ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Моя «золотая десятка» организованности



Установите приоритеты

Людей очень трудно заставить делать две вещи: во-первых, браться за дела в порядке их важности, и, во-вторых, продолжать делать дела в порядке их важности. Четырехкратный премьер-министр Великобритании во второй половине XIX столетия Уильям Глад-стон говорил: «Мудр тот, кто не тратит сил на дело, для которого не годен; но еще мудрее тот, кто из многих дел, на которые он способен, решительно выбирает и делает лучшее».

Важные события в моей жизни (например, выступления на семинарах) расписаны на год-два вперед. В последнюю неделю каждого месяца я трачу два часа на планирование своего расписания на следующий месяц. Я составляю список своих обязанностей, оцениваю их важность и предполагаемые затраты времени на их выполнение. Это позволяет мне без задержек продвигаться вперед и не сбиться с пути. Когда задание выполнено в намеченное время, я вычеркиваю его из месячного плана.

Занесите намеченные мероприятия в деловой календарь

Когда список готов, я даю его своему секретарю Барбаре, заносящей мероприятия в мой деловой календарь. Это позволяет мне противостоять давлению множества посторонних дел, каждый день требующих моего внимания и времени. Помимо этого, месячный план работы повышает мою ответственность за их выполнение, так как в планируемых мероприятиях принимают участие и другие люди.

Предусмотрите время для неожиданных дел

Время, предусматриваемое для неожиданных дел или преодоления проблем, зависит от характера вашей работы. Чем в большей степени ваша работа связана с контактами с людьми, тем больше времени следует предусмотреть «про запас». Я выделяю на неожиданные дела полчаса в неделю, и это время заносится в мой деловой календарь.

Выполняйте дела по одному

Хороший генерал не будет вести битву на несколько фронтов одновременно. То же самое можно сказать и о хорошем лидере. Если сразу несколько дел будут требовать вашего внимания, вы можете почувствовать, что вот-вот утонете под ними.

На протяжении многих лет я использую следующие принципы:

■ Составьте список необходимых дел.

■ Проранжируйте их по степени важности.

■ Отведите для каждого дела отдельную папку.

■ Делайте все дела по очереди.

Организуйте рабочее пространство

Мое рабочее пространство разделено на два: административное и творческое. Административное пространство — кабинет, где стоит мой рабочий стол и стол моего секретаря, есть место для совещаний с ведущими членами моей организации. Здесь висит мой план работы на месяц, стоят компьютеры, хранятся папки с документами. Мое творческое пространство — уединенный кабинет, где стоят книги и копировальный аппарат, хранятся мои рукописи. Доступ сюда ограничен. В этом кабинетике я могу спокойно читать, работать или просто думать.

Работайте в соответствии с особенностями своей личности

Если вы— «жаворонок», самые важные дела вам следует планировать на утро. Естественно, если вы «сова», то намечайте важные дела ближе к вечеру. Так или иначе, не позволяйте, чтобы особенности вашего характера или образа жизни стали отговоркой для недостаточно результативной работы.

Время, потраченное на дорогу, используйте для легкой работы и личного роста

Когда мне исполнилось шестнадцать и я получил водительские права, отец дал мне замечательный совет. Он сел в машину рядом с местом водителя и сунул в «бардачок» книгу. «Никогда не выезжай из дому без книги, — сказал он. — Когда застрянешь в пробке, тебе будет что почитать».

Кроме книги, у меня всегда с собой в машине есть аудиозаписи лекций и блокнот, чтобы записывать интересные мысли. По дороге на работу и с работы я делаю звонки но мобильному телефону. Один раз, сидя за рулем, я сделал двадцать один звонок, сэкономив не один час рабочего времени. Часто в поездках меня сопровождает один из коллег, и мы имеем возможность обсудить вопросы работы, а заодно и установить более близкие отношения.

По моим прикидкам, если с толком использовать время, проведенное в дороге, то можно получить в среднем восемь дополнительных часов в неделю для работы и личностного роста.

Создавайте систему, эффективную для вас

Боб Биль говорит: «Все системы, от списка дел и планов мероприятий до библиотек и компьютеров, — ваши слуги. Они помогают вам работать быстрее и лучше. Чем лучше системы, тем меньше затраты времени, а результаты— выше». Не боритесь с системами, а совершенствуйте их.

9. Всегда имейте наготове план для промежутков времени между совещаниями

Если с умом использовать минуты, можно сэкономить часы. У меня всегда есть список дел, которыми можно заняться в любую свободную минуту: сделать телефонный звонок,

написать благодарственную записку, передать информацию. Составьте список таких «минутных» дел и носите его с собой.

Сосредоточьтесь на результатах, а не на действиях

Вы не забыли, чем производительность (когда мы делаем дела так, как необходимо) отличается, по словам Питера Друкера, от эффективности (мы делаем необходимые дела)? Производительность — основа выживания, эффективность — основа успеха. Планируя рабочее время, убедитесь, что вы основное внимание уделяете необходимым делам, действительно важным для общего успеха. Для создания стратегии работы пользуйтесь следующими принципами:

■ 80 процентов времени работайте в сфере, где вы сильнее всего.

■ 15 процентов времени работайте в сфере, где вы учитесь.

■ 5 процентов времени работайте в сфере, где вы слабы.

Будьте ответственны

Уинстон Черчилль говорил: «Плата за величие — ответственность».

Шаги к ответственности

Несите ответственность за то, кем вы являетесь.Американский футболист и актер О. Дж. Симпсон говорил: «В тот день, когда вы берете полную ответственность за себя, когда вы прекращаете находить оправдания, — в этот день вы начинаете путь к вершине». Я уверен, что Симпсон совершенно прав. Во всяком случае, предлагаю вам подумать, насколько эти слова соответствуют результатам психологического исследования, проведенного на самом социальном дне — в тюрьме.

Психолог задавал заключенным один и тот же вопрос: «Почему вы оказались здесь?». Ответы говорят сами за себя: «Меня подставили», «Они все сговорились против меня», «Меня ошибочно опознал свидетель», «Я сижу за чужое преступление». Психолог, проводивший исследование, пошутил: нигде, сказал он, не найдешь столько «невинных» людей, как в тюрьме!

Я вспоминаю историю, которую очень любил повторять Авраам Линкольн. Юноша, убивший своих родителей, на суде умолял о снисходительности на том основании, что он сирота. Другая история — о политике-коррупционере. «Это не моя вина, ваша честь, — сказал он судье. — Я никогда не сделал бы ничего подобного, если бы народ не избрал меня!».

Несите ответственность за то, что вам подвластно.Нелегко найти человека, готового полностью взять на себя ответственность за свой труд — за правильность выполнения задания и его завершенность. Если на ваш стол ложатся наполовину завершенные дела — для проверки, уточнения, согласования или совершенствования, — то это значит, что кто-то из подчиненных не желает нести бремя ответственности.

Пусть я всего лишь один,

Но все же я это кто-то.

Пусть я не могу сделать все,

Но все же я могу сделать что-то.

Именно потому, что я не могу сделать все,

Я не откажусь сделать то,

Что в моих силах *.

Несите ответственность за то, что вам дано.Джон Д. Рокфеллер-младший говорил: «Я уверен, что любое право подразумевает

* Edward Everett Hale, Bartlett Familiar Quotations.

 

обязанность, любая благоприятная возможность — долг, любая собственность — обязательство».

Премьер-министр Великобритании Уинстон Черчилль говорил: «Недостаточно, чтобы мы работали как можно лучше. Иногда нам приходится делать то, что от нас требуют». Вот слова Иисуса Христа: «И от всякого, кому дано много, много и потребуется; и кому много вверено, с того больше взыщут» (Евангелие от Луки, 12:48).

Несите ответственность за тех, кто следует за вами.Великие лидеры никогда не ставят себя выше своих последователей, за исключением одного: ответственности.

Тренер Бо Шембехлер рассказывал мне об одном случае, произошедшем в 1970 году. Команда Мичиганского университета, которую он тогда тренировал, играла против техасцев. Игра не шла. Внезапно нападающий подбежал к боковой линии и на виду у всех заорал на Шембехлера: «Слышь, тренер! Наезжай на меня! Всю игру наезжай!».

После этого ход матча переломился. Мичиганцы встрепенулись, заиграли в полную силу и выиграли матч.

Великие лидеры — великие тренеры. Они всегда берут ответственность за результаты игры и ведут свою команду к победе.

Вот еще одна история об ответственности и безответственности. Руководитель отдела продаж на предприятии по производству кормов для собак собрал персонал отдела, чтобы узнать мнение служащих о новой рекламной кампании.

— Отлично! Лучше и придумать нельзя! — в один голос ответили служащие.

— А что вы скажете о новой упаковке?

— Замечательно! Лучше, чем у всех конкурентов!

— А торговые агенты?

Торговые агенты в данный момент как раз стояли перед руководителем, задающим этот вопрос. Естественно, им пришлось согласиться, что они работают отлично.

— Ну хорошо, — сказал руководитель. — Итак, у нас лучшая упаковка, лучшая рекламная кампания, лучший персонал, чем у всех конкурентов. Почему же тогда мы только на восемнадцатом месте?

Наступила тишина. Наконец кто-то выдавил:

— Это все собаки паршивые виноваты. Не хотят они жрать этот корм, и все!

Приветствуйте подотчетность

Платон говорил: «Жизнь без экзаменов ничего не стоит». Успех и власть часто выбивают из головы лидера всякое желание быть подотчетным другим людям. В наше время нежелание быть подотчетным все чаще приводит лидеров к публичному краху. Почему так происходит?





Последнее изменение этой страницы: 2016-04-07; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.238.190.82 (0.011 с.)