Виды организационного контроля

Предварительный контроль. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организации за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Предварительный контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Одним из способов также является выбор такого поставщика, который доказал свои возможности поставлять качественные материалы. К другому способу относится обеспечение запасов материалов на складе на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

 Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (то есть текущий финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что дает уверенность организации, что у нее будут наличные средства, когда это понадобится. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства.

Текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектами являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения отдельных этапов работы.

Возмущения (отклонения), на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами.

Заключительный контроль

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа завершена.

Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении заранее определенного периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции.

Во-первых, сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, можно лучше оценить, насколько реалистичны были составленные планы. Это может пригодиться, если аналогичные работы предполагается производить и в будущем.

Вторая функция контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Мотивационное вознаграждение должно быть тесно связано с достигнутыми результатами.

 

 

29. Этапы процедуры контроля и «принцип исключения».

           ЭТАПЫ ПРОЦЕССА КОНТРОЛЯ

Традиционная схема организационного контроля предполагает наличие следующих четырех этапов:

          1 Установление стандартов

Стандарты — это конкретные цели. продвижение в отношении которых подлежит измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, выбранные в качестве стандартов, должны характеризоваться наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Относительно легко установить показатели результативности для таких величин, как прибыль, объем продаж, стоимость материалов и т.п., потому что они поддаются количественному измерению.

Но некоторые цели и задачи организации выразить в числах невозможно.

Пример Цель - повышение морального климата. Тогда необходимо представить показатель косвенно, например, число увольнений. Показатель результативности - снизить число увольнений за год             с 10 до 6%.

Невозможность выразить показатель результативности непосредственно в количественной форме не должен служить оправданием (а часто именно так и бывает) того, чтобы не устанавливать контрольных стандартов в этой области вообще. Даже субъективный показатель при условии, что осознается его ограниченность, лучше, чем ничего.

Этот этап наглядно демонстрирует насколько близко слиты функции контроля и планирования.