Лекция 6 «Организационное общение».

Основные понятия: внеорганизационные (внутрисекторальные и внесекторальные: кооперативная и генеральная) и внутриорганизационные контакт-группы; вертикальные (восходящие и нисходящие) и горизонтальные информационные потоки.

План лекции

1. Понятие об управленческом общении

2. Информационные потоки в организации, пути их оптимизации

Вступление

Организационное общение является важным элементом работы организации, поскольку информирует и направляет действия людей в организации. Организационное общение часто выходит за рамки формальных правил, должностных инструкций, включает слухи и мифы. Таким образом, организационное общение фактически – есть способ формирования не только деятельности, но и ценностей, стратегий, культуры организации.

Изучение организационного общения включает в себя и структуру коммуникативного взаимодействия, и приёмов оптимизации общения (обратная связь, активное слушание), и правил эффективного проведения отдельных его форм и видов (собрания; совещания; различные виды бесед: при увольнение, при приеме на работу, инструктивные и т.п.; переговоры и т.д.), и правила разрешения конфликтов, и многое другое. Правила организации делового общения предполагают также изучение деловой этики и делового этикета, построения презентации и телефонного разговора.  Все эти вопросы подробно будут освещаться в специальных курсах: «Деловые коммуникации», «Делопроизводство и корреспонденция» и др. Однако поскольку организационное общение является своего рода средством построения организационной культуры, рассмотрим сущность организационного общения и потоки информации в организации.

Самостоятельно полезно ознакомиться с информацией об общении как стороне социального бытия человека, изучить его основные стороны / функции (коммуникативную, перцептивную, интерактивную). Важно знать структуру коммуникативного акта, особенности невербальной коммуникации, типы интерпретации в восприятии внешнего облика других людей, закономерности формирования первого впечатления, коммуникативные барьеры и помехи, феномены и закономерности восприятии, ролевое поведение.

Основная часть

1. Понятие об управленческом общении

Одним из важных аспектов организационного общения является управленческое общение. Оно занимает от двух третей до трех четвертей времени менеджера. При этом коммуникативные сети менеджмента очень разнообразны. Так, коммуникативные сети топ-менеджмента включают в себя:

1) Внеорганизационные контакт-группы

1.1) Внутрисекторальные: связанные с производством (поставщики, клиенты…), связанные с оказанием услуг (реклама, медиа…), связанные с рынком (конкуренты, кооперативные партнеры)

1.2) Внесекторальные: кооперативные (лица из государственных органов власти и управления), генеральная внесекторальная группа (церковь, армия, полиция, масс-медиа, просители…)

2) Внутриорганизационные контакт-группы: персонал, работающий в непосредственном окружении (секретари, ассистенты…), равные по статусу лица (коллеги по совету директоров…), менеджеры, штатные сотрудники, кооперативные партнеры (франчайзинг…)

Содержание общения со всеми контакт-группами составляют следующие типы коммуникативной активности; организация деятельности, интевьюирование персонала, планирование, обработка информации, решение проблем, управление конфликтами, консультирование, разработка стратегии, инструктирование, различные приобретения, принятие решений, реклама, создание условий и соглашений. Эти типы коммуникаций являются основой исполнения функций менеджера и, следовательно, их эффективное «исполнение» является ПВК менеджера. То есть коммуникативная культура в значительной степени обуславливает эффективность управленческих действий. Коммуникативная культура включает в себя владение коммуникативными техниками, определенные ценности и искусство применять имеющиеся техники в нетипичных ситуациях.

Нет единого мнения о соотношении управления и общения. Общение рассматривается как условие управленческой деятельностью или как ее компонент. Но главное в том, что управленческое общение – особый вид общения, целью и результатом которого является решение специфических управленческих задач.

Классификация управленческого общения: формальные и неформальные виды, индивидуальные и групповые виды.

2. Информационные потоки в организации, пути их оптимизации

Пути передачи информации, обеспечивающей существование социальной системы, внутри которой они двигаются – информационные потоки. Каждый вид (вертикальный и горизонтальный) имеет свои социально-психологические особенности:

1) Горизонтальный поток между сотрудниками одного уровня иерархии – чаще неформальный, эффективный (до 90% сведений сохраняются без искажения). Для интенсификации необходимо создавать команды, рабочие группы, ротацию кадров по горизонтали и т.п.

2) Вертикальный поток между сотрудниками разных уровней иерархии подразделяется на нисходящий и восходящий

2.1) нисходящие информационные потоки – могут быть формальными и неформальными, эффективность падает пропорционально числу передаточных уровней: каждое звено «забирает» до 50% информации в связи с наличием коммуникативных барьеров. Неэффективный поток ведет к депривации потребности в уважении и признании, порождает слухи, вызывает чувство неуверенности, ведет к демотивации. Эффективный поток повышает производительность труда на 10-30%, для этого: осознавать важность информирования, осознавать и искоренять неправильные установки сознания, правильно строить сами сообщения, развивать память, формировать обратную связь, уменьшать количество передаточных звеньев.

2.2) восходящие потоки редко неформальные, искажение до 90!, а это – ресурс для повышения эффективности организации, ее инновационного развития. Для улучшения потока используется «политика открытых дверей» и «выведение управления за пределы кабинета». Главное правило – конфиденциальность.

Примерные вопросы к студентам

1) Что такое управленческое общение?

2) В чем важность организационного общения?

3) Каким образом, изменяя организационное общение, можно повысить эффективность управления и организации в целом?

Заключение

1. Организационное общение –способ формирования не только деятельности, но и ценностей, стратегий, культуры организации.

2. Коммуникативная культура в значительной степени обуславливает эффективность управленческих действий.

3. Управленческое общение – особый вид общения, целью и результатом которого является решение специфических управленческих задач.

4. Ресурс повышения эффективности организации кроется в интенсификации горизонтального информационного потока; оптимизации нисходящего потока, формировании и анализе информации восходящего потока.

Учебно-методическое и информационное обеспечение

1) Басенко В.П., Жуков Б.М., Романов А.А. Организационное поведение: современные аспекты трудовых отношений: Уч.пособие. – М.: Академия естествознания, 2009. Дата обращения 08.06.2012 http://www.rae.ru/monographs/46-1510

2) Зарецкая, Е.Н. Деловое общение: Учебник: В 2 т. – М.: Дело, 2002.

3) Кочеткова, А.И. Введение в организационное поведение и организационное моделирование: Учебное пособие. – М.: Дело, 2003. – 944 с.

4) Организационное поведение: Учебник для вузов / под ред. Г.Р. Латфуллина, О.Н. Громовой. – СПб.: Питер, 2004. – 432 с.

5) Резник С.Д. Организационное поведение: учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 430 с.