Структурируйте поддерживающие соображения.

8. Повторите процесс вопрос/ответ на этом уровне.

1. Создайте главный блок. Именно этот блок - вершина вашей пирамиды.
Впишите в него объект (тему), который вы собираетесь обсуждать.

2. Определите вопрос/проблему. Вообразите себе вашего читателя. К кому
вы обращаетесь? На какой центральный вопрос об объекте (теме) хотите
дать ему ответ в целом и законченном документе?

3. Сформулируйте ответ, если он вам известен.

4. Точно опишите ситуацию. Здесь желательно убедиться в том, что вы имеете абсолютно ясные представления о сформулированном вопросе и ответе. Для этого вы беретесь за объект (тему) и описываете его в конкретной

ситуации. Используйте первое бесспорное суждение, которое можете и хо­тите сформулировать. Помните, что первое суждение не должно вызывать возражений читателя. Оно истинно для него либо потому, что он изначаль­но согласен с ним, либо потому, что это суждение легко проверить и убе­диться в его подлинности.

5. Раскройте и уточните затруднения. Задайте себе вопрос: «Что из этого
следует?» Тогда вы начнете обдумывать, что именно привело к возник­
новению проблемы/вопроса. Что-то пошло не так, возникли какие-
то сложности, стали очевидны логические противоречия? Задаваясь подоб­
ными вопросами, вы найдете тот ключевой вопрос, на который хочет
получить ответ читатель.

6. Еще раз пересмотрите главный вопрос и ответ на него. Из описания за­
труднений немедленно должен следовать вопрос/проблема, которые вы
уже записали. Если этого не происходит, переформулируйте проблему.
Разберитесь в том, адекватно ли вы понимаете трудности. А может быть,
вы ошиблись с вопросом и вам необходимо обдумать все заново.

Цель этого упражнения - научиться проверять, знаете ли вы точно тот вопрос, на который стараетесь ответить. Когда вы точно знаете формулировку вопроса, все остальные рассуждения становятся на свои места относительно легко.

Давайте посмотрим, как при помощи этих приемов переписать доклад с рис. 5. Этот доклад подготовлен финансовым отделом большой американс­кой компании, занятой производством спиртных напитков.

Когда водители компании доставляли товар заказчикам, они отсылали в фи­нансовый отдел доставочный чек, в котором указывался кодовый номер, данные о товаре, счет за доставку. Эти чеки являлись основой расчетной системы, ра­ботающей следующим образом:

Один из постоянных заказчиков этой компании, владелец большой сети ресторанов быстрого питания, назовем его Большой Босс, заказывал и получал ужасно большое количество товара. Исходя из своих финансовых соображе­ний, он считал, что более удобно аккумулировать ежедневные чеки за доставку и оплачивать их одним платежом. Он хотел бы, если чеки собирать нельзя, фик­сировать данные с них на компьютере, подсчитывать суммы, а затем отправлять компьютерную запись и единый чек один раз в месяц в головной офис компании производителя. Другими словами, он предлагал такую систему:

Рис. 5. Меморандум по поводу предложения, поданного Большим Боссом

Кому: мистеру Роберту Сальтону

От кого: Джона Дж. Джексона

Тема: предложение Большого Босса

7 марта 2001

Мы получили запрос Большого Босса (учетный номер 8306) об изменении учета поставок и доставочных чеков и переводе системы на другой прин­цип отчетности. Изменения, предложенные Большим Боссом, были про­верены в процессе подготовки к платежам. Обзор содержит данные, полу­ченные при проверке предложения:

1. Согласно нашим требованиям об учете поставок и входящих плате-­
жей каждый чек за доставку включает следующие данные:

Исходящий номер.

Номер магазина.

Номер чека.

Сумму в долларах в каждом чеке.

Дату поставки в каждом чеке.

Если мы не получаем информацию об исходящих номерах и номерах магазина от Большого Босса, мы берем эти данные из сводного реес­тра заказчиков. Впоследствии все это может быть включено в сводку о заказах Большого Босса.

2. Большой Босс собирается разработать программу, которая будет обра­-
батывать записи и фиксировать информацию с доставочных чеков.
Файл с этой информацией будет создаваться в формате, совмести­
мом со счетной системой, принятой у нас, и национальной финансо­-
вой системой. Эти данные в форме записи на ленте будут отсылаться
для учетных целей в отдел контроля денежных потоков и в финансо-­
вый отдел.

Полученная нашим отделом информация будет учитываться в со­ответствии с установленными процедурами. Окончательный баланс оплаченных чеков и присланной ленты с записями должен быть равен нулю.

3. В завершение всего процесса ежемесячной оплаты итоговый балан­-
совый расчет будет проводиться через расчетную систему финансо­-
вого отдела. В нем будет определяться номер платежа и чеков, кото­-
рый затем будет фиксироваться в итоговых отчетах.

Глава финансового отдела проанализировал возможность изменить систе­му платежей, приемлемость этих изменений и фактически описал в своем докладе: «Вот как работала бы новая система», не ответив на животрепещу­щий вопрос, стоит ли менять старую систему. Если бы на его месте были вы и воспользовались методами, описанными выше на рис. 4, вы рассуж­дали бы примерно так:

1. Нарисовали бы главный блок и задались вопросом: «Что я намерен обсу-дить?» (Запрос Большого Босса о возможности изменений, см. рис. 4.)

2. На какой вопрос о предмете обсуждения я попытаюсь ответить потенци-альному читателю доклада? (Это хорошая идея?)

3. Каков мой ответ? (Да.)

4. Теперь мне стоит проверить, действительно ли этот вопрос и этот ответ я затрагивал во Введении в доклад? Чтобы сделать это, я рассматриваю, что же обсуждается в конкретной ситуации. Итак, первое положение должно быть высказыванием об изменениях (тема доклада). Что я могу сказать об этой теме такого, что не вызовет возражений читателя? (Нам поступил запрос об изменениях в существующей процедуре оплаты счетов.) Когда вы начнете писать Введение, то конечно же объясните суть предлагаемых изменений, но сейчас - при обдумывании архитектуры текста- вам необходимо сосредоточиться только на сути, на главном смысле первого параграфа.

5. Теперь я смотрю на сложившуюся ситуацию и спрашиваю: «Что дальше?» Этот вопрос ведет меня к реальной проблеме. (Вы спрашиваете меня, есть ли смысл в этих изменениях?)

В пункте (2) следовало бы подчеркнуть и выделить подразумеваемый вопрос. Ведь именно он сейчас занимает читателя (Есть ли в этом смысл?). Поскольку этот вопрос звучит приблизительно так же, как и ваш, вы можете спокойно соотнести его с вашим ответом. Теперь вы уверены в значимости и содержательности составляемого вами послания для читателя.

Рис. 6. Этапы изучения изменений, предложенных Большим Боссом

6. Высказав свое мнение о том, что изменения действительно имеют по­
ложительный смысл, вы со спокойной совестью можете спуститься на
уровень ниже. Здесь вы определяете, какой новый вопрос возникнет
в сознании читателя. (Почему изменения имеют смысл?)

7. Ответом на любой вопрос «почему?» всегда будут определенные «при­
чины». Так что теперь вы знаете, что в ключевую линию вашего доклада
войдут «причины». Какие это могли бы быть причины?

 

• изменения дадут нам необходимую информацию,

• изменения увеличат объемы денежных потоков,

• изменения уменьшат объем канцелярской работы.

8. После того как вы определите, что эти суждения верны и выстроены в ло­
гическом порядке, вы можете вновь спуститься на следующий уровень,
где дадите обоснования истинности этих суждений. В случае с документом
небольшого объема вы можете не перечислять подробные обоснования,
потому что они очевидны для вас, и вы легко выскажете их, когда присту­
пите к письменному изложению.

Как следует из этого примера, предложенный метод дисциплинирует авто­ра документа. Заставляет его отбирать ограниченную информацию, вынуждает использовать только ту, что важна и значима для читателя. Но это ограничение подталкивает мышление к целостному подходу в работе над проблемой или воп­росом, а не к тому хаотичному, что был показан в приведенном выше меморан­думе. И, конечно же, каждый, кто последовательно будет использовать подход «сверху вниз» при обдумывании и последующем создании документов, значи­тельно облегчит читателю и чтение, и процесс понимания.