Придумайте заголовок, предваряющий первое утверждение ключевой линии

Напишите короткое вступление, указывающее направление развития мысли и ее отношение к главному тезису всего документа. И снова, если в разделе более семи параграфов, распределите мысли по приоритетам их важности, подчеркните все самое необходимое, а затем:

1. Пронумеруйте подчиненные суждения, подчеркните, определите для них особое расстояние от левого края страницы, НАПИШИТЕ БОЛЬШИМИ БУКВАМИ.

(1) Пометьте БОЛЬШИМИ БУКВАМИ, пронумеруйте цифрами в скобках, поставьте необходимые значки, подчеркните с учетом предыдущего подчеркивания и возможных подчеркиваний на нижних уровнях струк­туризации.

1. Если документ очень объемен, пронумеруйте без скобок, под­черкните с учетом важности и уместности мыслей на уровне ниже.

• ВЫДЕЛИТЕ следующий уровень иерархии жирной точкой, а первое слово - прописными буквами.

- ВЫДЕЛИТЕ знаком тире самый низкий уровень, пропис­ными буквами только первое слово. Все эти процедуры наверняка понравятся читателю, однако до некоторой степени затрудняют работу автора, потому что потре­буют терпеливой последовательной работы и соответ­ствия строгим правилам.

Десятичная нумерация

Менеджеры многих компаний и большая часть чиновников государственных учреждений предпочитают заголовкам нумерацию. Она используется для сквоз­ного структурирования документа. Некоторые обозначают цифрами каждый па­раграф. Этот подход имеет то преимущество, что на любую единичную мысль или рекомендацию можно легко и точно сослаться.

Однако изобилие номеров сбивает читателя, отвлекая его от содержания документа или раздела. Если вы все же решите воспользоваться нумерацией, возможно, самым мудрым вариантом будет ее сочетание с заголовками, а не полный отказ от них. Заголовки помогают читателю получить частичное пред­ставление об идеях, которые содержатся в документе. К тому же они способ­ствуют запоминанию. По ним читатель быстрее найдет то, что ему нужно, даже через много дней после изучения документации.

К сказанному добавлю, что обычно мы легче воспринимаем комбинирован­ное указание «см. в разделе 4.1 о доходах от производства...», чем сухую ссылку «см. в разделе 4.1...». В первом случае у нас сразу возникает определенное пред­ставление о содержании, во втором - мы вынуждены ориентироваться только на «географию».

На рис. 26 показано начало главы 5 замечательной книги Энтони Джея «Эф­фективная презентация» (в США она известна под названием «Новая ритори­ка»). Это прекрасный пример комбинированного сочетания нумерации и заго­ловков.

Какую числовую систему следует использовать? Вот одна из самых распро­страненных:

I. Ни одно животное, кроме собаки, не способно умереть за хозяина

1. Другие животные убегают от опасности

А. Собака остается

Б. Даже если это может привести к ее гибели.

Вот другая, возможно, более простая:

1. Ни одно животное, кроме собаки, не способно умереть за хозяина 1.1. Другие животные убегают от опасности

1.1.1. Собака остается

1.1.1.1. Даже если это может привести к ее гибели.

Эти примеры показывают, скорее, цифровую связь между нумерованными высказываниями, нежели действительную форму рассуждения. На рис. 23 ука­зан похожий метод, которым можно воспользоваться при выделении логичес­кой структуры. Помните только, что не стоит нумеровать параграфы в Введении, в заключительных выводах, в переходах между разделами и во вступлениях в от­дельные главы.

Рис. 26. Пример одновременного использования нумерации и заголовков

5. ПОДАЧА МАТЕРИАЛА И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕКСТА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Следует ли ведущему презентации заранее подготовить написанный текст или он может вести ее более-менее спонтанно, опираясь на отрывочные записи? Этот вопрос задают постоянно и отвечают на него чаще всего неверно.

Давайте согласимся с утверждением: «Лучший оратор - это естествен­ный оратор». Он говорит легко, свободно, плавно, практически не загля­дывая в свои шпаргалки. Импровизатор запросто разговаривает с нами в естественной манере. Он обращается только к нам, реагирует на нас. Такая свободная презентация не может быть подготовлена заранее и не основана на написанном тексте. Других же листочки с каракулями заметно связывают по рукам и ногам.

ПРОБЛЕМЫ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ИЗ-ЗА ОТСУТСТВИЯ ТЕКСТА ВЫСТУПЛЕНИЯ

Для большинства из нас неподготовленная презентация - это скорее проблема вдохновения, а не описания предмета речи. Зачастую наш язык не так гладок, а слова не так выразительны, как нам того хотелось бы. И даже те, кто не испытывает видимых трудностей, сталкиваются с тремя пробле­мами.

Наглядные материалы

Превосходному оратору не нужны наглядные материалы, потому что аудитория и так слушает его, а не погружается в сон. Но тема презентации очень часто может быть раскрыта только с использованием наглядных мате­риалов. Если это так, то оратор попадает в зависимость от плакатов или слайдов и порядка их подачи. Слайды, иллюстрации идут в строгой последовательнос­ти, оператор или проектор подают их один за другим, в результате чего мно­гословный оратор или не успевает прокомментировать их, или пропускает значительные куски своего доклада.

Хронометраж

Презентация почти всегда ограничена по времени. Поскольку необхо­димо высказать все важное, текст готовят заранее. В противном случае мож­но либо нарушить регламент, либо забыть о важных вещах.

Обоснованный порядок подачи

Все вы согласны с тем, что определенные мысли следует высказывать в определенное время и в определенной аудитории. Любой доклад дол­жен быть логически оптимизирован. Другими словами, существует наилуч­ший порядок подачи мыслей. Он делает ваши мысли понятными и доступ­ными для каждого слушателя. Существуют удачные слова и фразы, с помощью которых вы можете подчеркнуть весомость своих аргументов. Как только вы обнаруживаете все это, любая гениальная, но спонтанная презентация кажет­ся не совсем удачной, потому что, будучи написанной заранее, она могла бы выглядеть лучше.

Многие, осознав это, садятся за свои письменные столы и записывают то, что хотят сказать. Они убеждены, что полностью подготовили свои презен­тации. Но, увы, это не так. Они просто заполняют словами бумагу.