство, запрещающее дискриминацию по возрасту, полу и расе. Большое значение имеет и тот факт, что, хотя организация и зависит полностью внешней среды, среда эта, как правило, находится вне пределов влияния менеджеров организации. С каждым годом руководству приходится учитывать все большее количество факторов внешней среды, которые принимают поистине глобальный характер. Чтобы добиться успеxa, организациям необходимо конкурировать на иностранных рынках и противостоять конкуренции иностранных компаний у себя на родине. Это требует от менеджеров понимания новой области юриспруденции, осознания новых культурных ценностей.

Внешняя среда не может быть постоянной, она изменчива. Можно выделить среду, параметры которой изменяются медленно, и такую, которая меняется резко и непредсказуемо, считается, что примерно до 1975 г. внешняя среда организаций была устойчивой, редко происходили какие-либо глобальные катаклизмы, изменения в ней были незначительны. Менеджеры того времени должны были организовывать свои предприятия таким образом, чтобы использовать все благопри­ятные возможности, предоставляемые подобной атмосферой вокруг них. В результате можно выделить следующие характер­ные особенности функционирования организаций в тот период:

· длительные циклы жизни товаров;

· наличие продолжительного периода для разработки но­вых продуктов (технологий, услуг);

· увеличение размеров компаний с пирамидальной структурой, в частности, выделение в составе компании соб­ственных экспертных подразделений;

· массовое производство;

· содержание больших складских помещений для сырья и готовой продукции.

Однако, примерно с конца 1970-х гг. ситуация начинает усложняться. Среди множества причин этого процесса особенно выделяется стремительное развитие научно-технического прогресса.[23] Внешняя среда характеризуется повышенной неустойчивостью, непредсказуемостью, а поведение ме­неджеров сильно усложняется по сравнению с их действиями в «спокойный» период. Правила, сообразуясь с которыми орга­низации должны действовать, быстро и непредсказуемо меня­ются. В таких условиях на первое место выходит способность организаций к повышенной приспособляемости и выживанию. В результате равномерного перехода внешней среды из «спокой­ного» состояния в изменчивое, произошли глобальные измене­ния основных экономических показателей среды, среди кото­рых можно выделить следующие:

· резкое снижение жизненных циклов товаров;

· уменьшение сроков разработки товаров;

· невыгодность содержания больших складских поме­щений;

· изменение требований к технической подсистеме орга­низации;

· усложнение продукции;

· невозможность содержания собственных экспертных наукоемких служб, поскольку даже крупнейшие фирмы не могут позволить себе иметь собственные экспертные базы и инвестиционный капитал, достаточные для того, чтобы успе­вать идти в ногу со всеми нововведениями;

· ужесточение конкурентной борьбы;

· цены перестают быть главным условием в конкурент­ной борьбе.

Усложнение продукции естественным образом привело к усложнению разработки ее новых видов. Вместо разработки продукта как единого целого организации производят его разделение на отдельные дискретные части или подсистемы, формулируют требования к работе каждого из них, а затем поручают дальнейшее тщательно продуманное описание и проектирование фирмам, специализирующимся в соответ­ствующей области. За счет параллельного исполнения сокра­щаются затраты и время проектирования.

Изменчивая среда предъявляет требования, которым су­ществующие в этой среде организации вынуждены подчи­няться, поскольку если менеджеры компании не учтут изме­нения в окружающей среде и вовремя не изменят свою ком­панию, то через некоторое время уже будет поздно что-либо предпринимать и прежние позиции будут проиграны более удачливым конкурентам. В наиболее общем виде эти требования звучат следующим образом[1]:

· структуры организаций становятся все более плоскими и децентрализованными; крупные компании распадаются на более мелкие;

· усиливается потребность в интеграции, обеспечиваемой единой корпоративной стратегией, культурой и финансовым контролем;

· «горизонтальное» управление становится более важным, чем «вертикальное», основанное на иерархии; это повышает роль инициативы, риска, независимости и способности к предвидению;

· инновации, творчество, риск и долгосрочные ориентации становятся необходимыми компонентами управления;

· стиль управления, ценности и поведенческие модели менеджеров смещаются от бюрократических к предпринимательским;

· управленческие ценности, методы и модели управления становятся экоориентированными: любое решение принимается с «оглядкой» на экологические факторы внешней организационной среды.

Взаимодействие любой организации с внешней средой происходит не непосредственно, а через другие организации. Это очевидно в случае с деловым слоем окружения, но то же самое касается и остальных слоев. Например, культурные факторы транслируются через религиозные организации или организации, осуществляющие гуманитарные исследования; правовые — через законодательные и правительственные организации; международные — через организации межгосударственного и наднационального характера (ООН, МВФ, ВТО и т.д.). Все бизнес-окружение — это сеть организаций, связанная иногда весьма причудливо. В узлах сети — организации, а нити, их связывающие, и есть межорганизационные отношения.

Организации вступают в межорганизационные отношения, руководствуясь при этом различными поводами. Р. Холл (Richard Hall) выделяет следующие причины для взаимодействия[27].

1. Основания ad hoc. Отношения возникают в случаях, когда ранее их не было. Они связаны с какими-то единичными случаями — получение консультации, решение конкретного вопроса или задачи.

2. Обменные основания. Организации вступают в отношения в основном для того, чтобы получать друг от друга разнообразные ресурсы. Это, как правило, отношения с поставщиками, кадровыми и информационными агентствами и т.д. Эти отношения чаще всего выражены в форме сделок, в которых каждая организация стремится получить максимальную выгоду. Обмен может быть как равноценный, так и неравноценный (между организациями, находящимися на разных властных уровнях).

3. Формализованные соглашения. Организации, осознавая свою взаимозависимость, могут формализовать свои отношения с тем, чтобы упростить их и исключить элемент непредсказуемости. Хотя в основе — все равно обмен, но в результате соглашения он становится взаимовыгодным и стабильным.

4. Подмандатность. Это причина действует тогда, когда возникает нужда в надорганизационном регулировании отношений. Организации вступают в отношения, руководствуясь установлениями регулятивных органов. Другими словами, их обязывают вступать в такие отношения. Примеры: отношения организации с налоговыми органами, Пенсионным фондом и т.д.

Существует общая закономерность — чем сильнее вмешательство государства в экономику, тем в большей степени основанием для межорганизационных отношений выступает подмандатность.

Организации используют различные приемы установления межорганизационных отношений. Р. Дафт выделяет следующие [8].

1. Владение (слияние или покупка части или контрольного пакета акций другой организации).

2. Стратегические союзы (заключение соглашений, создание совместных предприятий). Такой прием применяют, когда ориентация, физическое расположение или технологические возможности компаний взаимно дополняют друг друга, но владение или слияние по разным причинам неприемлемо.

3. Кооптация. В члены организации включают персон, занимающих важное положение в существенных для интересов организации секторах. Так, например, членом правления организации может стать банкир или представитель поставщика.

4. Связи с общественностью (PR) и реклама. С помощью этого приема устанавливаются связи и отношения с организациями потребителей, поставщиков и даже конкурентов.

Стили взаимодействия организации с внешней средой

Организация может по-разному взаимодействовать с внешней средой. Это зависит не только от объективных, но и субъективных аспектов ее деятельности. К объективным можно отнести сочетание динамики и сложности внешней среды, информационную обеспеченность, количество и качество используемых ресурсов и технологий. К субъективным факторам, определяющим стиль «общения» с внешней средой, обычно относят профессионализм и компетентность менеджмента, готовность организации идти на риск, систему внутриорганизационных отношений и организационную культуру.

Особые факторы, определяющие стиль взаимодействия организации с внешней средой, — это ее миссия, стратегия и цели. С одной стороны, миссия и цели формулируются менеджерами, с другой — цели организации отражают объективный смысл ее существования. И здесь важно максимальное соответствие тех целей, которые сформулированы менеджерами и тех, которые заданы внешней средой — в первую очередь потребителями. Иными словами, правильно выбранный стиль взаимодействия организации с внешней средой обуславливает ее успешное развитие, а неправильно — медленное угасание (или быстрое, в зависимости опять же от конкретного сочетания характеристик внешней среды, сложившегося в данный момент в данном месте).

 Таблица 6- Стили взаимодействия организации с внешней средой

Стиль	Характер поведения организации	Степень зависимости от внешней среды	Степень неопределенности
Оборонительный	Организация нацелена на обеспечение своей стабильности в долгом периоде. Стремится к минимизации взаимодействия	Минимальная	Низкая
Реактивный	Реагирование на изменения внешней среды в реальном времени, следование за ними	Высокая	Низкая и умеренно низкая
Аналитический	Подражание на основе анализа, преобразования и адаптации элементов внешней среды к своей деятельности. Попытки смягчения или усиления действия различных факторов	Средняя	Умеренно низкая
Поисковый	Концентрация на инновациях и ориентация на изменения во внешней среде	Средняя	Умеренно высокая
Проактивный	Организация стремится сама влиять на внешнюю среду и менять ее, приспосабливать для реализации своих целей	Ситуативная	Высокая

    Вопросы для самоконтроля:

1. Опишите основные составляющие внутренней среды организации.

2. Внешняя среда организации и ее состав. Приведите пример для вашей организации

3. Что для вашей организации является внешней средой прямого воздействия.

4. Что для вашей организации является внешней средой косвенного воздействия.

 Примерные тестовые задания

1. Внутренняя среда организации включает в себя:

А) потребителей;

 Б) цели и задачи;

В) персонал и организационную структуру;

Г) конкурентов;

Д) технологии производства, управления, информации;

 Е) правительственные учреждения и их распоряжения;

 Ж) организационную культуру;

 З) поставщиков ресурсов.

2. Число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора, отражает такое свойство внешней среды организации, как:

А) сложность;

Б) подвижность;

 В) взаимосвязанность;

 Г) неопределенность.

3. Уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы, отражает такое свойство внешней среды организации, как:

А) сложность;

 Б) подвижность;

В) взаимосвязанность;

Г) неопределенность.

4. Факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации – это:

А) среда прямого воздействия;

Б) среда косвенного воздействия;

В)  глобальная среда.

5.  «Трансграничные» факторы внешней среды, воздействие которых не связано с особенностями конкретного региона или страны - это:

А) среда прямого воздействия;

Б) среда косвенного воздействия;

В)  глобальная среда.