Четыре типа отвлекающих факторов

В главе 1 я назвал четыре типа рабочих задач: продуктивные обязательные, продуктивные целенаправленные, непродуктивные необязательные и непродуктивные отвлекающие. В этом разделе мы сосредоточимся на непродуктивных, но доставляющих удовольствие отвлекающих задачах.

Я считаю отвлекающим фактором все, что может увести нас от цели. В этом отношении факторы, которые отвлекают наше внимание и которые прерывают нашу работу, — практически одно и то же, потому что они отдаляют нас от целей, которых мы намереваемся достичь. Порой прерваться необходимо — например, если вы получаете информацию, имеющую отношение к задаче, над которой работаете. Но в основном о помехах лучше позаботиться заранее.

Если внимательно посмотреть на сектор «отвлекающая деятельность» в главе 1, его содержимое можно разделить по двум критериям: контролируем ли мы отвлекающие факторы и вызывают ли они раздражение или удовольствие.

Если вы разделили профессиональные задачи на четыре типа в соответствии с таблицей из главы 1, возьмите задачи из сектора отвлекающих в качестве отправной точки, чтобы заполнить таблицу ниже. Туда нужно будет внести немало пунктов — в таблице отвлекающих факторов должно оказаться все, даже самое незначительное, что в данный момент отвлекает вас от намерений. Также туда должны войти отвлекающие факторы, которые не имеют прямого отношения к работе — например, новостные сайты и социальные медиа, куда вы заходите в течение дня. Я не прошу вас делать много упражнений во время чтения этой книги, но если уж они встречаются, поверьте — на это есть серьезная причина. (Я загрузил обе таблицы в удобном для печати виде на сайт этой книги: hyperfocusbook.com.)

Чтобы проиллюстрировать, как выглядит заполненная таблица, приведу типичные отвлекающие факторы, которые нарушают мое движение к цели в течение дня:

Давайте начнем с двух верхних секторов и посмотрим, как справиться с отвлекающими факторами и вторжениями, которые мы не можем контролировать.

У отвлекающих факторов могут быть два источника — мы сами и другие люди, — и с обеими опасностями важно разобраться заранее. Мы не можем предупредить все возможные помехи — даже если мы закроемся в кабинете с намерением войти в гиперфокус на пару часов, нам все равно будут звонить и иногда стучать в дверь. Одни помехи можно предусмотреть, другие — нельзя, по крайней мере без больших издержек в социальном плане. Однако исследования показывают, что мы сами прерываем себя не реже, чем другие[15]. Глория Марк выразила это так: «Выяснив, как предусмотреть внешние помехи, мы решим только половину проблемы».

Когда нас отвлекают другие, это не так разрушительно, как если мы делаем это сами. В среднем, если мы сами отвлеклись от работы, на то, чтобы вернуться к задаче, у нас уходит 29 минут; если же нас прервал другой человек, мы возвращаемся к делу на шесть минут быстрее¹¹. Но будь то 23 или 29 минут, мы все равно теряем немало ценного времени. Это одна из множества причин, по которым так полезно периодически проверять, что занимает пространство нашего внимания. Заметив, что отвлекающие факторы увели нас с нужного курса, мы теряем меньше времени на отвлекающие задачи и быстрее возвращаемся в прежнее русло¹².

Невозможно предупредить возникновение помех, но вполне реально контролировать свою реакцию. Лучший способ справиться с раздражителями, которые неизбежно захватывают пространство вашего внимания, в том числе с посетителями, шумными коллегами и бесполезными встречами, — постоянно держать в уме изначальное намерение и возвращаться к работе над ним как можно скорее.

Также надо решительнее реагировать на отвлекающие факторы, которые доставляют нам удовольствие и которые мы не можем контролировать. Из всех рекомендаций, которые вы найдете в книге, эта тактика далась мне самому с максимальным трудом. Часто я с таким энтузиазмом берусь за реализацию своих намерений, что, когда меня прерывают, сержусь и ворчу — и не важно, что помеха может доставлять удовольствие. Однако выяснилось, что лучший способ реагировать на приятные отвлекающие, но не контролируемые факторы — например, обеды с коллегами и телефонные звонки близких людей в то время, когда я занят, — сделать над собой усилие, отдаться моменту и по-настоящему разрешить себе получить удовольствие, а потом вернуться в рабочий ритм, когда будет такая возможность. Переживать из-за вещей, которые вы не можете контролировать, — пустая трата времени, энергии и внимания. Я постепенно научился использовать эти помехи как сигнал, чтобы немного развеяться и насладиться приятной вещью, которая помешала моей продуктивности, — периодически возвращаясь к изначальной цели, чтобы при первой возможности вернуться в нужное русло.

Режим сосредоточенности

Большинство отвлекающих факторов попадают в категорию тех, которые мы вообще-то можем контролировать, а значит, о них стоит позаботиться заранее.

С годами у меня сформировалось два режима работы:

1. Режим сосредоточенности, в который я вхожу, когда мне нужен гиперфокус.
2. Обычный режим с ограничением отвлекающих факторов и контролем их количества.

Соотношение сосредоточенной и совместной работы может быть разным в зависимости от вашей профессии. Если вы ассистент руководителя, работа может быть на 90% совместной и на 10% — сосредоточенной. Если писатель, работа может быть на 90% сосредоточенной и на 10% — совместной. Спросите себя: какое соотношение этих видов работы характерно для вас?

Каждый день мы чередуем два вида работы — сосредоточенную и совместную. Для первого типа важно все внимание, которое мы можем уделить, — чем меньше мы отвлекаемся, тем глубже можем сфокусироваться и тем продуктивнее становимся. Это помогает нам, как пишет Кэл Ньюпорт, нырнуть «в работу с головой».

Совместная работа предполагает взаимодействие с другими людьми и вашу доступность при необходимости. Чем больше вы и другие члены команды доступны друг для друга, тем продуктивнее общая работа. Если вы заняты совместной деятельностью, лучше всего войти в режим с ограничением отвлекающих факторов, в котором вы нейтрализуете самые серьезные помехи, но при этом доступны для других.

Давайте сначала разберемся с более интенсивным режимом сосредоточенности.

Организовав себе сосредоточенный режим, вы сможете заранее избавиться практически от всех отвлекающих факторов, чтобы войти в гиперфокус и сконцентрироваться на самых важных задачах. Устранив все объекты внимания, которые могут оказаться более стимулирующими и привлекательными, чем поставленная задача, вы не оставляете мозгу никакого выбора, кроме работы над этой задачей.

Я пишу эти слова, находясь в собственном режиме сосредоточенности. Чтобы активировать его и войти в гиперфокус, я:

• Запускаю в компьютере приложение, которое блокирует отвлекающие факторы, — оно не дает мне использовать сайты и приложения, подрывающие продуктивность, такие как электронная почта, социальные сети, Amazon и любые другие, которые я добавил в список блокировки. Я определяю время, на которое хочу войти в гиперфокус, и, если в этот период действительно хочу получить доступ к заблокированным сайтам, мне приходится принудительно перезагружать компьютер. Поскольку я в основном работаю за компьютером, это, безусловно, самая важная мера, которую я принимаю. Также я включаю на компьютере режим «Не беспокоить», чтобы меня не отвлекали входящие оповещения.
• Перевожу телефон в режим «Не беспокоить» и держу его вне поля зрения в другой комнате, чтобы не было соблазна проверить сообщения.
• Беру чашку кофе, если не собираюсь спать в течение следующих десяти часов (повторюсь, чтобы кофеин полностью вышел из организма, требуется от 8 до 14 часов¹⁴).
• Надеваю шумоподавляющие наушники, чтобы меня не отвлекали звуки вокруг. Я редко пользуюсь ими в офисе или в номере отеля, но обязательно надеваю, когда вхожу в состояние гиперфокуса в самолете или кофейне.

Какие отвлекающие факторы подрывают вашу продуктивность в течение дня? Сколько из них вы можете одновременно устранить с помощью блокирующего приложения или какого-то другого приема? Набросайте план вроде приведенного выше, который поможет вам справиться с этими отвлекающими факторами заранее. Если вы поняли, что теряете концентрацию, найдите причину, чтобы в следующий раз избавиться от отвлекающего фактора — например, если я работаю в режиме сосредоточенности и меня отвлекает новый сайт или приложение, я немедленно добавляю их в список заблокированных.

Мы только начинаем понимать, как наши личные качества вроде добросовестности, невротизма и импульсивности совместно определяют нашу склонность отвлекаться. Эти же качества определяют, сколько стресса может вызывать использование блокируюших приложений. Если вы понимаете, что, включив блокировку, чувствуете беспокойство, возможно, вам стоит прибегать к ней, только если вы работаете над особенно трудным заданием или испытываете упадок сил (и, следовательно, слабо способны сопротивляться отвлекающим факторам¹⁵).

Вот еще несколько рекомендаций, которые помогут организовать сосредоточенный режим:

• Существует много приложений, которые помогут оградить вас от отвлекающих факторов. Среди моих любимых — Freedom (платное, но с бесплатным пробным периодом — для Windows, Mac, iPhone, iPad), Cold Turkey (бесплатное, но есть платная версия — для Windows, Mac, Android) и RescueTime (платное, но есть бесплатный пробный период — для PC, Mac, Android, Linux). Большинство из них стоят несколько долларов в месяц в профессиональной версии, но эти деньги вернутся к вам за счет повышенной продуктивности. Исследования это подтверждают: люди, которые используют блокирующие приложения, более продуктивны и могут сосредоточенно работать в течение более долгого периода времени¹⁶.
• Если у вас на работе не разрешают устанавливать на компьютер приложения и плагины, подумайте о возможности выдернуть внутрисетевой кабель или полностью отключить WiFi. Это может показаться чрезмерным, но именно сидя в интернете, мы много прокрастинируем.
• Выйдите из офиса. Если у вас достаточно гибкие условия работы, возможно, получится войти в режим сосредоточенности, удалившись в кофейню или в переговорную комнату.
• Обдумывайте ситуацию и не преуменьшайте (и не преувеличивайте) влияние режима сосредоточенности на взаимодействие с другими. Подумайте, что будет, если вы полностью отгородитесь от коллег, особенно если работаете в общем офисном пространстве. В то же время не стоит переоценивать последствия: закрыв электронную почту на полчаса, вы можете испытать чувство вины, но вспомните, что, когда вы заняты на встречах, клиенты и коллеги часто ждут вашего ответа один-два часа. Это урок, который я получаю снова и снова: как правило, коллеги нуждаются в нас гораздо меньше, чем мы думаем.
• Порадуйте себя. После того, как я выхожу из гиперфокуса и из режима сосредоточенности, порой я устраиваю себе «шведский стол» из поводов отвлечься. Исследования показывают, что чем вы импульсивнее, тем больше стресса вызывает у вас блокирование отвлекающих факторов¹⁷. Если у вас действительно пониженный самоконтроль или если вы импульсивны, бывает полезно давать себе перерыв. (Примечание: импульсивность — это тоже черта характера, которая напрямую связана с прокрастинацией¹⁸.) Еще я обычно беру чашку чая матча или кофе перед тем, как опять войти в режим сосредоточенности. Это положительно влияет на мое желание сконцентрироваться.
• Внедрите режим сосредоточенности в своей команде. Когда Дейл Партридж, автор книги «Люди важнее прибыли» (People Over Profit), был генеральным директором компании Sevenly, он снабдил своих сотрудников лампами и водяными пистолетами, чтобы им было легче сосредоточиться. Вот как он объяснил это мне: «Одной из лучших моих идей в Sevenly было сделать на заказ для всех сотрудников настольные лампы из грецкого ореха. Их включали, когда надо было сосредоточиться, и по правилам никто не мог прерывать работу, если лампа горела. Всем 45 сотрудникам разрешалось проводить до трех часов в сосредоточенном состоянии — это время пришлось ограничить, потому что развивалась зависимость! Еще я выдал всем по водяному пистолету, чтобы они могли брызгать в того, кто их прерывал».

Интенсивность режима сосредоточенности зависит от обстановки на работе. Если вы работаете дистанционно или у вас есть отдельный кабинет, скорее всего, у вас будет больше возможностей устранить все помехи. Если вы работаете в открытом офисном пространстве вместе с коллегами, возможно, у вас не получится организовать себе режим сосредоточенности так, как хотелось бы. Чтобы повысить продуктивность, необходимо понять свои ограничения и адаптироваться к ним.

Войдя в режим сосредоточенности, я всегда испытываю странное и чудесное чувство облегчения; думаю, то же произойдет и с вами. Больше не нужно просматривать новости, ленты в соцсетях и нескончаемый поток электронных писем. Можно расслабиться, поскольку больше не нужно тратить время и внимание на бессмысленную имитацию бурной деятельности. Вы делаете значимую работу и сохраняете гиперфокус на более долгий период времени. И вы знаете, что, поскольку время, внимание и энергия направлены только на одну задачу, можно замедлиться и работать более целенаправленно.

Режим сосредоточенности также позволяет сохранять энергию. Когда вы избавляетесь от отвлекающих факторов, энергия растет и можно дольше работать без перерывов. Заранее отключив отвлекающие факторы, вы тратите гораздо меньше умственной энергии, регулируя свое поведение так, чтобы сконцентрироваться на работе¹⁹. В свою очередь, чем меньше нужно регулировать поведение — когда не надо бороться с отвлекающими факторами или следить за словами, общаясь с коллегой, отличающимся сложным характером, — тем больше энергии дает работа. Перерывы придают энергии по этой самой причине — это отрезки времени, когда можно не регулировать свое поведение. Порой, даже если вы собирались войти в гиперфокус на короткое время, у вас вдруг появляется энергия оставаться в этом состоянии гораздо дольше. Режим сосредоточенности особенно ценен после отпуска или длинных выходных, поскольку в такие периоды у вас меньше энергии и вы больше подвержены отвлекающим факторам. Если разобраться с возможными помехами до начала работы, то вы сумеете накопить энергию и вернуться в регулярный рабочий ритм.