Сравнение достигнутых результатов со стандартами

На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям.

При этом принимается и еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

Деятельность на этой стадии контроля часто является наиболее значимой частью всей системы.

Эта деятельность заключается в:

- определении масштабов отклонений;

- измерении результатов;

- сравнение результатов с нормативными показателями и оценке информации.

а) Масштаб допустимых отклонений и принцип исключений

За исключением ряда специальных случаев, организациям редко бывает необходимым совершенно не отклоняться от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели.

Поэтому руководство высшего звена должно установить МАСШТАБ ДОПУСТИМЫХ ОТКЛОНЕНИЙ, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызвать тревоги.

Если масштаб взят слишком большой, то возникающие проблемы могут стать весьма опасными. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то такая система будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно, требует много времени и может даже парализовать или дезорганизовать работу организации. В подобных ситуациях достигается высокая степень контроля, но процесс контроля становится неэффективным.

Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование! Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании ПРИНЦИПА ИСКЛЮЧЕНИЯ который заключается в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

Основная проблема при этом состоит в том, чтобы определить по-настоящему важные отклонения.

б) Измерение результатов

Это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Поэтому, в частности, (из-за высокой стоимости измерений) необходимо воздерживаться от чрезмерной повторяемости контрольных операций, удерживая возможные затраты в допустимых пределах.

На этом этапе необходимо производить:

- измерение финансовых показателей;

- измерение показателей выполнения процессов во всей организации;

- внешние измерения, такие как сравнение с лучшими достижениями и оценка третьей стороной;

- оценку удовлетворенности потребителей, работников организации и других заинтересован­ных сторон;

- оценку восприятия потребителями и другими заинтересованными сторонами характеристик поставленной продукции;

- измерение других показателей успеха, определенных руководством организации. Информацию, полученную в результате таких измерений и оценок, рекомендуется рассматри­вать как входные данные для анализа со стороны руководства.

в) Сравнение результатов с нормативными показателями и оценка информации

При этом, когда полученные результаты не соответствуют нормативным показателям, причину не всегда можно однозначно установить.

Если, например, нормативный показатель предусматривал увеличение объема продаж на 15 %, а менеджеру отдела продаж удалось выйти только на 12 % или 13 %, то причин этому может быть несколько.

Это и возросшая активность конкурентов и «свертывание» бизнеса частью потенциальных клиентов. Причинами могут быть и недостаточная опытность торгового агента и его пассивность и т.п.

Менеджеры должны осознать всю совокупность определяющих результаты факторов. Эффективный контроль предполагает как субъективные оценки, так и обсуждение проблем сотрудниками организации, а также объективный анализ полученных данных.

 

 

30. Какие три линии поведения может выбрать менеджер на стадии корректирующих действий, и чем они характеризуются.

           АНАЛИЗ СРАВНЕНИЯ И ВЫВОДЫ (ПРЕДЛОЖЕНИЯ)

Цель анализа состоит в том, чтобы принять решение - необходимо ли действовать, и если да, то как.

Для того, чтобы осуществить на стадии управления корректирующие действия, менеджеру можно предложить следующие решения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

а) Ничего не предпринимать

Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. И если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. Однако, это не снимает необходимости проводить постоянные измерения, повторяя цикл контроля.

б) Устранить отклонения

В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения, от стандарта и точно указывать его причину. Однако, поскольку большая часть работы в организации является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Во всех случаях смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонений и добиться возвращения организации к правильным действиям.

в) Пересмотр стандартов

Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогноз. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Стандарты при этом могут пересматриваться как в сторону повышения, так и в сторону понижения.