Между двумя главными разделами

«В дополнение к назначению Управляющего Директора всеми активами группы отелей необходимо добавить и другие изменения в исполнительной структуре, чтобы упростить систему руководства и отчетности».

Между двумя первыми подразделами

«Только полномочный Управляющий Директор может эффективно коор­динировать направления работы персонала, но это же верно и в отношении того, что только Управляющий Директор может обеспечить строгое и после­довательное проведение в жизнь улучшений в работе все Группы отелей».

Вероятно, теперь этот прием вам ясен. Главное в отсылке - это не грубо ак­центировать внимание на уже пройденном материале, а связывать прочитан­ное и то новое, что вы собираетесь сказать. При этом вы, конечно же, не забыва­ете про главную мысль следующей единицы текста, которая уже была обозначена в пояснительной части Введения. Соответственно вы будете вести читателя все дальше и дальше по пунктам, намеченным в вашем рассказе в начале докумен­та, предоставляя информацию, необходимую для понимания очередной зна­чимой мысли документа. Представление новой информации может быть более лаконичным, ведь все необходимые «истории» вы уже рассказали во Введе­нии. Однако не забывайте предварять очередную новую группу идей пояснени­ями о том, каким образом она участвует в обосновании основного вывода ва­шего документа.

 

Приемы промежуточных заключений

Иногда глава или раздел документа бывают очень объемны и сложны. В этом случае вам желательно помещать промежуточное заключение прежде, чем идти дальше. Пример такого заключения дан в конце первого раздела на странице 48, где итоговые сведения о построении Введения обобщены и сведе­ны воедино. Ниже мы приводим заключение главы из только что рассмотрен­ного исследования, касающегося «Ритц-Райян Групп»:

«В итоге структура высшего управления, рекомендованная в этой главе, со­стоит из Правления «Ритц-Райян», Председателя и Управляющего Директора. Три руководителя исполнительных подразделений отчитываются напря­мую перед Управляющим Директором, каждый за свое направление де­ятельности. Эта перестройка управления и системы отчетности позволит улучшить работу всей Группы. Только более четкое и однозначное измене­ние структуры руководства может привести к этим улучшениям и позволяет Группе использовать все рыночные возможности, о которых говорится да­лее».

Заключение такого рода написать нетрудно, если, конечно, вы помните то, о чем говорили. Однако обратите внимание на то, чтобы сохранить те же инто­нацию и манеру подачи материала, которыми вы пользовались в предшеству­ющем тексте. Поскольку в структуре магической пирамиды вы наглядно видите все эти положения, все, что вам остается сделать, это соединить их вместе и пре­поднести читателю на блюдечке.

Как бы вы ни использовали логические переходы и заключения, основным вашим стремлением должно стать стремление облегчить восприятие и обдумы­вание написанного вами насколько это возможно. Ведь читатель едва ли пред­расположен к анализу и логическому осмыслению, к тому же его понимание предмета может абсолютно не совпадать с вашим, даже если предмет или про­блема относятся к сфере его деятельности или к работе его компании. Вы и ваш читатель совершенно по-разному не только воспринимаете текст, но и интер­претируете суждения о предмете.

Соответственно вы должны быть готовы к тому, что в конце длинного вре­менного промежутка или существенного отрывка читатель окажется не там, где вы рассчитывали его увидеть. Поэтому вам придется каким-то образом восстанавливать концентрацию читателя, подготовить его к продолжению. Ваш переход от структурно важного отрывка к другому отрывку должен, как это уже было во Введении, захватывать внимание читателя и направлять к ясному пониманию того, что вы докладываете. Желательно, однако, де­лать это в уважительной манере, коротко, тактично и только тогда, когда это необходимо.

Заключение всего документа (Окончательные выводы)

Теоретически при условии, что вы имеете соответствующее Введение, вы­держали структуру документа, руководствуясь правилами магической пирами­ды, вам нет необходимости формулировать итоговое заключение документа.

Вы ясно и понятно разъяснили читателю вопрос вначале и в безупречной логи­ческой манере ответили на него.

И тем не менее вы, вероятно, будете испытывать психологическую пот­ребность закончить документ вежливой фразой, а не просто оборвать его. Тенденция заканчивать документы своего рода приглашающим пожела­нием - «если вы имеете какие-нибудь дополнительные вопросы, пожалуй­ста, не стесняйтесь задавать их» - безусловно, отражает эту потребность.

Очевидной, возможно даже слишком очевидной манерой указывать на окончание объемного документа является линия звездочек, выставленная посреди страницы, которую иногда называют «закатной». Обычно после этой «закатной» линии последний параграф начинают словами «В заклю­чение...» и вновь подчеркивают, выделяют и повторяют главную мысль всего документа. Однако, если вам нравится такой подход, постарайтесь избегать обрезанных и искореженных суждений. Не допускайте подобных пустых вы­сказываний:

«Этот доклад содержит наши рекомендации для реорганизации компании и указывает на те конкретные действия, которые должны быть предприняты каждым отделом компании».

Желательно подобрать такие слова и выстроить заключительное суждение документа так, чтобы не только подвести формальный итог сказанному, но и лишний раз воздействовать на читателя - создать у него определенное на­строение. По крайней мере, именно это советовал делать Аристотель.

Определенное настроение у читателя в конце бизнес-документа, вероятно, может создавать новый вопрос, но мы полагали бы, что в конце документа у чи­тателя должны возникать необходимость или желание немедленно действо­вать. Исходя из этого, желательно наметить для читателя либо новое направление мысли, либо направление действия, для которых ему пригодятся почерпнутые из вашего документа знания и сведения. Такое побудительное окончание может иметь форму философского обобщения или руководства к действию. Авраам Линкольн в своей второй инаугурационной речи использовал обе формы од­новременно:

«Без гнева и с благодарностью ко всем, с уверенностью в правоте, которую дает нам Бог, приложим все усилия, чтобы закончить начатую работу. Залечим раны нации - позаботимся о тех, кто вынес тяжесть сражений, о вдовах и сиротах - сделаем все, что может и должно быть сделано. Пусть мир и покой воцарятся между всеми и во всех народах».

Конечно же, вы будете стараться построить окончание своего документа так, чтобы оно соответствовало и обсуждаемому предмету, и запросам чи­тателя. Вот почему нет и не может быть стандартных схем соответствующих окончаний.

Так, президент авиационной компании, возможно, был бы раздражен слиш­ком сильными эмоциями, выраженными в окончании документа, в котором его

официально убеждают принять новую систему планирования. Но если бы речь шла о макроэкономических проблемах, которые непосредственно влияют на его сферу деятельности, этот же президент с пониманием отреагирует на повышенную эмо­циональность изложения.

Если вы настаиваете на дополнительных выводах в конце документа, жела­тельно, чтобы они развивали идеи, изложенные в документе так, как, напри­мер, это сделано в заключительном параграфе доклада, посвященного техничес­ким возможностям создания в Европе системы обмена технической литературой при помощи компьютерных сетей:

«Если испытание системы пройдет успешно, то в дальнейшем это окажет значительное влияние на обмен научной и технической информацией в Европе: и в промышленности, и в коммерции, и между профессионалами, и между учеными. Успешная реализация системы позволит создать общий рынок информации, на котором будут доступны все виды источников не только для государственных собраний, но и для всех других пользователей: коммерческих и частных. Это может привести не только к улучшениям в существующей стандартизации, но и к развитию абсолютно новых стандартов. Мы полагаем, что у проекта блистательные перспективы, и готовы работать с вами над внедрением пилотного варианта».

Как вы уже поняли из наших соображений и тона высказываний, мы не призываем писать заключительные параграфы только потому, что многим будет трудно написать их хорошо. Простой прагматизм и практицизм диктуют: можно обойтись без них. Но случается так, что вам действительно необходимо написать окончание документа. Это бывает, когда вы имеете дело с прогнозируемыми в будущем действиями.

В некоторых случаях вы пишете очень длинный документ и в нем рекомендуете систему действий, которые необходимо предпринять читателю. Он предпринимает их, но его деятельность на этом не заканчивается. Возможно, через некоторое время он решит двигаться дальше. Чтобы обеспечить дальнейшие шаги, вы заканчиваете документ разделом «Дальнейшее развитие». Единственное правило, которого необходимо придерживаться при его написании, — это писать только то, что не вызывает новой порции недоуменных вопросов у читателей. То есть рекомендуемые действия должны быть логически очевидны.

Допустим, вы рекомендуете клиенту купить какую-то компанию. Вы с большой вероятностью полагаете, что он все-таки соберется сделать это. После тридцати великолепных страниц с доказательствами того, насколько это блестящая идея, вы подводите итоги. Вы называете его «Следующие шаги» и пишете нечто вроде: «Если вы полагаете, что это хорошая покупка, тогда вам следовало бы:

· позвонить нынешнему владельцу компании и пригласить его на ланч,

· позвонить в банк и убедиться в том, что деньги будут подготовлены к тому моменту, когда они вам понадобятся,

· обратиться в комиссию по приобретениям и урегулировать все административные вопросы»

 

Ясно, что читатель вряд ли спросит вас: «Почему именно на ланч? Почему бы не на обед?» Все это самоочевидные вещи, и потому они могут быть приняты без размазывания манной каши по тарелке. Если же вы, напротив, поднимете какие-то принципиальные вопросы в заключении, вам придется включать их в структуру текста и обосновывать, а кроме того, связывать их и по горизонтали, и по вертикали с другими положениями уже вроде бы подготовленного документа.

Глава 5