Электронные информационные потоки

Из разнообразных источников (дальних и ближних) в электронный офис поступает целая гамма сообщений. Сотрудники офиса порождают и отправляют во внешний мир свои информационные сообщения. Поэтому в офисе имеются развитые средства приема-передачи электронных информационных потоков информации.

Из телефаксной сети связи (ТФС) поступают бумажные сообщения, которые после сканирования вводятся в компьютер. Таким же образом бумажные документы в офисе после сканирования могут быть введены в компьютер. Речевые сообщения любого вида вводятся или выводятся из компьютера посредством специального речевого преобразователя. Через средства локальной сети или глобальной электронные сообщения вводятся или выводятся из компьютера посредством модемов.

Компьютер в офисе становится интегрирующим устройством, которое позволяет объединить многочисленные потоки информации и провести их обработку (рис. 6.5). Функции обработки определяются параметрами компьютера и могут быть очень насыщенными. Компьютеры в процессе развития преобразуются в аудио видеокомпьютеры, которые обладают способностью работать с мультимедийными средами, т.е. с информацией комплексного вида (от текста и речи до статических и динамических изображений). В этом случае в состав компьютера включается блок памяти на оптических компактных дисках.

Для завершения работы с документами в офисе может быть установлено компактное наборное и печатающее оборудование с возможностями брошюровки и переплета. В этом случае прямо в офисе можно получать законченную печатную продукцию - высококачественные брошюры и альбомы, книги, отчеты и т.п.

Электронная почта. Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров. По мере совершенствования ее возможности развиваются от передачи коротких алфавитно-цифровых сообщений до пересылок деловых документов, графиков и таблиц, рисунков, картин и фотографий, газет и журналов, речевых сообщений в электронной форме.

Отправитель сообщения использует специальную программу электронной почты и создает специальным образом отформатированный файл своего сообщения. Это сообщение можно видоизменять, пользуясь специальным редактором электронной почты. В процессе подготовки сообщения в него включается один или несколько адресов получателей сообщения. Поскольку получатель может отсутствовать или он может заниматься важной работой и не хочет отвлекаться, то сообщение направляется в специальный электронный почтовый ящик, создаваемый на основе компьютера-сервера. Получив сообщение, сервер помещает в почтовые ящики адресата метку о том, что в его адрес получено сообщение. Потенциальный адресат, приступив к работе на своем компьютере, прежде всего, просматривает свой "электронный почтовый ящик". Если сообщения поступили, то он запускает свою программу электронной почты и переписывает полученные сообщения в память своего компьютера.

Таким образом, электронная почта представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой подготовки, сбора, обработки, передачи текстовых документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных, в которые включены компьютеры.

Рис. 6.5. Электронные потоки информации в офисе

Особенности электронной почты:

• это принципиально новая услуга пересылки документальных сообщений на безбумажной основе;

• очень быстрая, практически мгновенная передача сообщения на любые расстояния, что ускоряет передачу сообщений по сравнению с традиционной бумажной почтой;

• независимость от времени, ибо не требует присутствия на месте получателя, как это, например, необходимо при передаче телефонных сообщений;

• защищенность корреспонденции, определяемая тем, что "электронный почтовый ящик" менее доступен, чем обычный, и тем, что сообщения могут быть зашифрованы по взаимной договоренности; отправителя и получателя сообщений в системе электронной почты;

• отправление сообщения одновременно множеству адресатов, что существенно облегчает подготовку исходной информации, особенно элиминируя затраты на ее "упаковку".

Электронная почта, поглощая все возможности почты и телеграфа, отчасти факсимильной связи, предоставляет благодаря своему быстродействию совершенно новые информационные услуги, в том числе услуги по проведению коллективных телеконференций. Они возможны тогда, когда в технологии электронных телеконференций, обычно проводимых в рамках электронной почты, в составе услуг электронной почты есть перечень "конференций" по различной тематике, к которым различные пользователи имеют доступ исходя из своих интересов.

Электронные конференции организуются по различным темам на основе создания некоторых коллективных файлов общего доступа. В эти файлы участники телеконференции вносят информацию, с их точки зрения представляющую интерес для других пользователей (некоторого неформального коллектива), или пользователи считывают и потребляют информацию, введенную другими пользователями. Таким образом и осуществляется распределенное во времени информационное общение между членами этого коллектива, а в рамках этого общения обсуждаются различные проблемы. Электронные конференции пригодны не только для научно-технических коммуникаций, но и для деловых, организационных совещаний.

Важной особенностью телеконференций являются их асинхронность, совершенно свободный и добровольный характер взаимодействия участников. При этом важно подчеркнуть, что телеконференции по электронной почте - это общение через написанные тексты. Формальный вербальный язык и фиксация всех сообщений в системе телеконференций обеспечивают и строгую документальную основу общения, и учет интересов общающихся людей.

Система информационного обмена "телекс". Эта информационная система позволяет подготавливать и автоматически пересылать огромные потоки информации различным абонентам. В данной системе подготовки текстов с помощью терминалов, оборудованных высококачественными дисплеями, массив передаваемой информации запоминается в памяти системы. Затем через специальную аппаратуру передачи данных подготовленный массив пересылается абоненту или принимается от него.

Система обмена "телекс" постепенно вбирает в себя преимущества телеграфа и телетайпа и улучшает их. По мере развития системы "телекс" в нее включаются также возможности факсимильной связи.