Документы, связанные с правовой сферой, разделяют

1. По виду содержащейся информации.

Правовые нормативные документы ( нормативные правовые акты и другие документы, содержащие нормативную правовую информацию).

Правовые ненормативные документы (документы, связанные с правоохранительной и правоприменительной деятельностью, судебная, прокурорская и уголовная статистика, отчеты социологических исследований эффективности тех или иных законодательных или нормативных правовых актов, договоры купли-продажи, соглашения по разделу имущества и прочие документы гражданско-правовых отношений, документы органов исполнительной власти и местного самоуправления).

2. По регламенту оформления

Имеющие стандарт оформления

Формы официальных документов регламентируются государственными или ведомственными стандартами. Формы обычно создаются для документов, участвующих в документообороте. Регламентирована и форма нормативных актов: нумерация статей, наличие заголовков, приложений и т.п.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель унификации – обеспечение сопоставимости показателей различных ведомств и подразделений. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

× к унифицированным системам документации;

× к унифицированным формам документов различных уровней управления;

× к составу и структуре реквизитов и показателей;

× к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако многие системы документации устарели и имеют целый комплекс типичных недостатков:

× чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

× одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

× работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

× имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Это относится в первую очередь к документам, связанным с правоохранительной деятельностью. Устранение указанных недостатков является одной из задач информатизации.

Документы, создаваемые в свободной форме.

Некоторые правовые документы могут оформляться произвольным образом: комментарии к законодательству, жалобы и письма граждан и пр.

По носителям

× на бумажных носителях;

× на электронных носителях – в памяти ЭВМ;

× на машиночитаемых носителях: дискетах, CD, DVD и прочих устройствах, на которых могут храниться файлы;

× на прочих носителях: фотографии, видео-, аудио- записи.

Нормативные правовые документы всегда хранятся в двух видах: бумажном и электронном. Для правовой информации важна достоверность, поэтому всегда существует официальный текст документа, на который положено ссылаться.

Для нормативных актов федерального значения официальными являются публикации в «Российской газете», в «Ведомостях Федерального собрания» и в Бюллетени федеральных органов государственной власти. Официальными также являются тексты федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, распространяемые в машиночитаемом виде Научно-техническим центром правовой информации «Система».

По правому режиму

ограниченного доступа

Закон «Об информации» перечисляет документы ограниченного доступа. Существует презумпция доступности и открытости информации. Не могут иметь ограниченный доступ законодательные и другие нормативные правовые акты, устанавливающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации.

Ограниченный доступ имеют документы, составляющие государственную, коммерческую или служебную тайну и персональные сведения.

Нередко ведомства неправомерно ограничивают доступ к хранящимся у них документам, нарушая права граждан на свободу информации. Их действия могут быть вызваны как желанием избежать лишней работы, так и способом скрыть неправомерные действия. Повышение правовой культуры населения позволит снять эти барьеры.

Общедоступные - в се остальные документы

5. По статусу

действующие

утратившие силу

не вступившее в силу

6. Электронные документы также разделяются по виду содержащейся в них информации:

× текст

× числа

× изображения

× звук

× видео

× программы

× базы данных.

Такое деление связано с различием способов обработки и хранения документов. Ненормативные правовые документы могут быть любого вида: фотографии подозреваемых, дактилографическая информация, видио- и аудиозаписи наблюдений и т.п.

Нормативная правовая информация может быть текстовой или храниться в форме информационных массивов, баз данных в электронном или машиночитаемом виде.

3.2. Технические и программные средства обработки юридических документов

Технические средства

Технические средства делятся на машинные и внемашинные.

К внемашинным относятся офисные средства: ксероксы, факсы, каталожные картотеки, видео- и аудио аппаратура.

К машинным средствам относятся, большие и гигантские ЭВМ, персональные компьютеры сканеры и принтеры. Для передачи данных применяются локальные и глобальные сети.

Программные средства

Обработка текстовой информации используется во многих сферах профессиональной деятельности. В настоящее время на рынке присутствует большое количество программных продуктов для работы с текстом.

Текстовый редактор ­ – программанабора, редактирования и форматирования текстов. Интегрированные текстовые редакторы позволяют добавлять к тексту рисунки, таблицы, строить графики, использовать мультимедийные вставки и комментарии. В некоторых программных продуктах используются встроенные текстовые редакторы, хотя все чаще для этих целей используется MS Word.

Электронная таблица – документ для обработки числовой информации с использование формул, встроенных математических, логических и др. функций. Одной из самых распространенных является MS Excel.

Текстовые редакторы и электронные таблицы вы уже изучали. Рассмотрим другие виды работы с текстом.

Программа проверки правописания – программа, сравнивающая слово документа с эталоном, хранящемся в специальном словаре. Если слово не найдено в словаре, выдается сообщение об ошибке.

Большинство текстовых редакторов имеют встроенные программы проверки правописания. В ряде случаев анализируется не только правописание, но и пунктуация, согласование слов по числу и падежу, т.е. проводится и проверка грамматики.

Существует два вида программ проверки правописания. Первые, более простые, не анализируют морфологию слова, и сравнение происходит простым перебором. Встроенный словарь обычно содержит основную лексику и наиболее часто встречающиеся имена, фамилии, географические названия. Пользователь может расширить словарь, но он должен указать все допустимые грамматические формы нового слова. Проверку правописания электронной почты можно проводить и на всех почтовых серверах. Проверку грамматики они не делают. К таким программам относится и встроенный модуль проверки правописания и грамматики Word.

В программах второго вида учитываются все морфологические признаки, и определяется основа слова. При проверке отбрасываются несущественные части для поиска аналога. Такой алгоритм позволяет автоматически определять основную форму слова и моделировать изменение по тому или иному правилу. Тем самым при добавлении новых слов можно вводить меньшее число форм. Важным достоинством этого алгоритма является возможность проверки грамматики при расширении словаря пользователем. Среди российский программ этого вида надо отметить пакет «ОРФО». «ОРФО» совместим со многими текстовыми редакторами. По сравнению с модулем проверки орфографии русского языка в Microsoft Office 2003, в ОРФО включены дополнительно 10 тысяч новых слов: фамилии, географические названия, новые слова и т.п.

При работе с ОРФО новое слово во время провеки орфографии можно добавить сразу со всеми его словоформами и оно будет распознаваться затем во всех формах и во всех приложениях поддерживаемых ОРФО. Программа имеет дополнительные сервисные функции: развернутый тезаурус и Толковый словарь русского языка. При замене выделенного слова на синоним оно может быть заменено во всем тексте, причем в той форме, в какой оно находится в предложении.