Объективная необходимость развития информатизации

ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

Нижний Новгород 2004

 

УДК

ББК

Сидоренко А.М., Трубилов Н.М., Цветкова И.Н.: Информационные технологии управления. Курс лекций. – Н.Новгород: ВВАГС, 2004. – 198 с.

 

Рекомендован к изданию кафедрой социальной информатики ВВАГС.

 

Отв. редактор: проректор по информатизации Киселев А.Д.

Курс составлен с учетом того, что выпускнику вуза приходится работать как конечному пользователю на персональном компьютере (ПК) (автоматизированном рабочем месте, рабочей станции и т. п.) в условиях «электронного офиса», интегрированной информационной системы, электронной почты, в локальных и глобальных телекоммуникационных сетях, а также, совершенствовать технологические и управленческие процессы на своем рабочем месте (автоматизацию управленческих задач) с использованием новейших технических и программных средств.

Полный методический комплекс по дисциплине «Информационные технологии управления» включает в себя лекционный курс и практический курс.

Курсы лекций предназначены для студентов ВВАГС. При разработке были использованы курсы лекций, читаемые авторами, а также зарубежные и отечественные издания и публикации по проблемам информатики.

ББК

Ó Волго-Вятская академия государственной службы, 2004

Ó Сидоренко А.М., Трубилов Н.М., Цветкова И.Н., 2004

 

Оглавление

Введение.......................................................................................... 6

Глава 1. Информационное обеспечение автоматизированной ИСУ 8

1.1. Объективная необходимость развития информатизации 8

1.2. Информационный ресурс - основа информатизации экономической деятельности..................................................................... 13

1.3. Стандартные средства автоматизации профессиональной деятельности: MS Office 2000.............................................................. 18

1.3.1. Назначение Microsoft Office.................................. 18

1.3.2. Состав Microsoft Office 2000................................. 20

1.3.3. Документы Microsoft Office................................... 23

1.3.4. Запуск приложений Microsoft Office..................... 25

1.4. Интерфейс Microsoft Office 2000.................................... 25

1.4.1. Графический интерфейс пользователя.................. 26

1.4.2. Обзор общих элементов интерфейса.................... 29

1.4.3. Приемы работы..................................................... 33

Глава 2. Создание автоматизированного рабочего места. Этапы разработки......................................................................................................... 37

2.1. Автоматизированные рабочие места, назначение и их виды    37

2.2. Структура АРМ и их обеспечение................................. 44

2.3. Проектирование: стадии и этапы создания АРМ.......... 56

Глава 3. Основные принципы использования СУБД MS Access для хранения и представления экономической информации................................. 64

3.1. Организация данных. Сетевые и иерархические модели данных 64

3.1.1. Организация данных.......................................... 64

3.1.2. Сетевые и иерархические модели данных......... 67

3.2. Реляционная модель данных.......................................... 71

3.2.1. Структуры данных реляционной модели......... 72

3.2.2. Логические связи в реляционной модели. Реляционная база данных.................................................................... 75

3.2.3. Операции с данными в реляционной модели.... 77

3.3. Системы управления базами данных............................. 83

3.3.1. Определения и основные понятия...................... 83

3.3.2. Свойства СУБД и технология использования... 85

3.3.3. Многопользовательская база данных............... 89

Глава 4. Сетевые технологии обработки данных. Программное обеспечение групповой работы (MS Outlook)................................................... 90

4.1. Общие сведения об Outlook.......................................... 90

4.2. Представление информации о работах........................ 97

4.3. Другие возможности Outlook....................................... 102

Глава 5. Решение задач анализа и оптимизации с использованием табличных процессоров.................................................................................... 108

5.1. Общие сведения о задачах оптимизации...................... 109

5.1.1. Что такое оптимальное решение........................ 109

5.1.2. Классификация задач оптимизации................... 111

5.2. Математическая формализация задачи........................ 112

5.3. Решение задачи в среде MS EXCEL (на примере задачи планирования производства)................................................................. 116

5.3.1. Ввод условий задачи.......................................... 116

5.3.2. Решение задачи................................................... 120

5.4. Анализ полученного решения....................................... 122

5.4.1. Назначение имен ячейкам................................... 123

5.4.2. Анализ оптимального решения.......................... 124

5.4.3. Параметрический анализ.................................... 126

5.5. Примеры решения задач оптимизации......................... 129

5.5.1. Транспортная задача.......................................... 129

5.5.2. Планирование штатного расписания................. 136

5.6. Математический аппарат регрессионного анализа. Основные понятия и определения............................................................. 139

5.6.1. Понятие регрессионного анализа...................... 139

5.6.2. Определение степени стохастической взаимосвязи результативного признака и факторов.................................. 140

5.6.3. Задание аналитической формы уравнения регрессии   141

5.6.4. Определение параметров уравнения регрессии 141

5.6.5. Проверка качества уравнения регрессии.......... 142

5.6.6. Проверка статистической значимости коэффициентов уравнения регрессии и определение доверительных интервалов.................................................................................. 143

5.7. Инструменты среды MS EXCEL, используемые для проведения регрессионного анализа....................................................... 144

5.7.1. Графический метод регрессионного анализа.... 144

5.7.2. Автоматизация процесса регрессионного анализа с помощью функций MS EXCEL...................................... 146

5.7.3. Инструмент Регрессия надстройки Анализ данных 150

Глава 6. Планирование разработки документооборота организации. Модельный подход к созданию системы управления документооборотом 154

6.1. Общие понятия электронного офиса.............................. 154

6.1.1. Информационные модели электронного офиса 155

6.1.2. Офис как коммуникационная система............... 157

6.1.3. Офис как социотехническая система.................. 159

6.2. Информационные потоки в электронном офисе............ 160

6.2.1. Потоки речевых сообщений и бумажных документов  161

6.2.2. Электронные информационные потоки............. 168

6.2.3. Телевизионные информационные системы....... 172

6.2.4. Видеокоференцсвязь и видеоконференции........ 178

6.3. Интеграция информационных, программных и аппаратных средств на рабочем месте....................................... 184

Глава 7. Разработка и использование презентаций внутри организации. Технология разработки презентации в PowerPoint 2000....................... 186

7.1. Обычный режим создания слайдов................................ 186

7.2. Режим сортировщика слайдов........................................ 187

7.3. Оформление презентации............................................... 191

Литература..................................................................................... 197

 

 

Введение

Стремительный научный прогресс в области вычислительной техники определил повсеместное применение персональных компьютеров во всех областях жизни современного общества. Появление нового инструмента работы в любой области человеческой деятельности, как правило, требует и изменения принципов и технологий самой работы, особенно это касается такого мощного инструмента, как компьютер.

Особое значение приобретает изучение информационных технологий в подготовке специалистов экономического профиля. Это связано с тем, что, что выпускнику экономического вуза приходится:

работать как конечному пользователю на персональном компьютере (ПК) (автоматизированном рабочем месте – АРМ, рабочей станции и т.п.) в условиях “электронного офиса”, интегрированной системы, электронной почты, в локальных и глобальных телекоммуникационных сетях;

совершенствовать технологические и управленческие процессы на своем рабочем месте (автоматизацию управленческих задач) с использованием новейших технических и программных средств.

Комплекс этих условий отражает, по сути дела, социальный заказ на специалиста и диктует требования к его информационной культуре. От того, насколько специалисты хорошо знают и владеют современными методами и средствами информатики, в конечном счете, зависит эффективность функционирования фирмы в целом.

При создании данного курса лекций автор руководствовался программой утверждённой для студентов, обучающихся по специальности «Государственное и муниципальное управление».

Учебный курс «Информационные технологии в управлении» ориентирован на то, чтобы в результате его освоения:

· сформировать у студента фундамент современной информационной культуры;

· обеспечить устойчивые навыки работы на персональном компьютере в условиях локальных и глобальных вычислительных сетей и систем телекоммуникаций, новых информационных технологий в экономической деятельности;

· освоить основы современной методологии разработки компьютерных информационных систем и практической реализации ее основных элементов с использованием персональных компьютеров и типовых программных продуктов.

В результате изучения дисциплины студент должен:

· иметь представление о национальных и мировых информационных ресурсах как экономической категории;

· знать основы новых информационных технологий и их влияние на успех в бизнесе;

· знать современное состояние и направление развития компьютерной техники и программных средств;

· владеть основами автоматизации решения экономических задач;

· уверенно работать на персональном компьютере в качестве конечного пользователя;

· знать основы создания информационных систем и использования новых информационных технологий переработки информации, в том числе уметь работать с современными программными средствами;

· иметь представление о работе в локальных и глобальных компьютерных сетях, иметь навыки использования электронной почты, телеконференций, электронных досок объявлений, средств электронного офиса.

 

 

ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИСУ

Назначение Microsoft Office

Как следует из самого названия, пакет программ Microsoft Office 2000 предназначен для автоматизации делопроизводства. Делопроизводство — это некоторая обработка информации. Cпецифика делопроизводства состоит в том, что информация имеет всегда вполне определенный вид: это либо тексты на том подмножестве естественного языка, которое называется деловой прозой, либо наборы числовых данных, чаще всего организованные в таблицы, либо графические образы, относящиеся к классу деловой графики, либо формализованные бланки, или просто формы.

Обработка деловой информации носит, в основном, рутинный характер (что, впрочем, не противоречит лозунгу "бизнес — это творчество"). Сюда можно отнести хранение и поиск сохраненной информации, ее изменение (редактирование), копирование и пересылку. Все это совершенно тривиально и не заслуживало бы обсуждения здесь, если бы не одно нетривиальное (хотя и ставшее уже привычным) обстоятельство. Дело в том, что любые попытки автоматизации конкретного делопроизводства в конкретном офисе начинаются с выписывания списка конкретных автоматизируемых функций: бухгалтерский учет, обработка корреспонденции, материально-технический учет, планирование основной деятельности, управление кадрами и т.д. В крупных организациях за выполнение каждой такой функции отвечает целое подразделение, в мелких фирмах иногда один человек отвечает за все, но перечень этот остается примерно одним и тем же.

Естественно ожидать, что пакет программ автоматизации делопроизводства содержит программы, автоматизирующие выполнение перечисленных функций. Обычно каждая такая программа соответствует одному из автоматизированных рабочих мест (АРМ): для бухгалтера, для плановика, для инспектора отдела кадров и т.д. И таких пакетов немало было и есть сейчас. Но в Microsoft Office 2000 нет программ бухгалтерского учета, управления кадрами и т.д. Почему же тогда мы говорим, что это пакет программ для автоматизации делопроизводства? Потому, что это пакет программ именно для автоматизации делопроизводства, а не для автоматического выполнения функций делопроизводства. И это гораздо удобнее! Microsoft Office — это инструмент решения задач человеком, а не готовый решатель задач, зашитый в компьютер. Практика показывает, что можно (и несложно) разработать конкретный АРМ (или, следуя современной терминологии, — приложение) для автоматизации конкретной функции в конкретном офисе, но разработчику приходится этот АРМ сопровождать (т. е. постоянно изменять и настраивать) все время эксплуатации АРМа. В результате одной задачей начинают постоянно заниматься два человека вместо одного, что просто очень дорого. Попытки же создать универсальный АРМ с возможностями настройки на конкретного пользователя очень быстро приводят к тому, что настроечная часть намного перерастает функциональную. Так не лучше ли сразу разработать хорошие универсальные средства создания функциональной части и возложить как разработку, так и сопровождение на пользователя? Именно по этому пути пошли разработчики Microsoft Office (и многие за ними последовали). Они вычленили те базовые информационные структуры, которые лежат в основе любого делопроизводства, и создали универсальные надежные средства для работы с ними. Именно эти универсальные средства и вошли в состав Microsoft Office в качестве основных компонентов.

Документы Microsoft Office

Единица данных самого верхнего уровня структуризации имеет в Microsoft Office обобщенное название — документ. Документы классифицируются по типам в зависимости от того, какого сорта информация хранится в документах. Как правило, документы разных типов обрабатываются разными программами.

Каждый документ представляется в компьютере одним файлом (в первом приближении). В Microsoft Office принята определенная дисциплина именования файлов, суть которой состоит в использовании расширения имени файла для указания типа документа, представляемого этим файлом. Придерживаться этой дисциплины необязательно — файлы можно именовать как угодно — но нарушение дисциплины не дает ничего, кроме неудобств. В табл. 6.3 перечислены наиболее распространенные типы документов, с которыми работают программы Microsoft Office.

К сожалению, документ Word называется просто "документ" и не имеет никакого другого специального названия. Это обстоятельство порождает путаницу в терминологии: слово "документ" в Microsoft Office обозначает два родственных, но существенно различных понятия. С одной стороны, "документ" — это общее название для единиц информации, обрабатываемых программами Microsoft Office, а с другой стороны, "документ" — это частный случай документа.

Таблица 1.3. Основные типы документов Microsoft Office

Название	Расширение	Программа	Краткое описание
Документ	.doc	Word	Основной тип документов Word. Содержит форматированный текст, то есть текст с дополнительной информацией о шрифтах, отступах, интервалах и т.п.
Шаблон документа	.dot	Word	Содержит информацию, общую для всех документов, основанных на данном шаблоне, в том числе: макросы, описание стилей, элементов Автотекста и др.
Рабочая книга	.xls	Excel	Основной тип документов Excel. Содержит данные различных типов, формулы, диаграммы и макросы.
Шаблон рабочей книги	.xlt	Excel	Шаблон документа Excel. На основании шаблонов могут создаваться новые рабочие книги, оформленные в соответствии с используемым шаблоном.
База данных	.mdb	Access	Основной тип документов Access. Содержит как собственно базу данных, то есть совокупность таблиц, так и соответствующие запросы, макросы, модули, формы и отчеты.
Презентация	.ppt	PowerPoint	Основной тип документов PowerPoint. Содержит презентацию, состоящую из набора слайдов, заметок выступающего, раздаточных материалов и другой информации.
Шаблон дизайна	.pot	PowerPoint	Шаблон презентации PowerPoint. Содержит параметры оформления презентации. Вместе с PowerPoint поставляется большое число шаблонов, которые можно использовать для оформления презентации.
Личные папки	.pst	Outlook	Основной тип документов Outlook. Имеет сложную внутреннюю структуру, состоящую из папок, вложенных папок и элементов различных типов, хранящихся в этих папках.

Каждый документ имеет свойства (рис. 1.1), которые могут быть использованы, например, для поиска файла, содержащего нужный документ.

Документы разных типов могут иметь разные свойства, но часть свойств является общей для документов всех типов.

Рис. 1.1. Вкладка Общие диалогового окна Свойства документа Word

Действие