Аудиторські докази та джерела їх отримання

Аудиторські докази- це інформація, отримана аудитором для вироблення думок, на яких ґрунтується підготовка аудиторського висновку і звіту. Аудитор повинен отримати таку кількість аудиторських доказів, яка дала б можливість зробити необхідні висновки, при використанні яких буде підготовлено аудиторський висновок. Аудиторські докази одержують, належно поєднавши тести систем контролю та процедури перевірки на суттєвість.

Аудитор планує та виконує завдання з надання впевненості з професійним скептицизмом з метою отримання достатньої кількості відповідних доказів, що інформація з предмета не має суттєвих перекручень.

Професійний скептицизм означає, що аудитор критично оцінює, ставить під сумнів обґрунтованість отриманих доказів та завжди очікує на виявлення інформації, яка суперечить або ставить під сумнів достовірність документів або тверджень відповідальної сторони.

Професійний скептицизм необхідний для зменшення аудиторського ризику.

Відповідно до МСА 500 «Аудиторські докази», оцінка якості доказів, тобто їх доречності та достовірності має характеристику критерію їх відповідності.

Достатність - це критерій кількості аудиторських доказів.

На достатність аудиторських доказів впливає ряд факторів:

• оцінювання аудитором характеру і величини ризику, притаманних як на рівні фінансової звітності, так і на рівні залишків на рахунку чи за класом операцій;

• характер системи обліку та внутрішнього контролю й оцінювання ризиків контролю;

• досвід, набутий у процесі аудиторських перевірок;

• результати аудиторських процедур із можливими виявленими фактами помилок чи шахрайства;

• джерело та надійність наявної інформації.

Кількість доказів залежить від їхньої якості. Однак просте збільшення кількості доказів їхньої якості не поліпшує.

Надійність доказів поєднує їхню достовірність та переконливість. На достовірність доказів впливають їхнє джерело та їхня природа. Переконливість залежить від конкретних обставин отримання доказів.

Надійність аудиторських доказів залежить від джерела їхнього отримання - внутрішнього чи зовнішнього, а також від їхнього характеру.

Аудиторські докази, отримані з внутрішніх джерел інформації підприємства, яке перевіряється, надійніші в разі наявності ефективних систем обліку і внутрішнього контролю. Якщо аудиторські докази одержані з різних джерел, різного характеру і відповідають один одному, то вони більш переконливі.

Джерела аудиторських доказів:

• дані первинних документів і звітів, у яких відображається основна інформація про господарські операції;

• облікові реєстри, де нагромаджується й узагальнюється інформація зі звітів та прикладених до них первинних документів з погляду їх економічного змісту;

• Головна книга, де відображаються залишки на початок і кінець звітного періоду й обороти за дебетом і кредитом відповідних рахунків;

• форми фінансової звітності;

• інвентаризаційні матеріали (описи, порівнювальні відомості,розрахунки природного убутку);

• розрахунки, декларації, кошториси, калькуляції, договори,контракти, засновницькі документи, статут,

накази, розпорядження, бізнес-плани;

• оперативна, статистична, податкова звітність;

• матеріали перевірок і ревізій, проведених органами податкової служби, державної контрольно-ревізійної служби, статистики, банків та ін.;

• матеріали внутрішньогосподарського контролю(внутрішнього аудиту);

дані документального і фактичного контролю, перевірок, лабораторних аналізів, контрольних вимірювань, проведених за участю аудиторів;

• письмові та усні заяви, пояснювальні й доповідні записки матеріально відповідальних осіб, суб'єктів підприємницької діяльності, замовників тощо.

Таким чином, аудиторські докази - це інформація, яка допоможе аудитору обґрунтувати власну думку щодо виконання завдань з надання впевненості.

Аудиторський доказ- уся інформація, яку використовує аудитор під час формування висновків, на яких ґрунтується аудиторська думка. До складу аудиторських доказів входить інформація, вміщена в облікових записах, які є основою для фінансових звітів, та інша інформація.

Робочі документи аудитора

Установлення положень і надання рекомендацій щодо документації в контексті аудиту фінансових звітів викладено в МСА 230 "Аудиторська документація".

Процес аудиторської перевірки та її результати мають бути своєчасно документально оформлені. Цей процес повинен забезпечити:

• достатній та відповідний запис основи для аудиторського висновку;

• докази того, що аудиторська перевірка виконана відповідно до МСА та застосованих законодавчих і нормативних вимог.

Склад і кількість аудиторських документів визначає аудитор у кожному конкретному випадку. При цьому вирішальне значення відіграє мета складання робочих документів, а саме:

• планування аудиторської перевірки;

• контроль за якістю проведеної перевірки;

• складання аудиторського звіту і підготовлення висновку про фінансову звітність;

• збір матеріалів для перевірки фінансової звітності з їх подальшим узагальненням;

• забезпечення юридичної обґрунтованості проведення аудиту,законності;

• контроль робочого часу аудитора та обґрунтування оплати його праці (гонорару);

• обґрунтований вибір методики, методів та способів проведення аудиту, напрямів та підходів перевірки;

• документальне оформлення встановленого або визначеного самим аудитором аудиторського ризику з наведенням його величини;

• формування уявлення про професіоналізм, кваліфікацію аудитора, його компетентність та можливості їх підвищення;

• отримання матеріалів для наступних аудиторських перевірок.

В МСА 230 подано визначення поняття "аудиторська документація", що означає запис виконаних аудиторських процедур, отриманих відповідних аудиторських доказів та висновків, яких дійшов аудитор (іноді також використовуються такі терміни, як "робочі документи " та "документи ".

Аудиторські документи повинні відповідати таким вимогам:

• містити достатньо повну і детальну інформацію, щоб інший аудитор, який не брав участі в перевірці, мав змогу скласти чітке уявлення про виконану роботу і підтвердити висновки цієї перевірки;

• при складанні робочих документів аудитор повинен враховувати не лише інформацію, що стосується звітного періоду, а й дані минулих періодів (наприклад, сальдо за рахунками на кінець попереднього періоду), а також інформацію, отриману після складання бухгалтерської звітності, про події, що сталися після завершення звітного періоду і можуть істотно вплинути на діяльність або фінансовий стан підприємства;

• документи повинні відображати найбільш істотні моменти,стосовно яких аудитор повинен висловлювати свою думку,охоплювати найважливіші напрями перевірки та завдання, поставлені й вирішені аудитором;

• дозволяти оцінити фінансову звітність згідно зі встановленими критеріями;

• містити інформацію, необхідну або корисну для наступних аудиторських перевірок;

• відображати стан та оцінку системи внутрішнього контролю на підприємстві та ступінь довіри до неї;

• фіксувати проведені аудитором процедури з перевірки та оцінювання системи бухгалтерського обліку клієнта, дотримання прийнятої (встановленої) облікової політики та відповідність бухгалтерського обліку на підприємстві встановленим принципам, стандартам, вимогам та законам;

• повинні бути складені чітко та розбірливо;

• скорочення та умовні позначення повинні бути пояснені на початку папки робочих документів;

• необхідно обов'язково вказувати місце та дату складання документа, прізвище аудитора та його підпис, номер документа,порядковий номер сторінки в робочій документації;

• повинні бути вказані джерела інформації та дані про походження наведених документів, що фіксують фінансово-господарську діяльність підприємства, а також про виконані аудиторські процедури.

Аудиторська документація може існувати у формі даних на папері, електронних або інших носіях. Аудиторська документація з конкретного завдання збирається в аудиторському файлі. На форму, зміст та обсяг аудиторської документації впливають різні чинники.

Щоб забезпечити конфіденційність, зберігання, цілісність, зрозумілість та відтворюваність робочої документації, аудиторська фірма може впровадити такі заходи контролю:

• використання аудиторами паролю, щоб обмежити доступ до електронної документації уповноваженими користувачами;

• відповідні процедури резервного копіювання електронної документації на окремих етапах аудиту;

• процедури належного розподілу документації між: членами груп з виконання аудиту на початку завдання, її оброблення протягом виконання аудиторських процедур та упорядкування наприкінці роботи;

• процедури, що обмежують доступ та забезпечують належний розподіл та конфіденційне збереження робочої документації у формі друкованої копії.

У процесі аудиторської перевірки аудитор виконує велику кількість різноманітних аудиторських процедур, що допомагають вирішити поставлені перед ним завдання. Склад і кількість аудиторських документів аудитор визначає в кожному окремому випадку.

Порядок зберігання і використання робочих документів аудитора.

Після завершення аудиту робочі документи залишаються в аудитора. Робочі документи є власністю аудитора. Він має право складати довідки на основі витягів із своїх робочих документів. Однак його право власності обмежене етичними нормами та умовами конфіденційності.

Робочі документи аудитора не можуть розглядатися як частина фінансової документації клієнта. Робочі документи не можна вимагати в аудитора, за винятком тих випадків, коли це передбачено рішенням судових і слідчих органів. Робочі документи повинні бути професійно складеними, їх оформлення повинно забезпечувати доступність для читання.

На аудитора покладається відповідальність по своєчасному завершенню формування остаточного аудиторського файлу після дати аудиторського висновку.

Завершення формування остаточного аудиторського файлу - це адміністративний процес, що не потребує виконання нових аудиторських процедур або складання нових висновків.

Як зазначає Міжнародний стандарт контролю якості 1, достатнім строком для цього процесу є 60 днів від дати аудиторського висновку.

Одночасно передбачається, що закон чи нормативний акт може встановлювати інші крайні строки, до яких слід завершити формування остаточних файлів для конкретних типів завдань.

Після завершення формування аудиторського файлу не слід вилучати або викидати аудиторську документацію до кінця періоду зберігання. Аудитор повинен забезпечити надійне зберігання робочих документів, яке задовольняє вимогам зберігання і конфіденційності.

Як зазначено у МСК якості 1, період зберігання становить не менше п'яти років від дати аудиторського висновку.

Строк зберігання робочої документації визначається як практикою аудиторської діяльності, так і юридичними вимогами, а у випадку необхідності також іншими додатковими умовами.

Після завершення аудиту мінімум один примірник усієї підсумкової документації (аудиторського висновку і додаткової документації) залишається в аудитора (аудиторській фірмі).

Документи аудиторської перевірки є власністю аудитора, їх зміст є конфіденційним і не підлягає розголосу. У ст. 17 Закону України "Про аудиторську діяльність", визначено, що документи, передані замовником аудиторові (аудиторській фірмі) для проведення аудиту, не підлягають розголошенню чи вилученню без згоди замовника.

Аудитор повинен зберігати комерційну таємницю підприємства-клієнта і без згоди останнього не передавати будь-кому робочих документів (частини або витяг) про проведену перевірку, за винятком окремих випадків (наприклад, за вимогою правоохоронних органів; у випадку контролю роботи аудитора та її якості).

У постійному архіві аудиторської фірми доцільно мати документи та інформацію постійного характеру, що використовуватимуться в майбутньому. Архів має підтримуватися на рівні поточного стану. Після кожного випадку виконання аудиторських робіт дані постійного архіву повинні переглядатись і відповідним чином поповнюватися.

При підготовці комплекту документів для наступної роботи його необхідно помістити в окрему папку (файл) і відповідно позначити. Матеріали, що зберігаються в папці постійного архіву, використовує керівник групи для підготовки до чергового аудиту.

Аудиторська фірма повинна розробити процедури для забезпечення зберігання робочих документів протягом періоду, необхідного для дотримання юридичних і професійних вимог щодо зберігання документації, враховуючи, що документи доцільно зберігати до того часу, поки вони можуть бути корисними.